De kracht van bulkfuncties in uitgavenbeheer software

Uit gegevens blijkt dat 40% van de werknemers een kwart van hun week verspilt aan handmatig werk, waarbij e-mail, gegevensverzameling en gegevensinvoer de meeste tijd in beslag nemen. Veel van deze repetitieve taken kunnen worden geautomatiseerd, waardoor een groot deel van de werkweek vrijkomt en werknemers zich kunnen richten op bedrijfsactiviteiten die waarde toevoegen.

Het is niet anders als het gaat om zakelijk uitgavenbeheer. Door uitgavenbeheerprocessen te automatiseren (en dingen in bulk te doen) maak je middelen vrij, verminder je fouten en zorg je ervoor dat je financiële gegevens zo nauwkeurig mogelijk zijn, zodat je impactvolle zakelijke beslissingen kunt nemen die je helpen je bedrijf uit te breiden.

De behoefte aan functies voor uitgavenbeheer in bulk

Functies voor het beheren van onkosten in bulk zijn essentieel voor het verbeteren van je uitgavenbeheerprocessen. Zonder deze functies verspil je tijd en geld aan het corrigeren van slordige gegevensinvoerfouten, het heen en weer schakelen tussen schermen, het controleren of de gegevens van leveranciers overeenkomen met de gegevens in het bestand om facturen onmiddellijk te betalen en het handmatig vergelijken van onkostendeclaraties met banktransacties voordat je onkostenvergoedingen uitbetaalt aan personeel.

Het handmatig beheren van dit proces is niet alleen tijdrovend, het zit ook vol met fouten. Dus als je echt van plan bent om op te schalen, zul je in bulk moeten werken.

Vijf voordelen van bulkfuncties in uitgavenbeheer

Bulkfuncties zijn de onbezongen helden van uitgavenbeheer en maken het leven gemakkelijker voor bedrijven met grote ambities. Ze besparen tijd doordat je bedrijf een heleboel uitgaven in één keer kan afhandelen, waardoor je meer vrijheid hebt om je doelen na te streven. Maar het gaat niet alleen om tijdbesparing - bulkfuncties zorgen ook voor compliance door het onkostenbeleid over de hele linie te helpen handhaven, het risico op kostbare fouten en fraude te verminderen en nog veel meer.

Om de release van de nieuwe functies voor bulkoverzichten en -betalingen te vieren, hebben we onze journalistenhoeden opgezet en onze collega's wereldwijd gevraagd wat ze het leukst vinden aan werken in bulk. Hier zijn de top vijf antwoorden:

1. "Je kunt tijd besparen op handmatige taken! Met bulkacties kun je meerdere uitgaven of records tegelijk aanpakken, waardoor je minder handmatig hoeft te doen en meer tijd overhoudt voor andere belangrijke dingen."
2. "Compliance is zeker een belangrijke! Bulkfuncties maken het eenvoudig om het uitgavenbeleid binnen je organisatie af te dwingen, waardoor het risico op niet-naleving afneemt. Bovendien minimaliseren ze de fouten die gepaard gaan met handmatige gegevensinvoer en zorgen ze ervoor dat uitgaven nauwkeurig worden geregistreerd, waardoor de kans op fraude afneemt."
3. "Verhoog de productiviteit: bulkoperaties stroomlijnen taken voor je financiële team, waardoor ze vrij zijn om strategische projecten aan te pakken in plaats van te verzanden in het handmatig sorteren van gegevens, wat een eeuwigheid duurt."
4. "Het kan bedrijven veel geld besparen. Door processen in bulk te automatiseren, kunnen ze hun administratieve kosten verlagen en hun algehele financiële beheer verbeteren."
5. "Plan op groei! Als je bedrijf groeit, schieten de transactievolumes omhoog. Gelukkig zijn er bulkfuncties om te helpen. Door repetitieve taken te bundelen, zorgen ze voor een soepele vaart, zelfs tijdens snelle groei, waardoor je organisatie kan opschalen zonder onnodige procesverstoringen."

Payhawk bulkfuncties voor schaalbaar uitgavenbeheer

Het is spannend om je organisatie te laten groeien. Toch is het hebben van de juiste software uiterst belangrijk om die groei snel en efficiënt te laten verlopen.

Dat is waar Payhawk om de hoek komt kijken. Lees hieronder over enkele functies voor bulkbeheer waarmee digitaal uitgavenbeheer moeiteloos schaalbaar wordt:

• Vergoed in bulk: Laten we zeggen dat je 17 onkosten hebt die je moet vergoeden. Als je ze allemaal afzonderlijk vergoedt, kost dat veel tijd en middelen. Met onze oplossing kun je met een paar klikken meerdere onkosten en alle medewerkers selecteren, waardoor de dagelijkse routine van financiële controleurs voor het verwerken van onkosten wordt geoptimaliseerd en de ervaring van medewerkers wordt verbeterd.
• Werknemers in bulk toevoegen en verwijderen: Werknemers in bulk toevoegen en verwijderen uit het systeem vereenvoudigt het gebruikersbeheer en houd je systemen veilig wanneer werknemers je bedrijf verlaten. (En als je Payhawk integreert met je HR-oplossing, kun je werknemers naadloos uit alle systemen verwijderen). Dus als je een werknemer ontslaat, hoef je jegeen zorgen te maken dat hij of zij toegang krijgt tot de systemen nadat hij of zij het pand heeft verlaten en belangrijke documenten vernietigt of gevoelige gegevens steelt. In plaats daarvan houd je je gegevens altijd achter slot en grendel. Als een van je filialen bijvoorbeeld moet sluiten, kun je met een paar klikken alle werknemersaccounts in dat filiaal sluiten.
• Kaarten in bulk uitgeven: Als je meerdere entiteiten beheert of een groot personeelsbestand hebt, maakt de bulkuitgifte van zakelijke betaalkaarten het werk een stuk eenvoudiger. Selecteer aan welke werknemers je kaarten wilt uitgeven, of de kaart virtueel of fysiek is en welk afleveradres je de kaart wilt sturen (indien van toepassing). Niet alleen kun je op deze manier tijd besparen bij het uitgeven van de kaarten, maar je kunt ook in bulk kaartlimieten instellen, kaarten automatisch blokkeren en kiezen wie wel en wie niet geld mag opnemen uit een geldautomaat.
• Bekijk uitgaven in bulk: Uit gegevens blijkt dat 25% van de financiële professionals tien of meer kalenderdagen nodig heeft om de maand af te sluiten. Met Payhawk kun je je einde-maandproces eenvoudig verkorten en ervoor zorgen dat alle komende betalingen worden gepland, zodat je minder handmatige fouten maakt en je financiële team kostbare tijd bespaart.

Houd de uitgaven strak in de hand en geef werknemers meer macht

Medewerkers moeten bedrijfsgeld uitgeven om het bedrijf te laten groeien - je moet tenslotte geld uitgeven om geld te verdienen. Maar je wilt ze niet de vrije hand geven om uit te geven wat ze willen. Door uitgavenlimieten in te stellen en de uitgaven met zakelijke kaarten nauwlettend te controleren met onze oplossing, kun je de uitgaven strak in de hand houden - en in realtime controleren en bijwerken.

Dat betekent dat jij bepaalt hoeveel werknemers mogen uitgeven aan restaurants, zakelijke reiskosten, enz. En door deze limieten achter de schermen in te stellen (en in te bouwen in de kaarten en onkosten-app), hoef je er niet op te vertrouwen dat werknemers zich aan je onkostenbeleid houden - ze hebben geen andere keuze dan zich aan het beleid te houden.

Met deze mate van controle over het uitgavenbeheer kun je betrouwbare financiële gegevens produceren, wat essentieel is voor het plannen en realiseren van bedrijfsgroei. Lees meer over hoe onze geautomatiseerde en bulk uitgavenbeheersoftware je kan helpen je bedrijf uit te breiden. Boek een demo.