Neue Features im Fokus: Mehr Kontrolle im Multi-Entity-Management

Das Wort „Multi-Entity-Management“ löst bei Finanz- und Buchhaltungsteams oft tiefes Durchatmen und Seufzen aus. Es ist komplex und bietet Fachleuten in der Regel nicht den Überblick, den sie benötigen, um den Cashflow und die Ausgaben des gesamten Unternehmens vollständig zu kontrollieren.

Die gute Nachricht? Mit unseren neuesten Funktionen können Finanzexperten nun eine effizientere Multi-Entity-Kostenkontrolle nutzen.

Funktion 1: Bulkbearbeitung von Mitarbeitern in Ihrem Spesenmanagementsystem.

Als Finanzverantwortlicher eines wachsenden Unternehmens kennen Sie wahrscheinlich den Stress, der entsteht, wenn neue Mitarbeiter hinzukommen oder die Fluktuation zunimmt.

Neue oder ausscheidende Mitarbeiter? Unser neuestes Funktions-Update ermöglicht Ihnen das Hinzufügen und Entfernen von Mitarbeitern in Ihrer Payhawk-Lösung über mehrere Gesellschaften hinweg. Diese Funktion ist besonders nützlich, wenn Ihr Unternehmen wächst und Sie den administrativen Aufwand verringern möchten.

Die Gefahren, die entstehen, wenn man den Benutzerzugang nicht entfernt, sollte ein Mitarbeiter das Unternehmen verlassen

Unabhängig davon, ob der Mitarbeiter unter positiven oder negativen Umständen ausscheidet, kann der Zugang zu sensiblen Unternehmensdaten Ihr Unternehmen anfällig für Insider-Bedrohungen und Datenschutzverletzungen machen. Ob es nun darum geht, Sekunden nach einer Vertragskündigung persönliche Dinge mit einer Firmenkarte zu kaufen oder Finanzunterlagen zu vernichten – leider besteht immer die Möglichkeit, dass ausgeschiedene Mitarbeiter Ihre Systeme sabotieren.

Da beim Ausscheiden eines Mitarbeiters Geld und sensible Finanzdokumente sowie Ihr Ausgabenmanagementsystem und Ihre Firmenkarten betroffen sind, ist die Implementierung einer Strategie unerlässlich. Dank Payhawk ist die Abmeldung eines Mitarbeiters von Ihrer Spesenmanagementsoftware und die automatische Sperrung seiner Karten schnell, einfach und mit nur wenigen Klicks erledigt.

Risikominimierung und Verwaltung des Benutzerzugriffs nach der Kündigung eines Mitarbeiters

Nach dem Ausscheiden eines Mitarbeiters oder der Beendigung seines Vertrags ist eine Risikominderung unerlässlich. Das bedeutet, dass die Daten so schnell wie möglich aus allen Unternehmenssystemen entfernt werden müssen, und zwar in allen Ihren Gesellschaften und Niederlassungen. Sie sollten eine Checkliste für das Offboarding erstellen und sicherzustellen, dass Sie alle Zugriffe ehemaliger Mitarbeiter entfernen und zusätzliche Vorsichtsmaßnahmen ergreifen, um Datenschutzverletzungen und andere unerwünschte Risiken zu vermeiden.

Im Folgenden finden Sie eine Übersicht über einige der Best Practices für das Ausscheiden von Mitarbeitern, die Sie in Ihre Strategie oder Checkliste aufnehmen können, um Sicherheitsschwachstellen zu minimieren.

1. Benutzeraktivitäten überwachen

Sie müssen potenzielle Gefahren oder unbefugten Zugriff schnell erkennen können. Die Überwachung Ihrer Handlungen innerhalb der Unternehmenssysteme kann Ihnen helfen, ungewöhnliche Verhaltensweisen schnell zu erkennen und sich diesen zu schützen.

2. Implementierung fortschrittlicher Sicherheitsmethoden

Sie sollten verstärkte Sicherheitsmaßnahmen ergreifen, um Ihre Daten zu schützen. Zu diesen Maßnahmen gehören die Zwei-Faktor-Authentifizierung, das Zurücksetzen gemeinsam genutzter Passwörter und die automatische Löschung aller Mitarbeiterkonten beim Ausscheiden aus dem Unternehmen. Diese bewährten Verfahren können Ihnen helfen, unerwünschten Zugang zu vermeiden und Ihre internen Systeme zu schützen.

3. Verwenden Sie eine sicherheitskonforme Spesenmanagementsoftware

Wenn Sie mehrere Unternehmen verwalten, müssen Sie die Möglichkeit haben, Mitarbeiter schnell hinzuzufügen und sicher aus Ihrem Spesenmanagementsystem zu entfernen. Mit den leistungsstarken Sicherheitsfunktionenvon Payhawk können Sie sicherstellen, dass Mitarbeiter keine Firmengelder missbrauchen, bevor sie ein Unternehmen verlassen.

Wir ermöglichen es Unternehmen, verschiedene Zugriffsebenen für Mitarbeiter einzurichten, um den Verlust sensibler Daten zu minimieren. Wir empfehlen Ihnen auch, bei der Entfernung des Zugangs von Mitarbeitern, die das Unternehmen verlassen, schnell zu handeln, um das Risiko von Sicherheitsverletzungen wie der Weitergabe von sensiblen Daten oder dem Zugriff darauf zu verringern.

Wie funktioniert die Bulkbearbeitung von Mitarbeitern in unterschiedlichen Gesellschaften oder Niederlassungen?

Unsere neuen Funktionen zur Bulkbearbeitung ermöglicht Administratoren und Finanzteammitarbeitern das schnelle Verwalten aller Mitarbeitenden in allen relevanten Gesellschaften.

Die obige Abbildung zeigt, dass Sie vor dem Entfernen eines Mitarbeiters sehen können, zu welcher Gesellschaft er gehört, welchen Benutzerzugriff er hat und ob Firmenkarten zu sperren sind.

Funktion 2: Filtern Sie Ausgaben nach Datum mit unserer Multi-Entity-Management-Funktion

Eine weitere unserer neuesten Funktionen ermöglicht es Finanzteams, ihre Ausgaben im Group Dashboard über mehrere Gesellschaften hinweg nach benutzerdefinierten Daten zu filtern. So erhalten Sie nicht nur einen vollständigen Überblick über die Ausgaben mehrerer Unternehmen, sondern können auch nach einem bestimmten Datum filtern. Dies verbessert die Transparenz des Cashflows und hilft Ihnen, Ihre Budgets genau zu planen, was bei der Expansion Ihres Unternehmens von entscheidender Bedeutung ist.

Warum ist der Filter für diese Ausgaben wichtig?

Multi-Entity-Ausgabenmanagement kann sehr schnell komplex werden. Und zweifellos sind Sie immer auf der Suche nach Möglichkeiten, Ihre Budgets zu reduzieren und diese zu optimieren. Allerdings lassen sich konkrete Handlungsspielräume erst dann erkennen, wenn man ein klares Bild von den unternehmensweiten Geschäftsausgaben hat.

Mit der Möglichkeit, Ausgaben nach Gesellschaften zu filtern, können Sie den Cashflow besser analysieren und steuern, indem Sie prüfen, ob die Mittel für zukünftige Ausgaben ausreichen.

Das Filtern von Ausgaben verbessert die Ausgabentransparenz, reduziert manuelle Prozesse und gewährleistet die Einhaltung von Unternehmensrichtlinien und -vorschriften. All dies bedeutet eine Reduzierung von Fehlern, was Ihnen hilft, fundiertere Entscheidungen über alle Gesellschaften hinweg zu treffen.

Daten sollten in alle Geschäftsentscheidungen einfließen. Daher ist es wichtig, dass Sie sich als CFO oder Finanzverantwortlicher auf ein System zur Ausgabenfilterung verlassen können und Zugriff auf die Daten erhalten, die Sie benötigen.

Payhawk Ausgabenfilter nach benutzerdefiniertem Datum

Die Filterung der Ausgaben nach Datum bietet mehrere große Vorteile für das Verständnis der Unternehmensausgaben, darunter:

• Effizienz am Monatsende: Sie können ein bestimmtes Datum in der Zukunft festlegen, z. B. am Monatsende, um zu sehen, wie sich Ihre Ausgaben nach Gesellschaft entwickeln. Oder Sie können ein Datum in der Vergangenheit auswählen, um zu sehen, ob Sie alle Ausgaben eines bestimmten Monats bearbeitet haben
• Cashflow: Filtern Sie die Ausgaben nach einem zukünftigen Datum, um zu prüfen, ob die Mittel, die Sie auf der Plattform haben, für zukünftige Zahlungen ausreichen
• Filter nach Teams mit den höchsten Ausgaben: Überprüfen Sie schnell und einfach, welche Teams innerhalb Ihres Datumsbereichs am meisten ausgeben, und nehmen Sie bei Bedarf Anpassungen an ihren Budgets vor

Unsere neueste Ausgabendatensortierung ermöglicht es Finanzfachleuten, Einblicke in die Ausgabenmuster von Unternehmen zu gewinnen und fundiertere, wirkungsvollere Entscheidungen zu treffen.

Nächste Schritte

Sind Sie neugierig, mehr über unsere neuesten Funktionen zu erfahren und wie sie Ihrem Unternehmen helfen können? Buchen Sie noch heute Ihre kostenlose Demo!