Cuál es el coste real de la gestión manual de gastos

Los costes ocultos de la gestión manual de gastos

Los datos anteriores son reveladores, pero no finales. Si tenemos en cuenta solo los pasos a seguir para hacer una gestión de gastos manual correctamente, estaremos atendiendo al coste directo de esta tarea. En términos prácticos, el coste real que supone realizar los reportes de gastos de esta forma arcaica va mucho más allá de un paso a paso lineal que ya es, lo hemos visto, lo suficientemente caro.

Además del coste directo, tenemos que tener en cuenta el coste indirecto que supone la gestión manual de los gastos en una empresa. Estaríamos hablando de distintos elementos que ponen en peligro la salud financiera de tu empresa poco a poco y en silencio:

• La percepción negativa de tus empleados: Un sistema antiguo y poco automatizado de recopilación y gestión de gastos es una realidad estresante para tus trabajadores. Por mucho que intentes simplificar las tareas que señalábamos antes, nunca se producen de un modo lineal. Siempre hay tickets o facturas mal rellenados que deben volver del supervisor al empleado, siempre hay errores que solventar. Esto provoca cansancio, tensión y frustración en tus empleados, convirtiendo la gestión de gastos de la empresa en un momento temido por todos.
• Pérdida de tiempo: En todas estas tareas, tus empleados están gastando tiempo de sus actividades habituales, las que reportan beneficios directos e indirectos a tu empresa, en una tarea que se podría automatizar, como es la gestión de gastos. Esto supone pérdidas muy cuantiosas para tu negocio.
• Cargos extra por cada gasto de empresa: Muchos empleados cargan los gastos de la empresa en una tarjeta de crédito asignada para ello. Este tipo de financiación supone una tasa de interés extra y elevada (entre el 18% y el 20%) en caso de que el saldo no sea repuesto en 30 días.
• Coste de oportunidad: tampoco podemos olvidarnos del coste de oportunidad. Todo el tiempo que los empleados invierten en hacer estas tareas manuales y repetitivas (no solo el departamento de contabilidad), es tiempo que no están dedicando a otras tareas más estratégicas que están directamente relacionadas con los objetivos y los resultados de la empresa.
• Pérdida de competitividad: Siendo realistas tu empresa es menos eficaz que una empresa que tenga todo este proceso automatizado y optimizado. Lo que les hace ser más ágiles. Además, el contar con datos financieros en tiempo real también les ayuda a tomar mejores decisiones a tiempo. Si tienes que esperar a recopilar todos los recibos, aprobarlos, introducirlos manualmente en el sistema y hacer reportes con ellos, pierdes capacidad de reacción.

Cómo está empeorando la salud financiera de tu negocio con la gestión manual de gastos

Sin apenas notarlo, estás empeorando la salud financiera de tu negocio al realizar la conciliación y gestión de gastos de forma manual.

Ya hemos visto que hay gastos directamente relacionados con esta tarea pero, ¿qué hay de los indirectos? La percepción negativa de los empleados repercute en su satisfacción en el puesto de trabajo, su productividad y el ambiente que se crea entre compañeros.

Continuar con esta gestión desfasada está alejando a tu equipo de centrar sus talentos en aquello que hace a la empresa ganar valor y facturar más para centrarse en una gestión pesada de gastos que, además, puede hacer de forma fácil y automatizada. Y no solo eso, sino que podrías estar ahorrando más de 3.000 dólares al mes en los gastos derivados de la gestión manual de gastos.

Acaba con estos gastos extra y optimiza la facturación de tu negocio

Automatizar el proceso de conciliación y gestión de gastos es la forma de ahorrar cargos extras en tu empresa y mantener a tus empleados enfocados en sus labores más importantes.

Payhawk te ofrece una gestión integral de todos estos gastos en tiempo real sin invertir tanto en tiempo, dinero y esfuerzo.

Algunas de las soluciones que te ofrecemos son:

• Tarjetas físicas (para viajes, eventos, comidas con clientes,...) y virtuales (para suscripciones, programas,...)
• Registrar los datos de cada recibo y factura de forma automática gracias a la tecnología OCR.
• Payhawk se cerciora de que todos estos datos estén sincronizados con el ERP o software de contabilidad que uses en tu empresa.
• Ahorras tiempo y personal en la conciliación de gastos, ya que te proporciona una conciliación en tiempo real y te ofrece una imagen actualizada del flujo de caja de tu empresa. Esto te ayudará a tomar mejores decisiones financieras y a ahorrar en comisiones e impuestos.
• Ahorrarás dinero con nuestro gestor de suscripciones (suscripciones en desuso, suscripciones duplicadas,...)
• Facilita la vida de tus empleados con el registro automático y los recordatorios para que ningún recibo ni factura quede sin registrar.

Son todo ventajas y beneficios para el equipo financiero, el equipo directivo y los empleados que realicen gastos en la empresa.