Payhawk helpt groeiende bedrijven hun uitgaven te beheren en financiële processen te vereenvoudigen terwijl ze groeien met de volgende functies en meer:

• Gecentraliseerd uitgavenbeheer: Beheer uitgaven, budgetten en facturen voor al je entiteiten, allemaal op één plek. Bovendien betaal je alleen per platform in plaats van per transactie (essentieel voor groeiende retail- en horecabedrijven).
• Zakelijke betaalkaarten: Krijg Visa-creditcards en -debetkaarten in verschillende valuta's, geef kaarten in seconden uit en blokkeer ze automatisch dankzij integraties met HR-systemen.
• Uitgavenbeheer: Leg eenvoudig bonnetjes en facturen vast via de gebruiksvriendelijke app en OCR. En zoek automatisch naar ontbrekende bonnetjes om tijd en stress te besparen
• Controle op uitgaven: Stel limieten in, maak budgetten aan, beperk uitgaven, maak goedkeuringsworkflows op maat en pas ze aan op basis van de structuur van je team, groei, enzovoort. Stel verschillende controles in per locatie, per HQ-team en meer, en pas ze aan naarmate je groeit
• Naadloze integraties: Synchroniseer met Microsoft Dynamics, NetSuite, Exact Online, AFAS en meer om gegevensinvoer en reconciliaties te automatiseren (en uren en zelfs dagen te besparen)
• Factuurbeheer: Automatisch betalingen verwerken en synchroniseren met je ERP. Koppel informatie in Payhawk aan je ERP zodat je snel je P&L en verwachte uitgaven kunt controleren.
• Bulkprocessen: Importeer en exporteer onkostencategorieën in bulk naar je ERP, bekijk onkosten in bulk, betaal onkosten in bulk, en nog veel meer, om tijd te besparen ... vooral als je groeit

Ja. Je kunt handmatige administratieve en boekhoudkundige taken automatiseren en je maandafsluitprocessen drastisch verbeteren door gebruik te maken van Payhawk's native integraties met integraties zoals NetSuite en Exact Online. Synchroniseer je stamgegevens, facturen (voor leveranciers), betalingen en banktransacties om te genieten van naadloze overdracht van uitgavengegevens in overeenstemming met de boekhoudprincipes.

(en gesegmenteerde uitgavencategorisering) over zowel uitgaven in het hoofdkantoor als uitgaven per winkel of locatie. De aangepaste velden en categorisatie die je in Payhawk kunt instellen (en kunt koppelen aan je ERP) betekenen dat je uitgaven kunt segmenteren om ze over verschillende entiteiten (locaties) of teams (zoals marketing, IT, sales, etc.) te volgen.

Stephen Wilkinson, Finance and Operations Director bij Astrid & Miyu, beschrijft het het beste:
“Het financiële team houdt van de flexibiliteit van verschillende categorieën en locaties binnen Payhawk vanwege onze retail footprint plus e-commerce. We gebruiken aangepaste workflows voor zowel winkelteams als het hoofdkantoor. Nu hebben we de winkels eigenaar gemaakt van hun uitgaven (gecontroleerd door winkelmanagers). En hetzelfde geldt voor de teams op het hoofdkantoor."

Welke mate van controle en/of beleidshandhaving biedt Payhawk over personeelsuitgaven, vooral voor werknemers in klantgerichte functies?
Payhawk geeft bedrijven volledige controle over personeelsuitgaven - ongeacht of de werknemer onderweg is, op kantoor of in de winkel - waardoor het ideaal is voor klantgerichte functies in de detailhandel en horeca. Je kunt:

• Uitgavenlimieten instellen die van toepassing zijn op alle kaarten en apps: Dagelijkse, maandelijkse of per transactie limieten definiëren voor reizen, maaltijden of inkoop die bijna onmogelijk te overschrijden zijn. Limieten en controles verschijnen waar kaarthouders uitgeven, dus alles is duidelijk en overzichtelijk.
• Geavanceerde kaartcontroles: Beperk het kaartgebruik op locatie, type winkel of categorie om ongeautoriseerde uitgaven te voorkomen.
• Beleid op maat: Maak een onkostenbeleid op maat per rol of afdeling, zodat over de hele linie de regels worden nageleefd
• Real-time goedkeuringen: Maak directe goedkeuringen mogelijk binnen de ingestelde limieten en stel workflows in met verschillende niveaus voor grotere uitgaven
• Real-time zichtbaarheid: Volg uitgaven terwijl ze gebeuren en bewaak budgetten met actuele rapporten

Payhawk vereenvoudigt het goedkeuren van onkosten met geautomatiseerde workflows die aanvragen in real-time naar de juiste persoon leiden op basis van aangepaste regels, zoals uitgavenlimieten of teambudgetten.

Teams in winkels, de marketingafdeling en het hoofdkantoor kunnen uitgaven direct via de app indienen, waar goedkeuringen direct en probleemloos plaatsvinden. Dit elimineert handmatige follow-ups, vermindert vertragingen en zorgt voor compliance op alle locaties. Zoals Stephen Wilkinson, Finance and Operations Director bij Astrid & Miyu, uitlegt: “"Het team houdt van de flexibiliteit voor verschillende categorieën en locaties vanwege de retail footprint plus e-commerce. We gebruiken aangepaste workflows voor zowel winkelteams als het hoofdkantoor. Nu hebben we de winkels eigenaar gemaakt van hun uitgaven (gecontroleerd door winkelmanagers). En hetzelfde geldt voor de teams op het hoofdkantoor.

Met de geavanceerde kaartcontroles geeft Payhawk teams meer zeggenschap, terwijl de financiële afdeling het overzicht behoudt. Managers kunnen transactielimieten toewijzen, uitgaven per categorie beperken of tijdelijke kaarten aanmaken voor eenmalige aankopen. Kaarten kunnen worden aangepast aan specifieke behoeften, zoals winkelteams die betalingen aan leveranciers beheren of marketingteams die campagnebudgetten bijhouden. In combinatie met real-time zichtbaarheid zorgen deze functies ervoor dat financiële teams de controle kunnen centraliseren, terwijl medewerkers hun eigen uitgaven efficiënt kunnen beheren. David Watson, Group Financial Controller bij State of Play, noemt deze integratie met systemen zoals NetSuite “een game changer” voor het beheer van uitgaven van meerdere entiteiten.

Astrid & Miyu, deelt:

• Door de verwerkingstijd met tweederde te verkorten en de onkosten over de maand te spreiden, verlicht Payhawk de stress van de maandafsluiting.
• Ze hebben het afsluiten van het grootboek met twee dagen kunnen verminderen en hebben meer zichtbaarheid gekregen op alle locaties.
• Met dit jaar 15.000 verwerkte onkosten in vier landen heeft Payhawk gezorgd voor naadloze goedkeuringen, minder vertragingen en slimmere uitgavenbeslissingen.

Payhawk wordt zeer hoog gewaardeerd door zowel financiële als niet-financiële medewerkers (zie G2), waardoor het ongelooflijk intuïtief is voor winkelmanagers en teamleden om uitgaven in te dienen en budgetten te beheren. Met functies als het scannen van bonnetjes met de mobiele telefoon kunnen medewerkers onderweg snel bonnetjes uploaden, terwijl de AI-gestuurde OCR automatisch uitgaven categoriseert en handmatige gegevensinvoer overbodig maakt. Aangepaste workflows zorgen ervoor dat winkelteams hun budgetten autonoom kunnen beheren, met vooraf ingestelde regels voor goedkeuringen en uitgavenlimieten.

Melina Bale, Head of International Brand Marketing & Communications bij Astrid & Miyu, zegt:
“Een grote verandering voor mij toen ik Payhawk begon te gebruiken was de app. Ik reis veel, dus nu ik gewoon op de app kan kijken en onderweg mijn uitgaven kan doen, hoef ik aan het einde van de maand geen uren meer vrij te maken om al mijn uitgaven te regelen. Ik raak ook geen bonnetjes meer kwijt! En het betekent ook dat ik de uitgaven van het hele team onderweg kan goedkeuren... het bespaart zoveel tijd.”