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Dank Payhawk und Exact Online wickelt Polysto Spesenabrechnungen jetzt bis zu 90 % schneller ab.

Polysto ist ein Hersteller von hygienischen Fertigbaulösungen für Wände, Decken, Wandschutz, Türen, Fenster und Beleuchtung. Vom Hauptsitz in Lokeren aus liefert das Unternehmen Komplettlösungen für Neubau- und Renovierungsprojekte in Branchen mit höchsten Hygieneanforderungen – etwa in der Lebensmittelindustrie, der Pharma- und der Life-Sciences-Branche. Innerhalb kurzer Zeit entwickelte sich Polysto zu einem internationalen Marktführer im Bereich hygienischer Bausysteme und exportiert heute in über 100 Länder weltweit. Mit einem Team von rund 50 Mitarbeitenden liegt der Fokus auf Qualität, maßgeschneiderten Lösungen und technologischer Unterstützung – von der Planung bis zur Installation.

Hauptsitz
Lokeren (BE)
Branche
Bau und Produktion
Mitarbeitende
50
Payhawk Kunde seit
November 2024
Beliebteste Produktfunktionen
  • Exact Online Integration
  • Geschäftliche Zahlungskarten
  • Spesenabrechnungsprozess

Polysto’s Erfahrungen mit Payhawk in Zahlen

  • 90 % Zeitersparnis bei Spesenabrechnungen durch Automatisierung und direkte Buchung in Exact Online
  • Von 30 Minuten auf nur wenige Minuten pro Ausgabenposten – vollständig digital und ohne doppelte Arbeit
  • Kompletter Umstieg von Einzellösungen auf eine zentrale Plattform für Firmenkarten, Spesen und Integration
  • Eine stärkere Ausgabenkultur durch Transparenz, Verantwortungsbewusstsein und klare Budgetgrenzen
Christiaan de Page, CFO bei Polysto

„Die Zeit, die wir heute noch für einen einzelnen Spesenposten aufwenden? Keine halbe Minute mehr. Früher waren das locker 10 Minuten!“

Christiaan de Page, CFO bei Polysto

Das Leben vor Payhawk

Bis vor Kurzem war das Ausgabenmanagement bei Polysto ein komplexer und zeitaufwändiger Prozess: verschiedene Firmenkarten, Spesenabrechnungen über ein separates HR-Tool, manuelle Zahlungen über die Bank – und alles musste zusätzlich noch einzeln in Exact Online verbucht werden. Christiaan erklärt:

„Es gab keinen klaren Ablauf. HR hat einen Teil gemacht, Finance einen anderen, und niemand hatte den vollständigen Überblick. Es war fehleranfällig und frustrierend. Wir mussten da einfach raus.“

Auf einer Finanzveranstaltung kam Christiaan mit Payhawk ins Gespräch. Als er sah, dass Firmenkarten, Spesen und die Integration mit Exact Online in einer Plattform vereint sind, war er sofort überzeugt.

„Es hat sofort Klick gemacht. Eine App, alles zentral gesteuert und eine direkte Anbindung an Exact Online. Da wusste ich: Genau das brauchen wir.“

Vom Einreichen bis zur Buchung in nur wenigen Minuten

Seit dem Wechsel zu Payhawk hat sich alles verändert. Mitarbeitende reichen ihre Ausgaben direkt über die App ein, Verantwortliche genehmigen sofort – und die Buchung erfolgt automatisch in Exact.

„Was früher eine halbe Stunde pro Spesenabrechnung gedauert hat, erledigen wir jetzt in wenigen Minuten. Die Zeitersparnis ist enorm!“

Für das Finanzteam bedeutet das: kein doppelter Aufwand, keine Einzellösungen mehr und deutlich weniger Druck auf die HR-Abteilung. Christiaan ergänzt: „Wir haben kaum noch manuelle Arbeit. Alles läuft automatisiert, und die verbleibende Kontrolle erfolgt direkt in Exact. Mehr braucht es nicht.“

Eine neue Ausgabenkultur durch Transparenz

Was Polysto an Payhawk besonders schätzt, ist die Flexibilität beim Einsatz von (virtuellen) Firmenkarten. Statt umständlicher Bankprozesse erhalten Mitarbeitende schnell und sicher eine Karte – inklusive Budgets.

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„Das verändert die Dynamik in unserem Unternehmen. Die Mitarbeitenden spüren das Vertrauen – und gehen verantwortungsvoll damit um.“

Auf die Frage, ob Firmenkarten nicht eher zu mehr Ausgaben führen, antwortet Christiaan ganz klar:

„Das ist eine Frage der Unternehmenskultur. Man muss es erklären, klare Absprachen treffen und transparent sein. Wir orientieren uns am Prinzip des guten Kaufmanns: Man bekommt eine Karte, bleibt aber verantwortlich. Und wenn etwas schiefläuft? Dann sprechen wir das offen an.“

Ein pragmatischer Ansatz – aber einer, der funktioniert. Bei Polysto sind sich die Mitarbeitenden ihrer Verantwortung bewusst und übernehmen sie auch.

Automatisierung und KI – ohne Schnickschnack

Auch wenn Christiaan sich selbst als „konservativen CFO“ bezeichnet („es ist richtig oder es ist nicht richtig“), erkennt er den Mehrwert von Automatisierung klar.

„Payhawk setzt KI gezielt ein. Automatische Kategorisierung, Texterkennung, Buchung – es funktioniert einfach. Und das spart uns enorm viel Zeit.“

Für Polysto muss KI nicht sichtbar sein – entscheidend ist, dass sie Effizienz bringt. „Wir wollen Kontrolle und Einfachheit. Und genau das liefert Payhawk.“

„Eine Plattform, die mit dem Unternehmen mitwächst“

Polysto plant bereits den nächsten Schritt mit Payhawk. Die Einkaufsmodul steht zur Diskussion, ebenso wie eine erweiterte Nutzung der Plattform. Christiaan sagt: „Wir sind ein kleines Team mit viel Verantwortung. Je mehr wir automatisieren können, desto besser. Und Payhawk wächst mit – ohne komplex zu werden.“

Möchten Sie wissen, wie Payhawk auch Ihre Organisation unterstützen kann? Buchen Sie noch heute eine Demo und entdecken Sie die Möglichkeiten.

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