Luftfahrtbranche im Wandel: So gelingt ein effizientes Kostenmanagement

In der Luftfahrtbranche sehen sich Unternehmen beim Ausgabenmanagement mit einer Reihe einzigartiger Herausforderungen konfrontiert – nicht zuletzt mit horrenden Kosten. Um nicht vom richtigen Kurs abzukommen, braucht es die passende Kombination aus Firmenkarten und Ausgabenverwaltungssoftware.

Die größten Kostenfaktoren von Airlines

Wieso ist die Luftfahrt so kostspielig? Welche Ausgaben tragen zu den hohen Gesamtkosten bei? Einige der größten Kostenfaktoren in der Luftfahrtbranche sind:

1. Flugkraftstoff: Ausgaben für Flugkraftstoff können bis zu 30 % der Kosten einer Fluggesellschaft ausmachen.
2. Personal: An der Planung und Durchführung von Flugreisen sind unzählige Teams beteiligt. Arbeitskosten – einschließlich Gehälter, Gehaltsnebenleistungen und Renten – stellen für Luftfahrtunternehmen demnach ebenfalls eine beträchtliche Ausgabe dar.
3. Flugzeugwartung: Um die Sicherheit und Betriebsfähigkeit ihrer Flugzeuge zu gewährleisten, müssen Fluggesellschaften ihre Maschinen regelmäßig warten. Besonders für ältere und technisch komplexe Flugzeuge summieren sich die Wartungskosten schnell.
4. Leasing oder Kauf von Flugzeugen: Fluggesellschaften müssen ihre Flugzeuge entweder leasen oder kaufen. Beim Leasing fallen monatliche Gebühren an, die sich bald zu einer großen Ausgabe akkumulieren. Der Kauf eines Flugzeugs schlägt hingegen direkt mit einigen hundert Millionen Euro zu Buche.
5. Flughafengebühren: Fluggesellschaften müssen Gebühren an Flughafenbetreiber entrichten, um deren Einrichtungen (Landebahnen, Flugsteige und Terminals) nutzen zu dürfen. Vor allem für Fluggesellschaften, die mehrere Flughäfen anfliegen, können diese Gebühren eine substanzielle Ausgabe darstellen.
6. Versicherung: Fluggesellschaften müssen gut versichert sein, um nicht durch Unfälle oder andere Zwischenfälle in finanzielle Schwierigkeiten zu geraten. Besonders kostspielig sind Versicherungsprämien für Fluggesellschaften mit großen Flotten.

Für Fluggesellschaften fallen also eine ganze Reihe von Aufwendungen mit hohen Kostenpunkten an. Entsprechend groß ist die Verantwortung der zuständigen Finanzteams: Sie müssen ihre Ausgaben genau im Auge behalten, um die Rentabilität und Widerstandsfähigkeit ihrer Unternehmen zu gewährleisten.

Wieso ist das Ausgabenmanagement in der Luftfahrtbranche so kompliziert?

Viele Branchen haben mit hohen Ausgaben zu kämpfen, doch nur wenigen Unternehmen werden ähnlich hohe Rechnungen vorgelegt wie in der Luftfahrtbranche. Darüber hinaus haben volatile Schwankungen der Flugkraftstoffpreise das Cashflow-Management in den vergangenen Jahren zu einem unvorhersehbaren und nervenaufreibenden Unterfangen gemacht.

Flugkraftstoff ist teuer und die Finanzteams der Luftfahrtbranche sind sich dem bewusst. Doch leider ist dieser Kostenfaktor nur eine von zahlreichen Herausforderungen, mit denen man sich bei der Verwaltung von Geschäftsausgaben auseinandersetzen muss. Andere Hürden sind:

Hohe Fixkosten: Wie bereits angesprochen, haben Unternehmen in der Luftfahrtbranche hohe Fixkosten: von der Anschaffung der Flugmaschinen über die Gehälter für Piloten, Ingenieure und Bodenpersonal bis hin zu den Flughafengebühren und Wartungskosten. Diese Aufwendungen müssen jeden Monat bezahlt werden – egal wie viele Tickets im Endeffekt gebucht wurden. Da fällt es natürlich schwer, Ausgaben und Einnahmen aufeinander abzustimmen.

Preisschwankungen: Kraftstoffkosten sind, wie erwähnt, eine der größten Aufwendungen von Fluggesellschaften. Als ob das nicht schon problematisch genug wäre, unterliegen die Kraftstoffpreise auch noch heftigen Schwankungen. Diese Fluktuationen erschweren die finanzielle und demzufolge auch die betriebliche Planung.

Ein komplexes regulatorisches Umfeld: Unternehmen der Luftfahrtbranche unterliegen unzähligen regulatorischen Bestimmungen – zum Beispiel Sicherheitsvorschriften und Umweltstandards –, die ihre Gesamtkosten in die Höhe treiben.

Wettbewerb: Die Luftfahrtbranche ist ein hart umkämpfter Markt. Also müssen Fluggesellschaften innovativ bleiben, um mit ihrer Konkurrenz mithalten zu können oder sich sogar von ihr abzuheben. Dieser Innovationsdruck hat seinen Preis: Investitionen in neue Technik und Technologie, ein Flotten-Upgrade oder auch neue Annehmlichkeiten für Passagiere schlagen schnell mit hohen Summen zu Buche.

Unvorhersehbares: Globale und lokale Zwischenfälle können die gesamte Luftfahrtbranche – zumindest kurzfristig – in die Knie zwingen. Davon konnten wir uns spätestens während der Corona-Lockdowns überzeugen. Ereignisse wie Pandemien, Umweltkatastrophen und politische Konflikte haben also erhebliche Auswirkungen auf die Luftfahrt: Die Nachfrage sinkt, die Betriebskosten steigen, Einnahmen gehen verloren – das Cashflow- und Ausgabenmanagement wird für Luftfahrtunternehmen zum Problem.

Wie können sich Luftfahrtunternehmen auf so einen Extremfall vorbereiten? Und verfolgen sie bereits einen sinnvollen Ansatz für die Ausgabenverwaltung?

Bankkredite als traditioneller Ansatz der Luftfahrtbranche

Bankkredite sind eine besonders nützliche Finanzierungsform für die Luftfahrtbranche. Dafür gibt es verschiedene Gründe:

1. Flugzeugkauf: Möchte eine Fluggesellschaft ein neues Flugzeug erstehen, nimmt sie üblicherweise einen Bankkredit auf. Die hohen Preise gewerblicher Flugzeuge bedeuten, dass Fluggesellschaften für den Kauf – aber auch für das Leasing – oft auf eine externe Finanzierung angewiesen sind. Viele wählen Bankkredite als Finanzierungsquelle.
2. Flottenausbau und -modernisierung: Es kommt nicht selten vor, dass Fluggesellschaften ihre Flotte ausbauen oder einzelne Flugzeuge upgraden müssen, um beispielsweise einer steigenden Nachfrage nachzukommen, ihre betriebliche Effizienz zu erhöhen oder neuen Umweltauflagen zu entsprechen. Bankkredite bieten diesen Unternehmen die Mittel für ihre Expansions- und Modernisierungsinitiativen.
3. Working-Capital- und Cashflow-Management: Fluggesellschaften haben eine Reihe monatlich wiederkehrender Betriebskosten, zum Beispiel für Flugkraftstoff, Mitarbeiterlöhne oder Wartungsarbeiten. Mit einem Bankkredit können diese Unternehmen ihr Working Capital effektiver verwalten, um stets genügend Mittel für alltägliche Ausgaben zur Verfügung zu haben.
4. Ausbau der Infrastruktur: Flughafenbetreiber müssen regelmäßig in die Instandhaltung ihrer Flugplatzinfrastruktur investieren – dazu gehören unter anderem Terminal-Upgrades, Technologieverbesserungen und der Ausbau von Landebahnen. Auch diese Betreiber erhalten oft Kredite von ihren Bankinstituten, um Infrastrukturprojekte zu realisieren und sich dadurch dem Branchenwachstum anzupassen.
5. Forschung und Entwicklung: Luftfahrtunternehmen investieren kontinuierlich in Forschung und Entwicklung für Bereiche wie Flugzeugkonstruktion, Sicherheit, Kraftstoffeffizienz oder Passagierkomfort. Auch bei diesen Projekten sind Bankkredite ein wichtiges Hilfsmittel. Sie ermöglichen es, den technologischen Fortschritt sowohl in den einzelnen Unternehmen als auch in der gesamten Branche voranzutreiben.
6. Wirtschaftliche Konsequenzen: Die Luftfahrtbranche ist ein einflussreicher Wirtschaftsakteur: Sie fördert den Tourismus und Handel, schafft Arbeitsplätze und stabilisiert angrenzende Branchen wie Hotelgewerbe, Logistik und Fertigung. Bankkredite konnten in der Vergangenheit die Widerstandsfähigkeit und das Wachstum der Branche gewährleisten und somit ihre positiven wirtschaftlichen Effekte begünstigen.

An diesem Punkt ist es wichtig zu erwähnen, dass die Kreditaufnahme mit gewissen Risiken verbunden ist und Finanzinstitute die Kreditwürdigkeit von potenziellen Kreditnehmern immer prüfen. Nicht jedes Unternehmen kann also davon profitieren. Zu welchen Bedingungen solche Kredite ausgegeben werden, hängt von einigen wirtschaftlichen Faktoren, der allgemeinen Gesundheit der Branche und der finanziellen Situation des jeweiligen Unternehmens ab.

Ein weiterer Nachteil von Bankkrediten manifestiert sich spätestens dann, wenn Unternehmen an ihre Kartenlimits stoßen. Fehlen ihnen plötzlich die Finanzierungsmittel, kann dies zu geschäftsschädigenden Verzögerungen führen. Zwar gibt es einige Möglichkeiten, um dieses Problem zu umgehen – eine Anhebung des Kreditlimits, die Verwendung privater Kreditkarten, die Verzögerung von Zahlungen oder kurzfristige Finanzierungsoptionen (mit hohen Zinsen) –, doch dies sind alles risikoreiche Lösungen, die ihrerseits wiederum zu neuen Verzögerungen führen können.

Die Vorteile von global akzeptierten Firmenkarten mit hohen Limits

Die Luftfahrtbranche ist ein globaler Wirtschaftszweig, der quasi alle Länder und Währungen der Welt umspannt. Luftfahrtunternehmen brauchen also eine Möglichkeit, um ihre Ausgaben und verfügbaren Finanzmittel über Grenzen hinweg zu verwalten. Ein wichtiges Hilfsmittel hierfür sind Firmenkarten.

Firmenkarten sind Kredit- oder Debitkarten, die einem Unternehmen oder einer Organisation von einem Finanzinstitut ausgestellt wurden und mit denen Betriebsausgaben abgedeckt werden sollen. Mitarbeitende können diese Firmenkarten nutzen, um im Namen ihrer Unternehmen bzw. Organisationen Einkäufe und Zahlungen zu tätigen.

Weltweit akzeptierte Karten für eine globale Reichweite

Die Luftfahrtindustrie ist wohl eine der wenigen Branchen, die tatsächlich über eine globale Reichweite verfügt – tagtäglich fliegen unzählige Flugzeuge um unseren Globus. Sehen wir uns das Ganze zur Verdeutlichung am Beispiel der Pilotin Paula an. Mit ihrer Airline ist Paula heute von London aus nach New York geflogen. Abendessen und Hotelaufenthalt wird sie natürlich als Spesen verbuchen.

Dafür braucht Paula allerdings eine Firmenkarte mit hoher Akzeptanzrate, mit der sie sowohl in Großbritannien als auch in den USA zahlen kann. Das mit der Karte verbundene Spesensystem soll möglichst benutzerfreundlich sein. Paula muss nämlich jederzeit flexibel zahlen und ihre Belege hochladen können, um gleich am nächsten Morgen wieder ein neues Ziel anzufliegen. Sie hat keine Zeit dafür, Belege aneinanderzuheften, Richtlinien durchzulesen oder Formulare auszufüllen.

Auch ihre Kollegen vom Finanzteam haben Besseres zu tun, als den Belegen von Piloten und Flugbegleitern hinterherzujagen. Das muss ja auch nicht sein: Paulas Airline braucht einfach nur eine effektive Lösung für ihr Spesenmanagement. Mit einer solchen Lösung kann das Finanzteam Ausgaben, die von Paula (oder jemand anderem im Unternehmen) getätigt wurden, in Echtzeit nachverfolgen. Fehlende Belege werden automatisch angefordert und alle Spesendaten über eine direkte Integration in das interne ERP-System übertragen, ohne dass eine manuelle Abstimmung erforderlich wäre.

Nutzen Luftfahrtmitarbeiter an all ihren Flugzielen die gleichen Firmenkarten (und Spesenmanagementsoftware – am besten alles auf einer Plattform), sind ihre Finanzteams in der Lage, ihr Spesenmanagement und Reporting zu optimieren. Solche Firmenkarten stellen für Unternehmen nämlich eine zentrale Lösung dar, mit der sie ihre Spesen über verschiedene Länder, Währungen und Anbieter hinweg nachverfolgen können. Nach kurzer Zeit werden die Finanzteams nicht nur neue Möglichkeiten zur Ausgabenoptimierung, sondern auch Einsparpotenzial aufdecken.

Zwei weitere vorteilhafte Angebote von Firmenkartensystemen, die sich positiv auf die finanzielle Lage eines Unternehmens auswirken können, sind Cashback und Betrugsprävention.

Luftfahrtunternehmen profitieren also von einer Reihe von Vorteilen, wenn sie in unterschiedlichen Ländern mit den gleichen Firmenkarten zahlen: Sie können ihre Spesen und Finanzen leichter verwalten, ihre Betriebsabläufe rationalisieren und ihre finanzielle Lage verbessern.

Durchstarten dank hoher Kartenlimits

Wie bereits erwähnt, fallen in der Luftfahrtbranche immer wieder Ausgaben in Millionenhöhe an. Da sind Kreditkarten mit sehr hohen Limits natürlich ein Plus. In den folgenden Bereichen können Luftfahrtunternehmen durch Verwendung von Firmenkarten unnötige Verzögerungen im Betrieb vermeiden:

1. Betriebsausgaben: Luftfahrtunternehmen können Kreditkarten mit hohen Limits für Ausgaben wie Flugkraftstoff, Flugzeugwartung, Flughafengebühren und Gehälter nutzen, um für möglichst reibungslose Abläufe zu sorgen.
2. Flugzeugkauf und -leasing: Wenn Fluggesellschaften neue Flugzeuge kaufen oder leasen, fallen natürlich beträchtliche Kosten an. Kreditkarten mit hohen Limits können für Anzahlungen, Kautionen oder in manchen Fällen sogar für die gesamte Zahlung verwendet werden.
3. Transport und Unterbringung: Airlines müssen regelmäßig für Transport und Unterbringung ihrer Mitarbeiter aufkommen, etwa bei längeren Zwischenaufenthalten, Schulungen oder Branchenveranstaltungen. Die entsprechenden Buchungen und zugehörige Zahlungen können leichter über Kreditkarten mit hohen Limits getätigt werden.
4. Lieferantenzahlungen: Fluggesellschaften arbeiten mit verschiedenen Lieferanten zusammen: mit Flugzeugherstellern, Ersatzteilanbietern, Catering-Diensten oder auch IT-Support-Unternehmen. Indem sie ihre Lieferantenrechnungen über Kreditkarten mit hohen Limits bezahlen, können sie ihre Verbindlichkeiten zeitnah begleichen und somit gute Beziehungen zu ihren Lieferanten pflegen.
5. Notfälle: In der Luftfahrtbranche können unvorhergesehene Ereignisse wie Wartungsnotfälle oder Naturkatastrophen enorme Kosten nach sich ziehen. Kreditkarten mit hohen Limits stellen ein finanzielles Sicherheitsnetz dar, das es diesen Unternehmen ermöglicht, solche Notfälle souverän zu meistern.

Dabei ist zu beachten, dass Kreditkarten mit hohen Limits Unternehmen zwar oft eine größere Kaufkraft und Flexibilität geben, Finanzteams dieses Hilfsmittel jedoch auf verantwortungsbewusste Weise einsetzen müssen, um nicht in die Schulden- oder Gebührenfalle zu tappen.

Mit einer Ausgabenverwaltungslösung wie Payhawk und den dazugehörigen Firmenkarten profitieren Luftfahrtunternehmen von folgenden Vorteilen:

• Kreditlimits von bis zu 250.000 GBP/USD, nach individueller Evaluierung
• Kreditlinien in GBP und EUR
• Zahlungen per Karte (zusätzliche Gebühren fallen für verspätete Kreditrückzahlungen an)
• Keine persönlichen Bonitätsprüfungen und keine persönlichen Garantien erforderlich
• Kompatibel mit Apple Pay und Google Pay
• Einsparungen bei Fremdwährungsgebühren im Vergleich zu herkömmlichen Bankkarten
• Virtuelle und physische Firmenkarten
• Integrierte Kartenkontrollen – z. B. die Sperrung von Abhebungen am Geldautomaten – und Genehmigungsworkflows
• Individuelle Ausgabenverwaltungssoftware- und ERP-Integrationen

Firmenkarten für eine effektive Ausgabenkontrolle

Ebenso wie in allen anderen Branchen müssen auch in der Luftfahrtindustrie effektive Kontrollmechanismen für Unternehmenskreditkarten implementiert werden. Nur so können Kartenhalter zur Verantwortung gezogen und eine verantwortungsbewusste Nutzung gewährleistet werden. Die folgenden Kontrollfunktionen für Firmenkarten sind besonders relevant für die Luftfahrtbranche:

Ausgabenlimits: Luftfahrtunternehmen können basierend auf den Rollen und Zuständigkeiten ihrer Nutzer individuelle Ausgabenlimits für ihre Unternehmenskreditkarten festlegen. So könnte man einer Pilotin etwa ein höheres Ausgabenlimit zusprechen als einem Flugbegleiter und diesem wiederum ein höheres Limit als einem Mitglied des Bodenpersonals.

Transaktionskategorien: Luftfahrtunternehmen können festlegen, für welche Arten von Transaktionen ihre Unternehmenskreditkarten verwendet werden dürfen. Beispielsweise könnten Zahlungen für Flugkosten und Hotelübernachtungen erlaubt, für Essen und Unterhaltung jedoch untersagt werden.

Händlerkategorien: Ähnlich wie für Transaktionskategorien können Luftfahrtunternehmen genau definieren, bei welchen Arten von Händlern Mitarbeiter ihre Unternehmenskreditkarten verwenden dürfen. So könnte man ihnen beispielsweise nur Buchungen bei Airlines oder Hotelketten erlauben, mit denen im Vorfeld entsprechende Verträge abgeschlossen wurden.

Genehmigungsprozesse: Luftfahrtunternehmen können festlegen, dass bestimmte Zahlungen über eine Unternehmenskreditkarte immer im Voraus von einem Manager oder Vorgesetzten bewilligt werden müssen. Mit solchen Genehmigungsabläufen sinkt das Risiko unnötiger oder unangemessener Ausgaben.

Belege und Dokumentation: Luftfahrtunternehmen können ihre Mitarbeitenden dazu verpflichten, Belege und andere Dokumente für alle Spesen vorzulegen, die sie über ihre Unternehmenskreditkarten getätigt haben. Diese Unterlagen helfen dem Finanzteam dabei, alle Unternehmensausgaben zu Buchhaltungs- und Reportingzwecken zu dokumentieren und nachzuverfolgen.

Verantwortlichkeiten von Kartenhaltern: Luftfahrtunternehmen müssen ihren Mitarbeitern gegebenenfalls erklären, welche Pflichten mit der Nutzung von Unternehmenskreditkarten verbunden sind – zum Beispiel, dass nur wirklich erforderliche, angemessene Ausgaben getätigt werden, die im Einklang mit den Unternehmensrichtlinien stehen, oder dass gestohlene bzw. verlorene Karten unverzüglich gemeldet werden müssen.

Wie wir gesehen haben, müssen in der Luftfahrtbranche effektive Kontrollmechanismen für Firmenkarten implementiert werden, um eine verantwortungsbewusste Nutzung und eine effektive Ausgabenverwaltung zu gewährleisten. Mögliche Kontrollmechanismen sind zum Beispiel Ausgabenlimits, Transaktions- sowie Händlerkategorien, Genehmigungsworkflows, Belege oder eine andere Form der Dokumentation.

Währungen und Kontrollmaßnahmen: So setzen Sie global akzeptierte Firmenkarten richtig ein

Die Luftfahrtbranche ist ein globaler Wirtschaftszweig, der von grenzüberschreitendem Reisen lebt. Mitarbeiter von Luftfahrtunternehmen müssen daher regelmäßig Zahlungen in verschiedenen Währungen vornehmen. Dabei helfen ihnen Firmenkarten, die mehrere globale Währungen unterstützen.

Durch die Verwendung solcher Firmenkarten vermeiden Unternehmen die Unannehmlichkeiten und Kosten, die mit der Währungskonversion und der Zahlung von Währungsumtauschgebühren einhergehen. Können sie Zahlungstransaktionen in mehreren Währungen abwickeln, gelingt es Unternehmen außerdem, ihre Ausgaben für internationale Reisen (Flugtickets, Hotelübernachtungen, Mahlzeiten usw.) problemlos im Griff zu behalten.

Besonders für Geschäftsreisen können Firmenkarten mit globalen Währungen interessant sein, sofern Ausgabenkontrollen verfügbar sind und keine Fremdwährungsgebühren berechnet werden. Auf diese Weise können Unternehmen ihre Reisekosten effizienter verwalten und auf lange Sicht bares Geld sparen. Firmenkarten mit globalen Währungen sind für die Luftfahrtindustrie also ein sehr wichtiges Hilfsmittel, denn sie ermöglichen es Unternehmen, grenzüberschreitende Geschäfte zu tätigen und ihre Reisekosten effektiver zu verwalten.

Wieso benötigen Luftfahrtunternehmen ein Firmenkartensystem mit kurzen Ausstellungszeiten?

Die Luftfahrtindustrie ist eine dynamische Branche, in der Unternehmen oft aus dem Stegreif Entscheidungen treffen müssen oder schnell Zugang zu Finanzmitteln benötigen. Aus diesem Grund ist ein Firmenkartensystem mit kurzen Ausstellungszeiten für diese Unternehmen unerlässlich.
Sie haben dann die Möglichkeit, ihren Mitarbeitern ganz spontan neue Firmenkarten auszuhändigen, damit diese noch am selben Tag Betriebsausgaben tätigen können. Diese Agilität ist besonders in der Luftfahrtbranche wichtig, da Mitarbeitende manchmal kurzfristig eine Reise antreten und dabei Geldmittel für Flugtickets, Verpflegung und die Übernachtung im Hotel benötigen.

Eine schnelle Kartenausstellung bedeutet auch, dass Unternehmen zeitnah auf neue Geschäftsanforderungen reagieren können – etwa auf unerwartete Reisebestimmungen oder neue Business-Chancen. Auch können Luftfahrtunternehmen mit dem richtigen Kartensystem ganz flexibel Karten für neue oder temporäre Mitarbeitende ausstellen.

Ein anderer Vorteil von kurzen Ausstellungszeiten besteht darin, dass Kartennutzer von einem höheren Komfort und größerer Flexibilität profitieren: Sie können in sekundenschnelle Käufe und Zahlungen tätigen, ohne sich mit langwierigen Genehmigungsprozessen herumzuschlagen. Auch diese Merkmale tragen dazu bei, dass das Spesenmanagement optimiert wird und sowohl Unternehmen als auch Mitarbeitende viel Zeit und Geld sparen.

Luftfahrtunternehmen benötigen also Firmenkartensysteme mit kurzen Ausstellungszeiten, um flexibel in ihrer dynamischen Branche zu agieren und ihren Teams sofortigen Zugriff auf die Finanzmittel des Unternehmens zu geben.
Payhawk kann Ihnen sowohl physische als auch virtuelle Visa-Firmenkarten anbieten, wobei die virtuellen Karten sogar in nur wenigen Sekunden einsatzbereit sind.

Nachverfolgung von Kartenausgaben: Abonnementverwaltung

Für Unternehmen in der Luftfahrtbranche gibt es ein großes Angebot an Abonnements, darunter:

1. Fluginformationsdienste: Mit einem solchen Abo erhalten Airlines und andere Luftfahrtunternehmen Echtzeitinformationen zu Flugplänen, -verspätungen und -annullierungen sowie andere relevante Informationen, mit denen sie ihre Abläufe effektiver planen und verwalten können.
2. Airline-Buchungssysteme: Fluggesellschaften abonnieren verschiedene Buchungssysteme, um dort ihre Buchungen und Ticketverkäufe zu verwalten. Diese Systeme lassen sich mit anderen Plattformen integrieren – zum Beispiel mit Check-in- und Boarding-Systemen –, um Passagieren ein reibungsloses Erlebnis zu bieten.
3. Luftfahrtschulungsdienste: Luftfahrtunternehmen können Schulungsdienste abonnieren, damit ihre Mitarbeitenden (Piloten, Flugbegleiter und Bodenpersonal) entsprechend geschult werden und stets über die aktuellsten Sicherheits- und Betriebsverfahren Bescheid wissen.
4. Flugzeugwartungs- und Supportdienste: Luftfahrtunternehmen abonnieren Wartungs- und Supportdienste, damit ihre Flugzeuge ordnungsgemäß gewartet und instand gesetzt werden. Zu den angebotenen Diensten gehören regelmäßige Wartungen und Reparaturen sowie ein technischer Support.
5. Wetterdienste für die Luftfahrt: Wetterdienste stellen Luftfahrtunternehmen Informationen zu aktuellen Wetterbedingungen bereit, die sich auf den Flugbetrieb auswirken könnten – etwa Gewitter, Eisbildung, Turbulenzen und andere wetterbedingte Gefahren.
6. Marktinformationsdienste für die Luftfahrt: Diese Abonnements stellen Wettbewerberanalysen, Daten und Insights zu Markttrends sowie andere Marktinformationen bereit, die es Luftfahrtunternehmen ermöglichen, ihre Geschäftsstrategien entsprechend anzupassen.

Puh! Wenn Luftfahrtunternehmen alle diese Abonnements alleine verwalten müssen, haben sie ganz schön viel zu tun.

Mit der umfassenden Abonnementverwaltung von Payhawk können Luftfahrtunternehmen wiederkehrende Zahlungen für diese Abodienste automatisch nachverfolgen, damit sie immer die richtigen Beträge überweisen und keine Zahlungen versäumen. Unser Abonnement-Angebot umfasst die folgenden Vorteile:

• Identifizierung versteckter Kosten und doppelter Abonnements
• Eliminierung schleichender Kostensteigerungen
• Vorzeitige Bestimmung von Zahlungsbeträgen, damit immer ausreichend Mittel verfügbar sind
• Automatische Top-ups

Kommt in der Luftfahrtindustrie Ausgabenverwaltungssoftware zum Einsatz?

Die kurze Antwort lautet: Ja. Viele Akteure aus der Luftfahrtbranche nutzen heute bereits Ausgabenverwaltungssoftware, um Ausgabeprozesse zu optimieren und automatisieren.

Da sich die Verwaltung von Reisekosten zunehmend komplex gestaltet, gleichzeitig jedoch auch immer effizienter werden muss, setzen einige Luftfahrtunternehmen bereits seit geraumer Zeit Softwarelösungen ein, um ihre Kosten zu kontrollieren, die Fehleranfälligkeit ihrer Prozesse zu reduzieren und ihre administrativen Teams zu entlasten.

Das Problem ist nur, dass viele dieser Unternehmen mit isolierten Legacy-Lösungen arbeiten, mit denen sie ihr Spesenmanagement, ihre Ausgabenkontrolle und ihre Zahlungsprozesse nicht so effizient und benutzerfreundlich gestalten können, wie das theoretisch möglich wäre.

Viele Unternehmen nutzen Ausgabenverwaltungssoftware zur Automatisierung ihrer Kostenberichterstattung – also auch für die Einreichung von Belegen und die Rückerstattung von Spesen. Leider haben nicht alle von ihnen die notwendigen Tools, um Rückerstattungen in nahezu Echtzeit vorzunehmen, die Einhaltung ihrer Richtlinien zu gewährleisten, Belege zu erfassen und einzuholen oder Kreditkarten mit hohen Limits zu nutzen.

Bei Payhawk bezeichnen wir diese fortgeschrittenen Features manchmal auch als „die zweite Welle der digitalen Transformation“. Sie ermöglichen es Unternehmen, verschiedene Geschäftsaspekte an zentral zu steuern: ihre Firmenkarten, ihr Rechnungsmanagement, ihr Spesenmanagement, ihre Abonnements, ihre Kartenrichtlinien, ihre Reisekosten- und Ausgabenkontrollen, ihre ERP-Integrationen und einiges mehr. Wer auf der zweiten Welle mitreitet, muss nicht mehr zwischen mehreren Lösungen wechseln oder umständliche Datenimporte vornehmen.

Viele Akteure der Luftfahrtbranche haben jetzt die Gelegenheit, ihre digitale Transformation voranzutreiben, um ihre Kosten unter Kontrolle zu bekommen, effizienter zu arbeiten, die Fehleranfälligkeit ihrer Spesenmanagementprozesse zu reduzieren, keine Belege mehr zu verlieren und sich auch keine Mehrwertsteuererstattungen mehr entgehen zu lassen.

Wie wirken sich verloren gegangene Spesenbelege auf Luftfahrtunternehmen aus?

Abhanden gekommene Spesenbelege sind ein erheblicher Nachteil für Luftfahrtunternehmen. Sie führen zu lückenhaften Aufzeichnungen, wodurch wiederum Fehler beim Spesenmanagement und Finanzreporting entstehen.

Compliance: Luftfahrtunternehmen unterliegen strikten Finanzvorschriften und Reportinganforderungen. Fehlen ihnen Belege, können sie ihre Ausgaben nicht ordnungsgemäß dokumentieren, sodass bei Audits die erforderlichen Beweise nicht vorgelegt werden können. Auch Compliance-Prüfungen werden durch fehlende Belege behindert.

Fehlerfreie Finanzdaten: Verloren gegangene Belege führen zu Fehlern beim Finanzreporting, bei der Budgetierung und beim Forecasting. Werden Spesen nicht ordnungsgemäß aufgezeichnet, riskieren Unternehmen ihre tatsächlichen Ausgaben zu über- bzw. zu unterschätzen, sodass ihre Finanzberichte und Budgetentscheidungen die Realität nicht ausreichend widerspiegeln.

Entgangene Mehrwertsteuererstattungen: Wenn Belege nicht mehr auffindbar sind, lassen sich Unternehmen unter Umständen Steuererstattungen für Betriebsausgaben entgehen. Die Konsequenz sind höhere Steuerbescheide und eine geringere Gesamtrentabilität.

Mangel an Transparenz: Kommen einem Unternehmen viele Belege abhanden, haben die Finanzmitarbeiter keine ausreichende Einsicht in ihre Gesamtausgaben, sodass sie Einsparpotenzial nicht erkennen und Ausgaben nicht optimieren können.

Verzögerte Rückerstattungen: Wenn Ihr Unternehmen keine Firmenkarten nutzt, sondern Spesen individuell rückerstattet, führen verloren gegangene Belege zu Verzögerungen bei der Bearbeitung und Abwicklung. Dies wiederum wird schnell zur wiederkehrenden Quelle von Frust unter Mitarbeitenden.

Fehlende Belege können also eine Reihe von Nachteilen verursachen. Um diese Hürden zu umgehen, müssen effektive Spesenmanagementrichtlinien und -verfahren implementiert werden. Dazu gehören auch Maßnahmen für die ordnungsgemäße Dokumentation und Aufbewahrung von Belegen.

Und wie sollten Belege aufbewahrt werden? Am besten nutzen Unternehmen dafür eine schnelle, einfache und digitale Lösung, damit sie keine Papierbelege verwahren müssen. Wenn diese Lösung zudem über integrierte Ausgabenkategorien verfügt, entlastet das die Finanzteams, da diese später nicht mehr Ausgaben mit Budgets abstimmen und Daten mühevoll entwirren müssen.

Digitale Belegerfassung als Lösung des Problems

Durch die digitale Erfassung von Spesenbelegen können Finanzteams verhindern, dass ihre Kollegen Belege verlegen, verlieren oder vergessen einzureichen. Werden alle Belege ordnungsgemäß erfasst, bedeutet das auch, dass keine wichtigen Informationen verloren gehen und dass Unternehmen sich keine Mehrwertsteuererstattungen entgehen lassen.

Weitere Vorteile sind:

1. Compliance
2. Kosteneinsparungen (Ausgabennachverfolgung zur Identifizierung von Einsparpotenzial)
3. Zeiteinsparungen (für Kartenhalter und das Finanzteam; keine Dateneingabe oder Fehler)
4. Ausgabentransparenz
5. Datenübertragungen über Integrationen (alle Ausgabendaten stehen direkt nach der Zahlungstransaktion für die Reconciliation bereit, ohne manuelle Prüfungen)

Die digitale Erfassung von Spesenbelegen ist also ein wichtiges Hilfsmittel für die Ausgabenverwaltung in der Luftfahrtbranche. Sie ermöglicht Kosteneinsparungen, Compliance, eine effektivere Nutzung von Integrationen sowie eine höhere Effizienz und Transparenz.

Wieso benötigt die Luftfahrtbranche benutzerdefinierte API-Integrationen mit ERP-Systemen und Buchhaltungssoftware?

Luftfahrtunternehmen nutzen häufig komplexe, verknüpfte Systeme für die Verwaltung ihrer Betriebsabläufe. Damit sie die verschiedenen Bereiche ihres Betriebs – darunter Inventar, Wartungen und Flugplanung – effektiv verwalten können, nutzen diese Unternehmen üblicherweise ein Enterprise-Resource-Planning-(ERP-) System sowie eine Buchhaltungssoftware.

Benutzerdefinierte API-Integrationen zwischen diesen Systemen und anderen Software-Plattformen können für Luftfahrtunternehmen von Vorteil sein: Sie können damit ihre Prozesse rationalisieren, die Genauigkeit ihrer Datensätze sowie ihre Einsicht in diese Daten verbessern und ihre Entscheidungsfindung optimieren.

Die direkten Integrationen von Payhawk folgen dem Prinzip der periodengerechten Abgrenzung, da das Datum der Rechnungs- bzw. Belegerstellung und das Datum des Zahlungseingangs separat erfasst werden. Diese Unterscheidung trägt zur Genauigkeit der Datenbestände bei und reduziert die Arbeitslast in nachgelagerten Systemen, wodurch eine schnellere, fehlerfreie Reconciliation ermöglicht wird.

Effektive Spesenrichtlinien und Durchsetzung der Compliance

In der Luftfahrtindustrie werden ebenso wie in vielen anderen Branchen Spesenrichtlinien für Mitarbeitende definiert, damit Unternehmensmittel auf verantwortungsbewusste und ethische Weise eingesetzt werden. Diese Richtlinien helfen Unternehmen dabei, ihre Kosten zu kontrollieren, Betrugs- und Missbrauchsfälle zu vermeiden und die ordnungsgemäße Dokumentation und Abgleichung von Spesen zu gewährleisten.

Es ist gleich aus mehreren Gründen wichtig, dass Mitarbeitende diese Richtlinien einhalten. Zunächst kann eine mangelnde Compliance finanzielle Schäden für das Unternehmen bedeuten. Hierzu ein Beispiel: Ein Mitarbeiter reicht eine Spesenabrechnung ein, die unangemessene oder übermäßige Spesenausgaben enthält. Das Unternehmen sieht sich in diesem Fall möglicherweise genötigt, diese Kosten zu stemmen – eine auf lange Sicht geschäftsschädigende Herangehensweise.

Zweitens kann mangelnde Compliance aber auch der Reputation des Unternehmens schaden. Hat beispielsweise ein Mitarbeiter unethische oder betrügerische Ausgaben getätigt, kann dies am Unternehmensruf kratzen und auch das Vertrauen der Kunden, Shareholder und anderer Stakeholder untergraben.

Und drittens: Die Compliance mit Spesenrichtlinien ist ganz einfach auch deshalb wichtig, weil sie in vielen Gerichtsbarkeiten eine gesetzliche Vorgabe ist. US-amerikanische Firmen unterliegen beispielsweise dem Sarbanes-Oxley Act, der vorschreibt, dass sie angemessene interne Kontrollmechanismen für ihre finanzielle Berichterstattung implementieren müssen – darunter auch für ihre Ausgabenprozesse.

Im Folgenden sind nun einige der Maßnahmen aufgezählt, mit denen Luftfahrtunternehmen neue Richtlinien einführen und die Compliance fördern können:

1. Erstellung und Kommunikation von Richtlinien in benutzerfreundlicher Form (Im Idealfall nutzen Unternehmen Karten und Spesenmanagementsoftware mit integrierten Richtlinien. Hier bei Payhawk stellen wir beispielsweise benutzerdefinierbare Richtlinien direkt in unserer App bereit, sodass Finanzteams Ausgabenlimits und Genehmigungsworkflows auf der gleichen Plattform festlegen können, über die ihre Kollegen ihre Ausgaben tätigen.)
2. Schulungsprogramme sowie die Vermittlung der Unternehmenswerte bezüglich Kosteneinsparungen und einer kostenbewussten Entscheidungsfindung
3. Genehmigungsprozesse für Ausgaben, Mittelanfragen für Firmenkarten und mehr
4. Nachverfolgung von Spesen und Berichterstattung
5. Audits/Compliance-Prüfungen

Durch die Umsetzung dieser Maßnahmen – vor allem des ersten Punkts in dieser Liste – können Luftfahrtunternehmen die Einhaltung ihrer Spesenrichtlinien durchsetzen, ihre Kosten reduzieren und ihre Ressourcen effektiver zuweisen.

Mangelnde Ausgabentransparenz bei Luftfahrtunternehmen mit niedriger Gewinnmarge und die Vorteile des Ausgabentrackings

Mangelnde Ausgabentransparenz ist aus mehreren Gründen für Luftfahrtunternehmen mit niedriger Gewinnmarge problematisch, darunter:

Mangelnde Kostenkontrolle: Hat ein Luftfahrtunternehmen keine Einsicht in seine Ausgaben, wird es ihm schwerfallen, die Kontrolle über seine Kosten zu behalten. Dies kann wiederum dazu führen, dass für bestimmte Bereiche oder Aktivitäten zu viel Geld ausgegeben wird, sodass eine bereits nicht sehr große Gewinnmarge weiter schrumpft.

Fehlerhafte Finanzberichterstattung: Eine mangelnde Ausgabentransparenz kann zu Fehlern bei der finanziellen Berichterstattung führen. In der Folge werden Luftfahrtunternehmen Probleme haben, sich neue Geldmittel zu besorgen, und auch die Entscheidungsfindung wird beeinträchtigt. Dies kann sich wiederum negativ auf die Rentabilität und das Unternehmenswachstum auswirken.

Probleme bei der Identifizierung von Einsparpotenzial: Ohne die erforderliche Transparenz wird es schwierig, wichtiges Einsparpotenzial zu erkennen. Luftfahrtunternehmen mit niedrigen Gewinnmargen sind allerdings darauf angewiesen, solches Potenzial wahrzunehmen. Nur indem sie es geschickt ausnutzen, können sie ihre Rentabilität erhöhen.

Zusammengefasst kann sich mangelnde Ausgabentransparenz negativ auf Luftfahrtunternehmen mit niedrigen Gewinnmargen auswirken, denn sie arbeiten dadurch weniger effizient, es fallen zusätzliche Kosten an, ihr Finanzreporting wird fehleranfälliger und sie versäumen es, wichtiges Einsparpotenzial zu realisieren.

Luftfahrtunternehmen müssen also ihre Projektkosten nachverfolgen, um die Übersicht über ihre Ausgaben zu behalten, ihre Ressourcen möglichst effizient zuzuweisen, die richtigen Kostenkontrollmaßnahmen zu implementieren, die Preise für ihr Angebot festzulegen und alle relevanten Vorschriften einzuhalten.

Luftfahrtunternehmen benötigen einen einfachen Prozess für die Spesenrückerstattung

Da in der Luftfahrtbranche inländische und internationale Flüge an der Tagesordnung sind, fallen tagtäglich eine Reihe von Spesenausgaben an – etwa für Mahlzeiten, Transport, Unterbringung und andere Notwendigkeiten. Diese Kosten summieren sich schnell. Um ihren Mitarbeitern ihre Spesen also zeitnah und reibungslos zu erstatten, müssen Unternehmen unbedingt einen effizienten Rückerstattungsprozess implementieren.

Luftfahrtmitarbeiter profitieren gleich dreifach von einem einfachen Rückerstattungsprozess. Zunächst reduziert sich die finanzielle Belastung für Mitarbeiter, die ihre Spesen im Voraus aus eigener Tasche zahlen müssen. Dies wiederum kann die Mitarbeiterzufriedenheit verbessern – denn werden ihre Auslagen schnell und problemlos erstattet, fühlen sich Teams wertgeschätzt und respektiert.

Zweitens kann ein unkomplizierter Rückerstattungsprozess die Produktivität im Unternehmen erhöhen, da Mitarbeiter nicht so viel Zeit- und Arbeitsaufwand in die Nachverfolgung und Einreichung ihrer Spesen investieren müssen. Implementiert ihr Unternehmen einen unkomplizierten Rückerstattungsprozess, müssen die Teams weniger Zeit für administrative Tätigkeiten aufwenden und können sich besser auf ihre eigentliche Arbeit konzentrieren.

Drittens kann ein effizienter Rückerstattungsprozess Unternehmen dabei unterstützen, ihre Geschäftsaktivitäten vollständig und fehlerfrei aufzuzeichnen und den relevanten rechtlichen sowie steuerlichen Anforderungen gerecht zu werden. Dadurch können Unternehmen zudem Betrugsversuchen und Fehlern vorbeugen, wodurch sie langfristig auch wieder Zeit und Geld sparen.

Wie wir gesehen haben, ist ein unkomplizierter Rückerstattungsprozess eine wichtige Voraussetzung für Luftfahrtmitarbeiter, denn er kann die finanzielle Belastung der Teams reduzieren, die Mitarbeiterzufriedenheit und -produktivität steigern, vollständige Aufzeichnungen der Geschäftsaktivitäten gewährleisten und die Compliance mit rechtlichen sowie steuerlichen Anforderungen unterstützen.

Wie moderne Luftfahrtunternehmen von SaaS profitieren können

SaaS-Lösungen sind besonders attraktiv für die verschiedenen Akteure der Luftfahrtbranche, da sie ihnen gleich mehrere Vorteile bieten, darunter:

1. Kosteneinsparungen: SaaS-Lösungen werden üblicherweise auf Abonnementbasis bereitgestellt, sodass Unternehmen nur für die tatsächlich genutzten Dienste zahlen, ohne für teure Infrastruktur, Hardware oder IT-Supportdienste aufkommen zu müssen.
2. Skalierbarkeit: SaaS-Lösungen sind skalierbar, sodass Unternehmen flexibel Nutzer oder Services hinzufügen oder entfernen können, wenn ihre geschäftlichen Anforderungen sich verändern.
3. Flexibilität: SaaS-Lösungen sind internetbasiert, sodass Nutzer überall auf der Welt über eine Internetverbindung darauf zugreifen können. Dies macht diese Lösungen besonders attraktiv für Unternehmen, die an mehreren Standorten vertreten sind und/oder Remotemitarbeiter beschäftigen.
4. Sicherheit: SaaS-Anbieter implementieren in der Regel starke Sicherheitsvorkehrungen, um die Daten ihrer Kunden zu schützen. Dieser Faktor ist besonders für Luftfahrtunternehmen relevant, da die Sicherheit bei ihnen oberste Priorität hat.

Für die Branche gibt es spezielle SaaS, die auf Bereiche wie die folgenden zugeschnitten sind:

Flugbetriebsmanagement: Diese SaaS-Lösungen helfen Airlines dabei, ihren Flugbetrieb – also Flugplanung, Besatzungsmanagement und Abfertigung – zu verwalten.

Flughafenmanagement: Diese SaaS-Lösungen helfen Flughafenbetreibern bei der Verwaltung von täglichen Betriebsabläufen wie Terminal-Operations, Passagierströmen und Gepäckabfertigung.

Kundenbeziehungsmanagement: Airlines können SaaS-Lösungen zur Verwaltung ihrer Kundenbeziehungen einsetzen, zum Beispiel für den Ticketverkauf, für Buchungen und für Treueprogramme.

Flugsicherheitsmanagement: Auch bei der Verwaltung ihrer Sicherheitsprogramme können Luftfahrtunternehmen auf SaaS-Lösungen zurückgreifen und auf diese Weise etwa Risikomanagement, die Meldung von Zwischenfällen und Compliance optimieren.

Wie wir gesehen haben, kommen in der Luftfahrt heute bereits verschiedene SaaS-Lösungen zum Einsatz, die Unternehmen Kosteneinsparungen, Skalierbarkeit, Flexibilität und Sicherheit bieten. Aber fehlt da nicht noch etwas? Wie sind diese Unternehmen in Sachen Ausgabenverwaltung aufgestellt?

Auf zu neuen Höhen: SaaS für die Ausgabenverwaltung in Luftfahrtunternehmen

Payhawk bietet eine führende Ausgabenverwaltungslösung für national und international tätige Unternehmen in Europa, den USA und im Vereinigten Königreich. Unsere umfassende Lösung vereint Firmenkarten, Spesenerstattungen, Rechnungsmanagement und eine nahtlose Integration mit Buchhaltungssoftware, damit alle Ihre Nutzer von reibungslosen Abläufen rund um Betriebsausgaben profitieren.

Hier bei Payhawk unterstützen wir Kunden aus 32 Ländern dabei, ihre Ausgaben zu verwalten, effizienter zu arbeiten und möglichst agil zu bleiben. Von unseren Standorten in London, Berlin, Barcelona, Paris, Amsterdam, Vilnius, Sofia und New York bedienen wir einen vielfältigen Kundenstamm – unter anderem renommierte Unternehmen wie Luxair, Babbel, Vinted, Wallbox und Wagestream.

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