Valeur probante : tout ce que vous devez savoir sur la validité de vos documents

À l’heure de la numérisation à grande échelle, les références à la valeur probante se font de plus en plus nombreuses. Et de nouvelles questions se posent : comment établir la valeur probante d’un document et/ou d’un justificatif ? D’après quels critères un document est-il considéré comme ayant une valeur probante ? Comment assurer la valeur probante d’un document numérisé ? Explications et réponses dans cet article.

Une définition de la valeur probante

La valeur probante d’un document (facture, contrat, etc.) fait référence à sa validité d’un point de vue légal et à son inaltérabilité. En d’autres termes, un document qui possède une valeur probante permet de prouver un fait particulier.

Traditionnellement, en droit français, la preuve par excellence est le document écrit. Mais la révolution numérique a changé la donne. Désormais, depuis un arrêté du 22 mars 2017, les documents électroniques peuvent avoir la même valeur que les documents papier. À ce titre, l’article 1366 du Code civil dispose que : « l’écrit électronique a la même force probante que l’écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité ». La valeur probante d’un document s’apprécie donc à la fois par ses conditions d’émission et par ses modalités d’archivage.

Pourquoi la valeur probante est-elle si importante ? C’est simple : le numérique a changé nos habitudes, en donnant à la dématérialisation des documents une place toujours plus importante. Or, un fichier numérique peut être facilement modifié. Dans ces conditions, comment prouver sa validité ? Par exemple, un salarié peu scrupuleux peut très bien modifier une note de frais sur son téléphone pour se faire rembourser un montant plus élevé.

On comprend donc l’importance de la valeur probante, car celle-ci permet d'assurer la validité et la conformité d’un document en version numérique, et d’éliminer tout risque de fraude. Pour reprendre l’exemple de la note de frais, lorsque celle-ci a une valeur probante, sa conformité au document original est assurée.

Comment établir la valeur probante d’un document ?

Les critères qui permettent de déterminer la valeur probante d’un document ont été établis par l’arrêté du 22 mars 2017. Il s’agit de :

• Une reproduction à l’identique, sans perte d’information en cas de compression du fichier (la copie du document ne doit être ni altérée, ni retouchée ou modifiée) ;
• Un format de conservation unique : tous les documents doivent être numérisés et conservés au format PDF ou PDF A/3 (ISO 19005-3) ;
• Un cachet fondé sur un certificat conforme au moins au référentiel général de sécurité (RGS) de niveau une étoile, ou une empreinte numérique, ou une signature électronique fondée sur un certificat conforme au moins au RGS de niveau une étoile. Cela correspond à un système de sécurité qui permet notamment de dater les différentes opérations réalisées.

La plupart du temps, il convient de recourir à une application ou une solution professionnelle, telle que Payhawk.

Attention ! Il ne suffit pas de scanner un document, ni de le stocker sur un ordinateur ou un serveur. Le simple fait de numériser un document papier est impropre à lui conférer une valeur probante.

Les implications de la valeur probante lors d’un contrôle fiscal

En cas de contrôle fiscal, des justificatifs à valeur probante pourront vous être demandés. S’ils sont numérisés, ces documents doivent respecter les 3 critères énumérés dans le paragraphe ci-dessus :

• La conformité au document papier original ;
• La lisibilité des données, avec une numérisation et une conservation au format PDF ou PDF A/3 (ISO 19005-3) ;
• La sécurité et l’authenticité des données, grâce à un cachet, une empreinte ou une signature électronique.

Attention ! Sans valeur probante, les justificatifs seront irrecevables. Si l'administration fiscale constate que l’entreprise n’a pas respecté les règles d’archivage des documents, elle pourra appliquer une pénalité pouvant atteindre 5 % du chiffre d’affaires HT de l’exercice concerné.

Par ailleurs, le non-respect de ces règles peut aussi entraîner des sanctions pénales. Mieux vaut donc être dans les clous.

À noter : la loi définit des durées d’archivage minimum pour les documents fiscaux, comptables et sociaux. Ainsi, les pièces comptables doivent être gardées pendant 10 ans au moins, contre 5 ans pour les documents fiscaux.

L’archivage électronique à valeur probante

L’archivage à valeur probante permet de stocker, de manière pérenne, des documents en garantissant leur authenticité et leur inaltérabilité.

Il se décompose en plusieurs étapes :

• L’obtention du document ;
• La numérisation du document (par scan, par photographie…) ;
• La confirmation de la valeur probante ;
• L’utilisation du document, et des données qu’il contient, par les différents services de l’entreprise ;
• Le classement du document et sa conservation durant toute sa durée de vie légale.

L’archivage électronique à valeur probante ne peut être garanti que par des outils professionnels qui respectent le cadre légal.

Le saviez-vous ? Depuis la loi de finance rectificative du 29 décembre 2016, les documents comptables et leurs pièces justificatives peuvent être conservés sous forme électronique. En cas de contrôle fiscal, il n’est donc plus obligatoire de présenter les originaux papiers.

Les avantages de l’archivage à valeur probante

Comme de nombreuses opérations, l’archivage à valeur probante s’inscrit dans un processus plus large de transformation digitale des entreprises. Avec cette étape, c’est une nouvelle manière de traiter et de stocker les informations qui s’impose. Et ses avantages sont nombreux :

• La préservation de la valeur légale des documents : grâce à la valeur probante, les fichiers électroniques possèdent la même authenticité et la même validité que les documents papier aux yeux de la loi. D’ailleurs, en cas de contrôle fiscal ou de contrôle URSSAF, les justificatifs numérisés sont acceptés, au même titre que les justificatifs papier.
• Une meilleure conservation dans le temps des documents : le stockage papier est complexe, et soumis à des risques de pertes ou de dégradations. Grâce à l’archivage électronique, tous les documents de l’entreprise peuvent être conservés dans un serveur local ou dans le Cloud, et ils demeurent inaltérables.
• Des gains d’efficacité : l’archivage électronique permet de gagner du temps (et de l’argent), en simplifiant les processus de stockage. Désormais, il suffit d’un simple clic pour retrouver et consulter des documents. Pour les collaborateurs, c’est également un avantage, puisqu’il leur suffit d’utiliser une application professionnelle pour numériser des reçus. Terminés, les longs et fastidieux processus de traitement des notes de frais !
• Un accès à l’information facilité : tous les documents archivés disposent de métadonnées qui permettent de faciliter leur recoupage. Ainsi, l’entreprise peut facilement intégrer les données de ces documents pour réaliser des analyses chiffrées sur plusieurs mois, semestres ou années.

La FAQ de la valeur probante

1. Quelle est la durée de conservation recommandée pour un document à valeur probante ?

C’est la loi qui définit la durée de conservation minimum des documents à valeur probante. Cette durée est de 5 ans pour les documents fiscaux, et 10 ans pour les documents comptables (à partir de la date de clôture de l’exercice). Les factures clients et fournisseurs et les bons de commande ou bons de livraison doivent, quant à eux, être conservés pendant 10 ans au moins.

2. Quelles sont les conséquences d’un document sans valeur probante ?

Un document sans valeur probante est tout simplement irrecevable. Par ailleurs, produire un tel document (devant une administration, par exemple) peut conduire à une perte de crédibilité et exposer à des risques juridiques, comme des sanctions financières.

3. Comment numériser un document papier pour en conserver la valeur probante ?

Il faut passer par un tiers capable de garantir un service d’archivage électronique à valeur probante. Par exemple, un logiciel de gestion des notes de frais. La numérisation “simple” ne suffit pas.