Leven vóór Payhawk
Bij Polysto was uitgavenbeheer tot voor kort een complex en tijdrovend proces. Verschillende betaalkaarten, declaraties via een aparte HR-tool, handmatige betalingen via de bank, en alles ook nog eens apart boeken in Exact Online. Christiaan:
"Er zat geen flow in. HR deed een stuk, finance deed een stuk, en niemand had echt overzicht. Het was foutgevoelig en frustrerend. We moesten daar gewoon vanaf."
Tijdens een financieel event raakte Christiaan in gesprek met Payhawk. Toen hij zag dat betaalkaarten, declaraties én de integratie met Exact Online samenkomen in één platform, was hij meteen overtuigd.
"Het klikte direct. Eén app, alles centraal, en een rechtstreekse koppeling met Exact Online. Ik wist: dit is wat we nodig hebben."
Van indienen tot inboeken in slechts enkele minuten
Sinds de overstap naar Payhawk is alles veranderd. Medewerkers dienen onkosten in via de app, verantwoordelijken keuren direct goed, en het wordt automatisch verwerkt in Exact.
"Wat vroeger een half uur per declaratie kostte, vraagt nu nog slechts enkele minuten. De tijdwinst is enorm!"
Voor finance betekent dit: geen dubbel werk meer, geen losse tools, en aanzienlijk minder druk op HR. Christiaan vult aan: “We hebben bijna geen manueel werk meer. Alles is geautomatiseerd, en de controle die overblijft, gebeurt in Exact. Meer hoeft niet.”
Een vernieuwde uitgavencultuur dankzij transparantie
Wat Polysto vooral waardeert aan Payhawk, is de flexibiliteit in het uitgeven van (virtuele) betaalkaarten. In plaats van omslachtige bankprocedures, kunnen medewerkers nu snel en veilig een kaart krijgen inclusief limieten, uitgavenregels en realtime overzicht.
“We brengen de verantwoordelijkheid terug naar de mensen zelf,” zegt Christiaan. “Ze weten precies wat ze uitgeven, wat hun budget is, en wanneer ze extra moeten aanvragen. Dat was vroeger onmogelijk.”
Die transparantie heeft een diepgaand effect op de uitgavencultuur binnen het bedrijf. Medewerkers nemen eigenaarschap, denken bewuster na over aankopen en hoeven minder afhankelijk te zijn van anderen.
