Le guide de la gestion des factures fournisseurs dans l'hôtellerie et la restauration

Selon une étude de pymnts.com, 54 % des directeurs financiers estiment qu'il faut automatiser davantage les processus de facturation fournisseurs, tandis que seul un tiers d'entre eux utilisent véritablement ces capacités pour leurs processus internes. Pour couronner le tout, seuls 9 % des processus de facturation fournisseurs sont entièrement automatisés.

Si cela fait écho à vos propres questionnements, alors il est grand temps de réorganiser les systèmes de paiement au sein de votre entreprise. Cet article vise à mettre en lumière l’importance de l'automatisation des factures fournisseurs dans le secteur de l'hôtellerie et de la restauration et comment y parvenir.

Pourquoi les entreprises d’hôtellerie et de restauration ont intérêt à opter pour l’automatisation des factures fournisseurs ?

Votre mode de gestion des factures fournisseurs a indéniablement un impact sur le fonctionnement du département Finance, ainsi que sur la santé financière globale de votre entreprise.

Un système d'automatisation des factures fournisseurs adapté vous permettra d’accomplir plus facilement et plus efficacement les tâches suivantes :

• Gestion des achats et des bons de commande ;
• Contrôle des flux de trésorerie ;
• Gestion des données fournisseurs ;
• Gestion des notes de frais ;
• Gestion des risques et de la conformité ;
• Reporting et analyse financière.

Adopter la bonne approche en matière de facturation fournisseurs vous permettra d’atteindre ces sept objectifs essentiels (et bien d'autres encore) :

1. Un traitement plus rapide et plus précis de vos factures ;
2. Une amélioration des relations avec vos fournisseurs ;
3. La réduction de vos dépenses ;
4. La minimisation de la charge administrative ;
5. Le renforcement de la conformité réglementaire et l'atténuation des risques ;
6. L’assainissement de vos flux de trésorerie ;
7. Davantage de possibilités d'évolution.

Les bonnes pratiques à adopter pour gérer vos factures fournisseurs dans l’hôtellerie-restauration

Dans le secteur de l'hôtellerie et de la restauration, les activités varient considérablement d'une entreprise à l'autre. Chaque organisation a des besoins spécifiques en matière de fournisseurs, de divertissements, de nourriture ou de boissons.
Cela dit, lorsqu'il s'agit de gérer les dépenses et les factures fournisseurs, il existe quelques bonnes pratiques communes à tous les acteurs du secteur.

Digitalisez la gestion de vos factures et de vos reçus

Si votre équipe passe son temps à fouiller dans des piles de reçus papier ou à ranger un dossier dans un autre pour les organiser, il est grand temps de dématérialiser et de laisser la technologie prendre le relai.

La plateforme et l’application mobile Payhawk vous permet de gérer vos dépenses et de saisir facilement vos reçus notamment grâce à la technologie OCR et l’appareil photo IA intégré à l’app. Vous pouvez également en équiper vos employés afin qu'ils puissent soumettre rapidement leurs notes de frais sans erreur et correctement encodées au sein de catégories personnalisables. En outre, cela vous permettra de renforcer la conformité grâce à des workflows d’approbation personnalisables, afin de vous assurer que toutes les dépenses sont conformes à la politique de l’entreprise.

Votre équipe comptable peut également bénéficier d’une visibilité en temps réel sur les différents départements, projets et autres initiatives grâce à la transparence des flux de données vers votre ERP.

Intégrez les systèmes et les données de votre entreprise

Toutes les entreprises du secteur de l'hôtellerie et de la restauration ont besoin d’une vue d'ensemble sur les fournisseurs, les dépenses, les recettes, les bénéfices et les flux de trésorerie de toutes les entités et de tous les établissements qui les composent.

C'est dans ce domaine qu’une solution financière tout-en-un a un rôle essentiel à jouer.

Selon David Watson, Global Financial Controller chez State of Play :

Avant de passer à Payhawk, nous utilisions des cartes de crédit et bill.com comme système de paiement des factures fournisseurs. Celui-ci n’était pas intégré avec NetSuite et ne combinait pas les cartes de paiement et le traitement des factures fournisseurs, ce qui nous obligeait à passer constamment d'un outil à l'autre. L'un des principaux avantages de Payhawk réside dans son intégration avec notre logiciel comptable et dans sa capacité à mettre les paiements entre les mains des véritables utilisateurs et opérateurs (établissements).

Automatisez les processus de facturation fournisseurs de bout en bout (rapprochement)

Lorsque votre équipe a des tâches essentielles à accomplir, le travail administratif devient une charge qui entrave la productivité. L'automatisation, grâce à une solution comme Payhawk, permet d’éliminer les processus manuels et les casse-têtes qui les accompagnent en :

• Extrayant automatiquement des données des factures dans plus de 60 langues ;
• Gagnant du temps lors de la catégorisation des données et en laissant l'OCR intégrée et auto-apprenante le faire pour vous.

Nouez des relations fructueuses et efficaces avec vos fournisseurs

Il est essentiel d’entretenir d'excellentes relations avec vos fournisseurs si vous souhaitez optimiser vos processus de paiement. Cela permet de renforcer la collaboration, la confiance et les bénéfices mutuels pour vous mener sur la voie de la réussite.

Si vous entretenez de bonnes relations avec les fournisseurs, votre entreprise peut espérer :

1. Négocier des conditions plus favorables, comme un allongement des délais de paiement ou des remises ;
2. Accélérer la résolution de problèmes grâce à une communication ouverte ;
3. Nouer des partenariats stratégiques ;
4. Renforcer la loyauté et la fiabilité des fournisseurs.

Cessez de vous reposer sur des logiciels de gestion des fournisseurs peu flexibles et incomplets pour vos restaurants, bars ou hôtels et améliorez vos relations avec vos fournisseurs. Optez pour une solution technologique tout-en-un afin de simplifier et de centraliser vos opérations.

Vous pouvez notamment tirer avantage de notre solution de Procure-to-Pay pour :

• Payer vos fournisseurs dans le monde entier rapidement et à moindre coût grâce à des virements bancaires internationaux dans plus de 50 devises et plus de 160 pays ;
• Bénéficier d’une fonctionnalité dédiée à la gestion des fournisseurs, qui inclut la saisie de données personnalisables et des informations améliorées sur les fournisseurs qui se synchronisent avec votre ERP ;
• Automatiser les factures fournisseurs pour le secteur de l'hôtellerie et de la restauration, notamment grâce à la création de bons de commande et de workflows d'approbation en plusieurs étapes afin de traiter ces commandes de manière efficace et sécurisée.

Rationalisez le traitement et la validation des factures

Si vous êtes confronté à des problématiques de factures perdues, à des erreurs, à des retards de paiement et aux coûts qui en découlent, sachez que vous n'êtes pas seuls :

• 40 % des factures comportent des erreurs ;
• La rectification d'une facture coûte environ 50 €, la création d’une note de frais 54 € et la correction d’une erreur sur une facture 49 € ;
• Selon certaines études récentes, les entreprises françaises accusent de plus en plus de retards de paiement.

Étant donné les montants engagés pour des dépenses telles que les rénovations, les loisirs ou encore le marketing, il est facile de comprendre comment les pertes liées aux factures fournisseurs peuvent rapidement représenter des sommes considérables dans le secteur de l'hôtellerie et de la restauration. Les pratiques de facturation traditionnelles, comme les reçus papier ou le traitement manuel, ne font que renforcer cette tendance.

Heureusement, il existe une solution : la transformation numérique de ces processus. Des outils de facturation fournisseurs optimisés peuvent faire des merveilles. Les solutions de gestion des factures fournisseurs les plus performantes mettent en moyenne 3,7 jours à traiter les factures, contre 19,4 jours pour les autres systèmes.

Grâce aux outils appropriés, vous pouvez également améliorer la précision et la transparence de vos dépenses sans alourdir la charge de travail de votre équipe. À titre d’exemple, notre solution automatisée de gestion des factures fournisseurs facilite le rapprochement en temps réel, auquel s’ajoute le rapprochement à trois facteurs entre les factures, les bons de commandes et les bons de réception. Vous pouvez également définir des politiques de dépenses à l'échelle du groupe, des processus de validation en plusieurs étapes et des analyses.

Quels sont les défis les plus courants en matière de gestion des factures fournisseurs dans le domaine de l'hôtellerie et de la restauration ?

Si vous n’utilisez pas les bons outils, vous vous exposez à différents problèmes :

• Données corrompues ou inexactes ;
• Cycles de paiement lents ;
• Problèmes de conformité avec la législation ou la réglementation ;
• Faible visibilité des données (concernant les dépenses, les budgets et les obligations financières, par exemple) ;
• Intégration et la gestion des fournisseurs compliquées ;
• Problèmes de facturation, comme dans le cas de factures égarées et de goulots d'étranglement dans le processus de validation ;
• Paiements en double.

Un système d'automatisation des factures fournisseurs adapté transforme les tâches financières manuelles en jeu d'enfant. Voici un scénario qui permet de mettre les choses en perspective.
Imaginez que vous êtes le directeur financier (DAF) d'une chaîne d'hôtels et de restaurants. Vous avez adopté un logiciel de gestion fournisseurs pour vos établissements. Toutefois, il ne s’agit pas d’une solution tout-en-un et elle n’a fait que fragmenter encore davantage les processus.

Vous avez donc décidé de reprendre le mode de gestion des factures fournisseurs que vous aviez auparavant : bons de commande sous format papier, traitement des factures et communications par email, etc. Vos méthodes de paiement peuvent également varier. Vous utilisez parfois des chèques pour régler un fournisseur et des cartes de crédit pour un autre. Et ce n’est pas tout. Votre équipe doit remplir les bons de commande à l'aide d'un système obsolète. Cette solution nécessite la saisie manuelle de données et l'exportation à partir d'une feuille de calcul Excel. Ce processus est non seulement fastidieux et chronophage, mais il comporte également des risques.

Une simple erreur d'écriture, comme l'omission d'informations relatives au paiement, peut vous mener à verser trop d’argent à vos fournisseurs. De plus, il n'y a aucun moyen de détecter les erreurs avant l'audit annuel et il est alors trop tard. Vos bénéfices en pâtissent et rien ne garantit que vous pourrez récupérer ces fonds.

Heureusement, ce scénario n’est pas inéluctable. Tous ces problèmes disparaissent lorsque vous passez à une solution complète de gestion pour vos factures fournisseurs et vos dépenses, à l’image de la plateforme Payhawk.

Luttez contre la fraude

La fraude aux factures fournisseurs prend de multiples formes et peuvent aller des attaques en ligne jusqu’aux employés qui s'entendent avec les fournisseurs pour obtenir des pots-de-vin. Les entreprises perdent chaque année 5 % de leur chiffre d'affaires à cause de la fraude, ce qui représente en moyenne 7 700 euros de pertes par mois. De plus, 88 % des fraudeurs brouillent les pistes.

Si vous êtes chargés de superviser la gestion des factures fournisseurs, vous aurez besoin d’aide pour lutter contre les ententes et autres combines 24h/24 et 7j/7. La question est de savoir comment vous y prendre pour éviter d’alourdir la charge de travail de votre équipe sans dépenser une fortune. Les outils de détection de la fraude alimentés par l'IA semblent présenter une solution idéale.

À titre d’exemple, votre équipe financière peut rester alerte et détecter des fraudes financières en temps réel en s’appuyant sur des technologies telles que :

• Des algorithmes dédiés à la détection de schémas et à la reconnaissance des anomalies ;
• La modélisation prédictive et l'analyse comportementale au sein de vastes ensembles de données ;
• Des outils de vérification de l'identité tels que l'authentification à deux facteurs, la biométrie ou les connexions sécurisées ;
• La validation automatisée des dépenses ;
• Des outils de protection des paiements tels que le blocage automatique des cartes, la tokenisation ou les certificats de sécurité.

Optimisez la gestion des factures fournisseurs afin d’améliorer vos performances financières et de réduire vos coûts

Si vous cherchez à améliorer la gestion des factures fournisseurs dans le secteur de l'hôtellerie et de la restauration, il y a de fortes chances que vous souhaitiez également obtenir un ROI. La bonne nouvelle, c'est que l'automatisation des factures fournisseurs permet d’améliorer les résultats de votre entreprise tout en vous aidant à réduire vos dépenses. Voici quelques moyens rapides de rendre votre système de paiement plus rentable :

• Exploiter la technologie pour accélérer les versements et profiter de remises en cas de paiement anticipé.
• Optimiser la gestion des fonds de roulement en analysant l’historique des factures fournisseurs afin de détecter les comptes en souffrance et les problèmes de trésorerie.
• Rationaliser le traitement des factures, les workflows d’approbation et les méthodes de paiement afin de raccourcir le cycle de conversion des liquidités et de maximiser les fonds disponibles.
• Exploiter les informations et les analyses pour repérer les tendances, les modèles et les opportunités. Utiliser ces données pour prendre des décisions qui permettent de réaliser des économies, d'optimiser les dépenses et d'améliorer la rentabilité.
• Appliquer des mesures de mise en conformité et de contrôle robustes pour une approche globale de la gestion des dépenses. Prévenir les erreurs, les fraudes et les dépenses non autorisées grâce à un logiciel de gestion des dépenses et à des cartes d'entreprise dotés des contrôles intégrés.
• Opter pour une solution complète qui, à l’image de Payhawk, inclut les factures fournisseurs, les cartes, la gestion des abonnements et des paiements récurrents, afin d’obtenir une vue d'ensemble et de prendre des décisions rapides et éclairées concernant vos dépenses.

Andrew Jacobi, VP Finance US chez State of Play Hospitality, décrit :

Nous nous reposons vraiment sur les paramètres de classement personnalisables au sein de Payhawk pour faire la distinction entre les lieux afin d’analyser les performances. Nous créons les champs personnalisés, que nos titulaires de cartes utilisent pour catégoriser leurs dépenses. Ainsi, qu'il s'agisse de classer les dépenses entre les différents sites géographiques ou de les trier en se servant du code approprié dans le livre, cela nous aide énormément à mieux répartir les dépenses.
Payhawk nous permet de repérer très rapidement les dépassements de dépenses à des endroits spécifiques, en amont et en aval de notre compte de résultat. Nous pouvons ainsi constater que nous dépensons trop ou plus que prévu pour payer des DJ dans un établissement particulier, par exemple.

Automatisation des factures fournisseurs dans le secteur hôtelier : le témoignage de State of Play

L'un des moyens les plus simples d'améliorer l'automatisation de votre facturation fournisseurs est d’étudier les entreprises qui l’ont fait. State of Play Hospitality en est un excellent exemple.

Avant de passer à Payhawk, cette entreprise d'hôtellerie répartie sur de multiples sites utilisait plusieurs outils pour gérer ses dépenses et le paiement des fournisseurs aux États-Unis et au Royaume-Uni. La principale problématique rencontrée : les outils ne communiquaient pas entre eux et ne permettaient pas de disposer d'une source unique de vérité concernant les dépenses et les flux de trésorerie.

Compte tenu de l’envergure internationale de l'entreprise, la gestion multi-entités était également une priorité absolue. L'équipe souhaitait disposer d’une vision globale des dépenses et des processus de paiement plus facilement. L'élimination des goulots d'étranglement liés à la gestion des fournisseurs, comme les achats et les retards de validation, figurait également sur la liste des attendus.

Depuis l'adoption de Payhawk, les processus de gestion des finances et des achats de State of Play sont réglés comme du papier à musique. L'équipe économise du temps, de l'argent et des efforts, tout en prenant de meilleures décisions financières. Elle bénéficie notamment :

• D’une plateforme centralisée de gestion des dépenses et des factures fournisseurs avec des cartes d'entreprise, des contrôles des dépenses, de la technologie OCR et d’une intégration native avec l’ERP (NetSuite). Lorsqu'un membre de l'équipe télécharge une facture, les données sont directement transmises à l'ERP de State of Play. Cette configuration rend la gestion des factures et des dépenses fluides.
• D’un tableau de bord de gestion multi-entités qui permet d’accéder à des données en temps réel concernant les dépenses effectuées sur les différents sites. À titre d’exemple, l'équipe sait maintenant quand les transactions par carte ont lieu et pourquoi. Cette fonctionnalité facilite le monitoring, la prise de décisions et le contrôle des dépenses.
• De fonctionnalités de catégorisation des factures qui permettent de suivre les dépenses site par site, notamment le montant des frais liés aux DJ pour chaque établissement. Ces informations permettent à l'équipe d'affecter les coûts avec précision, conformément aux codes du grand livre. Elle permet également de détecter les dépassements de budget, d’affecter des ressources, de faire des prédictions précises et de mieux suivre les dépenses par rapport aux budgets.
• De cartes d'entreprise afin de remplir rapidement les conditions de paiement des vendeurs et des fournisseurs, y compris les acomptes. Plus besoin d'attendre la validation ou de changer d'option de paiement.

La collaboration avec Payhawk a aidé State of Play à transformer la manière dont l’entreprise gère et analyse ses dépenses.

Selon David Watson, Group Financial Controller, State of Play :

L'abandon des transactions au moyen de cartes de crédit d'entreprise gérées par les banques traditionnelles au profit d'un produit qui s'intègre directement à NetSuite a changé la donne pour nous ! Aujourd'hui, nous gagnons du temps et nous prenons de meilleures décisions en bénéficiant d’une visibilité totale sur nos dépenses multi-entités.

Tirez votre épingle du jeu dans le secteur de l'hôtellerie et de la restauration grâce à la gestion automatisée des factures fournisseurs

La gestion des factures fournisseurs ne représente pas simplement un exercice administratif ou une charge supplémentaire. Elle permet à votre entreprise d’augmenter ses bénéfices financiers, d’accroître son efficacité et de prendre une longueur d’avance sur les autres acteurs du marché. Néanmoins, il est essentiel d’agir de manière stratégique afin de libérer tout le potentiel de votre logiciel de gestion des factures fournisseurs vous éliminant les outils et les processus fragmentés.

Vous avez besoin de mieux contrôler vos processus de facturation des fournisseurs, de bénéficier d'une visibilité en temps réel sur vos dépenses ou encore de mettre en place des processus d'approvisionnement plus rapides et plus précis ? Programmez une démo personnalisée dès aujourd'hui et découvrez comment Payhawk peut vous aider.