Group CFO? Zo krijg je controle over uitgaven per entiteit (Incl. tips van collega-CFO’s)
Group CFO? Zo krijg je controle over uitgaven per entiteit (Incl. tips van collega-CFO’s)
Het beheren van financiën in de snel bewegende transport- en logistieksector brengt unieke uitdagingen met zich mee. Van brandstofkosten en voertuigonderhoud tot internationale transacties. Traditionele financiële processen bieden vaak niet de zichtbaarheid en efficiëntie die finance leaders in deze sector nodig hebben.
Door je aan te melden, ga je akkoord met het ontvangen van e-mails over onze producten en diensten, zoals beschreven in onze privacyverklaring. Afmelden kan altijd.
Er komen flink wat uitdagingen kijken bij het beheren van uitgaven in de transport- en logistieksector. Van chauffeurs tot leveranciers en alles daartussenin in de supply chain: er zijn ontzettend veel kostenposten om te beheersen.
Juist daarom is efficiënt uitgavenbeheer cruciaal voor transport- en logistieke bedrijven zoals dat van jou. Zonder goed beheer loop je het risico op budgetoverschrijdingen, onduidelijkheid over wie wat uitgeeft en zelfs op onregelmatigheden of fraude. Je hebt geen grip op het verschil tussen noodzakelijke uitgaven, uitgaven buiten beleid of foute transacties.
Bij Payhawk ondersteunen we klanten zoals Van Eijck, Discordia en Baton met het verbeteren van hun uitgavenbeheer. We helpen hen bij het digitaliseren van processen en het besparen van tijd voor zowel finance als operationele teams. Hoewel deze bedrijven qua grootte en structuur sterk verschillen, liepen ze vóór de overstap naar Payhawk tegen dezelfde problemen aan:
Dus hoe kun je als transport- of logistiekbedrijf deze uitdagingen aanpakken? Hieronder lees je welke problemen jouw organisatie waarschijnlijk herkent en wat je kunt doen om ze slim op te lossen.
Houd controle over elke uitgave – waar je chauffeurs ook zijn
Als je medewerkers onderweg zijn (bijvoorbeeld chauffeurs), hebben ze toegang tot bedrijfsmiddelen nodig om kosten zoals eten, parkeren of reparaties te betalen. En met zoveel medewerkers die door het hele land of meerdere landen reizen, wordt het al snel lastig om te achterhalen welke uitgave bij wie hoort.
Wanneer chauffeurs persoonlijke kaarten of tankpassen gebruiken en papieren bonnetjes verzamelen, wordt het indienen van onkosten en het behouden van overzicht een gedoe. Het wordt bijna onmogelijk om uitgaven goed vast te leggen of tijdig geld beschikbaar te stellen. Bovendien is er geen realtime inzicht en zorgt het voor onnodig stressvolle terugbetalingsprocessen.
Stel: bezorger Steve vervoert goederen ’s nachts. Zijn tankpas werkt niet op de locatie waar hij is, dus hij betaalt brandstof met zijn eigen pinpas. Dat betekent dat jij hem later moet terugbetalen. Hij is dus tijdelijk zijn eigen geld kwijt én de terugbetaling duurt langer, omdat hij nog zijn bon moet bewaren en invoeren in een declaratie.
In dit soort situaties biedt een zakelijke betaalkaart met maandelijkse limiet en ingestelde regels een veel snellere en betrouwbaardere oplossing.
Overstappen van declaraties naar zakelijke betaalkaarten klinkt goed, maar blijkt in de praktijk soms ook een uitdaging.
Vooral als je kaarten gebruikt die niet gekoppeld zijn aan je uitgavenbeheersysteem, kan het toewijzen van kaarten aan medewerkers een tijdrovende klus worden.
Met Payhawk ontvang je fysieke én virtuele kaarten direct, zonder in te leveren op controle. Stel individuele of teamlimieten in, handhaaf uitgavenregels en zorg automatisch voor compliance, zonder handmatige checks.
Dat is precies wat linehaul-specialist Baton ervaarde met Payhawk. Nelly Dobreva, Lead of Process & Technology Centre of Excellence bij Baton, vertelt:
Met traditionele bankkaarten hadden we geen inzicht in de uitgaven van chauffeurs of hun behoefte aan extra middelen. We moesten geld overmaken naar hun persoonlijke rekeningen, maar dat ging niet snel. Nu kunnen we ze via Payhawk eenvoudig laten betalen tot een ingesteld limiet. We zien meteen wie wat uitgeeft, wanneer en waarvoor en kunnen ons uitgavenbeleid direct bijstellen.
Daarnaast is het voor de chauffeurs ook enorme vooruitgang, zij hoeven niet meer uit eigen zak voor te schieten of lang te wachten op terugbetalingen. Zo deelt Discordia-chauffeur Petyo Kozarov:
Voor mij is Payhawk een grote verbetering, omdat ik nu altijd aangewezen bedrijfsmiddelen heb als ik onderweg ben. Ik hoef geen persoonlijke middelen meer te gebruiken voor parkeergeld, tol of boetes. En ik hoef geen extra rapportages meer te maken – met de mobiele app van Payhawk maak ik foto's van bonnetjes, en die gaan rechtstreeks naar het kantoor.
Grensoverschrijdende leveringen zorgen vaak voor extra uitdagingen: verschillende valuta, internationale betalingen, valutakosten en meer.
In plaats van verschillende systemen per regio te gebruiken, werkt transport gigant Discordia met Payhawk om:
Met 1.500 trucks, meer dan 2.000 chauffeurs en klanten in 70+ landen is kostenefficiënt internationaal uitgavenbeheer voor Discordia essentieel.
Als finance leader in de transportsector weet je hoe snel de btw op brandstof, tol en grensoverschrijdende uitgaven kan oplopen.
Hier komt onze integratie met 60Dias en geautomatiseerde uitgavencategorisatie van pas.
Hoe werkt het? Ons systeem haalt automatisch alle relevante gegevens uit de bonnetjes. 60Dias zet deze om in btw-conforme facturen—met AEAT-gecertificeerde validatie en volledige aftrekbaarheid. Deze facturen worden direct gesynchroniseerd met Payhawk, waardoor btw-teruggave moeiteloos wordt geregeld.
Stel je voor: een truck krijgt pech. De chauffeur, Mac, heeft geen toegang tot geld voor reparatie. Hij moet eerst geld aanvragen bij het hoofdkantoor, maar de overschrijving duurt twee dagen. De truck staat stil en dat kost geld.
Hetzelfde gebeurt bij een boete die alleen contant betaald kan worden. Geen geld bij de hand? Dan moet Mac eerst een verzoek indienen, wachten op goedkeuring, en pas daarna op het geld.
En misschien mag hij met zijn bankkaart niet eens contant opnemen, waardoor hij eerst naar een bankfiliaal moet.
Niet bepaald handig, toch?
Met een slimme uitgavenbeheertool zoals Payhawk, inclusief zakelijke betaalkaarten, ingebouwde controles en automatisering, ziet dat scenario er heel anders uit:
Geen stilstaande trucks of stress meer, maar directe toegang tot geld als het nodig is.
Als medewerkers handmatig bonnetjes verzamelen, vertrouw je erop dat ze elk papiertje bijhouden. Vergeten ze er één? Dan zit jouw finance team opgescheept met ontbrekende gegevens, tijdrovende reconciliatie en frustratie.
Nelly van Baton schetst hoe dat er vóór Payhawk uitzag:
Wanneer chauffeurs terugkwamen naar hun thuisland voor rust of vakantie, namen ze alle bonnetjes van de afgelopen vier weken mee naar kantoor. Veel raakten kwijt en onze boekhouders waren uren bezig om uitgaven te koppelen aan de juiste bon.
Handmatig uitgaven beheren kost veel tijd. Van het verzamelen van bonnetjes en handmatig invoeren van data tot het goedkeuren en terugbetalen van uitgaven. Het is foutgevoelig en inefficiënt.
Maar dat hoeft niet zo te blijven. Tsvetomir Uzunov, CFO van Discordia, vertelt over de verandering na de overstap naar Payhawk:
We hebben de productiviteit van onze medewerkers meer dan verviervoudigd en verwachten nog meer winst naarmate onze vloot groeit. Dankzij de automatisering van Payhawk is de verwerkingstijd flink gedaald en zijn fouten door handmatige processen drastisch verminderd.
Benieuwd hoe Payhawk je helpt om financiële processen te stroomlijnen? In deze korte video leggen we uit hoe ons platform werkt, welke problemen we oplossen en hoe je met automatisering tijd én geld bespaart.
Hoe stroomlijn je het uitgavenbeheer binnen je logistiekbedrijf? Hier zijn een aantal geavanceerde technieken om te overwegen.
Wanneer werknemers onderweg bedrijfsmiddelen gebruiken, zorgen duidelijke goedkeuringsprocessen voor soepel en efficiënt verloop. Slimme automatisering zorgt bovendien voor snelheid. Zonder die processen stapelen onkosten zich op en verspilt het finance team tijd aan het najagen van goedkeuringen.
Met automatisering schakel je het handmatige heen-en-weer volledig uit. In plaats van dat medewerkers zelf op zoek moeten naar de juiste goedkeurder, worden onkosten automatisch verwerkt via op maat gemaakte workflows.
Stel goedkeuringsregels in die passen bij jouw organisatiestructuur, hoe complex die ook is. Moet een manager alle uitgaven boven €500 goedkeuren? Geen probleem. Goedkeuringen op basis van budget, categorie of afdeling? Ook dat kan eenvoudig.
En met een gebruiksvriendelijke workflow designer blijf je in controle en weet je zeker dat elke uitgave door de juiste persoon wordt goedgekeurd—zonder gedoe.
Goede beslissingen beginnen bij accurate, actuele data. Zonder realtime inzicht weet je niet waar het geld naartoe gaat en blijf je achter de feiten aanlopen.
Met realtime zicht op uitgaven kun je direct inloggen en zien wie wat, waar en wanneer heeft uitgegeven. Geen wachttijden, geen verrassingen. Elke betaling is direct zichtbaar en klaar om gevolgd te worden.
Wil je uitgaven analyseren per afdeling? Kan. Limieten aanpassen op basis van werkelijke uitgavenpatronen? Geen probleem. Je kunt zelfs trends signaleren en problemen voorkomen voordat de uitgave volledig is verwerkt.
En niet alleen finance profiteert. Budgethouders, afdelingshoofden en projectmanagers krijgen direct toegang tot uitgavendata. Zo kunnen zij proactieve beslissingen nemen en binnen budget blijven, zonder steeds rapportages op te vragen.
Kosten onder controle houden is cruciaal in transport en logistiek, waar meerdere schakels en partijen betrokken zijn. Maar hoe behoud je overzicht zonder de autonomie van teams te beperken?
Met slimme technologie voor uitgavenbeheer. Geavanceerde kaartinstellingen geven finance de mogelijkheid om aangepaste uitgavenlimieten in te stellen, uitgaven te beperken op basis van tijd, categorie of locatie (bijvoorbeeld alleen tanken toestaan, maar online aankopen blokkeren) en compliance te waarborgen zonder micromanagement.
Handmatige reconciliatie is traag en inefficiënt. Met de juiste uitgavenbeheeroplossing koppel je direct met je ERP- of boekhoudsoftware, waardoor transacties automatisch worden gematcht en uitgaven realtime inzichtelijk worden. Dit verbetert de zichtbaarheid in de hele organisatie en maakt rapporteren makkelijker, zonder handmatige invoer.
De juiste oplossing voor uitgavenbeheer stroomlijnt processen zonder extra complexiteit. Kies een tool met functies die uitgavenbeheer eenvoudiger, sneller en efficiënter maken om de operatie soepel te laten verlopen.
Met een groeiende vloot van 1.500 voertuigen en meer dan 2.000 chauffeurs zocht Discordia naar een oplossing die het leven van hun chauffeurs makkelijker zou maken én kosten onder controle hield over 70 locaties heen.
Voor Payhawk had het bedrijf moeite om inzicht in uitgaven te krijgen. Daardoor gingen kansen om kosten te besparen of optimalisaties door te voeren vaak verloren.
Maar sinds de overstap naar Payhawk heeft Bulgarije’s grootste transport- en logistiekbedrijf de verwerkingstijd drastisch verkort en de fouten door handmatig werk flink verminderd.
De implementatie van Payhawk is een echte gamechanger geweest. Voor alle teams, maar vooral ook voor chauffeurs.
CFO Tsvetomir vertelt hoe Payhawk ook bijdraagt aan het welzijn van medewerkers:
Als iemand onderweg ziek wordt, kunnen we direct geld sturen en een hotel regelen. Daarmee kunnen ze ook naar een arts. Stel je voor dat je ergens vastzit zonder middelen, dat zou een nachtmerrie zijn.
Lees de volledige klantencase van Discordia.
In transport en logistiek telt elke seconde én elke euro. Om bij te blijven in een sector die altijd in beweging is, heb je een uitgavenbeheeroplossing nodig die met je meebeweegt. Eentje die processen vereenvoudigt, realtime inzicht geeft én maximale controle biedt.
Met de juiste tools verlaag je de administratiedruk, voorkom je onnodige kosten en blijf je de concurrentie voor.
Klaar om uitgavenbeheer binnen transport en logistiek te optimaliseren? Ontdek hoe Payhawk jouw financiële processen kan transformeren. Vraag een demo aan.
Raquel is vanaf het begin een vaste waarde binnen Payhawk en heeft zich moeiteloos ontwikkeld in verschillende sleutelrollen. Ze startte in sales, bouwde vervolgens het customer success-team vanaf de basis op en maakte daarna de overstap naar content- en productmarketing. Vandaag is ze Senior Product Marketing Manager, waar ze zich richt op het positioneren van onze producten én een voortrekkersrol vervult in onze ESG-initiatieven. Buiten het werk is Raquel gepassioneerd door het buitenleven en houdt ze van zwemmen, wandelen en bakken voor haar twee kinderen.
Door je aan te melden, ga je akkoord met het ontvangen van e-mails over onze producten en diensten, zoals beschreven in onze privacyverklaring. Afmelden kan altijd.
Of je nu tientallen, honderden of duizenden werknemers hebt, wij nemen alle zorgen rondom bedrijfsuitgaven van je over en geven je controle met één enkele oplossing. Zeg vaarwel tegen vervelende financiële taken en plan vandaag nog een demo met ons.
Door je aan te melden, ga je akkoord met het ontvangen van e-mails over onze producten en diensten, zoals beschreven in onze privacyverklaring. Afmelden kan altijd.
Payhawk Limited, All rights reserved. Payhawk Limited is registered under company registration number 11747263, Chancery House, 53-64 Chancery Lane, London WC2A 1QS. Payhawk Debit and Credit Cards are issued by Payhawk Financial Services UAB and Paynetics AD in the EEA, Payhawk Financial Services Limited and Payrnet Limited in the UK, and Cross River Bank, Member FDIC in the US.
The Payhawk Visa Debit card and Payhawk Visa Credit cards are issued pursuant to a license from Visa.
English (EN-UK)
English (EN-US)
Deutsch (DE)
English (Rest of Europe)