Los costes ocultos del fraude interno en las empresas

Si hay algo peor que ser víctima de fraude financiero, es descubrir que el autor es uno de tus empleados. Se trata de un revés duro y caro. Sin embargo, ocurre con demasiada frecuencia. Según un informe elaborado por PwC, el 57% de los casos de fraude los cometen personas que forman parte de la empresa o que colaboran con personas externas, lo que se traduce en unas pérdidas de 4,7 billones de dólares anuales para las empresas debido al fraude ocupacional.

Las consecuencias del fraude financiero superan ampliamente las meras pérdidas económicas. Así que conviene saber a qué te enfrentas y cómo prevenirlo. En este artículo explicamos qué métodos utilizan los empleados para desviar recursos y las consecuencias que esto acarrea. También te mostramos cómo neutralizar los intentos de fraude con estrategias de prevención de fraude, inteligencia artificial, análisis de datos, tarjetas corporativas y softwares de gestión de gastos con integraciones en tiempo real con sistemas de información de recursos humanos.

El alcance del fraude interno en las empresas

El fraude cometido por los empleados va en aumento, y los defraudadores profesionales cada vez utilizan estrategias y artimañas más refinadas. Aquí te presentamos algunos de los tipos más comunes.

Nueve tipos de fraude interno

1. Falseamiento del registro horario
   En este caso, los empleados engañan a su empresa para obtener más dinero del que les corresponde en la nómina. Algunos métodos habituales son inflar las horas trabajadas y tener un compañero que fiche por ellos

2. Fraude de gastos
   Inflar los informes de gastos, declarar gastos personales como si fueran relacionados con el negocio y llegar a pequeños acuerdos con los proveedores. Estas son solo algunas de las formas en que el fraude de gastos empresariales se infiltra cuando no se dispone de controles de gastos adecuados.

3. Fraude en los estados financieros
   ¿Ha exagerado un trabajador las ganancias y reducido los costes para mostrar una situación financiera favorable? Este es un claro ejemplo de fraude en los estados financieros que consiste en alterar o falsear los estados financieros para engañar a los interesados.

4. Corrupción
   Desde aceptar tratos bajo mano hasta recibir sobornos para adjudicar contratos a proveedores, los empleados pueden actuar de manera poco ética. Y lo que es peor, cuando se destapan estas situaciones, pueden dañar gravemente la reputación de tu empresa, a veces de manera irreparable.

5. Apropiación indebida de activos
   En este caso, un empleado hace un uso indebido o sustrae activos de tu empresa. Podría tratarse de un gerente de compras que emite pedidos falsos y se apropia de los fondos. La apropiación indebida de activos constituye el 86% de todos los casos de fraude ocupacional.

6. Falsificación
   ¿Alguna vez has oído hablar de empleados que falsifican documentos, firmas o autorizaciones? Se trata de falsificaciones y son un método clásico de robo. La probabilidad de falsificación aumenta cuando se utilizan documentos en papel, controles de gastos manuales y poco rigurosos, así como procesos descentralizados.

7. Robo de datos
   Un empleado puede robar información de la empresa como propiedad intelectual o detalles de pago de los clientes. Los empleados que están a punto de dejar la empresa cometen la mayoría de estos delitos. El 70% de los robos de propiedad intelectual ocurren en los 90 días previos a su dimisión.

8. Usurpación de identidad
   Imagina a un manager que usurpa la identidad de un compañero para hacer compras o que se hace pasar por un cliente para abrir cuentas no autorizadas. Estos son ejemplos típicos de delitos financieros cometidos por empleados.

9. Malversación de fondos
   Los empleados pueden abusar de su posición para acceder y desviar fondos de la empresa para uso personal. La malversación de fondos a menudo es resultado de una acción conjunta. En el 79% de los casos participan dos o más personas.

Incidencia y evolución del fraude financiero en el ámbito empresarial

Es posible que hayas oído casos de empresas que han sido blanco de ataques internos. Pero ¿a cuánto ascienden las pérdidas por fraude financiero en las empresas? ¿Quiénes están involucrados y cuál es la magnitud del daño? A continuación, ofrecemos algunos datos generales.

El fraude financiero por parte de los empleados está muy extendido

Toma nota de esto. A nivel global, las empresas pierden cerca del 5% de sus ingresos anuales debido al fraude interno. La frecuencia con la que los empleados cometen fraude contra sus empresas también es alta. Entre 2018 y 2020, las empresas experimentaron un promedio de seis casos de fraude.

Ninguna empresa está a salvo

El fraude de los empleados no solo afecta a las grandes corporaciones. El 22% de las pequeñas empresas han tenido trabajadores que les han robado dinero sin que se dieran cuenta. Peor aún, el 33% de las quiebras de empresas en EE. UU. son resultado del fraude interno.

Podrías estar facilitando la entrada a los defraudadores

En materia de fraude financiero, a menudo las personas en quienes confías son las que te traicionan. Casi la mitad de los casos denunciados cuentan con la participación de colaboradores tales como empleados, contratistas y proveedores.

Existen roles y departamentos de alto riesgo para el fraude interno

Algunos perfiles de empleados y equipos cuentan con un mayor historial de casos de fraude. Por ejemplo:

• El 64% de las personas que cometen fraude ocupacional poseen un título universitario o superior
• Los hombres son responsables de la mayor parte del fraude a sus empleadores, con un 72%, frente al 28% de las mujeres
• Los mandos intermedios (34%), el personal de operaciones (31%) y los altos directivos (26%) son quienes más delitos financieros cometen
• Los propietarios y ejecutivos solo cometieron el 20% del fraude interno, pero causaron el mayor daño financiero
• Los gerentes cometen el 85% de los casos de malversación de fondos

La situación económica influye en los delitos financieros

Algunos trabajadores optan por medidas ilícitas al enfrentarse a dificultades económicas. La crisis del coste de vida y la recesión que se avecina no son excepciones.

Impacto económico de los fraudes cometidos por empleados

El fraude interno genera dos tipos de pérdidas:

Pérdidas financieras directas

• Dinero robado: El fraude interno mediante pagos ficticios deja a tu empresa sin fondos. Lo más grave es que estas pérdidas pueden ser irreversibles.
• Pérdida de activos: El acceso no autorizado a los datos financieros o cuentas de tu empresa puede conllevar la pérdida de activos como valores, inmuebles, terrenos y equipos.

Costes indirectos y repercusiones

• Problemas legales: El fraude en el ámbito laboral puede llevar a tu empresa a infringir leyes y normativas. Esto puede acarrear gastos en abogados, multas y sanciones, elevando los costes empresariales y reduciendo los beneficios.
• Interrupción de la actividad: Los procesos de investigación, las suspensiones y los despidos pueden paralizar las operaciones. El trabajo se acumula y se pierden oportunidades.
• Daño reputacional: Los interesados, como los clientes, pueden perder la confianza en tu empresa. Lo siguiente es la pérdida de clientes y un descenso en las ventas. Luego tendrás que restaurar la imagen de la marca, lo que supone un aumento de los gastos de marketing.
• Aumento de las primas de seguro: Después de sufrir un caso de fraude ocupacional, tu empresa puede experimentar un aumento en las primas de seguro debido al mayor riesgo percibido.
• Disminución de la moral y productividad de los empleados: El delito financiero puede generar un ambiente laboral hostil que perjudica al personal no implicado, provocando su desmotivación.
• Coste de oportunidad: La inversión de recursos en descubrir el fraude e implementar medidas de recuperación disminuye la atención en actividades importantes para la misión de la empresa, lo que resulta en una pérdida de oportunidades y de tiempo.

Ejemplos reales de empresas que han sufrido grandes pérdidas

No hay mejor maestro que la experiencia, así que vamos a ver en detalle algunos casos reales y sorprendentes de fraude ocupacional.

El caso de Emma Hunt

En 2023, un juez del Reino Unido condenó a una encargada de oficina de Edimburgo a tres años de cárcel por costearse una vida de lujo a expensas de su empleador Emma Hunt malversó dinero de la agencia inmobiliaria donde trabajaba, sumando un total de 900.000 libras en 32 meses. ¿Cómo lo hizo? Apropiándose de depósitos de clientes que no eran necesarios y desviando pagos de alquileres a su cuenta. Hunt también creó facturas falsas por suministros y gastos de empresa, haciendo que los pagos se transfirieran a sus cuentas. Los derroches de Hunt incluyeron:

• Unas vacaciones de cinco estrellas en el Caribe
• Una escapada al castillo Fenton Tower con los gastos pagados para 80 personas con un coste de 39.000 £
• Excursiones de un día al Open de Escocia de golf y al partido de rugby de Escocia contra Inglaterra

Un caso italiano extremo de falsificación, extorsión agravada y abuso de autoridad

Un hombre italiano causó un revuelo mediático al ser acusado de faltar al trabajo recibiendo su salario íntegro durante 15 años, costándole a su empleador 464.000 libras. Trabajaba para el Hospital Pugliese Ciaccio en Italia, donde el absentismo en el sector público es generalizado. Los investigadores señalaron que el sospechoso efectuó amenazas para eludir las repercusiones por no asistir al trabajo. Pero nunca regresó al trabajo. Seis gerentes también están siendo investigados por su implicación en este caso.

Lecciones que se pueden extraer de los casos anteriores

Aunque extremos, los casos anteriores son completamente verídicos. Por lo tanto, ¿qué medidas pueden adoptar los equipos financieros para evitar que estas situaciones ocurran en sus empresas?

• Contar con controles internos adecuados para detectar e impedir distintos tipos de fraude
• Mantener el control de los gastos efectuados por los empleados con un software integral de gestión de gastos
• Utilizar tarjetas corporativas con controles avanzados, incluyendo límites de gasto, restricciones por ubicación, hora y comerciante, e informes de gastos automatizados
• Crear una política de gastos sólida y asegurarse de que todos conozcan las reglas y los límites
• Evitar que los ejecutivos autoricen sus propios gastos y utilizar un sistema de flujos de aprobación transparente que evite los conflictos de intereses
• Comunicar con claridad las tarifas y los procesos a los clientes para que no haya malos entendidos
• Supervisar las actividades y el estado laboral de los empleados con soluciones digitales

Controles internos y estrategias para mitigar los riesgos

Cómo implementar controles internos eficaces para prevenir el fraude

Refuerza tus procesos de gestión de datos

La mayoría de defraudadores internos actúan con astucia y el 88% de ellos cubre sus huellas. Así que es importante saber cómo los autores ocultan los tipos de fraude más comunes y, a continuación, tomar acciones preventivas. Por ejemplo, en el caso de documentos físicos, los empleados malintencionados los crea (39%), destruye u oculta (23%), o los modifica (32%). En lo que respecta a los registros electrónicos, el 28% los crea y el 25% los altera. Sabiendo esto, para prevenir este tipo de fraude podrías:

• Digitalizar los procesos
• Utilizar integraciones para agilizar y centralizar las herramientas digitales y los datos
• Usar soluciones que ofrezcan cuentas de usuario individuales, controles de acceso, así como seguimiento del autor y de la actividad efectuada
• Restringir el acceso a los sistemas financieros solo a aquellos empleados que lo necesiten para desempeñar sus funciones
• Utilizar software para proteger datos confidenciales como cifrado, autenticación de dos factores, sistemas de detección de intrusiones y firewalls

Aplica el concepto de separación de tareas y rotación de responsabilidades

Reparte las tareas entre los empleados y cambia periódicamente las responsabilidades de cada uno. Además, aplica el principio de los cuatro ojos con etapas de pago diferenciadas. Con Payhawk, ahora puedes designar diferentes personas para confirmar y ejecutar los pagos, a fin de prevenir errores y evitar un uso indebido.

Adopta una estrategia de prevención y detección de riesgos integral

Un ataque de fraude financiero puede venir de cualquier parte, por lo que es vital cubrir todos los aspectos desde la contratación hasta el despido. Aquí tienes algunos movimientos estratégicos clave:

• Investiga a todo el mundo, incluidos los empleados, proveedores y contratistas. Lleva a cabo una investigación minuciosa y confirma, por ejemplo, la historia laboral, las referencias de los clientes y los antecedentes penales. Revisa también los contratos con los proveedores, efectúa visitas a las instalaciones y comprueba las facturas.
• Presta atención a los movimientos de datos y haz auditorías con regularidad. Rastrea los registros de acceso y utiliza auditorías internas para detectar actividades no autorizadas o inusuales. Por ejemplo, podrías crear una pista de auditoría utilizando un software de gestión de gastos. Luego, lleva a cabo auditorías financieras trimestrales para examinar los estados financieros, las cuentas y las transacciones.
• Forma a tus empleados para que sepan detectar y prevenir el fraude. Establece un código ético y políticas contra el fraude que regulen las acciones de los empleados. Asegúrate de que conozcan las consecuencias de no cumplir estas normas. Además, fomenta el conocimiento acerca del fraude, cómo detectarlo y prevenirlo mediante programas de formación y campañas de marketing interno sobre phishing e ingeniería social, por ejemplo.

Convierte el comportamiento ético en la norma

Asegúrate de que los ejecutivos sean un modelo de conducta ética para promover una cultura de integridad. Este criterio podría reflejarse en la colaboración de tu empresa únicamente con proveedores que demuestren prácticas éticas.

También podrías fomentar la comunicación abierta entre departamentos y facilitar la denuncia anónima. El 42% de los casos de fraude de empleados que han salido a la luz provienen de denuncias, y más de la mitad de estas son de empleados. Por lo tanto, esta acción por sí sola mejorará significativamente la detección de fraudes.

Recuperar la confianza y la reputación tras casos de fraude

Tu empresa ha sido víctima de un delito económico y su reputación ha caído en picado. ¿Qué hacer ahora? Aquí tienes algunos de los consejos más difundidos online para ayudarte a remontar.

Recupera la confianza de los interesados

• Haz encuestas y sesiones para recibir feedback y comprender los sentimientos de los interesados, las preguntas que tienen y sus preocupaciones
• Adopta medidas contundentes y rápidas
• Recurre a auditorías y revisiones externas. Informa sobre su comienzo y publica los resultados
• Comunica las acciones que está llevando a cabo tu empresa para reforzar la seguridad y recuperar la confianza

Estrategias de comunicación para fomentar la transparencia y la responsabilidad

• Comparte públicamente las fechas previstas para aplicar los cambios
• Implementa una política de puertas abiertas
• Usa canales como asambleas públicas y webinars para responder a las preguntas de los interesados
• Sigue recogiendo opiniones e incorpora las sugerencias más adecuadas

Consideraciones legales y de cumplimiento normativo

Repercusiones legales para las empresas y los empleados implicados en casos de fraude
Los casos de fraude financiero no solo afectan al bolsillo y la reputación de tu empresa; también pueden acarrear problemas legales serios. Nos referimos a cargos criminales, demandas civiles y acciones colectivas, multas, confiscación de bienes, sanciones regulatorias, etc.

Soluciones tecnológicas para la detección de fraudes

El papel de la inteligencia artificial y el análisis de datos en la prevención del fraude

Se acabó eso de confiar en el instinto o esperar atrapar a los empleados in fraganti cometiendo fraude. Con la tecnología, tu equipo financiero puede escanear los datos automáticamente y detectar fraudes financieros en tiempo real, 24 horas al día, 7 días a la semana. Piensa en la opción de utilizar algoritmos para detectar patrones, identificar y señalar anomalías, verificar la identidad, utilizar el modelado predictivo y analizar comportamientos en amplias bases de datos

También puedes automatizar la toma de decisiones para prevenir la sobrecarga y los errores en tus operaciones financieras, y evitar así el fraude interno. Con Payhawk, por ejemplo, puedes automatizar los gastos y beneficiarte del uso de la inteligencia artificial, como lo hizo Plan A.

Plan A utilizó Payhawk para implementar controles internos, realizar conciliaciones en tiempo real y ampliar el uso de tarjetas de empresa para empleados. Plan A también mejoró la transparencia de los gastos de la empresa entre los jefes de departamento con flujos de aprobación. Además, ahorraron dos días de trabajo administrativo contable gracias a la reducción de las tareas manuales, lo que les proporcionó más tiempo y oportunidades para el análisis y la optimización, manteniendo al mismo tiempo seguros sus fondos y activos.

Herramientas y software para evitar el fraude interno

• Software de gestión de gastos: Hacer reembolsos a los empleados, agilizar el cierre de mes… Una plataforma como Payhawk te ayuda a hacer seguimiento y optimizar los presupuestos y los gastos. Puedes hacer conciliaciones en tiempo real y mejorar el control del gasto de la empresa.
• Tarjetas corporativas: Refuerza el control de los gastos de tu empresa con las tarjetas corporativas para empleados y evita las sorpresas de última hora cuando te llegan las solicitudes de reembolso de tus empleados. Aplica límites de gasto y controles de acceso, y haz un seguimiento de los datos para impedir el fraude financiero.
• Tecnología OCR: Olvídate de los recibos en papel y la introducción manual de datos. Sigue el ejemplo de la agencia Explose, que utiliza la tecnología OCR y la cámara con IA de Payhawk para extraer los datos de los recibos, rellenar automáticamente múltiples campos e identificar facturas duplicadas, logrando así un procesamiento ágil y sin complicaciones.
• Herramientas de IA para la detección del fraude: Los sistemas financieros impulsados por inteligencia artificial tienen la particularidad de que siguen aprendiendo y ajustando sus estrategias para detectar nuevos patrones de fraude. Gracias a este aprendizaje automático, las soluciones potenciadas por IA aumentan su precisión a lo largo del tiempo y mantienen su efectividad frente a las amenazas emergentes.
• Integraciones y análisis de datos: ¿Quieres impulsar la transparencia y obtener una visión más precisa de las operaciones y finanzas de la empresa? Agrupa datos de áreas clave del negocio y utiliza herramientas de análisis de datos para identificar tendencias y dirigir estrategias de prevención del fraude. Los equipos financieros a menudo recurren a la integración de sistemas ERP, sistemas de información de recursos humanos (RR.HH) y software de contabilidad para transferir información relevante al software de gestión de gastos. De este modo, te aseguras de tener el control sobre todos los datos necesarios sin cambiar de herramientas y pantallas.

No te dejes engañar

El crimen financiero no va a desaparecer. El fraude ocupacional puede pasar inadvertido durante años si no se cuenta con herramientas adecuadas, una estrategia efectiva y una cultura de empresa apropiada. Y lo que es peor, no es un delito sin víctimas. Puede provocar quiebras, desempleo, daños a la reputación y otros problemas graves

Por eso es fundamental anticiparse a las tramas y artimañas de los empleados malintencionados. Invierte en soluciones que potencien el control de los gastos de la empresa, como un software integral de gestión de gastos. Además, continúa formando a los empleados y mejora tu estrategia de prevención del fraude financiero a la luz de los nuevos desarrollos.

¿Quieres saber cómo Payhawk te puede ayudar a proteger tu empresa contra el fraude interno? Echa un vistazo a nuestra página detallada de tarjetas corporativas para obtener más información sobre los controles y límites incorporados en las tarjetas, las verificaciones y las funcionalidades de seguridad.