Gestion multi-entités : quelles fonctionnalités pour une clôture mensuelle plus rapide ?

La gestion multi-entités peut très vite devenir complexe et empêcher les professionnels de la finance d’obtenir la visibilité nécessaire pour contrôler entièrement la trésorerie et les dépenses de l’entreprise.

La bonne nouvelle ? Notre plateforme dispose de fonctionnalités pensées pour vous faciliter la tâche et vous permettre de contrôler les dépenses de toutes vos entités, de manière simple et efficace.

Fonctionnalité n° 1 : Gestion des accès à la plateforme en masse

L’ajout ou la suppression des accès à vos solutions financières peut vite devenir chronophage pour l’équipe Finance. De nouveaux employés arrivent, d’autres quittent l’entreprise, et il faut veiller à ce que tout soit sous contrôle pour éviter le risque de cybersécurité, de fraude et de fuites de données sensibles.

Que l’employé parte dans des circonstances positives ou négatives, le fait d’avoir accès à des informations d’entreprise sensibles peut rendre votre organisation vulnérable à des menaces internes et des violations de données. Qu’il s’agisse d’acheter des articles personnels avec une carte d’entreprise ou de détruire des documents financiers, il est malheureusement toujours possible que les employés qui quittent l’entreprise sabotent vos systèmes.

Pour vous simplifier la vie et prévenir ces risques, notre module de gestion multi-entités offre une fonctionnalité de gestion des accès en masse, de façon à réduire les lourdeurs administratives et les tâches manuelles. Ainsi, dès lors que plusieurs salariés rejoignent votre entreprise ou la quittent, vous pouvez gérer leurs accès et vous assurer que chacun dispose des bonnes autorisations en matière de gestion des dépenses.

Parmi les bonnes pratiques à retenir en cas de départ d’un salarié :

• Surveillez l’activité de l’utilisateur : identifiez les potentielles menaces ou les accès non autorisés. Surveiller l’activité d’un utilisateur dans les systèmes d’entreprise peut vous aider à repérer des comportements inhabituels rapidement, vous protégeant ainsi des failles.
• Mettez en œuvre des méthodes de sécurité renforcée, pour protéger vos données. Ces mesures peuvent par exemple inclure l’authentification à deux facteurs, la réinitialisation des mots de passe partagés et la résiliation automatique de tous les comptes lorsqu’un salarié quitte l’entreprise, etc.
• Utilisez un logiciel de gestion des dépenses conforme aux normes de sécurité : lorsque vous gérez plusieurs entités, vous devez pouvoir ajouter rapidement et retirer en toute sécurité des employés de votre solution de gestion des dépenses.

Fonctionnalité n° 2 : Filtre de dépenses par date

Autre fonctionnalité très utile pour gérer les dépenses de plusieurs entités : le filtre par date. Grâce à cela, vous disposez d’une visibilité complète des dépenses de toutes plusieurs entités, sur le laps de temps que vous souhaitez appliquer. Vous pouvez ainsi mieux gérer la trésorerie en vérifiant si les fonds couvriront les dépenses futures et gagner en efficacité opérationnelle sur votre clôture mensuelle.

Le filtre des dépenses améliore la visibilité des dépenses, réduit les processus manuels et garantit la conformité aux politiques et réglementations de l’entreprise :

• Une clôture mensuelle plus rapide : définissez une date spécifique, à la fin du mois par exemple, pour voir comment vos dépenses sont réparties par entité. Vous pouvez également sélectionner une date dans le passé pour vérifier si vous avez traité toutes les dépenses engagées à ce moment-là.
• Une trésorerie plus transparente : filtrez les dépenses à une date future pour vérifier si les fonds dont vous disposez sur la plateforme sont suffisants pour couvrir les futurs paiements.
• Une meilleure visibilité des dépenses par équipe : vérifiez rapidement et facilement quelles équipes dépensent le plus sur une plage de dates et apportez des ajustements à leurs budgets si nécessaire.

Ce filtre par date permet aux professionnels de la finance d’avoir un aperçu des schémas et des habitudes de dépenses professionnelles afin de prendre des décisions plus éclairées.

Vous souhaitez en savoir plus sur notre module de gestion multi-entités pour vos dépenses professionnelles ? Prenez rendez-vous avec l’un de nos experts pour obtenir une démo personnalisée en fonction de vos besoins.