So behalten Sie die Kontrolle über Ihre Geschäftsreisekosten

Es ist von zentraler Bedeutung, geeignete Prozesse (und unterstützende Tools) zu entwickeln, welche es ermöglichen, Geschäftsreisen effizient zu verwalten, Spesen im Auge zu behalten, Einsparungsmöglichkeiten zu analysieren und jeden Schritt für alle Beteiligten zu vereinfachen.

Nehmen wir zum Beispiel Ihre Star-Verkäufer Max und stellen wir uns vor, dass Sie noch keine innovative Spesenmanagementlösung implementiert haben.

Max fuhr von München nach Berlin zu einer Quartalsveranstaltung. Als er sein Hotel buchte, musste er vorab im digitalen Handbuch des Unternehmens nachsehen, welches Budget er für die Dienstreise zur Verfügung hat.

Max verlor dadurch wertvolle Zeit und hielt sich nicht länger an die Regeln, sammelte seine Belege nicht mehr und verstieß schließlich ein paar Mal gegen die Ausgaberichtlinien. Zu allem Überfluss konnte das Finanzteam seine Ausgaben erst am Ende des Monats eingesehen, was bedeutete, dass das Team keinerlei Einblick in die Gesamtausgaben für die Veranstaltung in Berlin hatte, bei der Berechnung des ROI in Verzug war und die Daten erst sehr spät in die Buchhaltungssoftware übertragen konnte, um einen Abgleich zu ermöglichen.

Das größte Problem war jedoch, dass dem Geschäftsreisemanager Möglichkeiten zur Kosteneinsparung entgingen. Er wusste nicht, dass viele seiner Teammitglieder in Berlin übernachteten und versäumte somit die Chance, einen guten Preis mit einer Partnerhotelkette auszuhandeln. Darüber hinaus waren die Ausgaben nicht nachverfolgbar genug.

Letztendlich war das Unternehmen ohne Geschäftsreisetools oder Spesenmanagementsoftware nicht im Bilde über den Aufenthaltsort seiner Mitarbeiter, sodass es im Falle von Problemen (Pandemien, wetterbedingte Probleme, politische Unruhen usw.) keine Unterstützung leisten konnte.

Kontrolle über die Geschäftsreisekosten übernehmen

Hier die sechs wichtigsten Gründe, warum Ihr Unternehmen ein effizientes System für die Reisekostenabrechnung braucht:

1. Reduzierung der Kosten: Sie können die Kosten minimieren, indem Sie die Reisekosten genau nachverfolgen und verwalten.
2. Bessere Einhaltung von Richtlinien: Die Einführung einer benutzerfreundlichen Spesenmanagementlösung sorgt für eine bessere Einhaltung der Unternehmensrichtlinien für Dienstreisen, was nicht nur den Geschäftsreisenden, sondern auch dem Unternehmen Vorteile verschafft.
3. Praktische Nachverfolgung von Ausgaben: Reisende können ihre Ausgaben einfach verwalten, nachverfolgen und in Sekundenschnelle erstattet bekommen.
4. Echtzeittransparenz: Finanzteams und Geschäftsreisemanager erhalten Berichte und Warnmeldungen in Echtzeit und haben so jederzeit einen Überblick über die Reiseausgaben.
5. Innovative Technologien: Mithilfe fortschrittlicher Technologien können Unternehmen Firmenkarten, Kartenkontrollen und integrierte Spesenmanagementsoftware einsetzen, um sämtliche Reisekosten zu verwalten. Dank Technologien wie OCR können sogar alle Belege und Rechnungen erfasst werden (das bedeutet, dass keine Daten eingegeben oder Belege gesammelt werden müssen).
6. Optimierte Exporte und Integrationen: Unternehmen können Ausgaben problemlos in andere Systeme exportieren, beispielsweise in eine Buchhaltungssoftware, um ihre Finanzen effizient zu verwalten. Die beste Lösung ist eine Spesenmanagementlösung mit direkter Integration in die gängigsten ERP-Systeme (wie NetSuite) und Buchhaltungssoftware (wie Xero und QuickBooks).

Dienstreisekosten mit Tagespauschalen vereinfachen

Das traditionelle Reisekostenmanagement stellt viele Unternehmen vor großen Herausforderungen. Veraltete Spesenrichtlinien sind oft zu unflexibel, überholt und nur selten mit den wichtigsten Tools kombiniert.

Leider ist es in zahlreichen Unternehmen nach wie vor üblich, dass Geschäftsreisende, Daten manuell in verschiedene Systeme eintragen müssen, bevor sie Flüge und Hotels buchen oder andere Ausgaben tätigen können. Dieser Prozess ist zeitaufwendig und zudem sehr fehleranfällig und die manuelle Einholung von Belegen (Papierbelege, Scans, E-Mails usw.) ist ein häufiger Grund für verspätete Zahlungen.

Zudem ist es eine herausfordernde Aufgabe vieler Finanzteams, Spesenanträge zu prüfen und sie an die Mitarbeiter zurückzuschicken, damit diese sie korrigieren oder fehlende Informationen ergänzen. Diese Anträge verteilen sich auf mehrere Systeme wie E-Mail-Postfächer, Tabellen und Kalender und lassen sich daher nur sehr schwer verfolgen und verwalten.
Payhawk bietet eine Funktion für Tagespauschalen – die ideale Lösung für die oben genannten Probleme. Tagespauschalen, auch “Per Diem” genannt, ermöglichen eine unkomplizierte Festlegung eines Standard-Tagessatzes für die Rückerstattung, sodass Sie die Ausgaben für die einzelnen Reisen nicht mehr nachverfolgen müssen.

Mit den Pauschalen können alle berechtigten Kosten einer Geschäftsreise abgedeckt werden, einschließlich Verpflegung und Nebenkosten wie Wäsche oder chemische Reinigung. Der Betrag, den Mitarbeiter als Tagegeld erhalten, hängt vom jeweiligen Ort und der Reisedauer ab. Die Höhe des Tagegelds variiert zudem zwischen Unternehmen und Ländern. In Deutschland zum Beispiel wird das Tagegeld nach den Bestimmungen des deutschen Einkommensteuergesetzes berechnet.

Tagegelder bieten mehrere Vorteile, unter anderem eine bessere Einhaltung der Vorschriften und einen geringeren Verwaltungsaufwand bezüglich der Reisekostenrichtlinien des Unternehmens. Außerdem ermöglicht der Einsatz von Tagegeldern Ihren Unternehmen eine effiziente Nachverfolgung der steuerlich absetzbaren Ausgaben, was wiederum die Mehrwertsteuererstattung erleichtert.

Die Einführung einer Pauschalrichtlinie ist oft eine ausgezeichnete Alternative zur Erstattung einzelner Ausgaben von Mitarbeitern während Geschäftsreisen. Anstatt für jede einzelne Mahlzeit eine Rückerstattung zu beantragen, erhalten die Mitarbeiter einen Pauschalbetrag, der ihre Verpflegungskosten abdeckt – ein wesentlich einfacheres Verfahren.

Geben Sie Ihren Mitarbeitern bei der Verwaltung der Reisekosten das Steuer in die Hand

Herkömmliche Methoden zur Verwaltung von Reisekosten haben ihre Tücken, welche die Verwaltung erschweren können. Zu diesen Herausforderungen gehören:

1. Manuelle Berechnung und Fehler: Die manuelle Berechnung von Kilometerpauschalen ist zeitaufwendig und fehleranfällig. Technologien, die diesen Prozess automatisieren, bedeuten weniger Zeitaufwand und eine geringere Fehlerquote.
2. Verloren gegangene Belege: Verloren gegangene Belege können Abzüge und genaue Rückerstattungen erschweren.
3. Mangel an Transparenz: Veralteten Methoden fehlt es oft an Echtzeittransparenz, wodurch Ausgaben nur schwer zeitnah verfolgt und fundierte Entscheidungen nur schwer getroffen werden können.
4. Begrenzte Kontrolle: Herkömmliches Spesenmanagement bietet keine ausreichende Kontrolle, weshalb Richtlinien kaum durchgesetzt und Betrug oder Missbrauch von Geldern schwer verhindert werden können.

Diese Einschränkungen können zu ineffizienten Prozessen, höheren Kosten und Problemen bei der Einhaltung von Vorschriften und Richtlinien führen. Mit einer modernen Spesenmanagementsoftware zur Verwaltung und Bearbeitung von Reisekosten können Unternehmen diese Herausforderungen meistern und ihr Reisekostenmanagement optimieren.
Wir haben die passende Lösung: Mit dem Feature zur Nachverfolgung von Kilometerpauschalen hat Payhawk die Ausgabenverwaltung zur Leichtigkeit gemacht.

Mitarbeiter geben einfach ihre Reisedaten (Start- und Zielort) in die Payhawk-App ein, woraufhin der korrekte Ausgabenbetrag automatisch berechnet wird. Die App errechnet die Entfernung anhand des Start- und Endpunkts der Reise via Google Maps. Weicht die tatsächliche Entfernung deutlich ab, können Mitarbeiter sie manuell anpassen.

Bei komplexeren Routen können Mitarbeiter wie Max auch Stopps hinzufügen. Die Kontoadministratoren im Finanzteam haben die Möglichkeit, die Kilometerpauschale zu konfigurieren und einen Arbeitsablauf einzurichten, der den Ausgabenrichtlinien des Unternehmens entspricht.

Wenn alle Angaben überprüft wurden, können die Teamleiter die Kosten mit nur einem einzigen Klick erstatten. Die Vorteile? Mit einer Funktion zur Nachverfolgung und Rückerstattung von Kilometergeld entfallen manuelle und zeitaufwendige Prozesse wie die Überprüfung des Kilometerstands vor und nach jeder Fahrt. Die Mitarbeiter brauchen nicht einmal die Entfernung zu schätzen (was oft zu Ungenauigkeiten führt).

Finanzmanager benötigen ein zuverlässiges Instrument, um die Compliance der Reise sicherzustellen und Zugang zu allen nötigen Informationen zu erhalten.
Nach der Genehmigung sollten die Reisekosten einfach und intuitiv zu erstatten sein, denn sowohl Mitarbeiter als auch Finanzverantwortliche legen Wert auf eine effiziente Lösung zur Verwaltung von Kilometergeldern und anderen Reisekosten – hier kommt unsere Lösung ins Spiel.

Geschäftsreisekosten gemeinsam verwalten: TravelPerk + Payhawk

Die Integration von Payhawk mit TravelPerk gewährleistet einen reibungslosen Ablauf der Geschäftsreisen Ihrer Mitarbeiter. Angefangen bei der Hotelbuchung bis hin zur Heimreise – unsere Komplettlösung bietet eine zuverlässige Reisekostenabwicklung.

Max kann seine Unterkunft (einschließlich Flüge, Züge und Fähren) über TravelPerk buchen und direkt über die Payhawk-Integration abrechnen. Auch seine Kilometer- und Tagesspesen kann er über die Payhawk-App einreichen und alle relevanten Belege in Sekundenschnelle hochladen.

Das Finanzteam in Max’ Büro ist hellauf begeistert. Es hat die Spesen-, Kilometer- und Kartenkontrollen entsprechend den Geschäftsreiserichtlinien des Unternehmens eingerichtet. Somit hält sich Max bei allen Tätigkeiten exakt an die Richtlinien und die Ausgaben lassen sich leicht nachverfolgen und abgleichen.

Für Finanzmanager ist eine genaue und vollständige Spesenabrechnung unerlässlich. Sie hilft bei der Kostenkontrolle und gewährleistet die Einhaltung von Steuervorschriften und Prüfungsstandards. Mit der innovativen Plattform von Payhawk können Sie Reisen und Spesen effizient nachverfolgen und verwalten. Sie sparen Zeit, behalten die Kosten unter Kontrolle und profitieren von einem umfassenden Überblick über sämtliche Ausgaben (selbst wenn Ihr Team unterwegs ist).

Sie sind auf der Suche nach einem effizienteren Ansatz für die Verwaltung von Reisen und Ausgaben? Buchen Sie noch heute eine Demo und erfahren Sie mehr.