Verbeter onkostenrapportage met onze nieuwe onkostenfilters

Beheer je uitgaven nog efficiënter en met nog meer inzicht. Onze nieuwste update bevat zeven nieuwe onkostenfilters, waarmee je je uitgaven snel en nauwkeurig kunt doorzoeken. Lees in dit artikel hoe deze update je rapportage verbetert en tijd bespaart.

Waarom is het filteren op onkosten belangrijk?

Als je op dit moment in je software voor uitgavenbeheer niet op onkosten kunt filteren, loop je wellicht de volgende voordelen mis:

Controle en inzicht

Zonder nauwkeurig gefilterde uitgaven is het niet mogelijk je budget verstandig uit te geven en je winst te verhogen met financiële transparantie.

Als je kunt zien welke uitgaven welke goedkeuringsstatus hebben, bij welke er documentatie ontbreekt en welke de beleidsregels overtreden, krijg je inzicht in alle ingediende onkosten.

Efficiëntie

Het bekijken van alle uitgaven, doorzoeken van lijsten om ontbrekende acties en te controleren op vertragingen kost enorm veel tijd. Dankzij de verbeterde filterfunctie heb je direct een gedetailleerde overzicht, en kun je bijvoorbeeld controleren welke betaalkaartuitgaven zijn geweigerd en waarom.

Kostenbesparing

Door filters te gebruiken om je uitgaven te analyseren, krijg je beter inzicht in je directe en indirecte kosten. Dankzij dit verbeterde inzicht kun je betere, weloverwogen zakelijke beslissingen nemen en onnodige kosten voorkomen, zoals uitgaven die niet aan de opgestelde beleidsregels voldoen.

Als je je onkosten op een efficiënte manier bijhoudt, kun je precies zien hoeveel de organisatie uitgeeft en daar maatregelen voor treffen.

De 7 nieuwe onkostenfilters van Payhawk

We hebben zeven nieuwe onkostenfilters toegevoegd aan onze toch al lange lijst met filters. Dat zijn:

• Note (notitie): dit filter toon notities die bij een bepaalde uitgave zijn geplaatst, waarmee je snel onkosten kunt vinden waar actie op ondernomen moet worden
• Expense currency (onkostenvaluta): filter onkosten op verschillende valuta's, wat handig is bij multi-entity management
• Total amount (totaalbedrag): bekijk onkosten op totaal verschuldigd bedrag om specifieke uitgaven te vinden
• Review Status (beoordelingsstatus): filter op de beoordelingsstatus van onkosten, namelijk goedgekeurd, geweigerd of in afwachting
• Review date (beoordelingsdatum): filter op de beoordelingsdatum van onkosten
• Reviewer (beoordelaar): zie welke beoordelaars verantwoordelijk zijn voor goedkeuringen
• Settlement date (settlementdatum): zie wanneer de transactie is opgenomen in het grootboek van het bedrijf

Waar zijn onze nieuwe filters te vinden?

We hebben niet alleen zeven nieuwe onkostenfilters geïntroduceerd, maar de interface ook gebruiksvriendelijker gemaakt. Want het laatste waar je op zit te wachten als je gegevens wilt filteren, is onduidelijkheid. Dus als je nu naar het onkostendashboard gaat, kun je op gedetailleerd niveau filteren.

We hebben onze nieuwe filters gegroepeerd op gebied. Filters zoals goedkeuringsstatus, werknemer en type uitgave zijn gecategoriseerd als 'onkosten'. Categorie, team en projecten staan onder 'categorisatie'. En onder 'leverancier' vind je leveranciers, abonnementsfilters en meer.

Deze nieuwe indeling maakt het veel gemakkelijker voor je om de verschillende uitgaven te bekijken. Je kunt de beschikbare zoekbalk gebruiken of door de lijst met subcategorieën scrollen om het gewenste onkostenfilter te vinden.

Bewaar aangepaste weergaven voor snelle toegang

Je kunt de uitgaven nu niet alleen op meer categorieën filteren, maar je kunt ook aangepaste weergaven opslaan voor snelle toegang tot filters. Als je aangepaste weergaven opslaat, kun je sneller onkosten met ontbrekende documentatie of nog niet ingediende onkosten vinden.

Maar dat is nog niet alles. Je kunt aangepaste weergaven zelfs gebruiken om onkosten te markeren die niet aan de beleidsregels voldoen.

Als volgens je beleid bijvoorbeeld uitgaven aan maaltijden niet meer dan € 50 per persoon mogen bedragen, kun je een aangepaste weergave met de 'maaltijd'-categorie en 'totale uitgave meer dan € 50' aanmaken om te controleren of er werknemers zijn die meer uitgeven dan het beleid toestaat.

Met deze aangepaste weergaven kun je je uitgavenbeheer automatiseren en proactief op de hoogte blijven van alle bedrijfsuitgaven. Zo kun je in realtime kosten besparen en beter inzicht krijgen in de gegevens van je uitgaven.

Je maakt een aangepaste weergave door eerst de vereiste filters toe te passen, zoals 'betaalkaart' en 'document niet geüpload', en vervolgens druk je op de knop 'Weergave opslaan'. Met deze handelingen wordt deze aangepaste weergave alleen in jouw gebruikersaccount opgeslagen om je processen voor onkostenrapportage efficiënter te maken, zodat je gemakkelijk actie kunt ondernemen als dat nodig is.

Alles op een rijtje

Een gedetailleerdere rapportage nodig? Dat kan nu dankzij veel nieuwe opties om op gegevens van je uitgaven te filteren, waarmee je kunt inzoomen op soorten onkosten. Zo optimaliseer je bedrijfsuitgaven en kun je sneller reageren.

Maak de maandafsluiting nog nauwkeuriger en efficiënter met onze nieuwe onkostenfilters en geef je financiële team het vereiste inzicht om weloverwogen zakelijke beslissingen te kunnen nemen.

Boek een demo om onze nieuwe filters in actie te zien.