De 7 beste softwareoplossingen voor uitgavenbeheer

Het kiezen van de juiste software voor uitgavenbeheer betekent meer efficiëntie, kostenbesparing, hogere productiviteit, betere samenwerking én volledig inzicht in de financiële situatie van je bedrijf.

Dat klinkt als veel voor één tool, maar sommige oplossingen leveren dit allemaal, en meer. Ben je op zoek naar een complete oplossing voor uitgavenbeheer? Dan helpt deze gids je om de juiste keuze te maken.

Waar moet je op letten bij software voor uitgavenbeheer?

Hier zijn een aantal belangrijke functies voor uitgavenbeheer om op te letten. Ze staan niet in volgorde van belangrijkheid—allemaal zijn ze waardevol voor internationaal groeiende organisaties.

Gebruiksvriendelijkheid en toegankelijkheid

Software voor uitgavenbeheer moet mensgericht zijn. Het moet eenvoudig te gebruiken zijn voor medewerkers op alle niveaus, in verschillende afdelingen en entiteiten.

Let op de volgende elementen:

• Intuïtieve gebruikersinterface. De software moet makkelijk te navigeren zijn en geschikt voor medewerkers op elk niveau. Gebrek aan gebruiksvriendelijkheid betekent lage adoptie, versnipperde informatie en een gebrek aan gestandaardiseerde processen.
• Eenvoudige onboarding en implementatie. Nieuwe software invoeren kan overweldigend zijn. Kies daarom een tool met duidelijke onboarding. Van praktische trainingen tot toegankelijke helpdesk artikelen die elke stap ondersteunen. Ook de implementatie zelf moet soepel verlopen, met snelle uitrol en minimale impact op je dagelijkse processen.
• Mobiele toegankelijkheid geeft medewerkers meer slagkracht doordat ze zich kunnen focussen op hun werk, zonder verstrikt te raken in administratie. Denk aan functies zoals een app om bonnetjes te scannen en uploaden, goedkeuringen onderweg en integratie met digitale wallets voor moeiteloos betalen.

Automatisering, AI en efficiëntie

Met een goede oplossing neemt automatisering het handmatige, repetitieve werk uit handen. Geen bonnetjes meer najagen of eindeloze handmatige reconciliaties, maar realtime inzicht en accurate data, zodat je team zich kan richten op besluitvorming in plaats van dataverwerking.

Voorbeelden van automatiseringsfuncties zijn:

• Geautomatiseerde goedkeuringsflows voorkomen ongeautoriseerde uitgaven en houden processen soepel, ongeacht de organisatiestructuur. Dankzij aanpasbare workflows stagneert je bedrijf nooit op goedkeuringen.
• Digitale bonnenverwerking met OCR-technologie versnelt rapportages. Bonnetjes worden automatisch uitgelezen, wat de nauwkeurigheid verhoogt en tijd bespaart.
• Automatische btw-berekening zorgt voor compliance én precisie, waardoor je boetes voorkomt en geen btw-teruggave mist.
• Verwerking in bulk maakt het mogelijk om uitgaven op schaal te beheren, handig als je bedrijf groeit en het aantal transacties toeneemt.

Integraties en compatibiliteit

Stel je voor dat je een uitgavenbeheertool kiest die niet naadloos integreert met je bestaande tech stack. Wat gebeurt er dan?

Versnipperde data. Dubbele data. En vooral: data die je niet kunt vertrouwen.

Je software voor uitgavenbeheer moet:

• Integreren met je boekhoud- en ERP-systemen. Je wilt dat bestaande tools vlekkeloos samenwerken met je uitgavenplatform. Nieuwe software moet waarde toevoegen, geen extra obstakels creëren. Alleen dan krijg je een volledig en betrouwbaar financieel overzicht.
• Internationaal samenwerken mogelijk maken. Werken met meerdere entiteiten vraagt om realtime inzicht in alle lagen van je organisatie. Kies daarom een oplossing met ondersteuning voor meerdere valuta, multi-entity beheer, wereldwijde kaartacceptatie en lokale betalingen in diverse valuta.

Controle en compliance

Zonder stevige controle op uitgaven en compliance kunnen de kosten snel ontsporen, met cashflowproblemen als gevolg.

Essentiële controlefuncties zijn:

1. Aangepaste goedkeuringsflows:
Stel goedkeuringsregels in per uitgavetype. Flows kunnen éénstaps, meerstaps of parallel zijn, afhankelijk van wat het beste werkt voor jouw structuur.

2. Geavanceerde kaartinstellingen:
Voorkom ongeoorloofde uitgaven met regels per team of individu. Blokkeer bepaalde leveranciers, stel tijdslimieten in en pas bestedingslimieten aan.

3. Krachtige beveiliging:
Financiële data is gevoelig. Kies dus software die voldoet aan strenge eisen voor dataversleuteling, multi-factor authenticatie en naleving van wet- en regelgeving.

Financieel inzicht en rapportages

Rapportage is een essentieel onderdeel van uitgavenbeheer. Zonder betrouwbare data kun je geen diepgaand inzicht verkrijgen, wat forecasting, budgetplanning en groei remt.

Belangrijke functies voor rapportage:

• Geavanceerde rapportage en analyses. Krijg realtime inzicht in uitgaven, zodat je sneller en proactiever beslissingen neemt. Stel aangepaste rapportages samen met onbeperkte velden, AI-automatisering en slimme suggesties voor categorisatie. Bespaar tijd met vooraf ingevulde data.
• Ingebouwde communicatie. Met commentaarfuncties tag je eenvoudig collega’s binnen het platform, zonder e-mails of losse communicatiekanalen. Dit verhoogt transparantie en stimuleert eigenaarschap.

Ontdek meer voordelen van slim uitgavenbeheer in onze korte video hieronder.

Beste softwareoplossingen voor uitgavenbeheer

De juiste software vinden kan lastig zijn er is enorm veel keuze.

Daarom hebben we zeven oplossingen voor je op een rij gezet, zodat jij snel kunt bepalen wat het beste past bij jouw organisatie.

1. Payhawk

Bij Payhawk geven we snelgroeiende bedrijven realtime controle en zicht op elke transactie. Onze alles-in-één oplossing voor uitgavenbeheer helpt je processen te stroomlijnen, verspilling te beperken en met vertrouwen te schalen.

Christiaan de Page, CFO bij het Belgische bedrijf Polysto zegt:

Het klikte direct [tussen Payhawk & Polysto]. Eén app, alles centraal, en een rechtstreekse koppeling met Exact Online. Ik wist: dit is wat we nodig hebben."

Naast alle eerder genoemde functies, biedt Payhawk:

• Fysieke en virtuele kaarten in één klik
• Goedkeuring van bulkbetalingen
• Aangepaste goedkeuringsfilters
• OCR-gegevensherkenning in meer dan 60 talen
• In één platform: facturen, vergoedingen, budgetten, multi-valuta en uitgavenbeheer

2. SAP Concur

SAP Concur is een cloudoplossing voor reis- en uitgavenbeheer waarmee je facturen, declaraties en reizen op één plek beheert.

Belangrijkste functies:

• Aangepaste goedkeuringsflows en rapporten
• Realtime rapportages
• Integraties met CRM, ERP en HR
• Automatische factuurverwerking
• Boek reizen direct in de tool (trein, hotel, enz.)

3. Emburse

Populair bij meer dan 400 advocatenkantoren. Emburse is ideaal voor complexe uitgavenbeheer in de juridische sector.

Belangrijkste functies:

• Ondersteuning voor meerdere valuta
• Bonnetjesbeheer
• Virtuele en fysieke kaarten
• Uitgavencategorisatie
• Integraties met boekhoudsystemen

4. Soldo

Volledige oplossing voor bedrijven die betaalkaarten en uitgavenbeheer willen combineren.

Belangrijkste functies:

• Ingestelde uitgavenlimieten
• Digitale goedkeuringsflows
• Delegatie van goedkeuring
• Prepaid zakelijke kaarten
• Intuïtieve uitgaven-app

5. Zoho Expense

Zoho combineert reis- en uitgavenbeheer, en is handig voor teams die veel onderweg zijn.

Belangrijkste functies:

• Bonnetjes in bulk uploaden
• GPS-kilometerregistratie
• Beheer van reisbudgetten
• Kasbeheer
• Automatisch bonnetjes scannen (autoscan)

6. Brex

Brex biedt een gratis abonnementsoptie, ideaal voor startups of kleinere teams, maar ondersteunt ook snelgroeiende bedrijven.

Belangrijkste functies:

• Automatisch beleid op functieniveau of per afdeling
• Automatische goedkeuring met anomalie-detectie
• ERP- en boekhoudintegraties
• AI-gegenereerde boekingsregels
• Gebruiksvriendelijke mobiele app

7. Expensify

Expensify is geschikt voor freelancers, kleine ondernemers én grote organisaties.

Belangrijkste functies:

• Scannen van bonnetjes in één klik met SmartScan
• Automatisch rapporten genereren
• Aangepaste uitgavencategorieën
• Digitale opslag van bonnetjes
• GPS-tracking voor kilometers

Zo kies je de juiste software voor uitgavenbeheer

Overhaast je keuze niet. Neem de tijd, onderzoek je opties en kies wat écht past bij jouw groeiambities.

Tip: gebruik onze RFI template voor software voor uitgavenbeheer om je te helpen bij het maken van de juiste keuze.

1. Breng je behoeften in kaart

Identificeer de knelpunten in je huidige processen. Praat met verschillende teams om inzicht te krijgen in hun uitdagingen én ideeën voor verbetering. Denk ook aan het aantal gebruikers, abonnementskosten per gebruiker en compliance-eisen in je sector.

2. Bepaal welke functies waarde toevoegen

Nu je weet wat je nodig hebt, kun je beter inschatten welke functies relevant zijn. Moet je integreren met bestaande systemen? Wil je virtuele kaarten in realtime uitgeven? Dit maakt je shortlist gerichter.

3. Denk aan schaalbaarheid

Schaal je bedrijf op? Dan wordt alles complexer. Kies een tool die meegroeit met je organisatie. Hoe makkelijk kun je extra gebruikers toevoegen of extra kaarten uitgeven?

4. Evalueer ROI en klantbeoordelingen

Vergeet implementatie- en onderhoudskosten niet, ook in tijd en productiviteitsverlies. Zet kosten af tegen productiviteitswinst: meer tijd voor strategische finance taken betekent directe impact op je groei.

Check reviews en klantverhalen. Wie gebruikt de tools al, wat zijn hun ervaringen, en wat kun jij daarvan leren?

Bij Payhawk zijn we trots op onze reviews en resultaten. In de G2 Spring 2025 gids behaalden we onder andere:

• Uitgavenbeheer: High Performer Enterprise, Grid Leader (overall & mid-market), Momentum Leader
• Factuurbeheer: High Performer Enterprise, Grid Leader (overall & mid-market)
• Spend management: Grid Leader & Momentum Leader
• Travel & expense management: High Performer & Grid Leader
• AP-automatisering: Momentum Leader
• Kaarten & betalingen: High Performer & Grid Leader

Laura J., een G2 Reviewer, zegt:

Uitgavenbeheer is zóveel verbeterd met Payhawk. Managers krijgen automatisch uitgaven ter goedkeuring. Onze finance-afdeling hoeft daar niet meer tussen te zitten.

De kracht van automatisering

Klaar met handmatige data-invoer, traag declaratiebeheer en ongecontroleerde uitgaven?

Met Payhawk krijg je je tijd terug. Dankzij realtime reconciliatie, naadloze integraties en volledige controle over al je zakelijke uitgaven.

Beheer budgetten, volg uitgaven per entiteit, geef kaarten uit, stel restricties in, en automatiseer goedkeuringen, allemaal binnen één compliant platform.

Plan een persoonlijke demo en ontdek hoe je je groei versnelt met Payhawk.