Une gestion des dépenses plus efficace et plus transparente de l’entreprise

Les logiciels de gestion des dépenses aident les entreprises à gérer leur trésorerie. Dans le cas de Payhawk, notre logiciel de gestion peut aider les entreprises à gérer les différentes façons dont elles dépensent et automatiser une grande partie du processus. Notre logiciel prend en charge de multiples exigences en matière de gestion comptable, notamment les cartes d'entreprise, les remboursements, la gestion des dépenses des employés, le paiement des factures des fournisseurs, la gestion des factures, l'intégration des systèmes comptables et ERP et les abonnements. Les logiciels de gestion des dépenses doivent aider les entreprises à obtenir une bonne vue d'ensemble de leurs dépenses afin de soutenir les budgets et le contrôle des coûts. Il doit également contribuer à faciliter la comptabilité associée.

Une société de gestion des coûts offre aux entreprises les différents outils dont elles ont besoin pour gérer les dépenses au sein de leur organisation, notamment en fournissant des rapports et une visibilité sur l'argent dépensé. Chez Payhawk, nous aidons les entreprises à gérer non seulement les dépenses remboursables des employés, comme les indemnités journalières et les frais kilométriques, mais aussi les factures des fournisseurs et les abonnements. La gestion des dépenses doit généralement inclure des moyens de permettre aux employés de dépenser tout en aidant l'entreprise à garder le contrôle de sa trésorerie grâce à des contrôles proactifs et réactifs (comme les flux d'approbation) intégrés aux cartes d'entreprise et aux logiciels de gestion.

Payhawk vous aide à utiliser vos données de dépenses de manière efficace. Notre solution comprend des champs personnalisés afin de capturer les données dont vous avez besoin pour soutenir votre entreprise d'un point de vue commercial. Les champs personnalisés vous permettent de saisir les données relatives aux dépenses de la manière qui aide le mieux votre entreprise à segmenter les informations en fonction des projets, des sites, etc. En créant des champs personnalisés pour les dépenses, vous pouvez en fin de compte définir les éléments sur lesquels vous établissez des rapports afin qu'ils soient les plus spécifiques et les plus utiles pour votre entreprise. Regardez le témoignage client d'Explose pour découvrir comment ils ont utilisé les champs personnalisés pour gérer les dépenses de projet dans leur agence numérique.

Oui. Tous les paiements numériques peuvent être facilement téléchargés sur le portail sous forme de PDF et tous les reçus physiques doivent être photographiés par l'appareil photo d'un téléphone et téléchargés sur l'application. La technologie OCR du portail Payhawk télécharge automatiquement toutes les informations, de sorte que les employé et les administrateurs de l'équipe financière évitent 95 % de la saisie manuelle des données. Les employés n'ont pas besoin de collecter les reçus tout au long du mois ou de remplir d'interminables feuilles de calcul. Les administrateurs de l'équipe financière peuvent voir quels sont les reçus et les factures qui manquent encore, et le portail envoie des rappels automatiques aux utilisateurs pour réduire la chasse aux reçus. Notre client AIOPSGROUP rapporte qu'il a économisé environ 2h par jour et jusqu'à 1 à 2 jours en termes de temps de résolution depuis qu'il utilise Payhawk.

Avec Payhawk, les politiques de dépenses de votre entreprise sont intégrées à la solution. Vous pouvez fixer des limites à plusieurs niveaux pour vous assurer que vous donnez aux employés un cadre lorsqu'il s'agit de dépenses. Tineke Van Maerken, vice-présidente des finances chez notre client Luxair, explique : « En tant qu'administratrice, je peux adapter instantanément les limites des cartes aux besoins de l'entreprise. Les administrateurs peuvent définir des limites d'approbation automatiques pour les demandes de fonds des employés, différents niveaux flux d'approbations et plusieurs employés pour approuver les demandes (ce qui signifie que les approbations sont effectuées même si quelqu'un est absent). »

La solution Payhawk permet aux administrateurs de sélectionner des seuils de dépenses individuels ou par équipe. Vos administrateurs peuvent ensuite mettre à jour ces seuils à tout moment en quelques clics afin de s'assurer que l'outil répond aux besoins changeants de l'entreprise. Si un employé a besoin de demander plus d'argent, il peut le faire en créant une demande de fonds, là encore en quelques clics. Le responsable du budget peut alors choisir d'approuver ou de rejeter la demande, où qu'il soit, via l'application sur son téléphone ou son ordinateur portable.

En utilisant Payhawk, les entreprises peuvent clôturer le mois jusqu'à cinq jours plus rapidement. Les rapprochements bancaires et la synchronisation des transactions et des factures sont parmi les tâches les plus longues pour les équipes financières et comptables lors de la clôture comptable du mois. Avec Payhawk, ces tâches ardues sont automatisées et envoyées directement au logiciel de comptabilité via une intégration ERP. L'application mobile demande à l'utilisateur de joindre son reçu directement après la transaction (et lui envoie des rappels tout au long du mois s'il ne l'a pas fait). En outre, les clients de Payhawk disposeront d'un IBAN unique afin que l'entreprise puisse payer les remboursements et les factures des employés via SEPA Instant et Faster Payments.