Verwaltung der Treibstoffkosten und die Weiterverrechnung in der Luftfahrtbranche

Wie werden die Treibstoffkosten in der Luftfahrtbranche üblicherweise verwaltet?

Traditionell bezahlt die Luftfahrtindustrie für Treibstoff mit unterschiedlichen Methoden, je nach den jeweiligen Umständen und bestehenden Vereinbarungen. So kaufen Fluggesellschaften und andere Luftfahrtunternehmen den Treibstoff oft auf dem Spotmarkt, entweder direkt von den Ölgesellschaften oder über Treibstoffmakler. In diesem Fall bezahlt die Fluggesellschaft den Treibstoff normalerweise mit einer Kombination aus Bar- und Kreditmittel.

Alternativ können Fluggesellschaften auch Fuel-Hedging-Verträge abschließen, die den Kauf von Treibstoff zu einem festen Preis über einen bestimmten Zeitraum ermöglichen. Auf diese Weise können die Fluggesellschaften ihre Treibstoffkosten besser kontrollieren und sich vor Preisschwankungen schützen. In einigen Unternehmen werden auch Charge Cards für die Luftfahrt verwendet, d. h. Kreditkarten, die speziell für den Kauf von Treibstoff entwickelt wurden. Diese Karten werden häufig von Treibstofflieferanten angeboten und bieten einige Vorteile wie Rabatte und Prämien.

Die Karten sind jedoch nur selten mit einer intelligenten Spesenmanagementsoftware für die Luftfahrt verbunden, wodurch sämtliche Vorgänge im Zusammenhang mit der Erfassung und Speicherung von Belegen, der Dokumentenverfolgung, der Einreichung von Ausgaben und der Ausgabenkontrolle manuell durchgeführt werden müssen.

Darüber hinaus verfügen einige Flughäfen über Tanklager für Flugkraftstoff. In diesem Fall können Fluggesellschaften und andere Luftfahrtunternehmen den Treibstoff mithilfe einer Tankkarte oder eines Kreditkontos direkt vom Flughafen kaufen. Welche Zahlungsmethode die Unternehmen in der Luftfahrtindustrie für den Kauf von Treibstoff verwenden, hängt von einer Reihe von Faktoren ab: Größe des Unternehmens, Standort, Einkaufsstrategie, Marktlage und verfügbare Optionen.

Worum geht es beim Fuel Hedging in der Luftfahrt und wie wirkt sich diese Strategie auf die Treibstoffpreise aus?

Das Fuel Hedging ist eine finanzielle Strategie, die von Fluggesellschaften und anderen Unternehmen der Luftfahrtbranche eingesetzt wird, um sich gegen Preisschwankungen bei der Flugtreibstoffbeschaffung abzusichern. Die Treibstoffkosten machen in der Regel ein Drittel der Betriebskosten einer Fluggesellschaft aus und der Preis für Flugzeugtreibstoff kann aufgrund von Faktoren wie geopolitischen Ereignissen, der Entwicklung von Angebot und Nachfrage und den internationalen Ölpreisen stark schwanken.

Im Rahmen des Fuel Hedging werden finanzielle Verträge, sogenannte Fuel Hedges oder Derivate, zur Festlegung der zukünftigen Treibstoffpreise abgeschlossen. Diese Verträge basieren in der Regel auf standardisierten Benchmarks für Treibstoff wie dem Brent-Rohöl- oder Jet Fuel-Index. Durch die Absicherung der Treibstoffpreise wollen sich die Fluggesellschaften vor unerwarteten Erhöhungen der Treibstoffkosten schützen und ein gewisses Maß an Preisstabilität erreichen.

Es gibt verschiedene Optionen für das Fuel Hedging, darunter Futures-Kontrakte, Optionskontrakte, Swaps und Collars. Jede dieser Optionen bietet ein unterschiedliches Maß an Flexibilität und Risikomanagement und umfasst folgende Aspekte:

Futures-Kontrakte: Fluggesellschaften können Futures-Kontrakte abschließen, um Treibstoff zu einem vorher festgelegten Preis an einem bestimmten Datum in der Zukunft zu kaufen oder zu verkaufen. Diese Verträge ermöglichen es den Fluggesellschaften, ungeachtet von Marktschwankungen einen Festpreis für Treibstoff zu sichern.
Optionskontrakte: Optionen geben das Recht, aber nicht die Pflicht, Treibstoff zu einem vorher festgelegten Preis innerhalb eines bestimmten Zeitraums zu kaufen oder zu verkaufen. Fluggesellschaften können Call-Optionen erwerben, um sich einen Maximalpreis für Treibstoff zu sichern, oder Put-Optionen, um einen Mindestpreis für Treibstoff festzulegen.
Swaps: Bei Treibstoff-Swaps werden feste und variable Treibstoffpreise getauscht. Fluggesellschaften können Swaps abschließen, um ihre Abhängigkeit von der Volatilität der Treibstoffpreise zu verringern.
Collars: Bei Collars wird durch Kombination von Optionen und Swaps eine Preisspanne zur Steuerung der Treibstoffpreise festgelegt. Im Rahmen dieser Strategie wird eine Call-Option gekauft, um eine Preisobergrenze festzulegen, und verkauft, um eine Preisuntergrenze zu bestimmen.

Fluggesellschaften können durch Fuel Hedging ihre Betriebskosten stabilisieren und sich gegen unerwartete Preiserhöhungen von Treibstoff schützen. Allerdings sollten sie bedenken, dass Fuel Hedging mit Risiken verbunden ist.

Wenn die Treibstoffpreise unter den Hedging-Preis fallen, muss die Fluggesellschaft möglicherweise mehr für den Treibstoff bezahlen als den aktuellen Marktpreis. Ferner werden für Fuel Hedging Fachkenntnisse über die Finanzmärkte benötigt und es fallen Kosten wie Transaktionsgebühren und mögliche Margenerfordernisse an. Aus diesem Grund sollten Fluggesellschaften ihre Risikotoleranz und die Marktverhältnisse eingehend analysieren, bevor sie Strategien zum Fuel Hedging anwenden.

So können Firmenkreditkarten der Luftfahrtindustrie beim Kraftstoffkostenmanagement helfen

Ob Flugunternehmen von etwaigen Treibstoffsubventionen profitieren, hängt vom jeweiligen Land und den spezifischen Umständen ab. Einige Regierungen stellen zwar Subventionen oder steuerliche Anreize zur Unterstützung der Luftfahrtindustrie bereit, Umfang und Art der Beiträge variieren jedoch stark.

In bestimmten Fällen können Regierungen den Fluggesellschaften direkte Finanzhilfen oder Steuervergünstigungen gewähren, um die hohen Betriebskosten auszugleichen, die mit dem Einsatz von Treibstoff einhergehen. Solche Subventionen sollen den Luftverkehr fördern, lokale Fluggesellschaften unterstützen oder die Anbindung entlegener Regionen sicherstellen. Die Regierungen subventionieren die Fluggesellschaften in Form von reduzierten Treibstoffsteuern, Zuschüssen oder anderen Finanzierungsvereinbarungen. Viele Länder gewähren den Fluggesellschaften jedoch keine direkten Treibstoffsubventionen.

Die Fluggesellschaften sind vielmehr Teil eines wettbewerbsorientierten Markts und selbst für den Kauf von Treibstoff zu Marktpreisen verantwortlich. Zudem müssen die Fluggesellschaften in einigen Regionen zusätzliche Kosten tragen oder Vorschriften einhalten, um ihre Umweltauswirkungen zu mindern, beispielsweise durch die Teilnahme an Emissionshandelssystemen oder die Einhaltung von Auflagen zur Kompensierung von CO2-Emissionen. In Großbritannien zahlen Fluggesellschaften keine Mehrwertsteuer auf Treibstoff, wohingegen beim Treibstoff für den privaten Flugverkehr Zollgebühren anfallen und die Kosten oft weiterverrechnet werden.

Bei der Weiterverrechnung von Kosten in der Privatluftfahrt werden üblicherweise die Kosten für bestimmte Ausgaben, die während eines Fluges anfallen, an den Auftraggeber oder Kunden weitergegeben. Führt ein privater Luftfahrtdienstleister einen Flug für einen Kunden durch, fallen häufig zusätzliche Kosten an, die über den einfachen Stundensatz bzw. die Pauschalgebühren hinausgehen. Zu diesen Zusatzkosten gehören Landegebühren, Treibstoffzuschläge, Catering, Bodentransport und andere Nebenkosten.

Eine Weiterverrechnung erfolgt, wenn der private Flugdienstleister diese zusätzlichen Kosten an den Kunden weitergibt, indem er sie als separate Kosten auf der Rechnung oder dem Kontoauszug aufführt. Das bedeutet, dass der Anbieter diese Kosten im Voraus bezahlt und sie dann als einzelne Posten in die Endabrechnung an den Kunden aufnimmt. Ziel der Weiterverrechnung ist es, sicherzustellen, dass der Anbieter die während des Fluges entstandenen Kosten erstattet bekommt. Auf diese Weise wird eine transparente Aufschlüsselung der Kosten ermöglicht und sichergestellt, dass der Kunde die jeweiligen Ausgaben nachvollziehen kann.

Die Weiterverrechnung ist in der Privatluftfahrt üblich, da die Kosten für einen Flug von unterschiedlichen Faktoren wie der Flugdauer, dem Zielort und den vom Kunden gewünschten Leistungen abhängen können. Achtung: Die spezifischen Bedingungen für die Weiterverrechnung können zwischen den einzelnen Anbietern von Privatflugdiensten variieren. Jede Partei sollte diese Bedingungen in den vertraglichen Vereinbarungen oder Geschäftsbedingungen zwischen Anbieter und Kunde festhalten.

Warum gibt es in der Luftfahrtindustrie Probleme bei der Bezahlung von Treibstoff mit Firmenkreditkarten?

In der Luftfahrtindustrie treten bei der Bezahlung von Treibstoff mit herkömmlichen Firmenkreditkarten gleich aus mehreren Gründen Probleme auf. Zunächst einmal handelt es sich bei Flugtreibstoff um ein hochwertiges und unbeständiges Gut, dessen Preis aufgrund von verschiedensten Faktoren wie dem internationalen Ölpreis, geopolitischen Ereignissen und der Entwicklung von Angebot und Nachfrage kurzfristigen Schwankungen unterliegt.

Angesichts dieser Volatilität können Luftfahrtunternehmen ihre Treibstoffkosten nur schwer vorhersagen und müssen unter Umständen mit unerwarteten Kosten rechnen, die die Limits ihrer herkömmlichen Firmenkarten überschreiten.

Hinzu kommt, dass viele Treibstofflieferanten und Flughafendienstleister (Fixed Based Operators, FBO) die Menge an Treibstoff, die Unternehmen mit einer Firmenkarte kaufen können, begrenzen. Diese Obergrenzen sollen das Betrugsrisiko verringern und sicherstellen, dass die Kosten für den gelieferten Treibstoff auch wirklich gedeckt sind. Allerdings sind diese Limits oft nicht hoch genug, um dem Bedarf größerer Luftfahrtunternehmen gerecht zu werden, die regelmäßig große Mengen an Kraftstoff benötigen.

Darüber hinaus akzeptieren einige Treibstofflieferanten bestimmte Arten von Flugbenzin-Kreditkarten nicht oder verlangen zusätzliche Gebühren für deren Verwendung. Dies kann die Verwaltung der Ausgaben für Luftfahrtunternehmen erschweren und zusätzlichen Verwaltungsaufwand für die Finanzabteilungen verursachen.

Schließlich kann es für Luftfahrtunternehmen zu Problemen mit ihren herkömmlichen Firmenkreditkarten kommen, wenn sie eine schlechte Bonität aufweisen oder in der Vergangenheit verspätete Zahlungen oder andere finanzielle Probleme zu verzeichnen hatten. In diesen Fällen können Lieferanten und FBOs zusätzliche Garantien verlangen oder sich gänzlich weigern, Treibstoff zu liefern.

Zusammenfassend lässt sich feststellen, dass die Luftfahrtindustrie bei der Bezahlung von Treibstoff mit Firmenkarten mit mehreren Herausforderungen konfrontiert werden kann. Beispiele sind volatile Treibstoffpreise, Beschränkungen bei der Nutzung von Firmenkarten und Anforderungen der Lieferanten hinsichtlich Zahlungsfähigkeit und Kreditwürdigkeit.

Private Fluggesellschaften und die Problematik der Weiterverrechnung

Wie bereits erwähnt, ist die Weiterverrechnung bei privaten Fluggesellschaften üblich. Dabei werden alle relevanten Ausgaben erfasst und aufgeschlüsselt, um sie dann dem Kunden in Rechnung zu stellen.

In der Theorie hört sich das recht simpel an, allerdings können private Fluggesellschaften bei der Weiterverrechnung an ihre Kunden auf diverse Probleme stoßen. Unternehmen stehen unter anderem vor folgenden Schwierigkeiten:

1. Komplexe Tarifstrukturen: Private Fluggesellschaften arbeiten oft mit komplexen Tarifstrukturen mit verschiedenen Tarifklassen, Zusatzleistungen und Sonderkonditionen. Bei der Ausstellung von überarbeiteten Rechnungen kann es schwierig sein, Änderungen von Tarifen, Upgrades oder Zusatzleistungen, die nach der ursprünglichen Buchung angefordert oder geändert wurden, korrekt wiederzugeben.
2. Ticketänderungen und Erstattungen: Viele Kunden nehmen Änderungen an ihren Flugrouten vor und verschieben oder stornieren ihre Flüge oder beantragen Rückerstattungen. Die Verwaltung dieser Änderungen und die ordnungsgemäße Abrechnung der geänderten Reiseroute kann sich als kompliziert erweisen, insbesondere dann, wenn es um Strafgebühren, Tarifunterschiede oder die Berechnung von Rückerstattungen geht.
3. Gebühren für Zusatzdienstleistungen: Private Fluggesellschaften bieten verschiedene Zusatzleistungen wie Sitzplatzwahl, Gepäckgebühren, Mahlzeiten an Bord und Unterhaltungsangebote an. Die Weiterverrechnung dieser Zusatzleistungen bzw. die Berücksichtigung von Änderungen bei der Auswahl kann eine Herausforderung darstellen, da eine genaue Nachverfolgung und Integration mit dem Abrechnungssystem erforderlich ist.
4. Treueprogramme und Rabatte: Private Fluggesellschaften bieten oft Treueprogramme, Vielfliegerprämien und spezielle Rabatte für ausgewählte Kunden an. Bei der Weiterverrechnung muss daher sichergestellt werden, dass die entsprechenden Leistungen des Treueprogramms und etwaige Rabatte entsprechend der Berechtigung des Kunden und den Teilnahmebedingungen ordnungsgemäß auf der überarbeiteten Rechnung aufgeführt werden.
5. System- und Datenintegration: Private Fluggesellschaften nutzen komplexe computergestützte Systeme zur Verwaltung von Buchungen, Passagierdaten und finanziellen Transaktionen. Die Integration dieser Systeme und die Angleichung der Abrechnungsprozesse stellt mitunter eine technische Herausforderung dar. Inkompatibilität oder Fehler bei der Datenübertragung zwischen den Systemen können eine ungenaue Weiterverrechnung zur Folge haben.
6. Kundenservice und Streitigkeiten: Abrechnungsprobleme können zu unzufriedenen Kunden und Streitigkeiten führen. Private Fluggesellschaften benötigen einen effektiven Kundenservice, um Rechnungsanfragen zu bearbeiten, auf Bedenken einzugehen und Streitigkeiten umgehend beizulegen. Ein effizienter Umgang mit diesen Problemen kann die Zufriedenheit und Loyalität der Kunden fördern.

Zur Bewältigung dieser Herausforderungen investieren private Fluggesellschaften in robuste Reservierungs- und Abrechnungssysteme, implementieren automatisierte Prozesse, führen regelmäßige Prüfungen durch und schulen ihre Mitarbeitenden, damit diese die Abrechnung effizient abwickeln können.

Mithilfe genauer Aufzeichnungen, einer klaren Kundenkommunikation und der unverzüglichen Behebung von Unstimmigkeiten bei der Rechnungsstellung können private Fluggesellschaften Probleme bei der Weiterverrechnung an Kunden reduzieren.

Die Rolle von Spesenmanagement und High Limit Firmenkarten

High-Limit Visa-Firmenkarten und integrierte Spesenmanagementsoftware können die Abwicklung von Kraftstoffzahlungen erheblich erleichtern. Zunächst bieten Karten mit hohem Limit den Unternehmen wesentlich mehr Flexibilität in Bezug auf ihre Zahlungen, was bedeutet, dass Unternehmen ihre betrieblichen Abläufe aufrechterhalten können, ohne dass es bei der Kreditaufnahme zu Verzögerungen und Sanktionen seitens der Bank kommt. Zudem bieten die High-Limit-Kreditkarten von Anbietern wie Payhawk im Gegensatz zu Flugbenzin-Kreditkarten vollständige Integrationen mit einer Spesenmanagementsoftware.

Visa-Firmenkarten ermöglichen also eine einfache Kreditaufnahme und ein verbessertes Cashflow-Management. Mit einem geeigneten System für die Ausgabenverwaltung profitieren Unternehmen zudem von einer umfassenden Ausgabentransparenz (einschließlich Treibstoffkosten) für eine effiziente Weiterverrechnung. Das Finanzteam kann Teamkarten ausstellen, um Projektausgaben zu vereinfachen, und sogar benutzerdefinierte Ausgabenfelder innerhalb der Spesenmanagementplattform einrichten. Mithilfe dieser Felder können Mitarbeitende bei jeder Ausgabe, die sie mit der Karte tätigen, das entsprechende Feld auswählen und alle Zahlungen umfassend aufschlüsseln.

Zu den größten Vorteilen der Ausgabenverwaltung (einschließlich High Limit Firmenkarten) für die Luftfahrtindustrie zählen:

1. Optimiertes Spesenmanagement: Firmenkreditkarten ermöglichen eine praktische Zentralisierung der Treibstoffausgaben und eine Optimierung des gesamten Spesenmanagements. Sie müssen sich nicht mehr auf mehrere Zahlungsmethoden oder Rückerstattungen verlassen, sondern können eine einzige Kreditkarte für alle treibstoffbezogenen Transaktionen verwenden und so die Ausgabenverfolgung und -verwaltung erleichtern.
2. Bessere finanzielle Kontrolle: Die Einführung von Firmenkreditkarten hilft Luftfahrtunternehmen, die Ausgaben für Treibstoff besser zu kontrollieren. Kreditkartentransaktionen hinterlassen einen nachvollziehbaren digitalen Prüfpfad, der eine bessere Überwachung und Kontrolle der Treibstoffeinkäufe ermöglicht. Auf diese Weise können unbefugte oder betrügerische Aktivitäten aufgedeckt und das Risiko von Missbrauch reduziert werden. Bei einer Lösung wie Payhawk umfassen die Karten zudem proaktive Ausgabenkontrollen für Unternehmen wie Ausgabenlimits, Kartensperren, Genehmigungsworkflows und weitere nützliche Funktionen.
3. Verbesserter Cashflow: Treibstoffausgaben können einen erheblichen Kostenfaktor für Luftfahrtunternehmen darstellen, und die Zahlung mit einer Kreditkarte ermöglicht ein besseres Cashflow-Management. Unternehmen müssen ihre Ausgaben nicht sofort begleichen, sondern profitieren von einer tilgungsfreien Zeit (in der Regel etwa 30 Tage), bevor die Kreditkartenrechnung fällig wird. Dadurch gewinnen sie an Flexibilität und schonen ihr Betriebskapital.
4. Prämien und Anreize: Viele Firmenkreditkarten sind mit Angeboten wie Prämienprogrammen oder Anreizen wie Cashback, Flugmeilen oder Rabatten verbunden. Durch den Einsatz einer Firmenkreditkarte für Treibstoffkäufe können Luftfahrtunternehmen Prämien oder Cashback-Punkte sammeln, was dabei helfen kann, die Reisekosten zu senken oder Reinvestitionen vorzunehmen.
5. Erhöhte Sicherheit: Kreditkarten verfügen häufig über integrierte Sicherheitsmaßnahmen und Betrugsschutz. Luftfahrtunternehmen können von den zusätzlichen Sicherheitsvorkehrungen der Kreditkartenaussteller profitieren. Dazu gehören die Betrugserkennung in Echtzeit, der Kaufschutz und die Haftungsabdeckung im Falle von nicht autorisierten Transaktionen.
6. Vereinfachte Berichterstattungen und Analysen: Firmenkreditkarten umfassen in der Regel detaillierte Transaktionsberichte, die für eine vereinfachte Spesenabrechnung sorgen und wertvolle Erkenntnisse für die Finanzanalyse liefern können. Anhand dieser Berichte können Sie Muster im Kraftstoffverbrauch erkennen, Kraftstoffkosten verschiedener Anbieter oder Flughäfen vergleichen und fundierte Entscheidungen treffen.
7. Aufbau von Beziehungen mit Lieferanten und Verhandlungsführung: Eine Konsolidierung der Treibstoffkäufe über eine Firmenkreditkarte kann zum Aufbau stärkerer Beziehungen mit den Treibstofflieferanten führen. Luftfahrtunternehmen, die durchgängig eine einzige Karte für Treibstofftransaktionen verwenden, haben möglicherweise mehr Einfluss bei der Aushandlung von Mengenrabatten oder günstigen Konditionen mit Treibstofflieferanten.

Schluss mit Verzögerungen am Boden sowie in der Luft

Vermeiden Sie Verzögerungen bei der Abrechnung: Nutzen Sie die Vorteile von High Limit Firmenkarten, verbessertem Cashflow-Management und Ausgabenkontrollen. Erfahren Sie, wie das Luftfahrtunternehmen Luxair mit der Hilfe von Payhawk auf bargeldlose Zahlungsmittel umgestiegen ist, oder buchen Sie eine Demo, um herauszufinden, wie eine intelligente Ausgabenverwaltung Ihrem Unternehmen neuen Auftrieb verleihen kann.