Проблем за $4.7 трилиона: скритата цена на финансовите измами от служители

Какво е по-лошо от това да понесете загуби заради финансова измама? Да разберете, че е извършена от някой от вашия екип. Действията на недобросъвестния служител са скъпи и болезнени. Но за съжаление този сценарий е често срещан. Вътрешните лица или заговорът между вътрешни и външни лица са причина за 57% от случаите на измами, като компаниите губят 4,7 трилиона долара годишно от измами на служители.

Последиците от финансовите престъпления се простират далеч отвъд паричните загуби. Така че си струва да знаете срещу какво се изправяте и как да го предотвратите. В тази статия ще разкриете как служителите източват ресурси и евентуалните последици от това. Ще споделим и как можете да използвате стратегии за борба с измамите, изкуствен интелект, анализ на данни, корпоративни карти и софтуер за управление на разходите с интеграция на HR системи в реално време, за да направите пресечете опитите за измама още в зародиша им.

Обхватът на финансовите измами в компаниите

Измамите на служителите се увеличават, а измамници на работното място стават все по-изкусни в своите планове. Ето някои от най-често срещаните видове.

Девет вида финансови измами:

1. Кражба на отработено време
При този сценарий служителите мамят работодателя си, за да получат повече пари от заплатата, отколкото им се полага. Някои често срещани начини включват преувеличаване на отработените часове и възлагане на колега да отчита работното време вместо тях.

2. Измама със служебни разходи
Надуване на отчетите за разходи, деклариране на лични разходи като свързани със служебни и заговор с доставчици. Това са само няколко начина, по които измамата с бизнес разходи се прокрадва без адекватен контрол на разходите.

3. Измами с финансови отчети
Служител преувеличава приходите и омаловажава разходите, за да обрисува просперираща картина. Това е ясен пример за измама с финансов отчет. Служителите могат да променят или представят неверни финансови отчети, за да заблудят заинтересованите страни.

4. Корупция
Служителите могат да се държат неетично - от приемане на сделки под масата до подкупи за договори с доставчици. По-лошото е, че след като бъдат разкрити, този вид сценарии могат сериозно да навредят на репутацията на вашата компания, понякога непоправимо.

5. Присвояване на активи
Този сюжет включва злоупотреба или кражба на активи на вашата компания от страна на служител. Например мениджър по снабдяването фалшифицира поръчки и прибира средствата. Неправомерното присвояване на активи формира 86% от всички случаи на измами със служебни разходи.

6. Подправяне на документи
Когато служител фалшифицира документи, подписи или разрешителни, това представлява подправяне на документи, което е класически начин на кражба. Фалшифицирането е по-вероятно при хартиените документи, при ръчния и слаб контрол на разходите и децентрализираните процеси.

7. Кражба на данни
Служител може да открадне фирмена информация, като например интелектуална собственост или данни за плащанията на клиентите. Напускащите служители извършват повечето от тези случаи. 70% от кражбите на интелектуална собственост се случват в рамките на 90 дни преди напускането им.

8. Кражба на самоличност
Представете си, че мениджър открадне самоличността на свой колега, за да прави покупки, или се представи за клиент, за да открие неоторизирани сметки. Това са типични случаи на финансови престъпления, извършвани от служители.

9. Присвояване
Служителите могат да злоупотребят със служебното си положение, за да получат достъп до фирмени средства и да ги отклонят за лични нужди. За присвояването често са необходими съвместни усилия. В 79% от случаите участват двама или повече души.

Честота и тенденции на финансовите измами в корпоративния сектор

Вероятно сте чували истории за компании, атакувани отвътре. Но колко губят те от финансови измами? Кой е замесен и какви са щетите? Ето един преглед на статистиката и фактите.

Финансовите престъпления, извършвани от служителите, са широко разпространени
В световен мащаб компаниите губят приблизително 5% от приходите си годишно заради измами на служители. Само в Обединеното кралство сметката възлиза на 76 млн. паунда. Честотата на случаите, в които служителите измамват своите работодатели, също е висока. В периода 2018-2020 г. компаниите са имали средно по шест случая на измама.

Компания от никой размер не е в безопасност
Въпреки големият риск при тях, големите корпорации не са единствените, които губят парични средства от измами на служители. При 22% от малките предприятия работниците са измъквали пари под носа им. Още по-лошо, 33% от фалитите на американски компании са резултат от измами на служители.

Може би вие сте поканили извършителите
Когато става въпрос за финансови измами, за съжаление, хората, на които се доверявате, често ви предават. Почти половината от докладваните случаи включват сътрудници като вътрешни служители, изпълнители и доставчици.

Има високорискови роли и отдели за финансови измами на служителите
Измамите се извършват по-често от определени роли и екипи в компанията. Например:

• 64% от лицата, извършващи измами със служебни средства имат висше образование или по-висока степен.
• Най-големият процент измамници във фирмите са мъже - 72%, в сравнение с жените - 28%
• Най-много финансови престъпления са извършили служители от средния мениджмънт (34%), оперативен персонал (31%) и висши мениджъри (26%)
• Собствениците и изпълнителните директори са извършили само 20% от измамите на служителите, но са причинили най-големи финансови щети
• Мениджърите извършват 85% от случаите на присвояване

Състоянието на икономиката оказва влияние върху финансовите престъпления
Някои служители се обръщат към незаконни мерки, когато са изправени пред финансови проблеми. Кризата с разходите за живот и очертаващата се рецесия не са по-различни. В Англия и Уелс кражбите от служители са се увеличили с почти една пета. През 2022 г. близо 6000 служители са били хванати да крадат от шефовете си, докато през 2021 г. те са били 5000.

Какво е финансовото въздействие на измамите от служители

Финансовите измами от служители водят до два вида загуби.

Преки финансови загуби

Откраднати пари: Измамите от служители чрез фиктивни плащания оставят бизнеса ви без средства. Още по-лошо е, че загубите могат да бъдат постоянни.

Загубени активи: Неоторизираният достъп до финансовите данни или сметките на вашия бизнес може да доведе до загуба на активи, като ценни книжа, сгради, земя и оборудване.

Непреки разходи и последствия

Правни проблеми: Случай на професионална измама може да доведе до нарушаване на закони и регулации от страна на вашия бизнес. Могат да последват правни такси, глоби и санкции, увеличавайки разходите на бизнеса ви и намалявайки печалбите.

Оперативни прекъсвания: Разследвания, отстранявания и уволнения могат да спрат операциите на бизнеса. Работата се натрупва, а възможностите пред вашата компания се изплъзват.

Увреждане на репутацията: Клиенти и бизнес партньори могат да загубят доверие във вашата организация. Това, разбира се, води до загуба на продажби. След това ще трябва да възстановите имиджа си, което ще увеличи маркетинговите разходи.

По-високи застрахователни премии: След сблъсък с измамник, вашата компания може да отчете повишение на застрахователните разходи, поради по-високия възприеман риск.

Намаляване на морала и продуктивността на служителите: Финансовите престъпления могат в крайна сметка да провокират създаването на работна среда, която наказва добрите служители, карайки ги да загубят мотивация.

Пропуснати възможности: Ресурсите, изразходвани за разкриване на измами и предприемане на ответни мерки, отклоняват вниманието от ключови дейности, което води до загубено време и възможности.

Примери от реалния живот: Компании, които са пострадали сериозно

Опитът е най-добрият учител. Нека разгледаме няколко шокиращи случая на професионални измами от реалния живот.

Случаят на Ема Хънт

През 2023 г. съдия във Великобритания осъди офис мениджърка от Единбург на три години затвор за това, че е живяла на гърба на своя работодател. Ема Хънт е присвоила 900 000 паунда от своя работодател, фирма за имоти, за период от 32 месеца. Как? Като е взимала ненужни депозити от клиенти и е пренасочвала плащанията на наеми към своя сметка. Хънт също така е създавала фалшиви фактури за доставки и бизнес разходи. След това е насочвала плащанията към своите сметки. Някои от разточителните ѝ покупки включват:

• 5-звездна почивка на Карибите
• Екскурзия за 80 души на стойност 39 000 паунда
• Пътувания до голф турнира Scottish Open и мача по ръгби Шотландия срещу Англия

Екстремен случай на фалшификация, изнудване и злоупотреба с власт в Италия

Италианец предизвика медиен скандал, след като беше обвинен в това, че е получавал пълна заплата в продължение на 15 години, без да ходи на работа, което е струвало на неговия работодател €538 000. Той е работил в болница Пулиезе Чачио в Италия, където отсъствията в публичния сектор са често срещани. Разследващите съобщават, че заподозреният е отправял заплахи, за да избегне последствията от отсъствията си. След това никога не се е върнал на работа. Шестима мениджъри също са под разследване за своята роля в този случай.

Изводи от минали инциденти

Въпреки че тези случаи са крайни, те са напълно реални. Ето какво могат да направят финансовите екипи, за да предотвратят подобни истории в своите организации:

• Въведете адекватни вътрешни процеси на контрол, за да откривате и блокирате различните видове измами.
• Следете разходите, извършвани от служителите, с помощта на софтуер.
• Използвайте корпоративни карти с функции за контрол, включително лимити за разходи, ограничения по местоположение, време от деня, вид търговец и с автоматизирано отчитане.
• Създайте стриктна политика за разходите и се уверете, че всички знаят правилата и ограниченията.
• Не позволявайте на ръководителите да одобряват собствените си разходи. Използвайте система за одобрение, при която няма конфликт на интереси.
• Бъдете прозрачни с вашите клиенти относно таксите и процесите.
• Наблюдавайте дейностите и работния статус на служителите с помощта на дигитални решения. Създайте мерки за защита на подателите на сигнали за нередности.

Вътрешен контрол и стратегии за намаляване на риска

Ето как можете да приложите силни вътрешни процеси на контрол, за да предотвратите измамите.

Укрепете процесите за управление на данни.

Повечето служители-измамници са хитри; 88% прикриват следите си. Затова трябва да знаете как извършителите прикриват най-често срещаните видове измами и да предприемете превантивни действия. Например, когато става въпрос за физически документи, измамниците създават (39%), унищожават или скриват (23%), или променят (32%) документи. Що се отнася до електронните записи, 28% създават, а 25% променят данни. Знаейки това, можете да:

• Използвате безхартиени процеси.
• Централизирате и оптимизирате технологичните инструменти и данни чрез различни интеграции.
• Използвате решения, които предлагат индивидуални потребителски акаунти, контрол на достъп, проследяване на автори и активност.
• Ограничите достъпа до финансови системи само до служители, които имат нужда от него за своите отговорности.
• Използвате софтуер за защита на чувствителни данни, като криптиране, двустепенна верификация, системи за откриване на проникавания и защитни стени.

Разделяне и ротация на задълженията

Както казва лорд Актън: „Абсолютната власт корумпира абсолютно“. Затова разделяйте задачите между служителите и периодично сменяйте служебните отговорности. Приемете принципа на разделението на задълженията и наложете счетоводния принцип на двойна проверка при различните стъпки за плащания. Можете да определите различни хора за потвърждаване и изпълнение на плащания, за да предотвратите грешки и злоупотреби.

Изградете стратегия за предотвратяване и откриване на рискове

Атаките с финансови измами могат да дойдат на всеки етап от работата на служителите в компанията ви - от наемането до освобождаването им. Ето някои стратегически ходове, които можете да предприемете:

• Правете проверки на служители, доставчици и подизпълнители. Например проверка на клиентска или трудова история, препоръки и криминални досиета. Също така преглеждайте договорите с доставчици, провеждайте посещения на място и проверявайте фактурите.
• Следете движението на данни и провеждайте редовни одити. Проследявайте дневниците за достъп и използвайте вътрешни одити, за да откривате неоторизирана или необичайна дейност. Например, можете да създадете одитна следа с помощта на софтуер за управление на служебните разходи и да провеждате тримесечни финансови одити, за да проверявате финансовите отчети, сметки и транзакции.
• Осигурете обширно обучение на служителите относно измамите. Създайте етичен кодекс и правила срещу измамите, които да ръководят поведението на персонала. Уверете се, че служителите знаят последствията от нарушенията. Също така, насърчавайте осведомеността за измамите, тяхното откриване и предотвратяване чрез обучения и вътрешни комуникационни кампании, например за фишинг/phishing и социално инженерство.

Направете етичното поведение стандарт

Уверете се, че ръководителите дават пример за етично поведение, за да насърчите култура на интегритет. Това например може да включва решението вашият бизнес да работи само с етични доставчици.

Също така, насърчавайте откритата комуникация между отделите и улеснявайте анонимното подаване на сигнали за нередности. 42% от разкритите случаи на измами от служители идват от сигнали, като повече от половината от тях са от персонала. Така че това действие само по себе си значително ще подобри откриването на измами.

Възстановяване на доверието и репутацията след инциденти с измами

Ако вашата компания е пострадала от финансово престъпление и репутацията ѝ е пострадала, какво следва? Ето някои от най-разпространените съвети онлайн, които могат да ви помогнат да започнете отново.

Възстановяване на доверието

• Използвайте анкети и търсете обратна връзка, за да разберете какви са въпросите, сантиментите и притесненията на вашите служители, партньори и други заинтересовани лица.
• Не чакайте да предприемете решителни действия.
• Използвайте външни одити и прегледи. Комуникирайте тяхното провеждане и публикувайте резултатите.
• Споделете действията, които вашата компания предприема, за да възстанови сигурността в компанията.

Комуникационни стратегии за прозрачност и отчетност

• Споделяйте публично сроковете за планираните промени.
• Създайте политика на прозрачност.
• Използвайте канали като общи събрания и уебинари, за да отговаряте на въпросите на засегнатите страни.
• Продължавайте да събирате обратна връзка и прилагайте подходящите предложения.

Съображения от правна гледна точка

Правни последици за компаниите и служителите, замесени в измами:

Случаите на финансови измами не само увреждат финансовото състояние и репутацията на вашата компания, но могат да ѝ докарат и сериозни правни проблеми. Тук говорим за наказателни обвинения, граждански и колективни искове, глоби, конфискация на активи, регулаторни санкции и други.

Технологични решения за откриване на измами

Ролята на изкуствения интелект и анализа на данни в откриването на измами:

Вече не можем да разчитаме само на интуиция или на случайното разкриване на измами. С помощта на технологиите финансовият ви екип може да сканира за финансови измами в реално време, 24/7. Това включва използване на алгоритми за откриване на модели, разпознаване на аномалии и сигнализиране, проверка на идентичността, предсказуемо моделиране и поведенчески анализ на големи масиви от данни.

Можете също така да автоматизирате вземането на решения, за да предотвратите претоварване и грешки във финансовите операции – често срещани начини, по които измамите на служители могат да останат незабелязани. Например, с Payhawk можете да използвате автоматизация на разходите и изкуствен интелект, както направи Plan A.

Plan A използва Payhawk, за да приложи вътрешни контроли, осчетоводяване в реално време и да ускори достъпа до служебни карти за разходи по-бързо и по-ефективно. Plan A също така подобри прозрачността на разходите в компанията чрез процеси на одобрение за ръководителите на отдели. Освен това, те спестяват два дни ръчна счетоводна администрация, което им дава повече време и възможности за анализ и оптимизация като същевременно поддържат сигурността на своите средства и активи.

Инструменти и софтуер за проактивно наблюдение на измами

• Софтуер за управление на разходите: Независимо дали възстановявате разходи на служители или подготвяте счетоводството за края на месеца, това решение ще ви помогне да следите и оптимизирате бюджети и разходи. Можете също да използвате осчетоводяване в реално време, което прави контрола на бизнес разходите бърз и лесен.

• Корпоративни карти: Уморени ли сте от изненади, когато пристигат искания за възстановяване на разходи от служители? Подобрете контрола върху разходите на бизнеса с карти за служебни разходи, известни още като корпоративни карти. Използвайте функции като лимити на разходите, контрол на достъпа и проследяване на данни, за да ограничите финансовите измами.

• OCR технология: Благодарение на съвременните решения, вече можете да забравите за физическите касови бележки и ръчното въвеждане на данни. Например, нашите клиенти от Explose използват OCR технологията и AI камерата на Payhawk, за да извличат ключови данни от касови бележки, автоматично попълва множество полета и открива дублирани фактури.

• Инструменти за откриване на измами с изкуствен интелект: Една от най-вълнуващите възможности на системите за финанси, които включват изкуствен интелект, е, че те непрекъснато се учат и адаптират стратегиите си, за да улавят променящите се модели на измами. Това изкуствено обучение означава, че точността на решенията, базирани на AI, се подобрява с времето, за да останат ефективни срещу нововъзникващи заплахи.

• Интеграции на данни и анализи: Искате ли да постигнете по-голяма прозрачност и по-точен поглед върху дейността и финансите на компанията? Обединете данните от ключови бизнес области и използвайте инструменти за анализ, за да откривате тенденции и ръководите стратегии за предотвратяване на измами. Финансовите екипи често използват ERP интеграция, HRIS интеграция и счетоводен софтуер, за да прехвърлят данни към софтуера за управление на разходите, така че се уверете, че имате контрол върху всички данни, където е необходимо, без да сменяте програми.

И накрая - просто не се оставяйте да бъдете измамени

Финансовите престъпления няма да изчезнат. Служебните измами могат да останат неразкрити с години, ако не разполагате с правилните инструменти, подход и култура. Още по-лошо, измамите на служители не са престъпления без жертви. Те могат да доведат до фалити, загуба на работни места, опетнена репутация и други.

Необходимо е да сте няколко крачки пред схемите на злонамерените служители. Инвестирайте в решения, които подобряват контрола върху разходите на бизнеса, като цялостен софтуер за управление на разходите. Освен това, продължавайте да обучавате персонала и подобрявайте стратегията си за предотвратяване на финансови измами с оглед на новите развития.

Искате ли да научите повече за това как Payhawk може да помогне за защита на вашата компания от измами с разходи на служители? Разгледайте нашата подробна страница за корпоративни карти за повече информация относно функциите за контрол, проверки и функции за безопасност.