30 may 2023
4 min read

Gestión de los gastos de combustible de aviación

Cómo gestionar los gastos de combustible y la refacturación
Resumen

El sector de la aviación opera con máquinas enormes. Sin embargo, hasta la aeronave más grande se queda pequeña comparada con la magnitud del coste que supone para el sector la gestión de gastos de combustible. El sector de la aviación, además de hacer frente a numerosos retos para evitar las turbulencias financieras, se enfrenta a numerosos gastos, ya sean de mantenimiento, personal, seguros o combustible.

Índice

    ¿Cómo gestiona el sector de la aviación los gastos de combustible?

    Tradicionalmente, el sector de la aviación abona el coste del combustible de diversas formas, dependiendo de las circunstancias concretas y los acuerdos vigentes.

    Una de ellas consiste en comprar combustible en el mercado al contado, ya sea directamente a las compañías petroleras o a través de intermediarios de combustible. En este caso, la compañía aérea suele pagar el combustible con una combinación de efectivo y de tarjetas de crédito.

    En otras ocasiones, las aerolíneas suscriben contratos de cobertura del combustible de aviación que les permiten comprar combustible a un precio fijo durante un periodo de tiempo determinado. De este modo, las aerolíneas pueden gestionar los gastos de combustible y protegerse de la volatilidad de los precios de mercado.

    Algunas empresas también utilizan tarjetas de crédito de aviación, que son tarjetas diseñadas específicamente para adquirir combustible. Los proveedores de combustible suelen ofrecer estas tarjetas e incluyen algunas ventajas, como descuentos y recompensas. Sin embargo, raras veces están integradas con el software inteligente de gestión de gastos de aviación, de manera que todo lo relacionado con la recogida y el almacenamiento de recibos, la búsqueda de documentos, la presentación de gastos y el control de los mismos requiere mucho tiempo y se hace de forma manual.

    Por último, algunos aeropuertos disponen de parques de combustible, que son instalaciones de almacenamiento de combustible. En estos casos, las aerolíneas y otras compañías aéreas pueden comprar combustible directamente en el aeropuerto, normalmente utilizando una tarjeta de combustible de aviación o una tarjeta de crédito.

    En general, el método de pago utilizado por el sector de la aviación para comprar combustible depende de una serie de factores, como el tamaño de la empresa, la ubicación, la estrategia de compra, las condiciones del mercado y las opciones disponibles.

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    ¿Qué es la cobertura de combustible de aviación y cómo afecta a los precios del combustible?

    La cobertura del combustible de aviación («fuel hedging» en inglés) es una estrategia financiera empleada por las aerolíneas y otras empresas relacionadas con la aviación para gestionar las fluctuaciones del precio del combustible. Los costes suelen representar una tercera parte de los gastos operativos de una aerolínea y el precio del combustible para aviones puede ser volátil debido a la influencia de factores como los acontecimientos geopolíticos, el comportamiento de la oferta y la demanda, así como los precios mundiales del petróleo.

    La cobertura del combustible de aviación implica suscribir contratos financieros, conocidos como coberturas o derivados financieros sobre el precio del combustible, para fijar los precios futuros del combustible. Estos contratos suelen establecerse a partir de referencias estandarizadas de combustible, como el crudo Brent o los índices de combustible de aviación. Con la cobertura de los precios de combustible, las aerolíneas pretenden protegerse de los aumentos inesperados de los costes de combustible y conseguir cierto nivel de estabilidad en los precios.

    Existen distintas opciones de cobertura de combustible, como contratos de futuros, contratos de opciones, swaps y collars. Cada una de las opciones ofrece varios niveles de flexibilidad y gestión del riesgo e incluye lo siguiente:

    1. Contratos de futuros: las aerolíneas pueden suscribir contratos de futuros para comprar o vender combustible a un precio predeterminado en una fecha futura concreta. Estos contratos permiten a las aerolíneas asegurarse un precio de combustible fijo, independientemente de las fluctuaciones del mercado.
    2. Contratos de opciones: las opciones otorgan el derecho, aunque no la obligación, de comprar o vender combustible a un precio predeterminado dentro de un plazo concreto. Las aerolíneas pueden adquirir opciones de compra para obtener un precio de combustible máximo u opciones de venta para establecer un precio de combustible mínimo.
    3. Swaps: los swaps de combustible conllevan el intercambio de pagos de precios fijos y variables del combustible. Las aerolíneas pueden suscribir swaps para mitigar su exposición a la volatilidad del precio del combustible.
    4. Collars: los collars combinan opciones y swaps para establecer un rango de precios que permita gestionar los precios del combustible. Esta estrategia consiste en comprar una opción de compra para establecer un precio máximo y vender para establecer un precio mínimo.

    La cobertura de combustible puede ayudar a las aerolíneas a estabilizar los gastos operativos y a protegerse frente al aumento inesperado de los gastos de combustible. Sin embargo, es importante tener en cuenta que la cobertura de combustible conlleva riesgos.

    Si los precios del combustible de aviación bajan por debajo del precio de cobertura, es posible que la aerolínea pague un precio superior al de mercado actual. Además, la cobertura de combustible requiere experiencia en los mercados financieros y entraña costes, como comisiones de transacción y posibles requisitos de margen.

    Por tanto, las aerolíneas evalúan cuidadosamente su tolerancia al riesgo y las condiciones del mercado antes de aplicar estrategias de cobertura de combustible.

    El efecto de las subvenciones y la refacturación en la gestión de los gastos de aviación y combustible

    Las subvenciones de combustible dependen del país y de las circunstancias específicas. Y aunque algunos gobiernos pueden conceder subvenciones o incentivos fiscales para apoyar al sector de la aviación, el alcance y la naturaleza de sus contribuciones difieren sustancialmente.

    En algunos casos, los gobiernos pueden conceder ayudas financieras directas o desgravaciones fiscales a las aerolíneas para ayudar a compensar los elevados costes operativos asociados al combustible. Estas subvenciones, que tienen por objeto fomentar el transporte aéreo, sirven para apoyar a los transportistas locales o facilitar la comunicación con regiones remotas. Para subvencionar a las aerolíneas, los gobiernos recurren a la desgravación fiscal sobre el combustible, a subvenciones o a otros acuerdos financieros.

    No obstante, muchos países no ofrecen subvenciones de combustible directas a las aerolíneas, por lo que estas operan en un mercado competitivo en el que se encargan de adquirir el combustible a los precios de mercado. Además, en algunas regiones las aerolíneas a veces se ven obligadas a hacer frente a costes o normativas adicionales para mitigar su impacto medioambiental, como la participación en sistemas de intercambio de derechos de emisión o el cumplimiento de requisitos de compensación de carbono.

    Por ejemplo, en el Reino Unido los operadores aéreos no pagan IVA por el combustible, mientras que el combustible utilizado para vuelos privados de recreo sí está sujeto a impuestos y, a menudo, a refacturación.

    La refacturación en el sector de la aviación privado consiste normalmente en transferir al cliente el coste de determinados gastos incurridos durante un vuelo. Cuando un proveedor de servicios aéreos privados opera un vuelo para un cliente, suele haber costes adicionales más allá de la tarifa básica por hora o de los honorarios fijos. Estos costes adicionales incluyen tasas de aterrizaje, recargos por combustible, catering, transporte terrestre y otros gastos varios.

    La refacturación tiene lugar cuando el proveedor de servicios aéreos privados repercute estos costes adicionales al cliente, desglosándolos como gastos separados en la factura o extracto de facturación. A grandes rasgos, el proveedor paga estos gastos por adelantado y luego los incluye como partidas individuales en la factura final al cliente. El objetivo de la refacturación es garantizar el reembolso al proveedor de los gastos incurridos durante el vuelo. Esto permite aportar transparencia al desglose de costes y garantiza que el cliente comprenda los gastos específicos asociados.

    La refacturación suele ser habitual en el sector de la aviación privada, donde el coste de operar un vuelo puede variar en función de factores como la duración del vuelo, el destino y los servicios específicos solicitados por el cliente. Cabe señalar que los términos y condiciones específicos relativos a la refacturación pueden variar entre los proveedores de servicios de aviación privados. Para ello, las partes deben definirlos previamente en los acuerdos contractuales o en las condiciones de servicio entre el proveedor y el cliente.

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    ¿Por qué el sector de la aviación experimenta dificultades a la hora de pagar el combustible con tarjetas bancarias corporativas?

    El sector de la aviación experimenta dificultades a la hora de pagar el combustible con las tarjetas bancarias corporativas tradicionales por varias razones.

    El primer motivo es que el combustible de aviación es un producto volátil y de elevado valor, cuyos precios pueden fluctuar rápidamente en función de una serie de factores, como los precios mundiales del petróleo, los acontecimientos geopolíticos y el comportamiento de la oferta y la demanda. Estas fluctuaciones dificultan a las compañías aéreas predecir con exactitud los gastos de combustible y pueden dar lugar a costes inesperados que superen los límites tradicionales de las tarjetas corporativas.

    Otro motivo es que muchos proveedores de combustible y operadores de base fija (FBO) imponen límites a la cantidad de combustible que las empresas pueden comprar utilizando una tarjeta corporativa. Estos límites se aplican para reducir el riesgo de fraude y garantizar que el proveedor pague por el combustible suministrado. Sin embargo, estos límites pueden no ser lo suficientemente elevados como para satisfacer las necesidades de las grandes compañías aéreas, ya que pueden necesitar importantes cantidades de combustible con regularidad.

    Además, es posible que algunos proveedores de combustible no acepten ciertos tipos de tarjetas de crédito para combustible de aviación o que cobren tasas adicionales por utilizarlas. Todo esto puede dificultar a las compañías aéreas la gestión de gastos de combustible, así como suponer un aumento de la carga de trabajo administrativo para los departamentos financieros.

    Por último, las compañías aéreas pueden experimentar dificultades con las tarjetas corporativas tradicionales si disponen de poco crédito o registran un historial de retrasos en los pagos u otros problemas financieros. En estos casos, los proveedores y los FBO pueden exigir garantías adicionales o negarse directamente a suministrar combustible.

    En general, el sector de la aviación se enfrenta a varios retos a la hora de pagar el combustible con tarjetas corporativas, como la volatilidad de los precios del combustible, los límites de uso de las tarjetas corporativas y los requisitos de pago y solvencia de los proveedores.

    Las aerolíneas privadas y la problemática de la refacturación

    Como se ha mencionado anteriormente, la refacturación es habitual entre las aerolíneas privadas. Además, implica reunir y desglosar todos los gastos pertinentes para refacturárselos al cliente.

    Aunque en teoría suena bastante sencillo, en la práctica las aerolíneas privadas pueden verse expuestas a varios retos en lo que respecta a la refacturación a los clientes. Estos son algunos de los problemas más frecuentes:

    Estructuras de tarifas complejas: la estructura de tarifas de las aerolíneas privadas suele ser compleja, pues incluyen diferentes clases de tarifas, servicios adicionales y condiciones especiales. Al emitir facturas revisadas, puede resultar complicado reflejar con precisión los cambios en las tarifas, las mejoras o los servicios adicionales que se solicitaron o modificaron después de la reserva inicial.

    1. Cambio y reembolso de billetes: los clientes suelen hacer cambios en los itinerarios de vuelo, ya sea para reprogramarlos, cancelarlos o solicitar un reembolso. Gestionar estos cambios y garantizar una facturación precisa del itinerario revisado puede ser complejo, sobre todo si existen penalizaciones, diferencias de tarifa o cálculos de reembolso.
    2. Cargos por servicios auxiliares: Las aerolíneas privadas ofrecen diversos servicios complementarios, como selección de asientos, tasas de equipaje, comidas a bordo y opciones de entretenimiento. Refacturar a los clientes por estos servicios adicionales o incorporar cambios en sus selecciones puede suponer un reto, ya que requiere un seguimiento preciso y la integración con el sistema de facturación.
    3. Programas de fidelización y descuentos: las aerolíneas privadas suelen ofrecer programas de fidelización, recompensas a los viajeros frecuentes y descuentos especiales a determinados clientes. Al refacturar, es fundamental asegurarse de que se apliquen con precisión a la factura revisada las ventajas o descuentos adecuados del programa de fidelización, según los requisitos del cliente y las condiciones del programa.
    4. Integración de sistemas y datos: las aerolíneas privadas utilizan complejos sistemas informáticos para gestionar las reservas, los datos de los pasajeros y las transacciones financieras. Integrar estos sistemas y alinear los procesos de facturación puede resultar complicado desde el punto de vista técnico. La incompatibilidad o los errores en la transferencia de datos entre sistemas pueden dar lugar a una refacturación poco precisa.
    5. Atención al cliente y disputas: los problemas de facturación pueden generar insatisfacción entre los clientes y disputas. Las aerolíneas privadas deben establecer procesos eficaces de atención al cliente que les permitan gestionar las consultas sobre facturación, abordar las inquietudes y resolver las disputas con rapidez. Abordar estas cuestiones con eficacia puede contribuir a mantener la satisfacción y la fidelidad de los clientes.

    Para afrontar estos retos, las aerolíneas privadas invierten en potentes sistemas de reserva y facturación, implementan procesos automatizados, realizan auditorías periódicas y forman al personal para que pueda gestionar de forma eficaz todo lo relacionado con la facturación.
    Las aerolíneas privadas pueden paliar los problemas de refacturación con sus clientes llevando unos registros precisos, garantizando una comunicación clara y atendiendo con prontitud cualquier discrepancia de facturación.

    Una captura de pantalla de la aplicación de gestión de gastos Payhawk, mostrando el panel de gestión de suscripcionesUna captura de pantalla de la aplicación de gestión de gastos Payhawk, mostrando el panel de gestión de suscripciones

    El papel de la gestión de gastos y las tarjetas corporativas con límites altos

    Las tarjetas Visa corporativas con límites altos que llevan un software de gestión de gastos integrado facilitan enormemente la gestión de los pagos de combustible.

    En primer lugar, las tarjetas con límites altos proporcionan más flexibilidad a las empresas en materia de pagos, es decir, les permiten seguir funcionando sin incurrir en retrasos ni recibir penalizaciones por parte del banco en relación con los préstamos.

    En segundo lugar, a diferencia de las tarjetas de combustible, que no suelen estar vinculadas al software de gestión de gastos, las tarjetas de crédito corporativas con límites altos de proveedores de gestión de gastos como Payhawk ofrecen una experiencia de integración completa.

    Las tarjetas Visa corporativas facilitan la obtención de préstamos y contribuyen a mejorar la gestión del flujo de caja, además de suponer un avance para la gestión adecuada de los gastos, que permite a las empresas obtener y proporcionar una visibilidad completa de los gastos (incluidos los gastos de combustible) para su refacturación.

    Los equipos financieros también pueden emitir tarjetas de equipo para cubrir los gastos de los proyectos e incluso pueden establecer campos de gasto personalizados dentro de la plataforma de gestión de gastos. Con estos campos, cada vez que alguien utiliza la tarjeta, podrá elegir uno de los campos y presentar un desglose completo de los pagos.

    A continuación, se presentan algunas de las principales ventajas de la gestión de gastos (incluidas las tarjetas con límites altos) para el sector de la aviación:

    1. Optimización de la gestión de gastos: las tarjetas de crédito corporativas permiten centralizar cómodamente los gastos de combustible y agilizar el proceso general de gestión de gastos. En lugar de depender de múltiples métodos de pago o reembolsos, se puede utilizar una sola tarjeta de crédito para todas las transacciones relacionadas con el combustible, facilitando así el seguimiento y la gestión de los gastos.
    2. Mayor control financiero: el uso de tarjetas de crédito corporativas ayuda a las compañías aéreas a controlar mejor los gastos de combustible. Las transacciones con tarjeta de crédito dejan un claro rastro digital, lo que permite mejorar el seguimiento y la supervisión de las compras de combustible. De este modo, es posible detectar actividades no autorizadas o fraudulentas y reducir el riesgo de usos indebidos. Con una solución como Payhawk, las tarjetas también incluyen controles proactivos de gastos corporativos, como límites de gasto, bloqueos de tarjetas, flujos de trabajo de aprobación y otras funciones útiles.
    3. Flujo de caja mejorado: los gastos de combustible pueden ser importantes para las compañías aéreas, y pagar con tarjeta de crédito permite gestionar mejor el flujo de caja. En lugar de gastos inmediatos, las empresas disponen de un periodo de gracia (normalmente de unos 30 días) antes de que venza la factura de la tarjeta de crédito, proporcionándoles flexibilidad y ayudándoles a preservar el fondo de maniobra.
    4. Recompensas e incentivos: muchas tarjetas de crédito para empresas ofrecen programas de recompensas o incentivos, como cashback, millas aéreas o descuentos. Al utilizar una tarjeta de combustible de aviación, las compañías aéreas pueden acumular recompensas o cashback, que pueden servir para reducir los gastos de viaje o para reinvertir.
    5. Mayor seguridad: las tarjetas de crédito suelen llevar incorporados ciertos mecanismos de seguridad y protección contra el fraude. Las compañías aéreas pueden beneficiarse de los niveles de seguridad adicionales que proporcionan los emisores de tarjetas de crédito, como la detección de fraudes en tiempo real, la protección de compras y la cobertura de responsabilidad civil en caso de producirse transacciones no autorizadas.
    6. Informes y análisis simplificados: Las tarjetas de crédito corporativas suelen ofrecer informes detallados de las transacciones, lo que puede simplificar los informes de gastos y proporcionar información útil para los análisis financieros. Estos informes sirven para identificar pautas de consumo de combustible, comparar los costes de combustible de distintos proveedores o aeropuertos y ayudar a tomar decisiones fundamentadas.
    7. Relaciones y negociaciones con proveedores: consolidar las compras de combustible mediante una tarjeta de crédito corporativa ayuda a establecer relaciones sólidas con los proveedores de combustible. Las compañías aéreas que utilizan sistemáticamente una sola tarjeta para las transacciones de combustible tienen más posibilidades de negociar descuentos por volumen o condiciones favorables con los proveedores de combustible.
    Reembolso de los gastos de viaje de negocios de un empleado en el aeropuerto con Payhawk

    El fin de los retrasos en tierra y en el aire

    Despídete de las demoras bancarias y da la bienvenida a tarjetas corporativas con límites altos, a una mejor gestión del flujo de caja y al control de gastos.

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    Trish Toovey - Directora de Contenidos de Payhawk - El sistema financiero del mañana
    Trish Toovey
    Senior Content Manager
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    Trish Toovey trabaja en los mercados del Reino Unido y Estados Unidos creando contenido para Payhawk. Cubriendo desde anuncios hasta guiones de vídeo, Trish se apoya en una amplia experiencia en creación de textos persuasivos para las industrias financieras, de moda y viajes.

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