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Trish Toovey
Ausgaben im Griff zu behalten, ist schon anspruchsvoll – in Transport und Logistik aber besonders komplex. Als CFO managen Sie verstreute Kostenstellen, koordinieren Teams unterwegs und kämpfen mit versteckten Ausgaben durch Lagerprobleme oder ungeplante Wartungen. Kein Wunder, dass immer mehr Unternehmen auf smarte Technologien setzen, um endlich Klarheit und Kontrolle zu gewinnen. Welche Tools dabei wirklich helfen – und wie der Einstieg gelingt – erfahren Sie hier.
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Unterwegs getätigte Ausgaben in Ihrem Transport- und Logistikunternehmen - einfach verfolgen und steuern
Die digitale Transformation verändert jede Branche – auch Transport und Logistik. Der Wandel hin zu digitalen Lösungen – der Einsatz von KI, Technologie und datenbasierten Entscheidungen – hat die Rolle der CFOs in den letzten Jahren grundlegend verändert.
CFOs wissen: Einen reibungslosen Ablauf entlang der Lieferkette sicherzustellen, erfordert mehr als nur ein gutes Gespür. Gefragt sind strategisches Denken und Anpassungsfähigkeit – insbesondere beim Umgang mit finanziellen Risiken und Investitionen.
Das Problem: 42 % der CFOs in der Logistikbranche sagen, dass Komplexität sie daran hindert, passende Lösungen umzusetzen. Deshalb wird es immer dringlicher, integrierte Plattformen einzuführen, die Prozesse vereinfachen und die Effizienz steigern.
Wer heute vorausschauend planen und verlässlich kalkulieren möchte, muss digitale Innovationen aktiv vorantreiben. Das heißt: Veränderungen annehmen und Werkzeuge wählen, die mit der Dynamik der Branche Schritt halten – oder ihr einen Schritt voraus sind.
Das Ausgabenmanagement in der Logistik ist komplex. CFOs stehen vor zersplitterten Kostenstrukturen, vielschichtigen Abläufen und dem ständigen Druck, die Marge zu verbessern – und das alles unter Kontrolle zu behalten.
Von der Finanzplanung bis zum Tagesgeschäft – hier sind die zentralen Herausforderungen, mit denen Finanzteams zu kämpfen haben, und warum sie so entscheidend sind:
43 % der CFOs bemängeln mangelnde Echtzeit-Einblicke in Ausgaben. Dadurch wird es schwieriger, Ausgabemuster zu erkennen, Einsparpotenziale zu nutzen und finanzielle Richtlinien einzuhalten.
Genehmigungen ziehen sich oft über mehrere Abteilungen und Standorte. Das führt zu Verzögerungen bei Zahlungen und belastet den Cashflow.
Unvorhersehbare Kraftstoffpreise, Wartungskosten oder Lieferkettenausgaben erschweren die Budgetplanung und sorgen für Unsicherheit.
Ob Steuerrecht oder branchenspezifische Anforderungen: CFOs müssen kontinuierlich Anpassungen überwachen, um Bußgelder und Ineffizienzen zu vermeiden.
49 % der CFOs sehen Cybersecurity als zunehmende Sorge. Digitale Ausgabenlösungen erfordern daher hohe Sicherheitsstandards, um Daten zu schützen und Betrug vorzubeugen.
Fernfahrer*innen sind oft auf sich gestellt, wenn sie krank werden, in Unfälle geraten oder sich verspäten. Haben sie keinen Zugang zu Unternehmensmitteln, müssen sie entweder privat in Vorleistung treten oder auf Unterstützung warten. Das ist nicht nur ein finanzielles Risiko – sondern auch ein menschliches.
Wählen Sie eine Lösung, die mit Ihrem Unternehmen mitwächst. Ein starres System bringt wenig. Ihre Ausgabenplattform sollte nicht nur grundlegende Sicherheitsanforderungen erfüllen oder oberflächliche Analysen liefern – sie muss zu Ihren individuellen Abläufen passen.
Ideal ist eine anpassbare Ausgabenplattform, die mit Ihnen skaliert, komplexe Prozesse abbildet und Ihre Freigabestrukturen, Compliance-Anforderungen und Unternehmensstruktur berücksichtigt. Funktionen wie Kommentarfelder oder benutzerdefinierte Felder sind dabei keine Spielerei – sie halten die Abläufe am Laufen und Teams im Takt.
Wenn Sie alle Ausgaben zentral verwalten, wird vieles einfacher. Genehmigungen erfolgen schneller, Prozesse greifen besser ineinander, und es gibt eine verlässliche Datenbasis – besonders hilfreich bei der Verwaltung mehrerer Gesellschaften.
Bei Payhawk können Sie etwa im Group Dashboard alle Ausgaben im Blick behalten, Gelder in Sekunden zwischen Gesellschaften verschieben und Trends frühzeitig erkennen. Dank Echtzeit-Synchronisation mit Ihrem ERP-System arbeiten alle Teams mit denselben, korrekten Daten – ohne Dubletten, ohne Verwirrung.
42 % der CFOs empfinden IT-Komplexität als zu belastend. Eine integrierte Komplettlösung mit leistungsstarken Schnittstellen reduziert Tool-Wechsel und Medienbrüche deutlich.
Durch die Anbindung an ERP, Buchhaltung, HR-Systeme oder Reisekosten-Tools lassen sich alle Ausgaben synchronisieren, Transaktionen automatisch abgleichen und Ausgaben in Echtzeit nachvollziehen.
Damit ein neues Tool angenommen wird, muss es intuitiv sein – gerade beim unternehmensweiten Ausgabenmanagement. Alle Mitarbeitenden sollten es problemlos nutzen können. Nutzerfreundlichkeit ist daher entscheidend.
Die Erfassung von Ausgaben sollte unkompliziert sein. Setzen Sie auf Lösungen mit mobiler App, in der Mitarbeitende Belege einfach abfotografieren – und die Technologie übernimmt die Datenerfassung automatisch.
Setzen Sie auf eine Lösung, die KI nutzt, um manuelle Aufgaben zu automatisieren und so Zeit für strategische Arbeit freizumachen.
Payhawk etwa nutzt AI Agents, die fehlende Belege automatisch anfordern, überfällige Freigaben nachverfolgen und Unregelmäßigkeiten erkennen – ganz ohne manuelles Eingreifen. So entstehen saubere Daten und mehr Freiraum fürs Wesentliche.
Ob Tanken, Maut oder Reparaturen – Sie brauchen Firmenkarten, mit denen sich Mittel flexibel bereitstellen lassen, z. B. virtuelle, physische oder Einmalkarten.
Mit den Payhawk Firmenkarten stattet das europäische Logistikunternehmen Discordia seine Fahrer*innen im Voraus aus und stellt Einmalkarten für externe Dienstleister aus. Jede Karte lässt sich individuell steuern – etwa mit Limits, Sperrfunktionen oder Einschränkungen für Bargeldabhebungen.
Dank der mehrsprachigen App und ohne Fremdwährungsgebühren profitieren internationale Teams besonders.
CFOs in Transport und Logistik brauchen eine Plattform, die sich exakt an ihre Abläufe anpasst. Ein leistungsfähiges System sollte bieten:
Zwar gelten Zeitaufwand (48 %), kulturelle Hürden (44 %) und Kosten (39 %) als große Herausforderungen bei der Einführung von KI, doch für 55 % der CFOs ist mangelnde Schulung das Hauptproblem.
Dabei zeigen Prognosen: Die Investitionen in moderne Technologien werden in den nächsten 12 Monaten um 13 % steigen. Viele Unternehmen aus Logistik und Transport stellen sich bereits auf den Wandel ein.
Aber wie lässt sich der Umstieg bewältigen – trotz komplexer Systeme und widerstandsfähiger Prozesse?
Die gute Nachricht: Moderne Finanzlösungen – insbesondere solche mit KI – sind genau dafür gemacht. Von automatischer Texterkennung bei Belegen bis hin zu intelligenten Freigaben und Fehlererkennung in Echtzeit – diese Tools entlasten, ohne lange Einarbeitung.
Entscheidend ist, eine Lösung zu wählen, die Sie umfassend unterstützt. Achten Sie auf hervorragenden Kundensupport, leicht verständliche Hilfeseiten und intuitive Funktionen, die Ihnen den Start erleichtern.
Bevor Discordia, eines der führenden Logistikunternehmen Europas, auf Payhawk setzte, musste das Unternehmen jeden Monat mehr als 25.000 Spesenabrechnungen verwalten – verteilt auf 1.500 Lastwagen und über 2.000 Fahrer. Diese manuelle Abwicklung mit Papierbelegen und verspäteten Erstattungen wurde schnell zur Belastung und bremste das Geschäft sowie die Mitarbeitermotivation vor Ort.
Discordia suchte nach einer modernen Lösung, die Spesen effizienter, transparenter und schneller handhabbar macht. Mit Payhawk digitalisierte das Unternehmen den gesamten Spesenprozess, schaffte die manuelle ERP-Datenerfassung ab und stattete jeden Fahrer mit einer benutzerfreundlichen, mobilen und mehrsprachigen App aus.
Das Ergebnis: Die Produktivität stieg um das Vierfache – und sowohl das Finanzteam als auch die Fahrer profitieren von einem deutlich reibungsloseren Ablauf.
Tsvetomir Uzunov, CFO bei Discordia, fasst zusammen:
„Unsere Mitarbeiter sind heute über viermal produktiver, und mit dem weiteren Wachstum unserer Flotte erwarten wir noch größere Effekte. Die Automatisierung durch Payhawk hat die Bearbeitungszeit massiv verkürzt und Fehler, die durch manuelle Spesen entstanden, fast vollständig eliminiert.“
Die Spesenverwaltung im Transport- und Logistiksektor ist oft eine Herausforderung. Mit der richtigen Plattform wechseln Sie jedoch vom ständigen Reagieren auf Probleme zur aktiven Steuerung und Kontrolle.
Von zersplitterten Daten und komplexen Compliance-Anforderungen bis zu fehlender Transparenz – CFOs navigieren täglich durch anspruchsvolle Aufgaben. Deshalb vertrauen Unternehmen wie Discordia auf Payhawk, um ihre Finanzprozesse auf die Überholspur zu bringen.
Entdecken Sie mehr in unserem Transport- und Logistik-Hub und erfahren Sie, wie Sie mit der richtigen Unterstützung Ihre Finanzkontrollen im gesamten Unternehmen intelligenter und schneller gestalten können.
Trish Toovey ist bei Payhawk für die Märkte in Großbritannien und den USA tätig und verantwortet die Erstellung von Inhalten. Mit einem vielseitigen Hintergrund in der Finanz-, Mode- und Reisebranche bringt sie umfassende Erfahrung in der Texterstellung mit. Von Werbetexten bis hin zu Videoskripten deckt sie ein breites Spektrum ab und sorgt dafür, dass die Inhalte zielgerichtet und wirkungsvoll sind.
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