Le guide complet de gestion des frais de déplacements professionnels : calcul, remboursement et bonnes pratiques

En adoptant la bonne méthode et en suivant les règles mises en place par l’administration fiscale, il est tout à fait possible de s’en sortir sans heurts.

Payhawk vous dévoile son guide complet en matière de gestion des frais de déplacement professionnels.

Méthodes de calcul et remboursement des frais de déplacement

Commençons donc par poser les bases. Il existe plusieurs types de frais professionnels. Le remboursement de ces frais peut prendre la forme :

• D’un remboursement des dépenses réelles (sur justificatif) ;
• D’un versement d’allocations forfaitaires.

1. Le remboursement des dépenses réelles

Certaines dépenses professionnelles ne peuvent être remboursées que sur la base des dépenses réellement engagées. On parle alors de dépenses réelles.
Les situations concernées sont les suivantes :

• Frais engagés par les salariés pour l’utilisation professionnelle d’outils issus des nouvelles technologies de l’information et de la communication (NTIC) ;
• Frais engagés par les salariés en télétravail ;
• Frais de déménagement résultant d’une mobilité professionnelle ;
• Frais engagés par les salariés des entreprises françaises détachés à l’étranger ;
• Frais engagés par les salariés envoyés en mission temporaire ou mutés de la métropole vers les départements et collectivités d’Outre-mer, ou inversement.

Dans ces situations, il n’existe pas de plafond d’exonération : les remboursements sont effectués au réel, c’est-à-dire en fonction des sommes réellement engagées.

2. Le versement d’allocations forfaitaires

Ce type de frais concerne les dépenses de restauration ou de logement dans un cadre professionnel, et plus spécifiquement :

• Les frais de repas au restaurant exposés lors d’un déplacement professionnel ;
• Les frais de restauration sur le lieu de travail ;
• Les frais de taxi ;
• Les frais d’hébergement provisoire (hôtellerie, etc.) ;
• Les frais kilométriques, engagés lorsque les salariés sont contraints d’utiliser son propre véhicule dans un cadre professionnel ;
• Les dépenses de grand déplacement en métropole, dans les territoires situés en Outre-mer et à l’étranger.

Dans ces situations particulières, il existe des plafonds à ne pas dépasser. Les salariés bénéficient du versement d’une indemnité forfaitaire, dont l’employeur doit vérifier le montant des limites d’exonération revalorisées chaque année. Chaque dépense qui donne droit à un remboursement est ainsi soumise à un barème spécifique.

Les règles à suivre pour le remboursement des frais de déplacements professionnels

Les frais de déplacement professionnels désignent toutes les dépenses engagées par un salarié lors d’un voyage réalisé dans un cadre professionnel (dans le cadre de son travail et de son entreprise). Il peut s'agir d'un déplacement professionnel de courte durée (rendez-vous client à 3 kilomètres de l’entreprise inclus) ou d’un voyage d’affaires de plusieurs jours, voire plusieurs semaines.

Lorsqu’un salarié exerce son poste en télétravail, que ce soit de manière ponctuelle ou permanente, et qu’il doit se rendre dans l'entreprise pour un quelconque motif, il peut également demander le remboursement des dépenses liées à ses déplacements.

On distingue deux types de frais de déplacement professionnel :

• Les frais de transport : ce sont les frais relatifs aux trajets entre le domicile et le lieu de travail, ou aux trajets effectués dans un contexte professionnel (visite, déplacement, etc.) ;
• Les frais liés aux déplacements : ce sont les frais de repas, les frais d’hébergement, les frais de stationnement, etc.

Les indemnités kilométriques

Lorsque les salariés d’une entreprise utilisent leur véhicule personnel pour se rendre sur leur lieu de travail, ils perçoivent des indemnités kilométriques, fixées chaque année par un barème de l’administration fiscale. Ce barème kilométrique concerne les voitures, les deux-roues de cylindrée inférieure à 50 cm3 et les motos. Le calcul des indemnités varie selon le type de véhicule utilisé et la distance parcourue.

À savoir : Le montant des frais de déplacement professionnel est majoré de 20 % pour les véhicules électriques.

Zoom sur le forfait mobilités durables

Le forfait mobilités durables permet aux entreprises d’accorder une indemnité exonérée de cotisations aux salariés qui utilisent des modes de transport « à mobilité douce » pour effectuer leurs trajets domicile-travail. Ces modes de transport doux sont le vélo (manuel ou électrique), le covoiturage, les transports publics, le cyclomoteur, la motocyclette, et depuis le 1er janvier 2022, l’engin de déplacement personnel motorisé ou non motorisé dont le salarié est propriétaire.

Le forfait mobilités durables se substitue aux indemnités kilométriques vélo et aux indemnités forfaitaires de covoiturage. Il prend la forme d’une allocation forfaitaire exonérée de cotisations et contributions sociales, dans la limite de 800 € par an et par salarié.

Quelles sont les règles fiscales applicables aux frais de déplacement ?

Pour l’employeur

L’employeur est tenu de prendre en charge à hauteur de 50% les frais de transport des salariés, lorsque ceux-ci recourent aux transports en commun (métro, tram, bus, train) ou à un service public de location de vélos pour se rendre sur leur lieu de travail.

Cette prise en charge doit couvrir l'intégralité du trajet domicile-travail du salarié.

À noter : la participation de l’entreprise aux frais de transport ne concerne pas les titres de transport achetés à l’unité. A contrario, l’employeur n’a pas l’obligation de prendre en charge (même partiellement) les frais de transport liés à l'utilisation d’un véhicule personnel. Le remboursement de ces frais est facultatif, et peut notamment être mis en place par un accord collectif ou une décision unilatérale de l’employeur. Il peut alors prendre la forme d’une indemnité kilométrique, d’une prime de transport ou d’un forfait mobilités durables.

La prise en charge obligatoire des frais de transport par l’employeur est exonérée de cotisations et de contributions sociales. Au-delà des 50 % obligatoires, elle est également exonérée des cotisations et contributions sociales dans la limite des frais réellement supportés par le salarié.

À noter : en 2024, la loi prévoit que la prise en charge des frais de transport est totalement exonérée dans la limite de 75 % du coût de l'abonnement de transport public pour l’ensemble des salariés.

Pour le salarié

Les salariés peuvent déduire leurs frais de déplacement de leur déclaration de revenus annuelle.

À ce titre, plusieurs options existent :

• L’utilisation du barème de l’administration fiscale pour calculer les sommes à déduire : c’est la méthode des frais réels. Le barème prend en compte les frais de carburant, d'assurance et de réparation, mais pas les frais occasionnés par le stationnement ou les péages. Tous les justificatifs concernés doivent être produits.
• La déduction des dépenses réelles de transport. Là encore, tous les justificatifs concernés doivent être produits, avec la date et la nature de la dépense pour chacun d'entre eux.
• La déduction forfaitaire de 10% sur le revenu imposable.

Il revient aux salariés de choisir la solution la plus avantageuse, en fonction de leur situation.

Quels sont les documents à conserver pour justifier les frais de déplacement ?

Ce sont tous les documents qui attestent de la dépense occasionnée. Il peut s’agir d’un reçu, d’un ticket de caisse, ou encore d’une facture. Le justificatif doit faire apparaître clairement le nom du prestataire auprès de qui la dépense a été effectuée, ainsi que le jour, l’heure et le montant avec et sans TVA.

Pour les frais kilométriques, le motif du déplacement et le lieu de la mission, ainsi que le kilométrage réalisé et la puissance fiscale du véhicule doivent être précisés. Dans le cas de frais d’hébergement, le nombre de nuitées et l’ensemble des frais doivent apparaître sur le justificatif.

Les documents justificatifs peuvent être conservés sous forme papier ou numérique. Ainsi, depuis 2017, l’archivage numérique est autorisé.

Enfin, concernant la conservation des notes de frais, l’article L123-22 du Code de commerce dispose que “Les documents comptables et les pièces justificatives sont conservés pendant dix ans“.

Comment différencier les frais professionnels des frais personnels lors d’un voyage ?

La gestion des frais de déplacements professionnels est strictement encadrée par la loi, qui fixe le montant des indemnités kilométriques et des remboursements forfaitaires.

De manière générale, les salariés sont remboursés des dépenses dites “raisonnables” engagées lors de leurs déplacements professionnels. A titre d’exemple, il est évident que des frais de repas d’un montant de 200€ par jour et par salarié ne seront pas considérés comme raisonnables !

Mais comment faire la distinction entre dépenses personnelles et dépenses professionnelles lors d’un déplacement ? Les dépenses personnelles sont toutes celles qui sont engagées hors du cadre de la mission professionnelle du salarié, comme par exemple : une visite culturelle (musée, etc.), ou encore l’achat d’un souvenir. Dès lors que la dépense a un motif privé, elle ne rentre pas dans le calcul des frais professionnels.

Cependant, il est vrai que la frontière est parfois poreuse entre l’intérêt du salarié et celui de l’entreprise. La règle à suivre est donc que la dépense doit être justifiée par l’intérêt de l’entreprise. Si ce n’est pas le cas, il s’agit alors d’une dépense personnelle.

Les bonnes pratiques pour une gestion efficace des remboursements

De manière générale, les méthodes de gestion des frais professionnels varient selon les entreprises. Il leur revient ainsi d’établir des processus adaptés à leur secteur d’activité et à leurs usages.

Toutefois, il est important de ne pas faire l’impasse sur quelques règles simples, telles que :

• La définition des dépenses éligibles aux remboursements,
• La définition des délais de soumission des notes de frais et des justificatifs à fournir,
• La création de processus d’approbation,
• La mise en place d’un suivi régulier.

Voici quelques bonnes pratiques à mettre en place pour optimiser sa gestion des frais de déplacement professionnels :

• Définir une politique de remboursement claire et la communiquer à l’ensemble des équipes ;
• Mettre en place un processus d’approbation simplifié ;
• Fournir (si possible) aux collaborateurs des cartes professionnelles pour réduire les avances sur frais ;
• Instaurer la dématérialisation des notes de frais ;
• Suivre et contrôler régulièrement les frais professionnels de l’entreprise ;
• Établir des rapports complets pour anticiper les dépenses à venir ;
• Utiliser une solution de gestion des dépenses.

Les avantages d’une gestion automatisée des frais de déplacement

Pour éviter que la gestion des notes de frais ne devienne coûteuse et chronophage, les entreprises ont tout intérêt à abandonner leurs processus manuels pour privilégier une solution de gestion automatisée des frais de déplacement. Voici quelques avantages (non exhaustifs !) à mettre en place une telle solution :

1. La diminution des erreurs de saisies et des pertes de données

De manière générale, la gestion manuelle des notes de frais engendre souvent des erreurs de saisie des données, qui à leur tour peuvent engendrer des pertes financières non négligeables pour l’entreprise. Une solution de gestion automatisée des frais de déplacement permet d’éviter ces écueils, grâce à la saisie automatique des factures ou à la conversion automatique des devises lors des déplacements internationaux.

2. Une gestion optimisée pour les entreprises internationales

Devises et réglementations qui varient d’un pays à l’autre, absence de centralisation des dépenses… La gestion des frais de déplacement professionnel des entreprises internationales peut vite tourner au casse-tête. Une solution d’automatisation permet donc d’harmoniser et de centraliser l’ensemble des frais engagés par les collaborateurs, tout en assurant la sécurité des données.

3. La récupération de la TVA

La récupération de la TVA sur les dépenses engagées par les collaborateurs peut être particulièrement complexe et chronophage lorsqu’elle est réalisée manuellement. Sans parler des potentiels montants perdus lors de la saisie manuelle des notes de frais ! Là encore, une solution automatisée permet de récupérer la TVA facilement et rapidement, sans risques d’erreurs.

4. La réalisation d’économies substantielles

En gagnant du temps sur la gestion des frais de déplacement, l’entreprise améliore sa productivité et son efficacité. Par ailleurs, les services comptables peuvent se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée. Grâce à des processus simplifiés et plus efficaces, l’entreprise se conforme aux dispositions légales, tout en respectant son budget.

Le remboursement des frais professionnels avec Payhawk

En tant qu’entreprise, vous souhaitez vous aussi optimiser la gestion des frais de déplacement professionnels ?

Payhawk vous permet de passer à la gestion automatisée des notes de frais, et de rembourser vos salariés où qu’ils se trouvent dans le monde. Plus de 50 devises sont ainsi disponibles dans 160 pays. Le montant exact des frais de déplacements professionnels des salariés et de leur remboursement est calculé : il ne reste plus ensuite qu’à rembourser !

Et pour une gestion plus efficace encore, l’outil TravelPerk, qui permet aux équipes financières de contrôler à distance les frais de déplacement des salariés, peut être intégré à Payhawk. Les dépenses TravelPerk effectuées avec la carte d'entreprise Payhawk peuvent ainsi être facilement rapprochées.