Wil je je bedrijfsfinanciën onder controle krijgen? Onze nieuwste blog onthult de acht onmisbare functies die elke oplossing voor het beheer van bedrijfsuitgaven moet bevatten. Ontdek hoe je compliant kunt blijven, risico's kunt opsporen en je team kunt voorzien van efficiënte, geautomatiseerde controles (aangedreven door slimmer uitgavenbeheer).
Voor ondernemingen is het essentieel om financieel compliant te blijven, risico's en fraude op te sporen, de operationele efficiëntie te verbeteren en weloverwogen beslissingen te nemen voor groei. Om dit te bereiken heb je de juiste financiële controlefuncties nodig. Hier zijn acht belangrijke functies die je moet overwegen bij het kiezen van een oplossing voor het beheer van bedrijfsuitgaven.
Een financieel controle framework is niet one-size-fits-all; je moet het aanpassen aan je bedrijfsstructuur en specifieke behoeften. Je moet iets bouwen dat flexibel is voor je bedrijfsstructuur en diensten, dus houd deze belangrijke punten in gedachten:
Bouw een kader dat gemakkelijk te volgen is voor werknemers door een duidelijk intern beleid op te stellen. Met Payhawk kun je het uitgavenbeleid direct integreren in de tools die je spenders gebruiken om te betalen. Deze verbinding tussen oplossing, kaart en app zorgt ervoor dat het beleid wordt nageleefd en vergroot de controleerbaarheid.
Bovendien is de oplossing zo gebruiksvriendelijk dat je team hem wil gebruiken. Dit zegt Hannah Dobson, VP Sales bij GDS Group.
Payhawk heeft mij tijd bespaard, maar nog belangrijker, het heeft mijn team tijd bespaard. Het is als een droom, want nu kan ik mijn team snel en efficiënt hun eigen uitgaven laten doen.
Hoewel tijdsbesparing cruciaal is voor efficiëntie, is het verdelen van taken rondom uitgavenbeheer over meerdere mensen de sleutel tot het voorkomen van fraude en het verminderen van risico's. Vertrouwen op één persoon voor al het uitgavenbeheer kan leiden tot fouten, burn-out en beperkte schaalbaarheid.
Geef dus prioriteit aan het verdelen van taken bij het creëren en implementeren van je nieuwe financiële controle framework
Het klinkt eenvoudig, maar het trainen van je personeel is essentieel om je te helpen bij het implementeren van nieuwe kaders of processen. Of je nu bent overgestapt op een andere leverancier van uitgavenbeheer of gloednieuwe procedures invoert, het personeel moet op de hoogte zijn.
Het softwarebedrijf van je keuze zal vaak trainingen verzorgen voor het personeel om te zorgen voor een hoge gebruikersacceptatie en een goed gebruik van de functies. Je voert immers veranderingen door ten goede van het bedrijf, dus je moet iedereen op de hoogte brengen om deze implementatie tot een succes te maken.
Martin Reindl, Director of Implementation bij Payhawk, zegt:
Bij Payhawk rollen we de oplossing uit zodra de klant de technische installatie heeft goedgekeurd, we nodigen gebruikers uit tot het platform en maken betaalkaarten aan. We zijn gebouwd als een zeer intuïtief systeem en hebben uitstekende beoordelingen op G2. Desondanks zijn we er altijd om de klant te begeleiden en bieden we live trainingssessies aan om het personeel te helpen begrijpen hoe Payhawk werkt.
Natuurlijk kan het verdelen van taken je helpen om alles boven water te houden, maar wat kun je nog meer doen om een goede financiële controle te garanderen?
Van goedkeuringsworkflows op meerdere niveaus tot automatische meldingen bij een laag saldo en geavanceerde kaartcontroles, je moet te allen tijde de controle houden over alle entiteiten. Anders kan de financiële controle gemakkelijk wegglippen en voor je het weet neem je zakelijke beslissingen op basis van giswerk.
Is het niet geweldig als je je realiseert dat je oplossing voor uitgavenbeheer wordt geleverd met een heleboel andere functies? Om er vervolgens achter te komen dat je de helft eigenlijk niet nodig hebt...
Maar bij Payhawk ontwikkelen en innoveren we alleen functies die je zeker zult gebruiken. Onze financiële controlefuncties helpen je om financiële patronen te herkennen, nauwkeurige financiële gegevens te verzamelen en vooral om de efficiëntie over de hele linie te verbeteren.
Zonder compliance creëer je een cultuur van 'alles mag', wat betekent dat werknemers uitgeven wat ze willen, wat uiteindelijk resulteert in nul financiële controle.
Het vinden van een oplossing met geautomatiseerde nalevingscontroles is een game-changer. Met Payhawk kunnen beheerders en accountants een op maat gemaakt digitaal uitgavenbeleid maken dat is ingebouwd in je uitgavenbeheerproces en geavanceerde kaartcontroles implementeren, waardoor het bijna onmogelijk is om uitgaven te doen die niet aan de regels voldoen.
Een andere geweldige manier om naleving te garanderen is het gebruik van onze technologie voor het matchen van inkooporders in onze procure-to-pay oplossing. Deze technologie vergelijkt automatisch facturen, inkooporders en ontvangstbewijzen om discrepanties te signaleren.
Noem ons ouderwets, maar je moet de financiën kunnen zien om financiële controle te hebben. Met Payhawk heb je realtime toegang tot alle financiële informatie, waardoor het controleren van uitgaven en het rapporteren erover een fluitje van een cent wordt.
Hebben je aandeelhouders snel een update nodig van de marketinguitgaven? Geen zorgen; filter je gegevens, exporteer en deel ze. Of staat er misschien een groot project voor de deur en moet je zorgen voor voldoende budget? Geen probleem; navigeer naar je Payhawk portaal om realtime je financiën te bekijken, te zien welke betalingen er aankomen en dienovereenkomstig te plannen.
En zodra er uitgaven zijn, worden deze automatisch afgestemd met je ERP- of boekhoudsysteem, waardoor handmatige reconciliatie tot het verleden behoort.
Zeg vaarwel tegen vervelende en onnodige fouten op onkostendeclaraties met onze OCR-technologie (optische tekenherkenning). Kaarthouders kunnen snel een foto maken in de Payhawk mobiele app, en onze AI-camera werkt hard om automatisch alle relevante gegevens te extraheren, waaronder het totaalbedrag, de gegevens en de naam van de producten.
Dit ongecompliceerde proces zorgt ervoor dat alle onkostendeclaraties accuraat en verantwoord zijn, waardoor jouw werk op de financiële afdeling eenvoudiger wordt (en de kaarthouder zich ook kan richten op zijn dagelijkse werk).
Het is essentieel om je financiële controles aan te passen aan de steeds veranderende bedrijfsomgeving, inclusief inzicht in je milieu-impact. Klanten, aandeelhouders, investeerders - noem maar op - willen allemaal dat bedrijven waar mogelijk duurzaamheid omarmen. Met de ESG-rapportagefuncties van Payhawk (ondersteund door onze partner Lune) kun je financiële controle krijgen over je Scope 3-emissies door emissieschattingen te verzamelen van alle Payhawk-kaartbetalingen.
Het berekenen van CO2-uitstoot kan ingewikkeld zijn, maar onze ESG-rapportagetool vereenvoudigt het proces. Hiermee kun je vaststellen welke afdelingen of uitgavencategorieën het meest bijdragen aan je CO2-voetafdruk, zodat je gericht beleid voor verbetering kunt opstellen. Als reizen bijvoorbeeld een belangrijke bron is, kun je maatregelen nemen om vliegreizen te beperken ten gunste van alternatieven met een lagere uitstoot, zoals treinen. Daarnaast biedt de tool waardevolle inzichten in de milieu-impact van je leveranciers, zodat je met hen in gesprek kunt gaan en samen de algehele klimaatimpact van je activiteiten kunt verminderen.
Heb je een medewerker die een factuur of bonnetje niet op tijd heeft ingediend? Stel dan eenvoudig een automatische kaartblokkering in zodat hij of zij geen uitgaven meer kan doen - totdat hij of zij de openstaande onkosten heeft ingediend.
De functie om automatisch betaalkaarten te blokkeren helpt om medewerkers aan te moedigen hun bonnetjesbeheer te verbeteren.
Het filteren van je onkosten bespaart tijd bij het controleren (vooral als je meerdere entiteiten hebt), dus door te kiezen uit meerdere onkostenfilters wordt het nog makkelijker voor je beheerders en accountants om alle geconsolideerde uitgaven efficiënt na te kijken - filter bijvoorbeeld op project of kostenplaats.
Met onkostenfilters kunnen leiders van financiële teams beter inzicht krijgen in de huidige en toekomstige uitgaven in detail, wat betekent dat ze hun cashflow nauwkeuriger kunnen voorspellen en hun budget beter kunnen plannen
Als onderneming kan je organisatiestructuur complex zijn, wat het beheren van de financiën weer complex maakt. Met veel kaarthouders en projecten die gefinancierd moeten worden, kunnen uitgaven gemakkelijk uit de hand lopen en verlies je het vermogen om de uitgaven strak in de hand te houden.
Aangepaste goedkeuringsworkflows maken uitgavenbeheer, factuurbeheer en inkoopbeheer eenvoudig. Van inkooporderaanvragen tot declaraties voor zakenreizen, je kunt specifieke goedkeuringsworkflows maken voor elk mogelijk type uitgave.
Geavanceerde controle over hoe kaarthouders uitgeven is cruciaal voor budgetbeheer.
De kaartcontroles van Payhawk helpen bedrijven om hun uitgavenbeleid te handhaven en beschermen tegen overbesteding.
Hier zijn enkele kaartcontroles die je kunt instellen:
Toegang tot financiële controlefuncties zoals hierboven genoemd kan voor elk bedrijf een game-changer zijn. Wat onze software echt bijzonder maakt is de toegankelijkheid - iedereen in het bedrijf, van de CEO en CFO tot de nieuwste stagiair in het marketingteam, kan ervan profiteren. Wij geloven dat zakelijke betaalkaarten een standaardvoordeel moeten zijn, geen luxe, en dat het beheren van uitgaven via vergoedingen tot het verleden moet behoren.
Bij Payhawk zien we uitgavenbeheer en financiële stabiliteit als belangrijke onderdelen van onze bedrijfscultuur. Daarom krijgt elke medewerker zijn eigen zakelijke betaalkaart. Dit maakt het organiseren van bijvoorbeeld teambuildingevenementen ook veel gemakkelijker.
Een tool die je toegang geeft tot alle bovenstaande controlefuncties is niets zonder een handige integratie. Als je moet uitloggen en weer inloggen op verschillende systemen om toegang te krijgen tot gegevens, zal dat op de lange termijn niet werken, zeker niet als je gaat uitbreiden of meerdere entiteiten gaat openen.
Bij Payhawk integreert onze oplossing met je huidige tech stack, waardoor het leven eenvoudiger wordt, gegevens voor iedereen toegankelijk zijn en alle financiële systemen worden gecentraliseerd. We kunnen integreren met toonaangevende ERP-, boekhoud-, zakenreis- en HR-systemen.
En wanneer je je onkostengegevens exporteert en deelt, kun je gebruikmaken van onze krachtige Excel- en CSV-templatebuilder om je boekhoudproces te stroomlijnen.
Als onderneming heb je veel te beheren, van een groeiend aantal werknemers tot niet-gestandaardiseerde processen en procedures voor meerdere entiteiten. Naarmate je groeit en uitbreidt, heb je een flexibele oplossing nodig die past bij hoe je zaken doet. En dat betekent dat je bulkfuncties moet gebruiken om taken efficiënter te maken door middel van automatisering.
Met Payhawk kun je moeiteloos meerdere entiteiten beheren. Maak geld over en beheer uitgaven voor je Amerikaanse, Europese of Britse entiteit vanaf hetzelfde platform.
Mercell, een toonaangevende procurement marktplaats, zegt dat het uitgavenbeleid en de kaartcontroles van Payhawk hen de beste manier hebben geboden om fraude te beperken en tegelijkertijd medewerkers de juiste mate van autonomie te geven - en dat alles binnen een gedefinieerd kader.
Een uitgavenbeleid ingebouwd in de tool is essentieel voor de financiële controle binnen de onderneming. Het maakt het uitgavenbeheer veel eenvoudiger voor zowel werknemers als beheerders.
Mercell CFO Leon Steenbrink zegt:
Ik gebruik Payhawk graag omdat het voldoet aan onze doelstellingen, het kaartgebruik efficiënter maakt en de gegevensanalyse verbetert, vooral wat betreft de uitgaven. Ik waardeer ook de grotere controle over wie wat kan goedkeuren.
Transparantie over wie wat heeft uitgegeven en medewerkers de mogelijkheid geven om binnen een bepaald kader vrij te besteden, betekent dat het financiële team van Mercell de uitgaven goed in de gaten kan houden en suggesties kan doen om de budgetten te optimaliseren.
Leon vervolgt: "De grootste voordelen van Payhawk? Een combinatie van efficiëntie en extra controle... en ik ben blij met beide - want dat is precies wat we nodig hebben in de financiële wereld."
Voel je je geïnspireerd? Vraag dan een Payhawk demo aan en leer meer over hoe financiële controlefuncties jouw bedrijf kunnen helpen om uitgaven op het juiste spoor en op de juiste plaats te houden.
In haar rol als Content Manager koestert Nerissa Goedhart haar passie om waardevolle inzichten en oplossingen te delen via boeiende content. Dit, met een duidelijke missie om bedrijven in de regio te helpen, inspireren en motiveren om hun uitgavenbeheer te verbeteren.
Of je nu tientallen, honderden of duizenden werknemers hebt, wij nemen alle zorgen rondom bedrijfsuitgaven van je over en geven je controle met één enkele oplossing. Zeg vaarwel tegen vervelende financiële taken en plan vandaag nog een demo met ons.
Payhawk Limited, All rights reserved. Payhawk Limited is registered under company registration number 11747263, Chancery House, 53-64 Chancery Lane, London WC2A 1QS. Payhawk Debit and Credit Cards are issued by Payhawk Financial Services UAB and Paynetics AD in the EEA, Payhawk Financial Services Limited and Payrnet Limited in the UK, and Cross River Bank, Member FDIC in the US.
The Payhawk Visa Debit card and Payhawk Visa Credit cards are issued pursuant to a license from Visa.
English (EN-UK)
English (EN-US)
Français (FR)
English (Rest of Europe)