Aviation : gérer les frais de carburant et la refacturation

Comment les entreprises du secteur de l’aviation gèrent-elles leurs dépenses en carburant ?

Les entreprises de l’aéronautique règlent leurs frais de carburant de différentes manières, en fonction des circonstances et des accords en place.

L’une d’entre elles consiste à acheter du carburant sur le marché au comptant, soit directement auprès des compagnies pétrolières, soit auprès d’intermédiaires spécialisés. Dans ce cas de figure, l’entreprise aéronautique règle généralement ses achats à la fois en espèces et par carte de crédit.

Certaines compagnies aériennes préfèrent signer des contrats de couverture des risques, qui leur permettent d’acheter du carburant à un prix fixe pendant une certaine période. Cette méthode leur facilite la gestion des frais de carburant et les protège contre la volatilité des prix du marché.

D’autres entreprises utilisent des cartes de paiement spécialement destinées au règlement des frais de carburant. Ce sont les fournisseurs de carburant qui proposent ce type de cartes, qui donnent bien souvent droit à des réductions et d’autres avantages. Malheureusement, il est rare qu’elles soient intégrées à un logiciel intelligent de gestion des dépenses d’aviation. De ce fait, toutes les tâches en lien avec la capture et le stockage des reçus, la collecte de documents, la soumission et le contrôle des dépenses restent manuelles et chronophages.

Enfin, certains aéroports disposent de parcs pétroliers, c’est-à-dire de zones de stockage du kérosène. Le cas échéant, les compagnies aériennes peuvent s’alimenter directement auprès de l’aéroport en réglant à l’aide d’une carte carburant ou d’un compte de crédit.

Taille de l’entreprise, situation géographique, stratégie d’achat, conditions du marché et options disponibles... Au final, de nombreux facteurs entrent en jeu au moment de choisir une méthode de paiement pour acheter du carburant.

Qu’est-ce qu’une couverture des risques pour le carburant dans l’aviation ? Quelles répercussions a-t-elle sur les prix ?

Dans l’aviation, une couverture carburant correspond à une stratégie financière à laquelle les compagnies aériennes et autres entreprises de l’aéronautique ont recours pour maîtriser la fluctuation du prix du kérosène. Les frais de carburant représentent généralement un tiers des dépenses opérationnelles d’une compagnie aérienne, mais il faut également savoir que le prix du kérosène est volatil. En effet, il varie en fonction de différents facteurs, comme les événements géopolitiques, l’évolution de l’offre et de la demande, ainsi que les cours internationaux du pétrole.

Les couvertures du prix du carburant dans l’aviation prennent la forme de contrats financiers que l’on nomme couvertures carburant ou produits dérivés, et servent à bloquer le prix du kérosène dans le temps. Ces contrats se fondent généralement sur des données de référence normalisées comme le cours du pétrole Brent ou l’indice du prix du kérosène. Avec ces couvertures, les compagnies aériennes visent à se protéger des hausses soudaines du prix du carburant et à le stabiliser autant que possible.

Il existe différentes options de couverture, dont des contrats à terme, des options, des contrats d’échange (swaps) et des collars. Chacune offre différents niveaux de flexibilité et de gestion des risques. Voyons ensemble ce qui les distingue :

Contrats à terme : les compagnies aériennes peuvent conclure des contrats pour acheter ou vendre du kérosène à un prix convenu d’avance à une date future déterminée. Ces contrats leur permettent de fixer un prix pour le carburant, qui ne changera pas avec les fluctuations du marché.

Contrats d’options : les options donnent le droit (mais non l’obligation) d’acheter ou de vendre du carburant à un prix convenu sur une période spécifique. Les compagnies aériennes ont la possibilité d’acquérir des options d’achat afin de garantir un prix maximum et des options de vente pour définir un prix minimum du carburant.

Swaps : les swaps pour le carburant consistent à échanger des flux financiers fixes et variables. Les compagnies aériennes ont la possibilité de conclure des swaps afin de moins subir les variations du prix des carburants.

Collars : les collars combinent des options et des swaps pour définir un intervalle de prix dans le but de gérer les prix du carburant. Cette stratégie consiste à acquérir une option d’achat pour définir un prix maximum (cap) tout en vendant une option de vente pour définir un prix minimum (floor).Les couvertures carburant sont un moyen pour les compagnies aériennes de stabiliser leurs coûts opérationnels et de se protéger contre les hausses imprévues du prix du carburant. Attention toutefois, car ces couvertures ne s’avèrent pas sans risque.

Si les prix du kérosène tombent en dessous du prix défini, la compagnie aérienne pourrait payer plus cher que les tarifs du marché actuel. En outre, les couvertures carburant demandent une bonne maîtrise des marchés financiers. Elles s’accompagnent également d’autres coûts comme des frais de transaction et des exigences de marge potentielles.

Il est donc important que les compagnies aériennes évaluent avec attention leur tolérance au risque ainsi que l’état du marché avant de miser sur des couvertures carburant.

Quel est l’impact des subsides et de la refacturation sur la gestion des dépenses et les frais de carburant dans l’aviation ?

Les subventions pour les carburants varient d’un pays à l’autre et dépendent de circonstances spécifiques. Bien que certains gouvernements accordent des subventions ou des avantages fiscaux aux entreprises du secteur de l’aviation dans le but de les soutenir, l’étendue et la nature de ces aides diffèrent considérablement.

Dans certains cas, les gouvernements offrent une aide financière directe ou des exemptions fiscales aux compagnies aériennes pour les aider à compenser le coût élevé des carburants. Ces subsides visent à promouvoir le transport aérien, soutenir les transporteurs locaux ou garantir l’accès aux régions reculées. L’aide accordée aux compagnies aériennes passe également par la réduction des taxes sur les carburants, les subventions et d’autres mesures financières.

Malgré tout, de nombreux pays ne proposent aucune subvention directe aux entreprises du secteur de l’aviation. Les transporteurs sont ainsi forcés d’opérer sur un marché compétitif en assumant eux-mêmes les dépenses en carburant aux prix en vigueur. En outre, dans certains pays, les compagnies aériennes doivent faire face à des frais supplémentaires ou respecter des réglementations dans le but d’atténuer leur impact environnemental (participer aux systèmes d’échange des quotas d’émission ou se plier aux exigences en matière de compensation des émissions de carbone, par exemple).

C’est le cas au Royaume-Uni, où les compagnies aériennes ne paient pas la TVA sur les carburants, mais où le carburant utilisé pour des vols privés est soumis à des taxes et fait bien souvent l’objet d’une refacturation.

Dans l’aviation, la refacturation représente généralement le transfert au client des coûts liés à certaines dépenses encourues pendant le vol. Lorsqu’une entreprise de services d’aviation privée assure un vol pour un client, des frais viennent généralement s’ajouter au tarif horaire de base et aux frais fixes.

Il s’agit notamment des redevances d’atterrissage, des suppléments carburant, de la restauration, du transport terrestre et d’autres frais accessoires.

La refacturation a lieu lorsque les entreprises d’aviation privée transfèrent ces frais supplémentaires au client, en les mentionnant comme frais distincts sur la facture ou le relevé. Pour ainsi dire, l’entreprise règle les dépenses en amont puis les inscrit une par une sur la facture finale présentée au client. La refacturation a pour but de garantir le remboursement des frais engagés par le fournisseur pendant le vol. Elle présente le détail des dépenses de manière transparente afin que le client puisse voir d’où elles proviennent.

C’est une pratique plutôt répandue dans le secteur de l’aviation privée, puisque les coûts d’un vol varient en fonction de sa durée, de la destination et des services exigés par le client. Enfin, sachez que les modalités spécifiques à la refacturation diffèrent d’un fournisseur de services privés à un autre. Chaque partie se doit de les énoncer dans les accords contractuels ou dans les conditions de services en vigueur entre le fournisseur et le client.

À quelles difficultés les entreprises de l’aéronautique se heurtent-elles lors de l’utilisation de cartes d’entreprise pour acheter du carburant ?

Dans l’aviation, utiliser des cartes de crédit d’entreprise pour acheter du carburant n’est pas une mince affaire, et ce pour plusieurs raisons.

Première difficulté : le kérosène est un produit volatil et à forte valeur, dont le prix évolue rapidement sous l’influence de nombreux facteurs (cours mondiaux du pétrole, événements géopolitiques, évolution de l’offre et de la demande, etc.). À cause de ces fluctuations, les entreprises de l’aéronautique peinent à estimer précisément le montant de leurs dépenses en carburant, ce qui peut entraîner des frais imprévus et, par la même occasion, un dépassement du plafond de leurs cartes d’entreprise traditionnelles.

Deuxième difficulté : de nombreux fournisseurs de carburant et FBO (Fixed Base Operators) fixent des limites quant à la quantité de carburant que les entreprises peuvent acheter au moyen d’une carte professionnelle. Ces limites visent à prévenir le risque de fraude et à s’assurer que les acheteurs paient le carburant qu’ils reçoivent. Toutefois, il arrive qu’elles ne soient pas suffisamment hautes pour permettre aux compagnies aériennes de plus grande envergure de s’approvisionner, puisque leurs besoins en carburant sont plus importants et réguliers.

Troisième difficulté : certains fournisseurs de carburant n’acceptent pas tous les types de cartes carburant ou facturent des frais additionnels pour leur utilisation. Pas de quoi aider les entreprises aéronautiques à gérer leurs dépenses, bien au contraire, puisque cela alourdit la charge administrative de leurs services financiers.

Quatrième difficulté : si les entreprises du secteur présentent une mauvaise solvabilité, ont pour mauvaise habitude de régler leurs factures en retard ou souffrent d’autres ennuis financiers, cela pourrait poser problème. Le cas échéant, les fournisseurs et FBO pourraient leur demander des garanties supplémentaires, voire refuser tout bonnement de les fournir en carburant.

Dans l’ensemble, l’utilisation de cartes carburant dans le secteur de l’aviation s’accompagne de son lot de difficultés, dont la volatilité des prix, les plafonds de paiement par carte d’entreprise et les exigences des fournisseurs en matière de paiement et de solvabilité.

Compagnies privées et problèmes de refacturation

Comme nous l’avons mentionné précédemment, la refacturation n’a rien d’anodin pour les compagnies privées. Pour ce faire, elles regroupent et détaillent chaque dépense pertinente pour la refacturer au client.

Rien de compliqué en apparence, pourtant la refacturation aux clients présente elle aussi quelques difficultés. En voici les plus répandues :

1. Structures tarifaires complexes : les compagnies aériennes privées présentent souvent des structures tarifaires compliquées, avec différentes catégories, des services optionnels et des conditions spéciales. Rendre toutes ces spécificités sur une facture révisée peut donc s’avérer casse-tête.
2. Modifications et remboursements des billets : les passagers sont souvent amenés à modifier leurs vols, qu’il s’agisse d’un changement de dates, d’une annulation ou d’une demande de remboursement. Gérer ces changements et garantir une facturation correcte du nouveau trajet représentent parfois un défi en soi, surtout si des pénalités, des différences tarifaires ou des calculs entrent en jeu.
3. Frais de service accessoires : les compagnies aériennes privées offrent tout un éventail de services annexes, comme la sélection du siège, les bagages supplémentaires, les repas à bord et les options de divertissement. Un suivi précis et une intégration à un système de facturation sont indispensables pour refacturer ces services aux clients ou les intégrer à leur sélection sans trop de difficulté.
4. Programmes de fidélité et réductions : les compagnies aériennes privées proposent des programmes de fidélité, des récompenses pour les voyageurs réguliers et des offres spéciales pour certains clients. Dans le cadre d’une refacturation, il est impératif de s’assurer d’appliquer les bons avantages et les bonnes réductions de fidélité sur les factures révisées, en fonction de l’éligibilité du client et des conditions du programme.
5. Intégration des systèmes et données : les compagnies aériennes privées se servent de systèmes informatisés complexes pour gérer les réservations, les données des passagers et les transactions financières. D’un point de vue technique, il peut être difficile d’intégrer ces systèmes et d’aligner les opérations de facturation. En outre, les problèmes d’incompatibilité et les erreurs lors du transfert des données entre systèmes peuvent donner lieu à une refacturation inexacte.
6. Service client et litiges : les erreurs de facturation sont à l’origine d’un mécontentement chez les clients et même de litiges. Les compagnies aériennes privées doivent disposer d’un service client performant pour traiter les questions au sujet des factures, répondre aux préoccupations des clients et résoudre rapidement les litiges. Traiter ces problèmes de manière efficace contribue à assurer la satisfaction des clients et à les fidéliser davantage.

Pour surmonter ces défis, les compagnies privées investissent dans des systèmes de réservation et de facturation performants, mettent en œuvre des processus automatisés, réalisent des audits réguliers et forment leurs employés à gérer efficacement les questions de facturation.

Ainsi, pour réduire les problèmes qui surviennent lors de la refacturation aux clients, il est conseillé aux compagnies aériennes privées d’assurer l’exactitude de leurs dossiers, de privilégier une communication transparente avec les clients et de résoudre rapidement toute erreur de facturation.

Cartes d’entreprise à plafond élevé et gestion des dépenses, on en parle ?

Il existe une solution pour faciliter la gestion des frais de carburant : les cartes d’entreprise Visa avec plafond élevé et logiciel de [gestion des dépenses](gestion des dépenses intégré) intégré. Ces cartes permettent aux entreprises d’effectuer des paiements avec plus de souplesse et donc d’opérer sans subir de retard ou encourir des sanctions de leur banque en matière de prêt.

En outre, contrairement aux cartes carburant, qui ne sont pas liées à un logiciel de gestion des dépenses, les cartes d’entreprise émises par des fournisseurs spécialisés comme Payhawk offrent une expérience intégrée de A à Z.

Elles répondent donc à tous les besoins en termes de prêt et de gestion des flux de trésorerie, en plus de fournir une gestion des dépenses efficace qui permet aux entreprises de bénéficier d’une visibilité complète de leurs dépenses (y compris en carburant) et d’offrir la même transparence à leurs clients dans le cadre de la refacturation.

Les équipes financières sont en mesure d’émettre des cartes à chaque service afin de financer leurs projets et même de définir des champs de dépenses personnalisés sur la plateforme de gestion. Ainsi, dès qu’un employé effectue un paiement à l’aide d’une carte, il lui suffit de choisir les catégories appropriées parmi les champs définis pour détailler chaque dépense avec précision.

La gestion des dépenses et les cartes à plafond élevé offrent de nombreux avantages au secteur de l’aviation. En voici les principaux :

1. Une gestion des dépenses rationalisée : les cartes d’entreprise représentent un moyen pratique de regrouper les dépenses en carburant et de simplifier le processus de gestion des dépenses dans son ensemble. Ne jonglez plus entre différentes méthodes de paiement ou remboursement. Préférez une carte unique pour réaliser vos achats de carburant, et suivez et gérez vos dépenses en toute facilité.
2. Des rapports financiers plus complets : les compagnies aériennes qui se dotent de cartes d’entreprise contrôlent mieux leurs dépenses en carburant. En effet, les transactions par carte bancaire génèrent des informations numériques faciles à suivre, pour surveiller et superviser les dépenses. C’est un bon moyen d’identifier toute activité non autorisée ou frauduleuse, mais aussi d’empêcher les utilisations abusives. La solution Payhawk propose des cartes dotées de différentes fonctionnalités, dont des contrôles des coûts proactifs, des limites de dépenses, le gel des cartes, des flux d’approbation et bien plus encore.
3. Des flux de trésorerie améliorés : les dépenses de carburant engagées par les compagnies aériennes peuvent être conséquentes. C’est pourquoi le paiement par carte de crédit facilite la gestion des flux de trésorerie. Plutôt que de devoir régler directement leurs dépenses, les entreprises disposent d’un délai de grâce (d’environ 30 jours) avant le paiement de la facture, de quoi gagner en flexibilité et préserver les fonds de roulement.
4. Des récompenses et avantages : cashback, miles aériens, réductions ; nombreuses sont les cartes d’entreprise qui s’accompagnent de programmes de récompenses ou d’avantages. Grâce à ces cartes, les compagnies aériennes ont la possibilité d’accumuler des récompenses ou du cashback à utiliser pour réduire les coûts de déplacement ou à réinvestir.
5. Une sécurité renforcée : les cartes de crédit disposent bien souvent de mesures de sécurité intégrées et d’une protection contre la fraude. Les compagnies aériennes peuvent donc profiter de ces fonctionnalités, y compris de la détection des fraudes en temps réel, de la protection des achats et d’une assurance responsabilité en cas de transactions non autorisées.
6. Des rapports et analyses simplifiés : les cartes d’entreprise fournissent généralement des comptes-rendus détaillés sur les transactions effectuées, facilitant ainsi l’élaboration de rapports des dépenses et fournissant des données utiles à l’analyse financière. Ces comptes-rendus aident à identifier des tendances au niveau de la consommation de carburant, à comparer les prix du kérosène entre les fournisseurs et aéroports, ainsi qu’à informer la prise de décisions.
7. Des relations et négociations facilitées avec les fournisseurs : le fait de régler l’ensemble des dépenses en carburant à l’aide d’une carte d’entreprise permet de renforcer les liens qui vous unissent à vos fournisseurs. Les compagnies aériennes qui utilisent toujours la même carte bénéficieront peut-être d’un avantage pour négocier des remises sur volume ou des termes plus avantageux auprès des vendeurs.

Des délais inexistants :

Les retards bancaires ne seront plus qu’un mauvais souvenir. En effet, les cartes d’entreprise à plafond élevé améliorent la gestion des flux de trésorerie et le contrôle des dépenses.

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