De luchtvaartbranch: brandstofkosten en doorfacturering beheren

Hoe beheert de luchtvaartbranche brandstofuitgaven?

De luchtvaartbranche betaalt van oudsher op verschillende manieren voor brandstof, afhankelijk van de specifieke omstandigheden en van afgesloten overeenkomsten.

Een gangbare manier voor luchtvaartmaatschappijen en andere luchtvaartbedrijven is om brandstof rechtstreeks van oliemaatschappijen of via brandstofhandelaren op de spotmarkt te kopen. In dat geval betaalt het luchtvaartbedrijf de brandstof meestal met een combinatie van cash en krediet.

Een andere manier is het aangaan van hedgingcontracten, waardoor luchtvaartmaatschappijen de brandstof gedurende een bepaalde periode tegen een vaste prijs kunnen kopen. Zo kunnen ze hun brandstofkosten beheersen en zich beschermen tegen prijsschommelingen op de markt.

Sommige bedrijven gebruiken ook luchtvaartchargecards: betaalkaarten die specifiek bedoeld zijn voor de aankoop van brandstof. Brandstofleveranciers bieden hun klanten vaak zulke kaarten aan, inclusief bepaalde voordelen zoals kortingen en beloningen. Maar die zijn zelden geïntegreerd met slimme uitgavenbeheersoftware voor de luchtvaart, waardoor het vastleggen en opslaan van bonnetjes, het najagen van documenten, het declareren van onkosten en het controleren van uitgaven handmatig gedaan moet worden en veel tijd kost.

Tot slot hebben sommige luchthavens brandstofdepots: opslagfaciliteiten voor vliegtuigbrandstof. In dat geval kunnen luchtvaartmaatschappijen en andere luchtvaartbedrijven brandstof rechtstreeks van de luchthaven kopen, meestal met een brandstofkaart of op rekening.

De specifieke betaalmethode die gebruikt wordt om brandstof te kopen, is in de luchtvaartbranche afhankelijk van diverse factoren zoals de bedrijfsgrootte, de locatie, de inkoopstrategie, de marktomstandigheden en de beschikbare opties.

Wat is hedging van vliegtuigbrandstof en welke invloed heeft dat op brandstofprijzen?

Hedging van vliegtuigbrandstof is een financiële strategie die luchtvaartmaatschappijen en andere luchtvaartbedrijven gebruiken om zich te beschermen tegen schommelingen in de prijzen van vliegtuigbrandstoffen. Brandstofkosten zijn doorgaans goed voor een derde van de operationele kosten van een luchtvaartmaatschappij. De prijs van kerosine kan sterk fluctueren als gevolg van geopolitieke gebeurtenissen, vraag en aanbod of de olieprijzen op de wereldmarkt.

Bij hedging van vliegtuigbrandstof worden financiële contracten afgesloten om toekomstige brandstofprijzen vast te leggen. Zulke contracten worden brandstofhedges of derivaten genoemd. Ze zijn doorgaans gebaseerd op standaardreferenties voor brandstofprijzen, zoals indexen voor ruwe Brent-olie of kerosine. Met hedging van vliegtuigbrandstof proberen luchtvaartmaatschappijen een zekere mate van prijsstabiliteit te creëren en zich in te dekken tegen onverwacht stijgende brandstofkosten.

Er zijn verschillende mogelijkheden voor hedging van vliegtuigbrandstof, zoals termijn- en optiecontracten, swaps en collars. De verschillende opties bieden elk een bepaalde mate van flexibiliteit en risicobeheer, en hebben de volgende kenmerken:

Termijncontracten: luchtvaartmaatschappijen kunnen termijncontracten afsluiten om op een bepaalde datum in de toekomst brandstof tegen een vooraf vastgestelde prijs te kopen of te verkopen. Met deze contracten kunnen luchtvaartmaatschappijen een vaste prijs vastleggen, ook als de markt fluctueert.

Optiecontracten: opties bieden het recht maar niet de verplichting om binnen een bepaalde periode brandstof tegen een vooraf vastgestelde prijs te kopen of te verkopen. Luchtvaartmaatschappijen kunnen callopties kopen om een maximale brandstofprijs vast te leggen, of putopties om een minimale brandstofprijs te bepalen.

Swaps: een brandstofswap betreft de uitruil van betalingen van vaste en variabele brandstofprijzen. Luchtvaartmaatschappijen kunnen swaps aangaan om het risico van sterke fluctuaties van brandstofprijzen te verminderen.

Collars: collars combineren opties en swaps om brandstofprijzen te beheersen door een prijsbereik vast te stellen. Bij deze strategie wordt een calloptie gekocht om een prijsplafond vast te stellen en een putoptie verkocht om een bodemprijs te bepalen.

Hedging van vliegtuigbrandstof biedt luchtvaartmaatschappijen de mogelijkheid om hun operationele kosten te stabiliseren en zich te beschermen tegen onverwachte stijgingen van brandstofkosten. Maar brandstofhedging brengt ook risico's met zich mee.

Als de prijzen van vliegtuigbrandstof tot onder de hedgeprijs dalen, betaalt de luchtvaartmaatschappij mogelijk meer voor de brandstof dan de actuele marktprijs. Brandstofhedging vereist bovendien kennis van financiële markten en brengt kosten met zich mee, zoals transactiekosten en mogelijke dekkingsverplichtingen.

Luchtvaartmaatschappijen moeten daarom een zorgvuldige inschatting van hun risicotolerantie en de marktomstandigheden maken voordat ze brandstofhedgingstrategieën implementeren.

De impact van subsidies en doorfacturering op uitgavenbeheer en brandstofkosten voor de luchtvaart

Brandstofsubsidies zijn afhankelijk van het land en de specifieke omstandigheden. Sommige overheden geven subsidies of belastingvoordelen om de luchtvaartbranche te ondersteunen, maar de aard en de omvang van die steun varieert enorm.

In bepaalde gevallen kunnen overheden luchtvaartmaatschappijen directe financiële steun of belastingvoordelen geven om de hoge operationele kosten vanwege brandstof te compenseren. Deze steunmaatregelen zijn bedoeld om vervoer door de lucht te stimuleren, om lokale maatschappijen te steunen of om de bereikbaarheid van afgelegen regio's te waarborgen. Overheden subsidiëren luchtvaartmaatschappijen in de vorm van gereduceerde brandstofaccijnzen, directe subsidies of andere financiële regelingen.

Maar in veel landen ontvangen luchtvaartmaatschappijen geen directe brandstofsubsidies en zijn ze actief op een concurrerende markt, waar ze brandstof moeten inkopen tegen marktprijzen. En in sommige landen hebben luchtvaartmaatschappijen te maken met extra kosten of regelgeving vanwege hun impact op het milieu. Ze moeten dan bijvoorbeeld emissierechten kopen of hun CO2-uitstoot compenseren.

Zo betalen luchtvaartmaatschappijen in Nederland geen btw of accijns over brandstof, terwijl brandstof voor de particuliere plezierluchtvaart wel belast wordt en die kosten worden doorgaans doorgefactureerd.

Doorfacturering in de privéluchtvaart heeft doorgaans betrekking op het aan de klant doorberekenen van bepaalde kosten die tijdens een vlucht gemaakt worden. Als een privéjetaanbieder een vlucht uitvoert voor een klant, worden er vaak meer kosten in rekening gebracht dan alleen het basisuurtarief of de vaste kosten. Het gaat dan bijvoorbeeld om landingsgelden, brandstoftoeslagen, catering, vervoer op de grond en andere incidentele kosten.

Er is sprake van doorfacturering als de privéjetaanbieder deze extra kosten doorberekent aan de klant door ze als aparte kostenposten op te voeren op de factuur. Eigenlijk schiet de privéjetaanbieder deze kosten voor en worden ze als aparte items opgenomen in de slotfactuur voor de klant. Doorfacturering zorgt ervoor dat de privéjetaanbieder alle kosten vergoed krijgt die tijdens de vlucht gemaakt zijn. Dat leidt tot meer transparantie in het kostenoverzicht en biedt de klant inzicht in de specifieke onkosten.

Doorfacturering wordt veel toegepast in de privéluchtvaart omdat de kosten voor het uitvoeren van een vlucht afhankelijk zijn van diverse factoren, zoals de duur van de vlucht, de bestemming en de specifieke diensten waar de klant om gevraagd heeft. De specifieke voorwaarden met betrekking tot doorfacturering kunnen overigens per privéjetaanbieder verschillen. Iedere partij moet die vastleggen in het contract of de servicevoorwaarden tussen de aanbieder en de klant.

Waardoor komt de luchtvaartbranche in de problemen als brandstof betaald wordt met zakelijke betaalkaarten?

Er zijn diverse redenen waarom de luchtvaartbranche in de problemen komt als brandstof betaald wordt met traditionele zakelijke betaalkaarten.

De eerste reden is dat vliegtuigbrandstof een duur en volatiel product is waarvan de prijs snel kan veranderen als gevolg van diverse factoren, zoals geopolitieke gebeurtenissen, vraag en aanbod of de olieprijzen op de wereldmarkt. Die schommelingen maken het voor luchtvaartbedrijven moeilijk om hun brandstofkosten accuraat te voorspellen en kunnen leiden tot onverwachte kosten die de limieten van traditionele zakelijke betaalkaarten overschrijden.

Een ander probleem is dat veel brandstofleveranciers en zogenaamde fixed-base operators (FBO's, externe dienstverleners op het luchthaventerrein) limieten hanteren voor de hoeveelheid brandstof die bedrijven kunnen kopen met een zakelijke betaalkaart. Deze limieten zijn bedoeld om het risico op fraude te verminderen en te waarborgen dat de geleverde brandstof betaald wordt. Maar die limieten zijn wellicht niet hoog genoeg voor grotere luchtvaartbedrijven, die geregeld grote hoeveelheden brandstof nodig hebben.
Bovendien accepteren sommige brandstofleveranciers bepaalde creditcards niet, of brengen ze er extra kosten voor in rekening. Dat maakt het lastiger voor luchtvaartbedrijven om hun uitgaven te beheren en kan meer administratief werk voor hun financiële afdeling tot gevolg hebben.

Tot slot kunnen luchtvaartbedrijven in de problemen komen met hun traditionele zakelijke betaalkaarten als ze niet heel kredietwaardig zijn, vaak te laat betalen of andere financiële problemen hebben. In zulke gevallen kunnen leveranciers en FBO's extra garanties eisen of zelfs weigeren om brandstof te leveren.

Kortom, de luchtvaartbranche heeft te maken met diverse problemen bij het betalen van brandstof met zakelijke betaalkaarten, zoals sterk fluctuerende brandstofprijzen, limieten op het gebruik van zakelijke betaalkaarten en eisen van leveranciers als het gaat om betalingszekerheid en kredietwaardigheid.

Privéluchtvaartbedrijven en de problemen met doorfacturering

Doorfacturering is zoals gezegd een gangbaar verschijnsel bij privéluchtvaartbedrijven. Daarvoor moeten alle relevante uitgaven worden verzameld en gespecificeerd om ze te kunnen doorberekenen aan de klant.

Dat klinkt in theorie tamelijk simpel, maar privé luchtvaartbedrijven kunnen bij het doorfactureren aan klanten tegen allerlei problemen aanlopen. Dit zijn enkele veelvoorkomende problemen:

1. Complexe tariefstructuren: privéluchtvaartbedrijven hanteren vaak complexe tariefstructuren met verschillende tariefklassen, aanvullende diensten en speciale voorwaarden. Bij het verstrekken van een herziene factuur kan het een ingewikkelde klus zijn om alle wijzigingen in tarieven, upgrades of extra diensten die na de oorspronkelijke boeking aangevraagd of veranderd zijn, correct te verwerken.
2. Ticketwijzigingen en restituties: klanten wijzigen geregeld de vertrektijd of de bestemming van hun vlucht, annuleren hun vlucht of vragen om restitutie. Het is niet eenvoudig om deze wijzigingen te beheren en de factuur daarop aan te passen, vooral als er sprake is van boetes en tariefverschillen of als de hoogte van de restitutie berekend moet worden.
3. Kosten voor bijkomende services: privéluchtvaartbedrijven bieden diverse bijkomende services, zoals stoelkeuze, bagagetoeslagen, maaltijden aan boord en entertainment. Het kan ingewikkeld zijn om deze aanvullende diensten door te factureren of keuzewijzigingen door te voeren, omdat alles nauwkeurig bijgehouden moet worden en er een integratie met het factureringssysteem nodig is.
4. Spaarprogramma's en kortingen: privéluchtvaartbedrijven hebben vaak spaarprogramma's, frequentflyerbeloningen en speciale kortingen voor bepaalde klanten. Bij het doorfactureren moeten de programmavoordelen of kortingen worden toegepast waar de klant voor in aanmerking komt op basis van de programmavoorwaarden.
5. Systeem- en data-integratie: privéluchtvaartbedrijven gebruiken vaak ingewikkelde, geautomatiseerde systemen voor het beheren van boekingen, passagiersgegevens en financiële transacties. Het integreren van deze systemen en het afstemmen van factureringsprocessen kan technisch een flinke uitdaging zijn. Compatibiliteitsproblemen of fouten in de overdracht van gegevens tussen systemen kunnen onjuiste doorfacturering tot gevolg hebben.
6. Klantenservice en geschillen: problemen met factureren kunnen leiden tot ontevreden klanten of geschillen. Privéluchtvaartbedrijven hebben doelmatige klantenserviceprocessen nodig om vragen over facturen te beantwoorden, problemen te verhelpen en geschillen op te lossen. Het snel afhandelen van deze problemen kan bijdragen aan de tevredenheid en de loyaliteit van klanten.

Om deze uitdagingen aan te pakken, moeten privéluchtvaartbedrijven investeren in goede reserverings- en factureringssystemen, geautomatiseerde processen implementeren, regelmatig audits uitvoeren en personeel trainen om factuurgerelateerde zaken effectief af te handelen.

Door een goede administratie bij de houden, helder te communiceren met klanten en discrepanties in de facturering snel aan te pakken, kunnen privéluchtvaartbedrijven problemen met doorfacturering aan klanten tot een minimum beperken.

Daarbij komen zakelijke betaalkaarten met een hoge limiet en uitgavenbeheer van pas

Zakelijke Visa-kaarten met een hoge limiet en geïntegreerde uitgavenbeheersoftware kunnen het beheer van brandstofbetalingen veel gemakkelijker maken.

Ten eerste bieden betaalkaarten met een hoge limiet bedrijven veel meer betalingsflexibiliteit, zodat ze verder kunnen gaan zonder vertraging op te lopen of boetes van de bank te krijgen vanwege het overschrijden van kredietlimieten.

Ten tweede zijn brandstofkaarten meestal niet gekoppeld aan uitgavenbeheersoftware, terwijl zakelijke creditcards met hoge limiet van kostenbeheerproviders zoals Payhawk een complete, geïntegreerde oplossing bieden.

Dat betekent dat je de beschikking krijgt over krediet- en kasstroombeheer. En over gedegen uitgavenbeheer waarmee een bedrijf volledig inzicht in de uitgaven (inclusief brandstofkosten) kan krijgen en bieden voor doorfacturering.

Het financiële team kan teamkaarten verstrekken voor projectuitgaven en kan binnen het uitgavenbeheerplatform zelfs aangepaste uitgavenvelden instellen. Daarmee kunnen mensen bij elke uitgave die ze met een kaart doen, een van de velden kiezen en elke betaling uitgebreid specificeren.

Dit zijn de grootste voordelen van kostenbeheer (inclusief betaalkaarten met hoge limiet) voor de luchtvaartbranche:

1. Gestroomlijnd uitgavenbeheer: zakelijke creditcards bieden een handige manier om brandstofuitgaven te centraliseren en het hele uitgavenbeheerproces te stroomlijnen. In plaats van meerdere betaalmethoden of restituties gebruik je een enkele creditcard voor alle brandstofgerelateerde uitgaven, waardoor het bijhouden en beheren van uitgaven veel eenvoudiger wordt.
2. Betere financiële controle: door zakelijke creditcards te introduceren, krijgen luchtvaartbedrijven meer controle over brandstofgerelateerde uitgaven. Creditcardtransacties laten een duidelijk digitaal spoor na, waardoor je brandstofuitgaven beter kunt bijhouden en controleren. Dat helpt om ongeoorloofde of frauduleuze activiteiten op te sporen en het risico op misbruik te verminderen. Met een oplossing zoals Payhawk zijn de betaalkaarten ook voorzien van proactieve zakelijke uitgavencontroles zoals kaartlimieten, blokkeren van kaarten, goedkeuringsprocedures en meer.
3. Verbeterde kasstroom: brandstofuitgaven kunnen enorm oplopen voor luchtvaartbedrijven. Door te betalen met een creditcard wordt een beter kasstroombeheer mogelijk. Bedrijven hoeven onkosten niet direct te betalen, maar hebben een respijtperiode (meestal zo'n 30 dagen) voordat de creditcardrekening betaald moet worden. Dat levert je meer flexibiliteit op, en meer beschikbaar werkkapitaal.
4. Beloningen en incentives: veel zakelijke creditcards of betaalkaarten bieden beloningsprogramma's of incentives, zoals cashback, airmiles of kortingen. Door brandstofaankopen met een zakelijke betaalkaart te betalen, kunnen luchtvaartbedrijven beloningen of cashback verdienen. Die kun je gebruiken om de reiskosten te verlagen of om te herinvesteren.
5. Verbeterde beveiliging: creditcards hebben vaak ingebouwde beveiligingsmaatregelen en fraudebescherming. Luchtvaartbedrijven profiteren van de extra beveiligingslagen die creditcardmaatschappijen bieden, zoals realtime fraudedetectie, aankoopbescherming en aansprakelijkheidsbescherming in geval van ongeautoriseerde transacties.
6. Vereenvoudigde rapportage en analyse: zakelijke creditcards bieden vaak gedetailleerde transactierapporten, die het rapporteren van uitgaven vereenvoudigen en waardevolle inzichten kunnen opleveren voor financiële analyses. Met die rapporten kun je patronen in brandstofverbruik ontdekken, brandstofprijzen van verschillende leveranciers of luchthavens vergelijken en weloverwogen beslissingen nemen.
7. Relaties en onderhandelingen met leveranciers: door brandstofaankopen te consolideren via een zakelijke creditcard, kun je een sterkere relatie met brandstofleveranciers opbouwen. Luchtvaartbedrijven die consequent een enkele kaart voor al hun brandstoftransacties gebruiken, hebben een betere onderhandelingspositie om bulkkortingen of gunstigere voorwaarden te krijgen bij brandstofleveranciers.

Voorkom vertragingen in de lucht en op de grond

Neem afscheid van vertragingen bij de bank en maak kennis met zakelijke betaalkaarten met hoge limiet, beter kasstroombeheer en controle over uitgaven.

Lees hoe luchtvaartmaatschappij Luxair een cashloos bedrijf werd door over te stappen op Payhawk of boek een demo om te bespreken hoe je bedrijf kan profiteren van slim kostenbeheer.