27. Juni 2023
4 Min. Lesezeit

Best Practices für die Kostenkontrolle von Gesellschaften.

Multi Entity Management und Ausgabenkontrolle - beides ist möglich mit Payhawks Enterprise Spend Management Lösung
Zusammenfassung

Ausgabenkontrolle erfordert mehr Verantwortlichkeit und Transparenz, insbesondere wenn dies über mehrere Standorte hinweg erfolgt. Mit unserer standortübergreifenden Lösung können Unternehmen ihre Ausgaben auf Konzernebene präzise nachverfolgen und die Entscheidungsprozesse in Bezug auf Budgets, Genehmigungen, globale Strategien und vieles weiteres zu unterstützen.

In der heutigen Wirtschaft ist es wichtiger denn je, jeden einzelnen Cent Ihrer Mittel und Budgets wertvoll einzusetzen. Sie wissen, dass das Geld, das Sie für Produkte, Dienstleistungen und Arbeitskräfte ausgeben, nicht nur eine Zahl auf einer Kalkulationstabelle ist, sondern eine Ressource, die zum Erfolg oder Misserfolg, Überleben und Wachstum Ihres Unternehmens beitragen kann.

Aber was ist, wenn Sie über mehrere Gesellschaften mit getrennten Budgets verfügen und eine davon in einem Bereich zu viel Geld ausgegeben hat und an anderer Stelle Abstriche gemacht werden müssen? Wie können Sie all diese Aktivitäten zentral verwalten? Hier kommt das Multi-Entity-Management ins Spiel.

Der Zugang zu angemessenen Finanzmitteln ist ein wichtiger Wettbewerbsvorteil für jedes Unternehmen. Damit ist aber auch eine Verantwortung einhergehend. Die Komplexität mehrerer Unternehmenseinheiten kann die Analyse einer angemessenen Verteilung der Unternehmensressourcen erschweren.

Aber wie können Sie Ihre Ausgaben überblicken und kontrollieren, wenn Sie nicht in der Lage sind, überflüssige Ausgaben zu vermeiden oder wirksame Entscheidungen darüber zu treffen, wo in Ihrem Unternehmen die Hebel angesetzt werden sollten?

So erhalten Sie die Kontrolle über die Ausgaben mehrerer Gesellschaften

Die Verwaltung von Unternehmensausgaben ist einer der wichtigsten, aber auch am meisten übersehenen Bereiche des Finanzwesens. Unabhängig davon, ob Sie ein 1-Millionen-Dollar-Budget oder ein 100-Millionen-Dollar-Budget verwalten, ist es unerlässlich, dass Sie wissen, wohin Ihr Geld fließt, wie es ausgegeben wird und wie viel Geld Sie noch zur Verfügung haben.

Die Verwaltung mehrerer Geschäftseinheiten schafft eine einzige Bezugsquelle für alle Ausgabendaten, was es einfacher macht, Ausgaben über mehrere Geschäftseinheiten (Abteilungen oder Tochtergesellschaften) hinweg zu verfolgen, und Ihnen ein klareres Bild darüber vermittelt, wo, wie und warum Geld ausgegeben wird.

Wir bei Payhawk haben unsere Plattform entwickelt, um Finanzteams dabei zu helfen, Zeit zu sparen und Herausforderungen bei der Ausgabenkontrolle zu lösen. Unser Multi-Enterprise-Management ermöglicht Finanzteams die einfache Kontrolle und Verwaltung von Ausgaben und Liquidität über Hunderte von Mitarbeitern und mehrere Einheiten hinweg.

Effizientes Multi-Entity-Management mit Payhawk

Bessere Ausgabentransparenz

Verschaffen Sie sich einen besseren Überblick über die Unternehmensausgaben, indem Sie sehen, was andere Geschäftseinheiten ausgeben und in welchen Kategorien.
Diese Transparenz hilft Ihnen, Einsparpotentiale zu erkennen und Entscheidungen zu treffen, die zur Optimierung des Cashflows beitragen können.

Die Möglichkeit, Geschäftsausgaben über mehrere Geschäftseinheiten hinweg einfach einzusehen, zu durchsuchen und zu analysieren, bedeutet, dass Ihr Finanzteam proaktiver handeln kann, um unnötige Ausgaben zu identifizieren. Wenn Sie wissen, wohin Ihr Geld fließt, können Sie Maßnahmen zur Kostensenkung ergreifen, wie z. B. die Neuverhandlung von Verträgen mit Lieferanten.

Optimierung des Cashflows durch Multi-Entity-Management

Multi-Entity-Management ermöglicht es Ihnen, über mehrere Gesellschaften oder Unternehmenseinheiten hinweg, Ausgaben zu priorisieren und intelligentere Entscheidungen darüber zu treffen, wo Sie Ihre Ressourcen investieren sollten. Sie können Einsparungsmöglichkeiten ermitteln, indem Sie die tatsächlichen Ausgaben Ihres Unternehmens mit Vergleichsdaten, z. B. dem Branchendurchschnitt, vergleichen.

Darüber hinaus ist das Group Dashboard ein leistungsfähiges Tool für die Verwaltung des Cashflows mehrerer Gesellschaften, das es Ihnen ermöglicht, potenzielle Probleme frühzeitig zu erkennen und Maßnahmen zur Prävention dieser zu ergreifen.

Das Group Dashboard bietet Ihnen einen Überblick über:

  • Aktuelle Salden für alle Geschäftseinheiten, Währungen und Konten
  • Alle anstehenden Zahlungen
  • Warnungen bei niedrigem Saldo für alle anstehenden Zahlungen

Optimierung der Rechnungsverwaltung

Die Lösung von Payhawk unterstützt die Abonnementverwaltung, die Kreditorenbuchhaltung (Accounts Payable, AP), Firmenkarten, Spesenmanagement und vieles mehr. Sie können Lieferanten automatisch und pünktlich bezahlen, ausstehende Rechnungen im Auge behalten und sicherzustellen, dass Ihre Zahlungen ordnungsgemäß und schnell abgeglichen werden.

Sie können:

  • Die Kreditorenbuchhaltung über Ihre Geschäftseinheiten hinweg optimieren
  • Schnell überprüfen, welche ausstehenden Informationen in jeder Geschäftseinheit vorhanden sind
  • Die Anzahl der Ausgaben anzeigen, die eine Maßnahme erfordern, wie z. B. die Genehmigung oder Zahlung, und entsprechende Maßnahmen ergreifen, um diese zu lösen

Unsere Multi-Entity-Lösung für Ihr Unternehmen

Wachstum steigert die Komplexität und macht es schwieriger, alles im Blick zu behalten. Die Lösung? Eine Multi-Entity-Management-Lösung als integrierte Plattform, die es Ihnen ermöglicht, die Ausgaben Ihres Unternehmens zentral zu verwalten.

Finden Sie heraus, wie Ihr Unternehmen eine Ausgabenkontrolle auf Konzernebene über mehrere Gesellschaften hinweg erreichen kann. Buchen Sie noch heute eine Demo.

FAQs

Was ist eine Ausgabenverwaltungssoftware?

Ausgabenmanagement-Software hilft Unternehmen bei der Verwaltung ihrer Geschäftsausgaben. Im Fall von Payhawk kann unsere Spesenverwaltungssoftware Unternehmen bei der Verwaltung von Ausgaben unterstützen und einen Großteil der damit verbundenen Prozesse automatisieren. Unsere Software unterstützt verschiedene Anforderungen an das Ausgabenmanagement, einschließlich Firmenkarten, Rückerstattungen, Spesenmanagement für Mitarbeiter, Zahlungen von Lieferantenrechnungen, Rechnungsmanagement, Buchhaltungssystem-/ERP-Integrationen und Abonnements. Ausgabenmanagement-Software muss Unternehmen helfen, einen guten Überblick über ihre Geschäftsausgaben zu erhalten sowie die damit verbundene Buchhaltung zu vereinfachen und zu straffen.

Was ist ein Spend-Management-Anbieter?

Ein Expense-Management-Anbieter bietet Unternehmen die verschiedenen Tools, die sie für die Verwaltung ihrer Geschäftsausgaben benötigen, einschließlich der Erstellung von Reportings und der besseren Transparenz über die ausgegebenen Mittel. Wir von Payhawk helfen Unternehmen nicht nur bei der Verwaltung von erstattungsfähigen Mitarbeiterausgaben wie Tagesspesen und Kilometergeld, sondern auch bei der Verwaltung von Lieferantenrechnungen und Abonnements. Die Ausgabenverwaltung sollte in der Regel Möglichkeiten beinhalten, die dem Unternehmen ermöglichen, den Cashflow mit proaktiven und reaktiven Kontrollen (wie Genehmigungs-Workflows) zu verwalten.

Ist Ausgabenverwaltung das gleiche wie Spesenmanagement?

Ausgabenmanagement und Spesenmanagement sind ähnlich, aber es gibt einen Unterschied zwischen den beiden Bereichen. Das Ausgabenmanagement umfasst die übergreifende Managementstrategie, den Prozess und die Tools zur Verwaltung von Rechnungen/Lieferantenrechnungen, Firmenkarten sowie Ausgaben und Erstattungen von Mitarbeitern. Es umfasst spezifische Methoden zur Verwaltung und Kontrolle von Ausgaben, einschließlich Genehmigungsworkflows, Buchhaltungsintegrationen und -automatisierung sowie Echtzeitberichte. Das Spesenmanagement umfasst jedoch nur Spesen. Dennoch deckt die Spesenverwaltung viele Formate ab, darunter Tagegelder, Kilometergeld und mehr.

Wie verbessert Payhawk die Ausgabenberichte?

Payhawk hilft Ihnen, Ihre Ausgabendaten effektiv und effizient zu nutzen. Unsere Lösung verfügt über anpassbare "benutzerdefinierte Felder", mit denen Sie die Daten erfassen können, die Sie zur Unterstützung Ihres Unternehmens aus kaufmännischer Sicht benötigen. Die benutzerdefinierten Felder ermöglichen es Ihnen, Ausgabendaten so zu erfassen, dass Ihr Unternehmen Informationen auf der Grundlage von Projekten, Standorten usw. am besten segmentieren kann. Durch die Erstellung von benutzerdefinierten Feldern für Ausgaben können Sie letztendlich definieren, worüber Sie Bericht erstatten, um es so spezifisch und wertvoll wie möglich für Ihr Unternehmen zu machen. Sehen Sie sich den Kundenbericht von Explose an, um zu erfahren, wie sie benutzerdefinierte Felder zur Verwaltung der Projektausgaben in ihrer Digitalagentur verwendet haben.

Verbessert es die Verfolgung und Erfassung von Belegen?

Ja. Alle digitalen Zahlungen können einfach als PDFs in das Portal hochgeladen werden, und alle physischen Belege müssen nur mit einer Handykamera aufgenommen und in die App hochgeladen werden. Die OCR-Technologie im Payhawk-Portal lädt alle Informationen automatisch hoch, sodass der Beschäftigte (und die Administratoren im Finanzteam) 95 % der manuellen Dateneingabe vermeiden. Die Mitarbeiter müssen nicht den ganzen Monat über Belege sammeln oder endlose Tabellen ausfüllen. Die Administratoren des Finanzteams können sehen, welche Belege und Rechnungen noch fehlen, und das Portal sendet automatische Erinnerungen an die Benutzer, um die Suche nach Belegen zu reduzieren. Unser Kunde AIOPSGROUP berichtet, dass er seit dem Einsatz von Payhawk täglich ca. 2 Stunden und bis zu 1-2 Tage an Bearbeitungszeit einsparen konnte.

Wie können wir sicherstellen, dass unsere Teams die Ausgabenrichtlinien unseres Unternehmens einhalten?

Mit Payhawk sind die Ausgabenrichtlinien Ihres Unternehmens in die Lösung integriert. Sie können auf mehreren Ebenen Limits setzen, um sicherzustellen, dass Sie Ihren Mitarbeitern innerhalb eines Rahmens Freiheit bei den eigenen Ausgaben lassen. Tineke Van Maerken, VP of Finance bei unserem Kunden Luxair, erklärt: "Als Administrator kann ich die Kartenlimits sofort an die Bedürfnisse des Unternehmens anpassen. Jeder Karteninhaber hat ein monatliches Limit - aber unerwartete Ausgaben können auch über das Limit hinausgehen." Administratoren können automatische Genehmigungslimits für Mittelanforderungen von Mitarbeitern, verschiedene Genehmigungsstufen innerhalb der Workflows und mehrere Mitarbeiter für die Genehmigung von Anforderungen festlegen (d. h. Genehmigungen werden auch dann durchgeführt, wenn jemand abwesend ist).

Gibt es einen integrierten Genehmigungsprozess?

Mit der Payhawk-Lösung können Administratoren individuelle oder teambezogene Schwellenwerte für die Ausgaben festlegen. Ihre Administratoren können diese Schwellenwerte dann jederzeit mit nur wenigen Klicks aktualisieren, um sicherzustellen, dass das Tool auf sich ändernde Geschäftsanforderungen reagiert. Wenn ein Mitarbeiter mehr Geld beantragen muss, kann er dies durch Erstellen einer Mittelanforderung tun, ebenfalls mit nur wenigen Klicks. Der Budgetverantwortliche kann dann über die App auf seinem Telefon oder Laptop den Antrag genehmigen oder ablehnen, egal wo er sich gerade befindet.

Wie kann mir die Software für die Ausgabenverwaltung bei der Erstellung des Monatsabschlusses helfen?

Durch den Einsatz von Payhawk können Unternehmen den Monat bis zu fünf Tage schneller abschließen. Der Bankabgleich und die Synchronisierung von Transaktionen und Rechnungen gehören zu den zeitaufwändigsten Aufgaben für Finanz- und Buchhaltungsteams beim Monatsabschluss. Mit Payhawk werden diese mühsamen Aufgaben automatisiert und über eine ERP-Integration direkt an die Buchhaltungssoftware gesendet. Auch bei der Belegsuche wird Zeit gespart, da die mobile App den Benutzer direkt nach der Transaktion auffordert, den Beleg beizufügen (und ihn im Laufe des Monats daran erinnert, wenn er dies nicht getan hat). Außerdem erhalten Payhawk-Kunden eine eindeutige IBAN, sodass das Unternehmen Mitarbeitererstattungen und Rechnungen über SEPA Instant and Faster Payments bezahlen kann.

Trish Toovey - Content Director bei Payhawk - Das Finanzsystem von morgen
Trish Toovey
Senior Content Manager
LinkedIn

Trish Toovey erstellt Inhalte für die Märkte UK & USA. Von Anzeigentexten bis hin zur Erstellung von Videoskripts hat sie stets eine clevere Idee und stützt sich auf eine sehr vielseitige Erfahrung in Copywriting und Content-Erstellung für die Finanz-, Mode- und Reisebranche.

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