13. März 2024
3 Minuten

Bulk Bearbeitung im Spesenmanagement

Dieser Artikel wurde von unserem Spend-Management-Redaktionsteam für dich erstellt.Payhawk Editorial Team
Erforderliche-Kostenfelder-Merkmal
Zusammenfassung

Wächst Ihr Unternehmen? Dann sind Bulk-Funktionen für das Ausgabenmanagement von entscheidender Bedeutung. Ohne sie wird die Verarbeitung großer Datenmengen schnell zum Kopfzerbrechen. Von der Sortierung von Rückerstattungen über die Ausgabe von Karten bis hin zur An- und Abmeldung von Mitarbeitern in großen Mengen - die Liste ist endlos. Finden Sie heraus, wie die Funktionen zur Verwaltung von Massenausgaben Ihre Ausgabenverwaltung verändern (und Ihnen unzählige Stunden Arbeit ersparen) können.

Inhaltsverzeichnis

    Daten zeigen, dass 40 % der Arbeitnehmer ein Viertel ihrer Woche mit manueller Arbeit verschwenden - wobei E-Mail, Datenerfassung und Dateneingabe die meiste Zeit in Anspruch nehmen. Das Verblüffende daran? Viele dieser sich wiederholenden Aufgaben können automatisiert werden, wodurch ein großer Teil der Arbeitswoche frei wird und die Mitarbeiter sich auf wertschöpfende Tätigkeiten konzentrieren können.

    Das ist auch bei der Geschäftskostenverwaltung nicht anders. Die Automatisierung von Prozessen zur Verwaltung von Ausgaben (und die Durchführung von Massenprozessen) setzt Ressourcen frei, reduziert Fehler und stellt sicher, dass Ihre Finanzdaten so genau wie möglich sind, um aussagekräftige Geschäftsentscheidungen zu treffen, die Ihnen helfen, Ihr Unternehmen zu vergrößern.

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    Der Bedarf an Bulk Funktionen zur Verwaltung von Ausgaben

    Funktionen zur Verwaltung von Ausgaben sind unerlässlich, um Ihre Ausgabenmanagementprozesse zu optimieren. Ohne sie verschwenden Sie Ihre Zeit und Ihr Geld damit, schlampige Dateneingaben zu korrigieren, zwischen Bildschirmen hin- und herzuwechseln, Lieferantendetails zu überprüfen, um Rechnungen umgehend bezahlen zu können, und Spesenabrechnungen manuell mit Banktransaktionen abzugleichen, bevor Sie Ihren Mitarbeitern Auslagen erstatten.

    Die manuelle Verwaltung dieses Prozesses ist nicht nur zeitaufwändig, sondern auch fehleranfällig. Wenn Sie also wirklich skalieren wollen, müssen Sie in großen Mengen arbeiten.

    Fünf Vorteile von Bulk Features im Ausgabenmanagement

    Bulk Features sind die geheimen Helden der Ausgabenverwaltung, die Unternehmen mit großen Ambitionen das Leben erleichtern. Sie helfen, Zeit zu sparen, indem sie Ihrem Unternehmen ermöglichen, viele Ausgaben in einem Schritt zu verarbeiten, und geben Ihnen mehr Freiheit, Ihre Ziele zu verfolgen. Aber es geht nicht nur um Zeitersparnis - Bulk-Funktionen sorgen auch für Compliance, indem sie dabei helfen, Spesenrichtlinien durchzusetzen, das Risiko kostspieliger Fehler und Betrugsfälle zu reduzieren und vieles mehr.

    Zur Feier der Veröffentlichung der neuen Funktionen für die Bulkverarbeitung und -zahlung haben wir unsere Kolleginnen und Kollegen in aller Welt gefragt, was sie an dem Bulk Features am meisten schätzen.

    Hier sind die fünf wichtigsten Antworten:

    1. "Sie können Zeit für manuelle Aufgaben sparen! Mit Massenaktionen können Sie mehrere Ausgaben oder Datensätze auf einmal bearbeiten, was den manuellen Aufwand reduziert und Ihnen mehr Zeit für andere wichtige Dinge gibt."
    2. "Die Einhaltung von Vorschriften ist definitiv ein wichtiger Punkt! Bulk-Funktionen erleichtern die Durchsetzung von Ausgabenrichtlinien in Ihrem Unternehmen und verringern das Risiko der Nichteinhaltung. Außerdem minimieren sie Fehler, die bei der manuellen Dateneingabe entstehen, und tragen so dazu bei, dass Ausgaben korrekt erfasst werden, was die Gefahr von Betrug verringert."
    3. "Höhere Produktivität: Bulk Features rationalisieren die Aufgaben Ihres Finanzteams, sodass es sich mit strategischen Projekten befassen kann, anstatt sich mit der manuellen Datensortierung zu beschäftigen, die ewig dauert."
    4. "Unternehmen können damit enorm Geld sparen. Durch die Automatisierung von Prozessen in großem Umfang können sie ihre Verwaltungskosten senken und ihr Finanzmanagement insgesamt verbessern.
    5. "Planen Sie für das Wachstum! Wenn Ihr Unternehmen expandiert, steigt das Transaktionsvolumen sprunghaft an. Zum Glück gibt es Bulk-Funktionen, die Ihnen dabei helfen. Durch die Bündelung sich wiederholender Aufgaben sorgen sie auch bei schnellem Wachstum für einen reibungslosen Ablauf und ermöglichen es Ihrem Unternehmen, ohne unnötige Prozessunterbrechungen zu wachsen."

    Payhawk Bulk Features für skalierbares Ausgabenmanagement

    Die Skalierung Ihres Unternehmens ist spannend. Dennoch ist es äußerst wichtig, die richtige Software zu haben, um dieses Wachstum schnell und effizient zu gestalten.

    Unsere Suite von Bulk Features, trägt dazu bei, dass digitales Spesenmanagement mühelos skalierbar ist:

    • Auslagenerstattungen in großen Mengen: Angenommen, Sie haben 17 ausstehende Ausgaben zu erstatten. Sie alle einzeln zu erstatten, bindet Ressourcen. Mit unserer Lösung können Sie mehrere Ausgaben und alle Mitarbeiter mit nur wenigen Klicks auswählen, was die tägliche Routine der Finanzprüfer bei der Ausgabenbearbeitung optimiert und die Erfahrung der Mitarbeiter verbessert.
    • Hinzufügen und Entfernen von Mitarbeitern in großen Mengen: Das Hinzufügen und Entfernen von Mitarbeitern in großen Mengen aus dem System vereinfacht die Benutzerverwaltung und hält Ihre Systeme sicher, wenn Mitarbeiter Ihr Unternehmen verlassen. (Und wenn Sie Payhawk mit Ihrer HR-Lösung integrieren, können Sie Mitarbeiter nahtlos aus allen Systemen entfernen). Wenn Sie also einen Mitarbeiter entlassen, müssen Sie nicht befürchten, dass dieser nach seinem Ausscheiden auf Ihre Systeme zugreift und wichtige Dokumente zerstört oder sensible Daten stiehlt. Stattdessen halten Sie Ihre Daten jederzeit unter Verschluss. Wenn zum Beispiel eine Ihrer Filialen geschlossen werden muss, können Sie mit wenigen Klicks alle Mitarbeiterkonten in einer Filiale schließen.
    • Firmenkarten in großen Mengen ausstellen: Wenn Sie mehrere Unternehmen verwalten oder eine große Anzahl von Mitarbeitern beschäftigen, erleichtert die Massenausgabe von Firmenkarten die Arbeit erheblich. Wählen Sie aus, an welche Mitarbeiter Sie Karten ausgeben möchten, ob die Karte virtuell oder physisch ist und an welche Lieferadresse die Karte geschickt werden soll (falls zutreffend). Auf diese Weise können Sie nicht nur den Zeitaufwand für die Ausstellung der Karten verringern, sondern auch Kartenlimits festlegen, Karten automatisch sperren und bestimmen, wer Geldautomaten abheben darf und wer nicht.
    • Überprüfen Sie Ausgaben in großen Mengen: Daten zeigen, dass 25 % der Finanzfachleute zehn oder mehr Kalendertage benötigen, um den Monatsabschluss zu erstellen. Mit Payhawk können Sie Ihren Monatsabschlussprozess ganz einfach verkürzen und sicherstellen, dass alle anstehenden Zahlungen geplant sind. So werden manuelle Fehler reduziert und Ihr Finanzteam spart wertvolle Zeit.

    Behalten Sie die Kontrolle über Ihre Ausgaben und geben Sie Ihren Mitarbeitern die Möglichkeit dazu.

    Die Beschäftigten müssen das Geld des Unternehmens aufwenden, um das Unternehmen wachsen zu lassen - denn nur wer Geld ausgibt, kann auch Geld verdienen. Sie wollen aber nicht, dass Ihre Mitarbeiter nach Lust und Laune Geld ausgeben. Indem Sie Limits für Kartenausgaben festlegen und die Ausgaben für Firmenkarten mit unserer Lösung genau kontrollieren, haben Sie die Ausgaben fest im Griff - und können sie in Echtzeit überwachen und aktualisieren.

    Das heißt, Sie entscheiden, wie viel Ihre Mitarbeiter für Restaurants, Geschäftsreisekosten usw. ausgeben dürfen. Indem Sie diese Grenzen hinter den Kulissen festlegen (und sie in die Karten und die Spesen-App integrieren), müssen Sie sich nicht darauf verlassen, dass die Mitarbeiter Ihre Spesenrichtlinien einhalten - sie haben keine andere Wahl, als sich an die Richtlinien zu halten.

    Mit diesem Maß an Kontrolle über das Spesenmanagement können Sie vertrauenswürdige Finanzdaten erstellen, die für die Planung und das Wachstum Ihres Unternehmens unerlässlich sind. Erfahren Sie mehr darüber, wie unsere automatisierte und umfangreiche Kostenmanagement-Software Ihnen helfen kann, Ihr Unternehmen zu vergrößern. Sie möchten mehr von Payhawk erfahren? Dann buchen Sie sich noch heute Ihre kostenlose Demo!

    Dieser Artikel wurde von unserem Spend-Management-Redaktionsteam für dich erstellt.
    Payhawk Editorial Team
    Das Payhawk Editorial Team

    Das Payhawk Editorial Team besteht aus erfahrenen Finanzexperten mit jahrelanger Erfahrung im Ausgabenmanagement, in der digitalen Transformation und im Finanzbereich. Wir sind bestrebt, aufschlussreiche Inhalte bereitzustellen, um Ihre finanzielle Reise zu stärken.

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