Efficiënt crediteurenbeheer in de horeca: een uitgebreide gids

Volgens pymnts.com ziet 54% van de CFO's een duidelijke behoefte aan meer automatisering van de crediteurenadministratie, maar slechts een derde gebruikt het daadwerkelijk voor hun interne processen. Bovendien is slechts 9% van de crediteurenadministratie volledig geautomatiseerd.

Klinkt dat bekend? Dan is het tijd voor het omgooien van jouw crediteurenbeheer. In dit artikel onderzoeken we waarom automatisering van de crediteurenadministratie voor de horeca zo belangrijk is en hoe je dit kunt aanpakken.

Het belang van efficiënte crediteurenadministratie in de horeca

Crediteurenadministratie is veel meer dan een kostenpost die zorgt voor operationele continuïteit. Het moet geïntegreerd zijn in je financiële strategie. Hoe je je crediteurenadministratie (inclusief tijdbesparende automatiseringen) beheert, beïnvloedt direct het succes van je financiële functie en de algehele gezondheid van je bedrijf.

Met het juiste crediteuren-automatiseringssysteem kun je taken upgraden, zoals:

• Procure-to-pay en inkooporderbeheer
• Cash flow beheer
• Leveranciersmanagement
• Uitgavenbeheer
• Risico- en nalevingsbeheer
• Financiële rapportage en analyse

Als je je crediteurenbeheer goed aanpakt, kun je ten minste deze zeven cruciale dingen bereiken (plus nog veel meer).

1. Snellere factuurverwerking en nauwkeurigheid
2. Betere relaties met leveranciers
3. Kostenbesparingen
4. Minder administratieve lasten
5. Betere naleving van regelgeving en risicobeperking
6. Gezonde kasstroom
7. Meer mogelijkheden voor het opschalen

Best practices voor crediteurenbeheer in de horeca

De bedrijfsvoering van horecabedrijven verschilt enorm van bedrijf tot bedrijf. Je behoeften zijn uniek, van leveranciers tot entertainment en eten en drinken.
Dat gezegd hebbende, als het gaat om uitgavenbeheer en crediteurenadministratie binnen de sector, zijn er een paar best practices die iedereen gemeen zou moeten hebben.

Factuurbeheer digitaliseren

Is je team aan het worstelen met het beheren van fysieke bonnen of het ordenen van documenten?

Ga papierloos werken en laat technologie je verwerking overnemen. Met Payhawk kun je bijvoorbeeld een mobiele app gebruiken om je uitgavenbeheer te ondersteunen, inclusief slimme gegevensvastlegging dankzij OCR-technologie en een AI Camera. Je kunt je personeel ook uitrusten om snel foutloze, correct gecodeerde onkosten in te dienen met aanpasbare onkostencategorieën. Bovendien kun je compliance ondersteunen met custom approval workflows om ervoor te zorgen dat alle uitgaven binnen het beleid vallen.

Je kunt je boekhoudteam zelfs real-time inzicht geven in afdelingen, projecten en meer met een naadloze stroom van analyses en gegevens naar je ERP.

Bedrijfssystemen en -gegevens integreren

Het is cruciaal voor horecabedrijven om een holistisch beeld te krijgen van leveranciers, uitgaven, inkomsten, winst en cashflow tussen verschillende entiteiten en locaties.
En hier komt all-in-one finance om de hoek kijken.

David Watson, Group Financial Controller bij State of Play, zegt:

Voordat we overstapten naar Payhawk gebruikten we creditcards en bill.com voor het accounts payable fulfilment systeem. Het integreerde niet met NetSuite en combineerde kaarten en accounts payable fulfilment niet, dus het was wel even schakelen tussen tools. Een van de grootste voordelen van Payhawk is de integratie tussen onze boekhoudsoftware en de mogelijkheid om betalingen in handen te geven van de daadwerkelijke gebruikers en exploitanten (locaties).

Crediteurenadministratie van begin tot eind automatiseren (reconciliatie)

Wanneer je team essentiële taken moet uitvoeren, is administratie een klus die hen vertraagt. Ontlast ze door het gebruik van een geautomatiseerd systeem.

Automatisering met een oplossing als Payhawk verwijdert handmatige processen en de kopzorgen die daarmee gepaard gaan, zoals:

• Automatisch gegevens extraheren uit facturen in meer dan 60 talen
• Het besparen van tijd op het categoriseren van gegevens door het de ingebouwde zelflerende OCR dit voor je te latendoen

Effectieve relaties met leveranciers opbouwen

Het opbouwen van goede relaties met leveranciers is essentieel voor een gestroomlijnde crediteurenadministratie. Het stelt je bedrijf in staat om te winnen door samenwerking, vertrouwen en wederzijds voordeel te bevorderen.

Als je erin slaagt om goede relaties met leveranciers op te bouwen, kan je bedrijf hopen op het volgende:

• Onderhandelen over gunstigere voorwaarden, bijv. verlengde betalingstermijnen en kortingen
• Problemen sneller oplossen door open communicatie
• Strategische partnerschappen opbouwen
• Het versterken van de loyaliteit en betrouwbaarheid van leveranciers

Stop dus met het gebruik van starre en onvolledige crediteurensoftware voor restaurants, bars, cafés of hotels om je leveranciersrelaties te ondersteunen. Kies in plaats daarvan voor allesomvattende technologie om de activiteiten te vereenvoudigen en centraliseren.
Dit kan bijvoorbeeld door gebruik te maken van ons Procure-to-Pay product, waarmee je:

• Wereldwijde leveranciers snel en kosteneffectief kunt betalen met internationale bankoverschrijvingen in 50+ valuta's naar 160+ landen
• Leveranciersbeheer functies, inclusief aanpasbare gegevensinvoer en verbeterde leveranciersinformatie die synchroniseert met je ERP

Factuurverwerking en goedkeuring stroomlijnen

Heb je te maken met zoekgeraakte facturen, fouten en te late betalingen en de kosten die daarmee gepaard gaan? Volgens ons onderzoek ben je niet de enige:

• 40% van de facturen bevat fouten
• Het kost ongeveer $53.50 om een factuur te corrigeren
• $58 om een onkostennota te maken
• 20% van het MKB betaalt de meerderheid van hun facturen te laat

Als je bedenkt dat kosten zoals renovaties, entertainment en marketing vaak in de zes en zeven cijfers lopen, is het niet moeilijk om te zien hoe crediteuren-verliezen zich snel opstapelen in de horeca. Traditionele factureringspraktijken zoals fysieke ontvangstbewijzen en handmatige verwerking wakkeren het vuur alleen maar verder aan.

Gelukkig is er een oplossing: digitale transformatie van deze kernprocessen. Geoptimaliseerde crediteurenbeheer tools kunnen wonderen doen voor de efficiëntie van het crediteurenbeheer. De beste crediteuren-oplossingen doet er gemiddeld 3,7 dagen over factuurverwerking vergeleken met 19,4 dagen voor andere systemen.

De juiste tools verhogen ook de nauwkeurigheid en transparantie van de uitgaven zonder je team te belasten. Onze geautomatiseerde crediteuren-oplossing biedt bijvoorbeeld realtime reconciliatie, plus 3-way matching tussen facturen binnen onze inkooporderfunctie en meer. Je kunt ook een groepsbreed uitgavenbeleid, goedkeuringen in meerdere stappen en analyses instellen.

Veelvoorkomende uitdagingen in crediteurenadministratie voor de horeca

Bepaalde problemen blijven de kop opsteken als je de verkeerde tools en processen gebruikt om de crediteurenadministratie in de horeca te beheren. Deze problemen zijn onder andere:

• Corrupte of onnauwkeurige gegevens
• Trage betalingscycli
• Problemen met naleving van wet- en regelgeving
• Weinig inzicht in gegevens (bijvoorbeeld in uitgaven, budgetten en financiële verplichtingen)
• Ingewikkelde onboarding en beheer van leveranciers
• Problemen met facturering, zoals zoekgeraakte facturen en knelpunten met goedkeuring
• Dubbele betalingen

Aan de andere kant maakt het gebruik van de juiste crediteuren-automatisering voor de horeca handmatige financiële werkzaamheden tot een fluitje van een cent. Laten we een scenario bekijken om het verschil in perspectief te plaatsen.

Stel je voor dat je de CFO bent van een hotel- en restaurantketen. Je hebt crediteurensoftware voor restaurants en hotels aangeschaft. Maar je plan werkte niet omdat de technologie geen alles-in-één oplossing was en de processen verder versnipperde.

Dus ga je terug naar het beheren van je crediteuren op de oude manier. We hebben het over papieren inkooporders en facturen en communicatie via e-mail. Betalingsmethoden variëren ook. Je kunt cheques gebruiken voor de ene verkoper en creditcards voor de andere. Maar hier komt het ergste. Je team moet inkooporders invullen via een legacysysteem. Deze oplossing vereist handmatige gegevensinvoer en export vanuit een Excel-spreadsheet. Dit proces is niet alleen vervelend en tijdrovend, maar ook riskant.

Er is maar één administratieve fout nodig, zoals het weglaten van betalingsinformatie, en je betaalt te veel aan leveranciers. Bovendien is er geen manier om de fouten te ontdekken tot je jaarlijkse audit. Tegen die tijd is het te laat. De winsten worden aangetast. Bovendien is er geen garantie dat je het geld terugkrijgt.

Gelukkig is dit niet het einde van je verhaal. Al deze problemen verdwijnen als je overstapt op een digitale, uitgebreide oplossing voor crediteuren- en uitgavenbeheer zoals Payhawk.

Fraudepreventie in crediteurenadministratie

Fraude met crediteuren kent vele vormen, van online aanvallen tot werknemers die samenspannen met leveranciers om smeergeld binnen te halen. Erger nog, de fraude kan moeilijk te ontdekken zijn, wat resulteert in aanzienlijke financiële tegenvallers. Bedrijven verliezen jaarlijks 5% van hun omzet door fraude, wat neerkomt op een gemiddeld verlies van $8.300 per maand. Bovendien wist 88% van de fraudeurs hun sporen uit.

Dus als je toezicht houdt op je crediteurenbeheer in de horeca, moet je versterkingen oproepen om de complotten en oplichtingspraktijken 24/7 aan te pakken. Maar hoe doe je dit zonder nog meer werk op het bordje van je team te leggen en een fortuin uit te geven? De oplossing is makkelijker dan je denkt: AI-tools voor fraudedetectie.

Je financiële team kan bijvoorbeeld in realtime op zoek gaan naar financiële fraude met behulp van onze geavanceerde technologieën, zoals onze:

• Algoritmen voor patroon- en anomalieherkenning
• Voorspellende modellering en gedragsanalyse van grote datasets
• Tools voor identiteitsverificatie zoals twee-factor authenticatie, biometrie en veilige aanmelding
• Geautomatiseerde goedkeuring van uitgaven
• Tools voor betalingsbescherming zoals automatisch blokkeren van kaarten, tokenisatie en beveiligingscertificaten

Crediteurenadministratie optimaliseren voor financiële prestaties en kostenverlaging

Als je de crediteurenadministratie in de horeca wilt upgraden, is de kans groot dat je ook financieel rendement wilt zien. Het goede nieuws is dat het automatiseren van je crediteurenbeheer het resultaat van je bedrijf kan verbeteren en je kan helpen je kosten te verlagen. Hier zijn enkele mogelijke snelle manieren om je AP winstgevender te maken:

• Gebruik technologie om sneller geld over te maken en te profiteren van kortingen voor vroege betaling
• Optimaliseer het werkkapitaalbeheer door verouderingsrapporten te analyseren op achterstallige rekeningen en cashflowproblemen
• De verwerking van facturen, goedkeuringsworkflows en betalingsmethoden stroomlijnen om de cash conversion-cyclus te verkorten en de beschikbare middelen te maximaliseren
• Inzichten en analyses gebruiken om trends, patronen en kansen te ontdekken. Gebruik deze gegevens om beslissingen te nemen die leiden tot kostenbesparingen, optimalisatie van uitgaven en verbeterde winstgevendheid.
• Krachtige compliance maatregelen en controles afdwingen als onderdeel van een compleet uitgavenbeheer. Voorkom fouten, fraude en ongeautoriseerde uitgaven met software voor uitgavenbeheer en zakelijke betaalkaarten, inclusief ingebouwde controles
• Gebruik een complete oplossing (zoals genoemd in het vorige punt) zoals Payhawk die crediteurenbeheer, betaalkaarten, abonnementenbeheer voor terugkerende betalingen en meer omvat om een volledig overzicht te krijgen en snel geïnformeerde beslissingen te nemen over uitgaven.

Andrew Jacobi, VP Finance US bij State of Play Hospitality, beschrijft:

"We vertrouwen echt op de aanpasbare instellingen binnen Payhawk om onderscheid te maken tussen locaties zodat we prestaties kunnen analyseren. We maken de aangepaste velden die onze kaarthouders gebruiken om hun uitgaven te categoriseren. Dus of het nu gaat om het categoriseren tussen locaties of het categoriseren in de juiste grootboekcode, het is zeer nuttig in termen van hoe we uitgaven toewijzen."

Met Payhawk kunnen we heel snel zien of er op bepaalde plekken in onze winst-en-verliesrekening te veel wordt uitgegeven. Bijvoorbeeld : wanneer we zien dat we te veel of meer dan verwacht uitgeven aan DJ's in een bepaalde locatie.

Automatisering van crediteurenbeheer voor de horeca: Het verhaal van State of Play

Een van de eenvoudigste manieren om je de automatisering van je crediteurenbeheer te verbeteren, is kennis te nemen van bedrijven die met succes hun eigen automatisering hebben getransformeerd. State of Play Hospitality is hiervan een geweldig voorbeeld.

Voordat ze overstapten naar Payhawk om gebruik te maken van een alles-in-één oplossing voor crediteurenbeheer, betaalkaarten, uitgavenbeheer en meer, gebruikte dit horecabedrijf met meerdere locaties meerdere tools voor het beheren van uitgaven en leveranciersbetalingen voor entiteiten in de VS en het VK. Het probleem? De tools spraken niet met elkaar en zorgden niet voor één enkele source of truth over uitgaven en geldstromen.

Gezien het internationale karakter van het bedrijf was multi-entity management ook een topprioriteit. Het team wilde een wereldwijd overzicht van de uitgaven en eenvoudigere betalingsprocessen. Het wegnemen van knelpunten bij het beheer van leveranciers, zoals te late aankopen en goedkeuringen, stond ook op het verlanglijstje.

Sinds de invoering van Payhawk lopen de crediteuren- en andere financiële managementprocessen van State of Play op rolletjes. Het team bespaart tijd, geld en moeite terwijl de financiële besluitvorming is verbeterd. Specifiek heeft het team:

• Een gecentraliseerd crediteuren- en uitgavenbeheerplatform gekregen met zakelijke betaalkaarten, uitgavencontroles, slimme OCR-technologie en een naadloze (NetSuite) ERP-integratie. Wanneer een teamlid een factuur uploadt, gaan de gegevens rechtstreeks naar State of Play's ERP. Deze opzet maakt het beheren van facturen en uitgaven moeiteloos
• Ons multi-entity management dashboard gebruikt voor toegang tot realtime gegevens over uitgaven op verschillende locaties. Het team weet nu bijvoorbeeld wanneer kaarttransacties plaatsvinden en waarom. Deze functie maakt beter overzicht, betere beslissingen en kostenbeheersing mogelijk.
• Onze uitgavencategorisatiefuncties gebruikt om uitgaven per locatie bij te houden, zoals hoeveel ze uitgeven aan DJ's voor elke locatie. Met deze informatie kan het team de kosten nauwkeurig toewijzen aan grootboekcodes. Ze kunnen ook uitgavenoverschrijdingen opsporen, resources toewijzen, nauwkeurige prognoses bijhouden en kosten beter vergelijken met budgetten.
• Onze zakelijke betaalkaarten gebruikt om snel te voldoen aan de betalingsvoorwaarden van leveranciers, inclusief vooruitbetalingen zoals aanbetalingen. Niet meer wachten op goedkeuringen en wisselen van betaaloptie

De samenwerking met Payhawk heeft State of Play geholpen bij het transformeren van de manier waarop ze uitgaven beheren en analyseren.

David Watson, Group Financial Controller van State of Play, zegt:

Het weghalen van zakelijke creditcardtransacties bij de traditionele banken naar een product dat direct integreert met NetSuite was een game changer! Nu besparen we tijd en nemen we betere beslissingen dankzij volledige zichtbaarheid van onze uitgaven voor meerdere entiteiten.

Transformeer je horecabedrijf met geautomatiseerd crediteurenbeheer

Crediteurenbeheer in de horeca is niet zomaar een administratieve handeling of kostenpost. Het kan je bedrijf helpen om meer financiële winst te maken, de efficiëntie te verhogen en een voorsprong te nemen op de markt. Maar je moet strategisch te werk gaan om het volledige potentieel van je crediteurenbeheer te benutten. Laat gefragmenteerde tools en processen los.

Maak gebruik van geautomatiseerd crediteurenbeheer voor de horeca voor efficiënte inkoop en analyse. Versterk je crediteuren- en uitgavenbeheertechnologie met een robuust uitgavenbeleid en opleiding van personeel, en laat gegevens je volgende stappen bepalen. Maak deze stappen en je zult crediteuren-processen hebben die lopen als een goed geoliede machine.

Heb je meer controle nodig over je crediteuren-processen? Real-time zichtbaarheid van uitgaven? En snellere, nauwkeurigere procure to pay processen? Boek vandaag nog een persoonlijke demo en ontdek hoe Payhawk jouw kan helpen.