Cuál es el coste real de la gestión manual de gastos

La gestión de gastos es una tarea imprescindible en cualquier negocio. Por eso sabemos que, los costes que suponga en concepto de empleados y programas es un gasto que no puede eliminarse de los presupuestos de la empresa. ¿O sí?

Conocer cuál es el coste real de la gestión de gastos manual en tiempo y personal (lo que se traduce en dinero) ha hecho a muchos negocios replantearse su forma de afrontar esta tarea y comenzar a buscar opciones de automatización.

Dentro de las funciones administrativas más importantes para cualquier empresa encontramos la gestión de gastos. Este tipo de comprobación se centra en planificar, controlar, registrar, contabilizar y optimizar los gastos que generan los miembros de un negocio en concreto.

Se trata de una actividad que repercute directamente en la marcha correcta de la empresa, puesto que posibilita el mantenerse al tanto del estado de las cuentas. Al mismo tiempo se toman decisiones inteligentes para evitar gastos excesivos e innecesarios que puedan poner a la empresa en problemas y suponer pérdidas de beneficios.

Muchos negocios relacionan la importancia de una gestión de gastos óptima con el engorro de las tareas manuales. El problema es que el coste de esta actividad planteada así es muy elevado, debido a los medios humanos que hay que poner a su disposición y a la cantidad de tiempo que deben invertir en ella para registrar, revisar, conciliar y corregir los informes de gastos de una empresa.

¿Cuánto gasta tu empresa en la gestión de gastos manual?

La gestión manual de gastos no solo supone elevados costes directos para la empresa; hay que contar también con los costes indirectos que genera este tipo de trámite.

Antes de calcular el coste total que está suponiendo para tu negocio, define los pasos que supone esta tarea para tus empleados. Actualmente, la mayoría de negocios realizan sus informes de gestión de gastos manuales en los siguientes pasos:

• Los empleados que hayan generado gastos, reúnen los tickets y facturas con los que los justificarán.
• Estos realizan un reporte que adjuntarán a la documentación reunida.
• Los empleados envían al superior encargado de aprobar o rechazar dichos documentos el reporte y la documentación.
• Una vez en manos del superior, este se encarga de revisar los tickets y facturas uno por uno, validando que contengan la información necesaria para pasarlos al departamento de contabilidad y comprueba la legitimidad de los mismos valiéndose del reporte.
• En caso de ser aprobados, debe comenzar el trámite para que estos sean reembolsados a los empleados correspondientes.
• El departamento de contabilidad recibe el informe favorable del superior, junto a la documentación pertinente e introduce, de forma manual, cada recibo y factura en el software de administración que utilice.

Se trata de un proceso ineficaz, en el que hay involucradas demasiadas personas y los errores y cuellos de botella son demasiado comunes.

Según expertos financieros "las empresas españolas pierden 120.000€ al año por falta de digitalización en sus procesos cotidianos".

¿Que de dónde salen esos 120.000€?

• Tiempo que invierten los empleados en hacer reportes de los gastos que han realizado.
• Tiempo que invierte en departamento financiero en revisar gastos y hacer reembolsos.
• Tiempo que invierten los directores financieros en corregir errores manuales.
• Tiempo que invierten en introducir datos de forma manual y hacer los respectivos reportes.
• Tiempo que invierten los contables en realizar la conciliación manual o el cierre mensual.
• Gastos fuera de la política de la empresa por no tener tarjetas con límites personalizados.
• Gastos erróneos, fraudulentos o duplicados por no hacer un seguimiento exhaustivo de los mismos (como por ejemplo las suscripciones).
• Liquidez que se pierde por no recolectar en IVA de todos los recibos o facturas.

Y toda esta lista solo es la punta de iceberg.

La encuesta realizada por Payhawk en colaboración con YouGov este 2023 demuestra que las empresas españolas tienen una clara falta de digitalización en sus procesos diarios.

Esta encuesta ha sido realizada a 671 empleados de los cuales 257 trabajan en el departamento financiero y 414 en otras áreas del negocio. Todos ellos trabajan en empresas que cuentan con más de 250 empleados en total.

Dicho estudio brinda datos considerablemente impactantes:

• El 86% de los financieros considera que la digitalización de las operaciones financieras en las empresas permitiría reducir costes.
• El 40% dedica más de la mitad de su jornada laboral a tareas puramente operativas.
• Tiempo que invertirían en optimización de procesos, formaciones financieras, análisis de riesgos, planes de negocio y estrategia,...

Es decir, no solo hay que tener en cuenta los 120.000€ que la empresa puede estar perdiendo. Además, hay que tener muy presente que el coste de oportunidad de todas esas tareas manuales, operativas y repetitivas supone arriesgarse a desatender aspectos importantes como los reportes, la estrategia, el análisis de riesgos...

Los costes ocultos de la gestión manual de gastos

Los datos anteriores son reveladores, pero no finales. Si tenemos en cuenta solo los pasos a seguir para hacer una gestión de gastos manual correctamente, estaremos atendiendo al coste directo de esta tarea. En términos prácticos, el coste real que supone realizar los reportes de gastos de esta forma arcaica va mucho más allá de un paso a paso lineal que ya es, lo hemos visto, lo suficientemente caro.

Además del coste directo, tenemos que tener en cuenta el coste indirecto que supone la gestión manual de los gastos en una empresa. Estaríamos hablando de distintos elementos que ponen en peligro la salud financiera de tu empresa poco a poco y en silencio:

• La percepción negativa de tus empleados: Un sistema antiguo y poco automatizado de recopilación y gestión de gastos es una realidad estresante para tus trabajadores. Por mucho que intentes simplificar las tareas que señalábamos antes, nunca se producen de un modo lineal. Siempre hay tickets o facturas mal rellenados que deben volver del supervisor al empleado, siempre hay errores que solventar. Esto provoca cansancio, tensión y frustración en tus empleados, convirtiendo la gestión de gastos de la empresa en un momento temido por todos.
• Pérdida de tiempo: En todas estas tareas, tus empleados están gastando tiempo de sus actividades habituales, las que reportan beneficios directos e indirectos a tu empresa, en una tarea que se podría automatizar, como es la gestión de gastos. Esto supone pérdidas muy cuantiosas para tu negocio.
• Cargos extra por cada gasto de empresa: Muchos empleados cargan los gastos de la empresa en una tarjeta de crédito asignada para ello. Este tipo de financiación supone una tasa de interés extra y elevada (entre el 18% y el 20%) en caso de que el saldo no sea repuesto en 30 días.
• Coste de oportunidad: tampoco podemos olvidarnos del coste de oportunidad. Todo el tiempo que los empleados invierten en hacer estas tareas manuales y repetitivas (no solo el departamento de contabilidad), es tiempo que no están dedicando a otras tareas más estratégicas que están directamente relacionadas con los objetivos y los resultados de la empresa.
• Pérdida de competitividad: Siendo realistas tu empresa es menos eficaz que una empresa que tenga todo este proceso automatizado y optimizado. Lo que les hace ser más ágiles. Además, el contar con datos financieros en tiempo real también les ayuda a tomar mejores decisiones a tiempo. Si tienes que esperar a recopilar todos los recibos, aprobarlos, introducirlos manualmente en el sistema y hacer reportes con ellos, pierdes capacidad de reacción.

Cómo está empeorando la salud financiera de tu negocio con la gestión manual de gastos

Sin apenas notarlo, estás empeorando la salud financiera de tu negocio al realizar la conciliación y gestión de gastos de forma manual.

Ya hemos visto que hay gastos directamente relacionados con esta tarea pero, ¿qué hay de los indirectos? La percepción negativa de los empleados repercute en su satisfacción en el puesto de trabajo, su productividad y el ambiente que se crea entre compañeros.

Continuar con esta gestión desfasada está alejando a tu equipo de centrar sus talentos en aquello que hace a la empresa ganar valor y facturar más para centrarse en una gestión pesada de gastos que, además, puede hacer de forma fácil y automatizada. Y no solo eso, sino que podrías estar ahorrando más de 3.000 dólares al mes en los gastos derivados de la gestión manual de gastos.

Acaba con estos gastos extra y optimiza la facturación de tu negocio

Automatizar el proceso de conciliación y gestión de gastos es la forma de ahorrar cargos extras en tu empresa y mantener a tus empleados enfocados en sus labores más importantes.

Payhawk te ofrece una gestión integral de todos estos gastos en tiempo real sin invertir tanto en tiempo, dinero y esfuerzo.

Algunas de las soluciones que te ofrecemos son:

• Tarjetas físicas (para viajes, eventos, comidas con clientes,...) y virtuales (para suscripciones, programas,...)
• Registrar los datos de cada recibo y factura de forma automática gracias a la tecnología OCR.
• Payhawk se cerciora de que todos estos datos estén sincronizados con el ERP o software de contabilidad que uses en tu empresa.
• Ahorras tiempo y personal en la conciliación de gastos, ya que te proporciona una conciliación en tiempo real y te ofrece una imagen actualizada del flujo de caja de tu empresa. Esto te ayudará a tomar mejores decisiones financieras y a ahorrar en comisiones e impuestos.
• Ahorrarás dinero con nuestro gestor de suscripciones (suscripciones en desuso, suscripciones duplicadas,...)
• Facilita la vida de tus empleados con el registro automático y los recordatorios para que ningún recibo ni factura quede sin registrar.

Son todo ventajas y beneficios para el equipo financiero, el equipo directivo y los empleados que realicen gastos en la empresa.