Een uitgebreide gids voor kostenbeheersing in de luchtvaartbranche

De luchtvaartbranche kent veel unieke uitdagingen als het gaat om uitgavenbeheer en het draaiend houden van de business. De uitgaven zijn aanzienlijk en de branche heeft de juiste combinatie van zakelijke betaalkaarten en software voor uitgavenbeheer nodig om op koers te blijven.

Wat zijn de belangrijkste operationele uitgaven van luchtvaartmaatschappijen?

Waarom is de luchtvaart zo duur? En waar bestaan die kosten uit? Dit zijn een paar van de grootste kostenposten:

1. Brandstofkosten: de prijs van vliegtuigbrandstof is een grote kostenpost voor luchtvaartmaatschappijen. Brandstof kan tot 30% van de kostenstructuur van een luchtvaartmaatschappij vormen
2. Arbeidskosten: de luchtvaartbranche is arbeidsintensief en heeft voor iedere vlucht een groot aantal werknemers nodig. Arbeidskosten inclusief salarissen, secundaire arbeidsvoorwaarden en pensioenen kunnen een aanzienlijke uitgavenpost voor luchtvaartmaatschappijen vormen
3. Vliegtuigonderhoud: luchtvaartmaatschappijen moeten hun vliegtuigen onderhouden om ze veilig en efficiënt te laten vliegen. De onderhoudskosten kunnen flink oplopen, vooral voor oudere vliegtuigen of toestellen met zeer complexe systemen
4. Aankoop of leasing van vliegtuigen: luchtvaartmaatschappijen moeten hun vliegtuigen kopen of leasen. Leasen kan een grote uitgavenpost zijn doordat luchtvaartmaatschappijen maandelijks betalen voor het gebruik van de vliegtuigen. Het zelf kopen van vliegtuigen loopt ook zeer in de papieren, doordat vliegtuigen honderden miljoenen euro's kunnen kosten
5. Luchthavenkosten: luchtvaartmaatschappijen moeten luchthavens betalen voor het gebruik van faciliteiten als landingsbanen, gates en terminals. Deze kosten kunnen aanzienlijk zijn, vooral voor luchtvaartmaatschappijen die op meerdere luchthavens werkzaam zijn
6. Verzekeringskosten: luchtvaartmaatschappijen moeten goed verzekerd zijn om zich te beschermen tegen ongelukken en andere incidenten. De verzekeringskosten kunnen hoog zijn, vooral voor maatschappijen met een grote luchtvloot

Al met al zijn de uitgaven in de luchtvaart niet alleen omvangrijk maar ook complex, wat betekent dat financiële teams de kosten zorgvuldig moeten beheren met het oog op winstgevendheid, stabiliteit en zelfs veiligheid.

Waarom is uitgavenbeheer zo'n uitdaging voor de luchtvaartbranche?

De meeste branches zo hun eigen uitgaven hebben, maar in weinig sectoren zijn ze zo hoog als in de luchtvaart vanwege de enorme kosten die gepaard gaan met zaken als brandstof. De laatste jaren zijn de brandstofkosten drastisch gestegen, waardoor het beheer van de kasstroom onvoorspelbaar en stressvol is geworden voor financiële teams.

Niemand in de branche vraagt of vliegtuigbrandstof duur is. Dit is algemeen bekend. Maar dit is niet de enige uitdaging: brandstofprijzen vormen slechts een van de vele factoren die het beheer van bedrijfsuitgaven een echte hoofdbreker maken bij luchtvaartmaatschappijen. Andere uitdagingen omvatten:

Hoge vaste lasten: de luchtvaartbranche heeft te maken met hoge vaste lasten, zoals de aankoop of lease van vliegtuigen, salarissen voor piloten, technici en grondpersoneel, luchthavenkosten en onderhoudskosten. En de branche maakt deze kosten onafhankelijk van het aantal passagiers dat ze vervoeren, waardoor het moeilijk is om de uitgaven aan te passen aan de inkomsten.

De volatiliteit van brandstofprijzen: de brandstofprijs is een van de grootste kostenposten voor luchtvaartmaatschappijen. Dir prijs kan volatiel zijn en snel stijgen of dalen. Deze drastische schommelingen kunnen een uitdaging vormen voor luchtvaartmaatschappijen bij het voorspellen van kosten en het daarop aanpassen van hun bedrijfsvoering.

Complex regelgevingsklimaat: de luchtvaartbranche is gebonden aan uitgebreide regelgeving, bijvoorbeeld op het gebied van veiligheidseisen, beveiligingsmaatregelen en milieunormen, die de kosten allemaal kunnen doen oplopen.

Concurrentie: de luchtvaartbranche is erg concurrentiegericht en luchtvaartmaatschappijen moeten continu innoveren om concurrerend te blijven. Dit streven naar innovatie kan ook met extra kosten gepaard gaan, bijvoorbeeld door te investeren in nieuwe technologie, de luchtvloot te upgraden of nieuwe faciliteiten aan passagiers aan te bieden.

Onvoorspelbare gebeurtenissen: wereldwijde en regionale gebeurtenissen kunnen een flinke deuk slaan in de prestaties van de luchtvaartbranche. Met de coronapandemie nog vers in het geheugen weten we dat gebeurtenissen zoals pandemieën, natuurrampen en politieke onrust een enorme impact kunnen hebben op de luchtvaartbranche. Deze gebeurtenissen kunnen een daling in de vraag, hogere kosten en gemiste inkomsten veroorzaken en het is een uitdaging voor luchtvaartmaatschappijen om hun kasstroom en uitgaven hieraan aan te passen.

Hoe kunnen luchtvaartmaatschappijen en andere bedrijven in de branche zich op deze uitdagingen voorbereiden? En zijn ze al overgestapt op uitgavenbeheer?

Hoe heeft de luchtvaartbranche historisch gezien geld geleend en uitgegeven?

Historisch gezien speelden leningen van banken een grote rol bij het ondersteunen van de luchtvaartbranche en de manier waarop deze werkt, om de volgende redenen:

1. Aanschaf van vliegtuigen: de luchtvaartbranche is afhankelijk van bankleningen om de aanschaf van vliegtuigen te financieren. Commerciële vliegtuigen zijn extreem dure bedrijfsmiddelen en luchtvaartmaatschappijen moeten diep in de buidel tasten om ze te kopen of te leasen. Leningen van banken hebben traditioneel voor het benodigde kapitaal voor deze grote investeringen gezorgd.
2. Uitbreiding en modernisering van de luchtvloot: luchtvaartmaatschappijen moeten mogelijk hun vloot uitbreiden of bestaande vliegtuigen upgraden om aan de groeiende vraag te voldoen, de operationele efficiëntie te vergroten of milieuregels na te leven. Leningen van banken hebben hen over het algemeen toegang gegeven tot de middelen die nodig zijn voor het uitbreiden en moderniseren van de luchtvloot.
3. Werkkapitaal en beheer van de kasstroom: luchtvaartmaatschappijen hebben doorlopende bedrijfskosten, zoals brandstofkosten, salarissen en onderhoudskosten. Bankleningen hebben luchtvaartmaatschappijen historisch gezien geholpen hun werkkapitaal te beheren en voldoende kasstroom te behouden om de dagelijkse kosten te dekken.
4. Ontwikkeling van infrastructuur: luchthavens vereisen aanzienlijke investeringen in de ontwikkeling van infrastructuur, zoals voor de uitbreiding van landingsbanen, upgrades aan terminals en technologische verbeteringen. Banken bieden luchthavenautoriteiten vaak leningen aan waarmee ze deze infrastructuurprojecten kunnen uitvoeren en de groei van de branche kunnen ondersteunen.
5. Onderzoek en ontwikkeling: de luchtvaartbranche investeert continu in onderzoek en ontwikkeling (O&O) om te innoveren en het ontwerp van vliegtuigen, de veiligheidskenmerken, de brandstofefficiëntie en het comfort voor passagiers te verbeteren. Banken hebben traditioneel geld geleend aan luchtvaartbedrijven om hun O&O-activiteiten te ondersteunen en technologische vooruitgang te stimuleren.
6. Economische impact: de luchtvaartbranche draagt in sterke mate bij aan de economie door werkgelegenheid te scheppen, toerisme en handel mogelijk te maken en verwante branches zoals horeca, logistiek en productie te ondersteunen. Leningen van banken hebben over het algemeen de stabiliteit en groei van de branche gegarandeerd en daarmee de positieve impact op de economie mogelijk gemaakt.

Maar het is belangrijk op te merken dat lenen van banken risico's met zich meebrengt en financiële instellingen beoordelen de kredietwaardigheid van leners voordat ze leningen toezeggen. Economische factoren, de prestaties van de branche en de financiële gezondheid van individuele luchtvaartmaatschappijen hebben ook invloed op de beschikbaarheid en de voorwaarden van bankleningen voor de luchtvaartbranche.

Verder kunnen bedrijven bij banken snel tegen limieten van hun betaalkaarten aanlopen, waardoor vertragingen kunnen optreden die het bedrijf schaden. Tegelijkertijd dralen ze om het probleem op te lossen door hogere kredietlimieten aan te vragen, gebruik te maken van persoonlijke creditcards, leveranciers later te betalen of financiering op de korte termijn (met hoge rente) aan te vragen: allemaal opties die gepaard gaan met risico en die vertraging tot gevolg kunnen hebben.

Het belang van wereldwijde zakelijke betaalkaarten met een hoge limiet

De luchtvaartbranche is een wereldwijde industrie die te maken heeft met verschillende landen en valuta's. Luchtvaartmaatschappijen en andere bedrijven in de branche moeten uitgaven en financiën internationaal beheren om efficiënt en effectief te functioneren. Hier komen zakelijke betaalkaarten om de hoek kijken.

Zakelijke betaalkaarten zijn creditcards of betaalkaarten die door een financiële instelling worden uitgegeven aan een bedrijf of organisatie om zakelijke uitgaven te dekken. Werknemers kunnen deze kaarten gebruiken om aankopen of betalingen te doen namens het bedrijf.

Wereldwijd werken met wereldwijde kaarten

Veel bedrijven werken wereldwijd, maar in de luchtvaart is dat zelfs letterlijk het geval. Laten we Paula de piloot als voorbeeld nemen. Ze is haar dag begonnen in Londen en geëindigd in New York en nu betaalt ze voor haar welverdiende maaltijd en overnachting in een hotel.

Paula heeft een zakelijke betaalkaart nodig die wijdverbreid geaccepteerd wordt en zowel in het VK als in de VS werkt. En de kaart moet simpel werken, zodat ze kan betalen wat ze nodig heeft, het bewijs in een paar seconden kan uploaden en de volgende dag weer weg kan vliegen. Ze heeft geen tijd om bonnetjes te nieten, beleid na te lezen en formulieren in te vullen.

Het financiële team van haar bedrijf heeft betere dingen te doen dan bonnetjes na te jagen. En met de juiste oplossing voor kostenbeheer is dat ook helemaal niet nodig. Ze kunnen Paula's uitgaven (en alle zakelijke uitgaven) in real time nagaan. Alle missende bonnetjes worden automatisch opgevolgd en alle gegevens over uitgaven worden via een directe integratie automatisch overgedragen aan hun ERP: handmatige reconciliatie is niet nodig.

Door zakelijke betaalkaarten (idealiter in een alles-in-één-pakket met software voor uitgavenbeheer) in meerdere landen te gebruiken, kan de luchtvaartbranche zijn uitgavenbeheer- en financiële rapportageprocessen stroomlijnen. Zakelijke betaalkaarten bieden een gecentraliseerd platform om onkosten en uitgaven in verschillende landen en valuta's en bij verschillende leveranciers bij te houden. Zo kunnen bedrijven hun uitgaven optimaliseren en kansen identificeren om kosten te besparen.

Daarnaast kunnen zakelijke betaalkaarten voordelen zoals cashback en fraudeprotectie bieden, die de financiële prestaties van luchtvaartmaatschappijen verder verbeteren.

Over het algemeen helpt het gebruik van zakelijke betaalkaarten in meerdere landen de luchtvaartbranche om uitgaven en financiën effectief te beheren, de bedrijfsvoering te stroomlijnen en de financiële prestaties te verbeteren.

Alles in de lucht houden: betaalkaarten met hoge limiet

De uitgaven in de luchtvaart zijn van jumboformaat. Betalingen aan leveranciers, brandstof en onderhoud: de branche geeft regelmatig grote bedragen uit aan de volgende soorten onkosten en daarom kunnen creditcards met hoge limieten helpen bedrijven draaiende te houden.

1. Operationele kosten: zoals brandstofkosten, vliegtuigonderhoud, luchthavenkosten en salarissen. Creditcards met hoge limieten maken het mogelijk deze uitgaven te dekken en de bedrijfsvoering soepel te houden
2. Aanschaf en leasing van vliegtuigen: luchtvaartmaatschappijen moeten vaak nieuwe vliegtuigen aanschaffen of leasen, waarbij grote bedragen van te voren moeten worden betaald. Creditcards met hoge limieten kunnen worden gebruikt voor aanbetalingen, borgsommen en in sommige gevallen zelfs volledige betalingen.
3. Reizen en accommodatie: luchtvaartmaatschappijen boeken regelmatig reizen en accommodatie voor hun crewleden, vooral tijdens tussenlandingen of wanneer de crew trainingsprogramma's of branchecongressen bijwoont. Creditcards met hoge limieten stellen hen in staat deze reserveringen te maken en de betreffende kosten te betalen
4. Betalingen aan leveranciers: luchtvaartmaatschappijen hebben verschillende leveranciers, zoals vliegtuigfabrikanten, leveranciers van onderdelen, cateringservices en IT-bedrijven. Met creditcards met hoge limieten kunnen ze leveranciers snel betalen en goede relaties onderhouden
5. Noodsituaties: in de luchtvaartbranche komen onvoorziene situaties zoals noodonderhoud of natuurrampen voor, die hoge kosten met zich mee kunnen brengen. Creditcards met hoge limieten bieden een financieel vangnet om dergelijke noodgevallen direct aan te pakken

Creditcards met hoge limieten bieden weliswaar meer koopkracht en flexibiliteit, maar het is natuurlijk wel belangrijk om op te merken dat financiële teams ze op een verantwoorde manier moeten gebruiken om schulden en kosten te voorkomen.

Met een oplossing voor uitgavenbeheer zoals Payhawk kunnen luchtvaartbedrijven profiteren van de volgende voordelen van onze betaalkaarten:

• Kredietlimieten tot GBP/USD 250.000, afhankelijk van de kredietbeoordeling
• Multivaluta-kredietlijnen in GBP en EUR
• Rentevrije aankopen per kaart (extra kosten van toepassing voor late terugbetalingen van krediet)
• Geen persoonlijke kredietcontrole en geen persoonlijke borgstelling vereist
• Te gebruiken met Apple Pay en Google Pay
• Besparen op valutakosten in vergelijking met traditionele banken
• Virtuele en fysieke zakelijke betaalkaarten
• Ingebouwde kaartcontroles, zoals automatische blokkering van opnames bij geldautomaten en goedkeuringsprocedures
• En specifieke, gekoppelde software voor uitgavenbeheer en ERP-integraties

De controle krijgen met zakelijke betaalkaarten

Net als andere branches vereist ook de luchtvaartbranche de juiste controles op zakelijke creditcards om te garanderen dat ze op een verantwoorde en gerechtvaardigde manier gebruikt worden. Enkele controles op zakelijke betaalkaarten die vooral relevant zijn voor de luchtvaartbranche:

Uitgavenlimieten: bedrijven in de luchtvaartbranche moeten mogelijk limieten instellen op hun zakelijke creditcards aan de hand van verschillende rollen en verantwoordelijkheden. Piloten hebben mogelijk een hogere uitgavenlimiet dan een cabinepersoneel, dat een hogere limiet heeft dan grondmedewerkers.

Transactiecategorieën: bedrijven moeten mogelijk de soorten transacties die met hun zakelijke betaalkaarten gedaan kunnen worden beperken. Een bedrijf kan bijvoorbeeld wel vliegreizen en hotelovernachtingen maar geen maaltijden of entertainment toestaan.

Leverancierscategorieën: net als bij transactiecategorieën kunnen bedrijven ook het type leveranciers beperken waar werknemers hun zakelijke creditcards kunnen gebruiken. Een bedrijf kan bijvoorbeeld alleen aankopen bij luchtvaartmaatschappijen en hotels goedkeuren waar het contracten mee heeft.

Goedkeuringsprocessen: bedrijven kunnen vereisen dat een manager of leidinggevende bepaalde uitgaven goedkeurt voordat ze met een zakelijke creditcard kunnen worden afgerekend. Deze goedkeuringen garanderen dat alle uitgaven noodzakelijk en redelijk zijn.

Bonnetjes en andere documenten: bedrijven in de luchtvaartbranche kunnen van teamgenoten eisen dat ze bonnetjes en andere documenten indienen voor iedere uitgave die met een zakelijke creditcard wordt betaald. Deze documentatie helpt garanderen dat het financiële team uitgaven correct kan documenteren en bijhouden voor de boekhouding en rapportage.

Verantwoordelijkheid van de kaarthouder: bedrijven moeten medewerkers mogelijk training aanbieden over hun verantwoordelijkheid bij het gebruik van een zakelijke creditcard. Hierbij kunnen ze leren dat ze moeten zorgen dat de uitgaven noodzakelijk en redelijk zijn, voldoen aan bedrijfsbeleid en -procedures en dat ze verloren of gestolen kaarten meteen rapporteren.

Uitgaven in de luchtvaart vereisen goede zakelijke kaartcontroles om de kosten effectief en verantwoord te beheren. Onder deze controles kunnen uitgavenlimieten, transactie- en leverancierscategorieën, goedkeuringsprocessen, bonnetjes, aanvullende documenten en meer vallen.

Valuta en controles: wereldwijde betaalkaarten op de juiste manier

De luchtvaartbranche is een wereldwijde sector die met internationale reizen gepaard gaat en waarin vaak in verschillende valuta's moet worden betaald. Daarom zijn zakelijke betaalkaarten met internationale valuta's essentieel voor deze bedrijven.

Als bedrijven zakelijke betaalkaarten met internationale valuta's gebruiken, vermijden ze het gedoe en de kosten van het omrekenen van valuta's en hoeven ze geen wisselkosten te betalen. Met deze zakelijke betaalkaarten kunnen bedrijven betalingen en transacties in meerdere valuta's uitvoeren en dat is essentieel voor het beheer van de uitgaven die bij internationale reizen komen kijken, zoals vliegtickets, hotelovernachtingen en maaltijden.

Daarnaast hebben zakelijke betaalkaarten met internationale valuta's vaak kenmerken die ze ideaal maken voor zakelijke reizen, zoals uitgavencontroles en het ontbreken van valutakosten. Deze kenmerken kunnen bedrijven helpen hun reiskosten efficiënter te beheren en op de lange termijn geld te besparen.

Al met al zijn zakelijke betaalkaarten met internationale valuta's cruciaal voor de luchtvaartbranche, omdat ze bedrijven in staat stellen internationaal zaken te doen en hun reiskosten efficiënter te beheren.

Waarom heeft de luchtvaartbranche zakelijke betaalkaarten met snelle uitgifte nodig?

De luchtvaartbranche is een sector met een hoog tempo, waar vaak behoefte is aan snelle besluitvorming en onmiddellijke toegang tot bedrijfsgeld. Daarom zijn zakelijke betaalkaarten met snelle uitgifte essentieel voor bedrijven in deze branche.
Dankzij zakelijke betaalkaarten met snelle uitgifte kunnen bedrijven hun werknemers snel betaalkaarten verstrekken, zodat ze onmiddellijk toegang hebben tot bedrijfsgeld voor hun zakelijke uitgaven. Dit is belangrijk in de luchtvaartbranche, waar werknemers snel moeten kunnen reizen en bedrijfsgeld tot hun beschikking moeten hebben voor uitgaven zoals vliegtickets, hotelovernachtingen en maaltijden.

Daarnaast kunnen bedrijven met zakelijke betaalkaarten die snel worden uitgegeven snel reageren op veranderende bedrijfsbehoeften, zoals onverwachte reizen of nieuwe zakelijke kansen. Ze kunnen betaalkaarten verstrekken aan nieuwe werknemers of tijdelijk personeel.

Verder bieden zakelijke betaalkaarten met snelle uitgifte gemak en flexibiliteit, doordat werknemers aankopen en betalingen kunnen doen zonder te hoeven wachten op lange goedkeuringsprocessen of declaratieprocedures. Dit kan helpen om uitgavenbeheer te stroomlijnen en tijd en geld te besparen voor zowel het bedrijf als voor de werknemers.

Meer algemeen gesproken heeft de luchtvaartbranche zakelijke betaalkaarten met snelle uitgifte nodig om het hoge tempo van de sector bij te houden en werknemers snel van bedrijfsgeld voor hun zakelijke uitgaven te voorzien.

Bij Payhawk bieden we zowel fysieke als virtuele zakelijke Visa-kaarten. De virtuele kaarten zijn binnen enkele seconden beschikbaar.

Kaartuitgaven bijhouden: abonnementenbeheer

De luchtvaartbranche worden op dit moment verschillende soorten abonnementen gebruikt, waaronder:

1. Vluchtinformatiediensten: deze abonnementen bieden realtime informatie over vluchttijden, vertragingen, geannuleerde vluchten en andere kritieke informatie waarmee luchtvaartmaatschappijen en andere spelers in de branche hun activiteiten effectief kunnen beheren
2. Reserveringssystemen voor luchtvaartmaatschappijen: luchtvaartmaatschappijen abonneren zich op reserveringssystemen om hun reserveringen en ticketverkoop te beheren. Deze systemen kunnen geïntegreerd worden met andere systemen, zoals incheck- en boardingsystemen op luchthavens waarmee passagiers een naadloze ervaring wordt geboden
3. Trainingsdiensten voor de luchtvaart: luchtvaartmaatschappijen en andere spelers in de branche abonneren zich op trainingsdiensten om te zorgen dat hun werknemers, waaronder piloten, cabine- en grondpersoneel, correct getraind en op de hoogte van de nieuwste veiligheids- en bedrijfsprocedures zijn
4. Vliegtuigonderhouds- en ondersteuningsdiensten luchtvaartbedrijven abonneren zich op onderhouds- en ondersteuningsdiensten om te zorgen dat hun vliegtuigen volgens de industrienormen worden onderhouden. Deze diensten omvatten normaal onderhoud, reparaties en technische ondersteuning
5. Weerdiensten voor de luchtvaart: spelers in de luchtvaartbranche abonneren zich op weerdiensten die actuele informatie bieden over weersomstandigheden die van invloed kunnen zijn op vluchten, zoals onweer, vorst, turbulentie en andere gevaarlijke weersomstandigheden
6. Marktinformatiediensten voor de luchtvaart: deze abonnementen bieden gegevens en inzichten over markttrends, concurrentieanalyses en andere marktinformatie die spelers in de luchtvaartbranche helpt om geïnformeerde beslissingen te nemen over hun zakelijke strategieën

Oef. Het is voor luchtvaartbedrijven duidelijk een hele klus om al die abonnementen goed te beheren.

Met de uitgebreide abonnementenbeheerfunctie van Payhawk kunnen luchtvaartbedrijven betalingen automatisch bijhouden, zodat ze niet te veel betalen of betalingen missen. In het kort omvat onze abonnementsfunctie de volgende belangrijke voordelen:

• Verborgen kosten en dubbele abonnementen identificeren
• Ongemerkt stijgende kosten elimineren
• Betalingen aan abonnementen voorspellen zodat je het geld daarvoor beschikbaar hebt
• Automatische opwaarderingen

Gebruikt de luchtvaartbranche software voor uitgavenbeheer?

Het korte antwoord is 'ja'. Een groot aantal spelers in de sector is al begonnen software voor uitgavenbeheer te gebruiken om de kostenbeheerprocessen te stroomlijnen en te automatiseren.

Doordat reiskosten steeds complexer worden en de kosten efficiënt beheerd moeten worden, kijken luchtvaartmaatschappijen en andere bedrijven in de branche al een tijdje naar softwareoplossingen om de kosten te beheersen, de nauwkeurigheid te verbeteren en de werklast van administratief personeel te verlichten.

Het probleem? Veel van deze bedrijven zitten nu vast aan verouderde, niet gekoppelde oplossingen die uitgavenbeheer, uitgavencontroles en betalingen niet zo gemakkelijk en efficiënt maken als mogelijk is.

Veel bedrijven gebruiken uitgavenbeheersoftware voor het automatiseren van onkostendeclaratieprocessen, zoals het indienen en terugbetalen van declaraties. Maar ze gebruiken geen tools die bijna onmiddellijke terugbetalingen, acceptatie en naleving van beleid, het vastleggen en opsporen van bonnetjes en zelfs goed gekoppelde creditcards met hoge limieten omvatten.

Bij Payhawk noemen we dit soms de 'tweede golf van digitale transformatie', waarmee we onder andere zakelijke betaalkaarten, factuurbeheer, uitgavenbeheer, abonnementen, betaalkaartbeleid, reiskosten- en declaratiecontroles, ERP-integraties op een enkele locatie bedoelen: wisselen tussen oplossingen of onhandige gegevensimporten is daarbij niet meer nodig.

Al met al is dit een enorme kans voor veel spelers in de luchtvaartbranche om aan te haken bij de tweede golf van digitale transformatie en de kosten beter te beheren, de efficiëntie te verhogen, uitgavenbeheerprocessen nauwkeuriger te maken en ontbrekende bonnetjes en gemiste btw-terugvorderingen te voorkomen.

Wat is de impact van verloren bonnetjes op de luchtvaartbranche?

Verloren bonnetjes kunnen een grote impact hebben op de luchtvaartbranche, doordat dit verschillende uitdagingen kan opleveren op het gebied van uitgavenbeheer en financiële rapportage.

Naleving: in de luchtvaartbranche moeten bedrijven zich aan strenge financiële regelgeving en rapportagevereisten houden. Als er bonnetjes kwijt zijn, wordt het moeilijk om voldoende documentatie en bewijs aan te leveren voor audits en nalevingscontroles.

Financiële nauwkeurigheid: verloren bonnetjes kunnen leiden tot onjuistheden in de financiële rapportage, budgettering en prognoses. Als uitgaven niet goed gedocumenteerd worden, kunnen bedrijven hun werkelijke uitgaven over- of onderschatten, wat leidt tot onjuiste financiële rapporten en verkeerde beslissingen over budgetten.

Gemiste btw-terugvorderingen: in sommige gevallen kunnen verloren bonnetjes leiden tot gemiste aftrekposten voor zakelijke uitgaven. Dit kan leiden tot hogere belastingen en minder winstgevendheid voor het bedrijf.

Gebrek aan overzicht: verloren bonnetjes kunnen het voor luchtvaartbedrijven moeilijk maken een overzicht van hun totale uitgaven te krijgen en kansen te identificeren om kosten te besparen en uitgaven te optimaliseren.

Vertragingen bij terugbetalingen: als je bedrijf geen zakelijke betaalkaarten gebruikt maar declaraties terugbetaalt, leiden verloren bonnetjes tot vertraging bij de verwerking en betaling en tot frustratie en ontevredenheid bij werknemers.

Verloren bonnetjes kunnen al met al leiden tot meerdere uitdagingen voor de luchtvaartbranche. Luchtvaartbedrijven moeten robuust uitgavenbeheerbeleid- en procedures implementeren om deze uitdagingen aan te pakken, inclusief maatregelen om de juiste documentatie en opslag van bonnetjes te garanderen.

De beste manier om bonnetjes te documenteren en te archiveren? Snel, gemakkelijk, digitaal en zonder bergen papier te hoeven bewaren. En beter nog: met meer ingebouwde kostencategorieën hoeft het financiële team later de uitgaven niet met het budget te reconciliëren en de gegevens uit te pluizen.

Hoe het digitaal vastleggen van bonnetjes kan helpen

Het digitaal vastleggen van bonnetjes helpt bedrijven en hun financiële teams om het probleem met verloren bonnetjes op te lossen. Geen verloren bonnetjes betekent geen ontbrekende informatie en geen mogelijk btw-verlies.

Een paar andere belangrijke voordelen:

• Naleving
• Geld besparen (uitgaven bijhouden om te zien waar bespaard kan worden)
• Tijd besparen (voor kaarthouders en het financiële team, geen gegevensinvoer of fouten)
• Zichtbaarheid van uitgaven
• Gegevensoverdracht via integraties (wat betekent dat alle gegevens over uitgaven meteen van betaling naar reconciliatie gaan, zonder handmatige controles)

Het digitaal vastleggen van bonnetjes is al met al cruciaal bij het beheren van uitgaven in de luchtvaartbranche en levert nalevings-, kostenbesparings-, efficiëntie-, transparantie- en integratievoordelen op.

Waarom heeft de luchtvaartbranche aangepaste API-integraties met ERP- en boekhoudsoftware nodig?

De luchtvaartbranche is voor het beheren van de activiteiten vaak afhankelijk van complexe en onderling verbonden systemen. Om de verschillende aspecten van hun bedrijf zoals inventaris, onderhoud en planning goed te beheren, gebruiken luchtvaartbedrijven over het algemeen boekhoud- en ERP-software (ERP staat voor Enterprise Resource Planning).

Aangepaste API-integraties tussen deze systemen en andere softwareplatforms kunnen luchtvaartbedrijven groot voordeel opleveren, inclusief het stroomlijnen van processen, het verbeteren van de nauwkeurigheid en de zichtbaarheid en het informeren van de besluitvorming.

De directe integraties van Payhawk volgen het principe van overlopende posten door onderscheid te maken tussen de datum waarop de factuur of het betalingsbewijs is aangemaakt en de betaaldatum. Dit onderscheid zorgt voor meer nauwkeurigheid en vermindert aan de andere kant de werklast, wat leidt tot een snelle, foutloze reconciliatie.

Pak uitgavenbeleid goed aan en stimuleer naleving

Net als veel andere branches heeft ook de luchtvaartbranche beleid opgesteld om te zorgen dat werknemers bedrijfsgeld verantwoordelijk en ethisch uitgeven. Dit beleid helpt kosten te beheersen, fraude en misbruik te voorkomen en te garanderen dat uitgaven goed worden gedocumenteerd en verantwoord.

Werknemers in de luchtvaartbranche moeten om verschillende redenen aan dit uitgavenbeleid voldoen. Om te beginnen kan het niet naleven van het uitgavenbeleid leiden tot financieel verlies voor het bedrijf. Stel je voor dat een werknemer een declaratie indient die ongepaste of buitensporige uitgaven bevat. In dat geval draait het bedrijf misschien voor die kosten op en dat kan in de loop van de tijd flink aantikken.

Ten tweede kan het niet naleven van financieel beleid leiden tot reputatieschade voor het bedrijf. Stel je voor dat uitkomt dat een werknemer zich onethisch of frauduleus gedragen heeft in verband met uitgaven. Dat kan de reputatie van het bedrijf schaden en het vertrouwen van klanten, aandeelhouders en andere belanghebbenden ondermijnen.

Tenslotte is naleving van financieel beleid in veel rechtsgebieden een wettelijke verplichting. Bedrijven in de Verenigde Staten bijvoorbeeld moeten de Sarbanes-Oxley Act naleven, die vereist dat bedrijven adequate interne controles van financiële rapporten instellen en handhaven. Hieronder vallen ook uitgavencontroles.

Hier volgen een aantal maatregelen die luchtvaartbedrijven over het algemeen nemen om beleid in te voeren en naleving te stimuleren.

• Beleid op een gebruiksvriendelijke manier aanmaken en communiceren (idealiter gebruiken bedrijven betaalkaarten en software voor uitgavenbeheer met ingebouwd beleid. Bij Payhawk bijvoorbeeld bouwen we aanpasbaar beleid direct in de app in. Dat betekent dat financiële teams uitgavenlimieten en goedkeuringsprocedures kunnen instellen op dezelfde plek waar hun collega's uitgaven doen)
• Trainingsprogramma's en bedrijfswaarden over het besparen van kosten en kostenbewuste besluitvorming
• Goedkeuringsprocessen voor uitgaven, geldverzoeken voor zakelijke betaalkaarten en meer
• Uitgaven bijhouden en rapporteren
• Audits/nalevingscontroles

Door deze maatregelen (met name de eerste) in te voeren, kunnen luchtvaartbedrijven ervoor zorgen dat werknemers uitgavenbeleid en -richtlijnen naleven, kosten besparen en bedrijfsmiddelen effectief toewijzen.

Het probleem van te weinig zich op uitgaven voor luchtvaartbedrijven met kleine marges en waarom ze uitgaven moeten bijhouden

Een gebrek aan zichtbaarheid van uitgaven is om meerdere redenen slecht voor luchtvaartbedrijven met kleine marges, waaronder de volgende:

Kosten kunnen niet beheerst worden: als de uitgaven van een luchtvaartbedrijf niet zichtbaar zijn, wordt het moeilijk om de kosten te beheersen. Dit kan leiden tot excessieve uitgaven op bepaalde gebieden of voor bepaalde activiteiten, waardoor kleine marges nog verder krimpen.

Onnauwkeurige financiële rapportage: een gebrek aan zicht op uitgaven kan leiden tot onjuiste financiële rapportage, wat het moeilijk maakt voor luchtvaartbedrijven om activiteiten te financieren of geïnformeerde beslissingen te nemen. Dit kan ook van invloed zijn op de winstgevendheid en de groeimogelijkheden van het bedrijf.

Kansen om kosten te besparen zijn slecht identificeerbaar: zonder goede zichtbaarheid is het moeilijk om te bepalen op welke gebieden bespaard kan worden. Luchtvaartbedrijven met kleine marges moeten deze kansen identificeren en benutten om de winstgevendheid te vergroten.

Over het algemeen kan een gebrek aan zichtbaarheid van uitgaven funest zijn voor luchtvaartbedrijven met kleine marges en leiden tot hogere kosten, minder efficiëntie, onjuiste financiële rapportage en een gemiste kans om te kunnen bepalen waar kosten bespaard kunnen worden.

Luchtvaartbedrijven moeten daarom projectuitgaven bijhouden om te begrijpen wat ze uitgeven, hoe ze hun middelen kunnen beheren, welke maatregelen voor kostenbeheersing ze kunnen invoeren, hoe ze klanten nauwkeurig kunnen factureren en om te garanderen dat ze aan alle noodzakelijke regelgeving voldoen.

Waarom luchtvaartbedrijven declaraties gemakkelijk moeten kunnen terugbetalen

De luchtvaartbranche heeft met veel binnenlandse en internationale reizen te maken, wat betekent dat werknemers regelmatig uitgaven moeten doen voor zaken als maaltijden, vervoer, overnachtingen en andere bijkomende kosten. Deze kosten kunnen snel oplopen en bedrijven hebben een efficiënt declaratieproces nodig zodat ze medewerkers op tijd en correct terugbetalen.

Een gemakkelijk declaratieproces is om meerdere redenen gunstig voor werknemers in de luchtvaartbranche. Ten eerste kan het de financiële last verminderen voor werknemers die uitgaven moeten voorschieten. Het kan ook de tevredenheid van werknemers verbeteren, want met tijdige en correcte terugbetalingen voelen ze zich gewaardeerd door hun werkgever.

Ten tweede kan een gemakkelijke terugbetaling van declaraties de productiviteit verbeteren doordat het werknemers minder tijd en moeite kost om hun onkosten bij te houden en te declareren. Als het terugbetalingsproces eenvoudig is, kunnen werknemers zich meer op hun werk concentreren in plaats van hun administratie te moeten doen.

Tenslotte kan een efficiënt declaratieproces bedrijven helpen om nauwkeurige documentatie bij te houden en te voldoen aan wettelijke en belastingtechnische vereisten. Het voorkomt ook fraude en fouten, waardoor het bedrijf op de lange termijn tijd en geld bespaart.

Samengevat zijn eenvoudige declaratieprocessen cruciaal voor werknemers in de luchtvaartbranche, omdat die de financiële lasten van werknemers verminderen, de tevredenheid en productiviteit van werknemers verbeteren en bedrijven helpen nauwkeurige documentatie bij te houden en te voldoen aan wettelijke en belastingtechnische vereisten.

Waarom moderne luchtvaartbedrijven zich op SaaS moeten richten

SaaS-oplossingen zijn bijzonder aantrekkelijk voor de luchtvaartbranche omdat ze meerdere voordelen bieden, zoals:

1. Kostenbesparingen: SaaS-oplossingen zijn over het algemeen op abonnementsbasis, wat betekent dat bedrijven alleen betalen voor de diensten die ze gebruiken zonder dure infrastructuur, hardware of IT-ondersteuning nodig te hebben
2. Schaalbaarheid: SaaS-oplossing zijn schaalbaar, zodat bedrijven eenvoudig gebruikers en diensten kunnen toevoegen of verwijderen naarmate hun omstandigheden veranderen
3. Flexibiliteit: SaaS-oplossingen zijn toegankelijk via internet, zodat gebruikers overal toegang hebben met een internetverbinding. Dit maakt deze oplossingen bijzonder handig voor bedrijven met meerdere locaties of thuiswerkers
4. Beveiliging: SaaS-leveranciers nemen over het algemeen degelijke beveiligingsmaatregelen om de gegevens van hun klanten te beschermen. Dit kan in het bijzonder belangrijk zijn voor de luchtvaartbranche, waar veiligheid een topprioriteit is

Luchtvaartbedrijven moeten met name vertrouwen op SaaS waar dat het meest relevant is voor hun activiteiten, bijvoorbeeld:

Vluchtbeheer: SaaS-oplossingen helpen luchtvaartmaatschappijen hun vluchten te beheren, onder andere op het gebied van planning, crewbeheer en afhandeling.

Luchthavenbeheer: SaaS-oplossingen helpen luchthavens om activiteiten zoals terminalwerkzaamheden, passagiersstromen en bagage-afhandeling te beheren.

Klantenrelatiebeheer: SaaS-oplossingen helpen luchtvaartmaatschappijen bij klantenrelatiebeheer, onder andere op het gebied van tickets, reserveringen en loyaliteitsprogramma's

Luchtvaartveiligheidsbeheer: SaaS-oplossingen helpen bedrijven hun veiligheidsprogramma's te beheren, inclusief risicobeheer, rapportage van incidenten en naleving.

Dus ja, de luchtvaartbranche maakt gebruik van SaaS-oplossingen omdat die voordelen op het gebied van kostenbesparingen, schaalbaarheid, flexibiliteit en veiligheid bieden. Maar ontbreekt hier niets? Hoe zit het met uitgavenbeheer?

Maak een zachte landing met SaaS voor kostenbeheer

Payhawk is een toonaangevende oplossing voor uitgavenbeheer en bedient bedrijven in zowel binnen- als buitenland in Europa, de VS en het VK. Door functies zoals zakelijke betaalkaarten, declaraties, crediteuren en een naadloze integratie met boekhoudsoftware te combineren, kunnen we een compleet product aanbieden dat zakelijke betalingen eenvoudiger maakt voor alle gebruikers.

Bij Payhawk staan we klanten in meer dan 32 landen bij en helpen we hen om hun efficiëntie te verbeteren, uitgaven op schaal te beheren en flexibel te blijven. We zijn aanwezig in steden als Londen, Berlijn, Barcelona, Parijs, Amsterdam, Vilnius, Sofia en New York en bedienen een diverse clientèle, waaronder bekende bedrijven zoals LuxAir, Babbel, Vinted, Wallbox en Wagestream.

Boek een demo om te ontdekken hoe Payhawk jouw luchtvaartbedrijf kan helpen van de grond te komen. Kom eens met ons praten.