Bespaar tijd en neem controle over Multi-Entity Management met onze nieuwste functies

De term 'multi-entity management' zorgt vaak voor een diepe zucht bij financiële en boekhoudteams. Het is complex en geeft financiële professionals meestal niet het overzicht dat ze nodig hebben om de cashflow en kosten van het bedrijf volledig te controleren.

Die diepe zucht is verleden tijd met onze nieuwste functies. Nu kunnen financiële leiders namelijk op een efficiënte manier de uitgaven van meerdere entiteiten beheersen.

Functionaliteit #1: Werknemers in bulk toevoegen aan/verwijderen uit je systeem voor uitgavenbeheer.

Als financieel manager in een groeiend bedrijf komt stress rondom het bijhouden van het personeelsbestand en het verloop je vast bekend voor.

Nieuwe of vertrekkende werknemers? Met onze nieuwste functie-update kun je personeel voor meerdere entiteiten in bulk toevoegen aan en verwijderen met je Payhawk software. Deze functie is vooral handig als je organisatie groeit, helpt bij het beperken van bedreigingen van binnenuit en vermindert administratieve kopzorgen.

De gevaren van het niet verwijderen van gebruikerstoegang wanneer werknemers vertrekken

Of de werknemer nu vertrekt onder positieve of negatieve omstandigheden, wanneer zij toegang behouden tot gevoelige bedrijfsinformatie ben je als organisatie kwetsbaar
voor bedreigingen van binnenuit en datalekken. Of het nu gaat om persoonlijke aankopen met een betaalkaart seconden na een contractbeëindiging of om het vernietigen van financiële documenten, helaas is er altijd de mogelijkheid dat ontslagen werknemers je systemen saboteren.

Het is essentieel om een strategie te hebben rond vertrekkende werknemers, je systeem voor uitgavenbeheer en betaalkaarten, aangezien er geld en gevoelige financiële documenten mee gemoeid zijn. Bij Payhawk hebben we het offboarden van een werknemer uit je software voor zakelijk uitgavenbeheer en het automatisch blokkeren van hun kaarten snel, eenvoudig en in een paar klikken geregeld.

Hoe je risico's beperkt en gebruikerstoegang beheert na ontslag van een werknemer

Risicobeperking is essentieel nadat een werknemer ervoor heeft gekozen om verder te gaan of zijn contract heeft beëindigd. Het is belangrijk om ze zo snel mogelijk te verwijderen uit alle bedrijfssystemen van al je entiteiten. Met een offboarding checklist zorg je ervoor dat alle toegang van ex-werknemers wordt verwijderd en zo neem je extra voorzorgsmaatregelen om datalekken en andere ongewenste risico's te beperken.

Hier volgt een overzicht van een aantal best practices voor het vertrek van werknemers om in je proces of checklist op te nemen en zo risico’s in de beveiliging te verminderen.

1. Bewaak gebruikersactiviteit

Het is belangrijk om potentiële bedreigingen of onbevoegde toegang snel te identificeren. Door het bewaken van activiteit binnen je bedrijfssystemen, kun je ongewoon gedrag snel opsporen en jezelf beschermen tegen inbraak.

2. Implementeer verbeterde beveiligingsmethoden

Door verbeterde beveiligingsmaatregelen te implementeren bescherm je je gegevens. Dergelijke maatregelen zijn onder andere twee-factor authenticatie, het opnieuw instellen van gedeelde wachtwoorden en het automatisch beëindigen van alle accounts van werknemers na het vertrek. Zo voorkom je een ongewenst extra paar ogen en bescherm je je interne systemen.

3. Gebruik software voor uitgavenbeheer die voldoet aan de beveiligingsvoorschriften

Als je meerdere entiteiten beheert, moet je medewerkers snel kunnen toevoegen en veilig kunnen verwijderen uit je systeem voor uitgavenbeheer. De krachtige beveiligingsfuncties van Payhawk zorgen ervoor dat werknemers geen misbruik maken van bedrijfsgeld voordat ze de organisatie verlaten.

We stellen organisaties in staat om verschillende toegangsniveaus voor medewerkers toe te voegen om het lekken van gevoelige gegevens tot een minimum te beperken. We raden je ook aan om snel te handelen bij het verwijderen van medewerkers die vertrekken om het risico op een inbreuk op de beveiliging te verkleinen, d.w.z. het delen van of toegang krijgen tot gevoelige gegevens.

Hoe werkt het in bulk verwijderen en toevoegen van Payhawk-werknemers in meerdere entiteiten?

Het verwijderen en toevoegen van werknemers, inclusief bijbehorende uitgaven-accounts, uit het systeem vermindert het risico van financieel misbruik en lekken van documenten in het geval dat een werknemer vertrekt.

Met onze nieuwe functie voor bulkbeheer van medewerkers kunnen beheerders en financiële teamleden snel medewerkers toevoegen aan en verwijderen uit alle entiteiten die van toepassing zijn.

De bovenstaande schermafbeelding laat zien dat je, voordat je een medewerker verwijdert, kunt zien van welke entiteiten ze deel uitmaken, wat hun gebruikerstoegang is en of ze eventuele betaalkaarten hebben die moeten worden afgesloten.

Functie #2: Filter uitgaven op datum met onze functie voor het beheren van meerdere entiteiten

Met één van onze nieuwste functies kunnen financiële teams hun uitgaven filteren op aangepaste datums op het Group Dashboard voor meerdere entiteiten. Je kunt nu dus niet alleen volledig inzicht krijgen in de uitgaven van meerdere entiteiten, maar ook filteren op aangepaste datum. Dit verbetert de zichtbaarheid van de cashflow en helpt je om je budgetten nauwkeurig in kaart te brengen, wat cruciaal is als je onderneming groeit.

Waarom is het filteren op uitgaven belangrijk?

Het beheren van uitgaven voor meerdere entiteiten kan snel complex worden. En ongetwijfeld ben je altijd op zoek naar manieren om budgetten te verlagen en te optimaliseren. Vaak kun je ze alleen vinden als je een duidelijk beeld hebt van je bedrijfsuitgaven.

Nu je uitgaven gemakkelijker kunt filteren op entiteiten, kun je de cashflow beter beheren door te controleren of de beschikbare middelen toekomstige uitgaven kunnen dekken. Je kunt ook de operationele efficiëntie verbeteren door de uitgavenhoeveelheden en -verwerking uit het verleden te bekijken om de nauwkeurigheid aan het einde van de maand te controleren.

Het filteren van uitgaven verbetert inzicht in je kosten, vermindert handmatige processen en zorgt ervoor dat het bedrijfsbeleid en de regelgeving worden nageleefd. Dit alles betekent minder fouten, waardoor je beter geïnformeerde beslissingen kunt nemen over alle entiteiten.

Gegevens moeten alle bedrijfsbeslissingen onderbouwen, dus het is belangrijk dat je als CFO of financieel directeur een systeem hebt waarmee je uitgaven kunt filteren en hierop kunt vertrouwen.

Payhawk uitgavenfilter op aangepaste datum

Uitgaven filteren op datum biedt verschillende voordelen om inzicht te krijgen in bedrijfsuitgaven, waaronder:

• Maandafsluiting-efficiëntie: Je kunt een specifieke datum in de toekomst instellen, bijvoorbeeld aan het einde van de maand, om te zien hoe je uitgaven per entiteit worden bijgehouden. Of je kunt een datum in het verleden selecteren om te zien of je alle uitgaven van een bepaalde maand hebt verwerkt
• Cashflow: Uitgaven filteren op een toekomstige datum om te controleren of de middelen die je binnen het platform hebt voldoende zijn om toekomstige betalingen te dekken
• Filteren op hoge bestedingsteams: Snel en eenvoudig controleren welke teams het meeste uitgeven binnen je datumbereik en indien nodig hun budget aanpassen

Onze nieuwste sortering van onkostendata stelt financiële professionals in staat om inzicht te krijgen in de uitgavenpatronen van bedrijven en beter geïnformeerde, impactvolle beslissingen te nemen.

Volgende stappen

Benieuwd naar onze nieuwste functies en hoe ze jouw bedrijf kunnen helpen? Plan een demo om deze nieuwe functies direct te zien.

Of als je een bestaande klant bent: aarzel niet om vandaag nog contact op te nemen met je accountmanager om een demo te plannen.