
Group CFO? Zo krijg je controle over uitgaven per entiteit (Incl. tips van collega-CFO’s)
Group CFO? Zo krijg je controle over uitgaven per entiteit (Incl. tips van collega-CFO’s)
Nauwkeurige uitgavendata vormt de basis van elke belangrijke zakelijke beslissing. Met de juiste software voor uitgavenbeheer beschik je over realtime en precieze gegevens, waardoor je ongekend financieel inzicht krijgt en datasilo’s door verouderde systemen verdwijnen. Ontdek hoe slimme software leidt tot beter onderbouwde beslissingen en een efficiëntere manier van uitgaven beheren.
Door je aan te melden, ga je akkoord met het ontvangen van e-mails over onze producten en diensten, zoals beschreven in onze privacyverklaring. Afmelden kan altijd.
Het kiezen van de juiste software voor uitgavenbeheer betekent meer efficiëntie, kostenbesparing, hogere productiviteit, betere samenwerking én volledig inzicht in de financiële situatie van je bedrijf.
Dat klinkt als veel voor één tool, maar sommige oplossingen leveren dit allemaal, en meer. Ben je op zoek naar een complete oplossing voor uitgavenbeheer? Dan helpt deze gids je om de juiste keuze te maken.
Hier zijn een aantal belangrijke functies voor uitgavenbeheer om op te letten. Ze staan niet in volgorde van belangrijkheid—allemaal zijn ze waardevol voor internationaal groeiende organisaties.
Software voor uitgavenbeheer moet mensgericht zijn. Het moet eenvoudig te gebruiken zijn voor medewerkers op alle niveaus, in verschillende afdelingen en entiteiten.
Let op de volgende elementen:
Met een goede oplossing neemt automatisering het handmatige, repetitieve werk uit handen. Geen bonnetjes meer najagen of eindeloze handmatige reconciliaties, maar realtime inzicht en accurate data, zodat je team zich kan richten op besluitvorming in plaats van dataverwerking.
Voorbeelden van automatiseringsfuncties zijn:
Stel je voor dat je een uitgavenbeheertool kiest die niet naadloos integreert met je bestaande tech stack. Wat gebeurt er dan?
Versnipperde data. Dubbele data. En vooral: data die je niet kunt vertrouwen.
Je software voor uitgavenbeheer moet:
Zonder stevige controle op uitgaven en compliance kunnen de kosten snel ontsporen, met cashflowproblemen als gevolg.
Essentiële controlefuncties zijn:
1. Aangepaste goedkeuringsflows:
Stel goedkeuringsregels in per uitgavetype. Flows kunnen éénstaps, meerstaps of parallel zijn, afhankelijk van wat het beste werkt voor jouw structuur.
2. Geavanceerde kaartinstellingen:
Voorkom ongeoorloofde uitgaven met regels per team of individu. Blokkeer bepaalde leveranciers, stel tijdslimieten in en pas bestedingslimieten aan.
3. Krachtige beveiliging:
Financiële data is gevoelig. Kies dus software die voldoet aan strenge eisen voor dataversleuteling, multi-factor authenticatie en naleving van wet- en regelgeving.
Rapportage is een essentieel onderdeel van uitgavenbeheer. Zonder betrouwbare data kun je geen diepgaand inzicht verkrijgen, wat forecasting, budgetplanning en groei remt.
Belangrijke functies voor rapportage:
Ontdek meer voordelen van slim uitgavenbeheer in onze korte video hieronder.
De juiste software vinden kan lastig zijn er is enorm veel keuze.
Daarom hebben we zeven oplossingen voor je op een rij gezet, zodat jij snel kunt bepalen wat het beste past bij jouw organisatie.
Bij Payhawk geven we snelgroeiende bedrijven realtime controle en zicht op elke transactie. Onze alles-in-één oplossing voor uitgavenbeheer helpt je processen te stroomlijnen, verspilling te beperken en met vertrouwen te schalen.
Christiaan de Page, CFO bij het Belgische bedrijf Polysto zegt:
Het klikte direct [tussen Payhawk & Polysto]. Eén app, alles centraal, en een rechtstreekse koppeling met Exact Online. Ik wist: dit is wat we nodig hebben."
Naast alle eerder genoemde functies, biedt Payhawk:
SAP Concur is een cloudoplossing voor reis- en uitgavenbeheer waarmee je facturen, declaraties en reizen op één plek beheert.
Belangrijkste functies:
Populair bij meer dan 400 advocatenkantoren. Emburse is ideaal voor complexe uitgavenbeheer in de juridische sector.
Belangrijkste functies:
Volledige oplossing voor bedrijven die betaalkaarten en uitgavenbeheer willen combineren.
Belangrijkste functies:
Zoho combineert reis- en uitgavenbeheer, en is handig voor teams die veel onderweg zijn.
Belangrijkste functies:
Brex biedt een gratis abonnementsoptie, ideaal voor startups of kleinere teams, maar ondersteunt ook snelgroeiende bedrijven.
Belangrijkste functies:
Expensify is geschikt voor freelancers, kleine ondernemers én grote organisaties.
Belangrijkste functies:
Overhaast je keuze niet. Neem de tijd, onderzoek je opties en kies wat écht past bij jouw groeiambities.
Tip: gebruik onze RFI template voor software voor uitgavenbeheer om je te helpen bij het maken van de juiste keuze.
Identificeer de knelpunten in je huidige processen. Praat met verschillende teams om inzicht te krijgen in hun uitdagingen én ideeën voor verbetering. Denk ook aan het aantal gebruikers, abonnementskosten per gebruiker en compliance-eisen in je sector.
Nu je weet wat je nodig hebt, kun je beter inschatten welke functies relevant zijn. Moet je integreren met bestaande systemen? Wil je virtuele kaarten in realtime uitgeven? Dit maakt je shortlist gerichter.
Schaal je bedrijf op? Dan wordt alles complexer. Kies een tool die meegroeit met je organisatie. Hoe makkelijk kun je extra gebruikers toevoegen of extra kaarten uitgeven?
Vergeet implementatie- en onderhoudskosten niet, ook in tijd en productiviteitsverlies. Zet kosten af tegen productiviteitswinst: meer tijd voor strategische finance taken betekent directe impact op je groei.
Check reviews en klantverhalen. Wie gebruikt de tools al, wat zijn hun ervaringen, en wat kun jij daarvan leren?
Bij Payhawk zijn we trots op onze reviews en resultaten. In de G2 Spring 2025 gids behaalden we onder andere:
Laura J., een G2 Reviewer, zegt:
Uitgavenbeheer is zóveel verbeterd met Payhawk. Managers krijgen automatisch uitgaven ter goedkeuring. Onze finance-afdeling hoeft daar niet meer tussen te zitten.
Klaar met handmatige data-invoer, traag declaratiebeheer en ongecontroleerde uitgaven?
Met Payhawk krijg je je tijd terug. Dankzij realtime reconciliatie, naadloze integraties en volledige controle over al je zakelijke uitgaven.
Beheer budgetten, volg uitgaven per entiteit, geef kaarten uit, stel restricties in, en automatiseer goedkeuringen, allemaal binnen één compliant platform.
Plan een persoonlijke demo en ontdek hoe je je groei versnelt met Payhawk.
Trish Toovey is verantwoordelijk voor contentcreatie voor de Britse en Amerikaanse markt bij Payhawk. Van advertentieteksten tot videoscripts: ze werkt aan uiteenlopende formats die de boodschap scherp, toegankelijk en overtuigend overbrengen. Trish heeft een brede achtergrond in copywriting en contentontwikkeling, met ervaring in de financiële sector, maar ook in mode en reizen. Een combinatie die zorgt voor frisse invalshoeken en creatieve flair in alles wat ze maakt.
Door je aan te melden, ga je akkoord met het ontvangen van e-mails over onze producten en diensten, zoals beschreven in onze privacyverklaring. Afmelden kan altijd.