Améliorez la gestion des notes de frais grâce à nos nouveaux filtres de dépenses

Pour optimiser la gestion de vos dépenses professionnelles, vous devez disposer des bonnes informations et faire preuve d’efficacité. C’est pourquoi nous avons créé sept nouveaux filtres de dépenses qui vont vous faire gagner du temps. Voici les détails :

De la nécessité des filtres de dépenses

Si votre logiciel de gestion des notes de frais ne vous permet pas de filtrer vos dépenses, vous passez peut-être à côté de certains avantages :

Contrôle et visibilité

En ne filtrant pas correctement vos dépenses, impossible de gérer intelligemment votre budget, et de disposer de la transparence des données nécessaire pour accroître vos profits.

Il est indispensable de pouvoir consulter le statut d’approbation des dépenses, les documents manquants et ceux qui ne respectent pas la politique de dépenses en place.

Efficacité organisationnelle

Parcourir toutes les notes de frais pour trouver une information ou pour vérifier la raison d’un retard peut très vite devenir chronophage. Grâce à notre fonctionnalité de filtrage des dépenses, retrouvez rapidement les informations dont vous avez besoin : en quelques clics, vous avez accès aux raisons d’un refus de notes de frais par exemple.

Réduction des coûts

Analyser vos dépenses en les filtrant vous offre une meilleure visibilité sur vos coûts directs et indirects, ce qui vous permettra de prendre des décisions informées et adaptées et d’identifier les dépenses inutiles. En suivant efficacement les frais professionnels engagés au sein de l’entreprise, vous pouvez connaître le montant exact de toutes vos dépenses et les ajuster en conséquence.

Les 7 nouveaux filtres de dépenses de Payhawk

Nous avons ajouté sept nouveaux filtres à notre liste déjà bien remplie. Les voici :

• Notes : affichez les commentaires laissés sur les notes de frais afin de trouver rapidement celles nécessitant une action de votre part.
• Devise des dépenses : filtrez les notes de frais par devise pour gérer facilement plusieurs entités.
• Montant total : trouvez des dépenses précises en les triant selon le montant total dû.
• Statut de la vérification : filtrez vos notes de frais selon leur statut (approuvée, rejetée ou en attente).
• Date de la vérification : filtrez vos dépenses en fonction de leur date de vérification.
• Responsable de la vérification : filtrez selon la personne chargée de l’approbation de la dépense.
• Date du règlement : consultez la date d’inscription des transactions au registre comptable.

Où trouver nos nouveaux filtres ?

Outre l’ajout de sept nouveaux filtres, nous avons optimisé notre interface pour la rendre plus intuitive : ouvrez votre tableau de bord et filtrez vos notes de frais selon vos besoins.

Nous avons regroupé ces nouveaux filtres comme suit :

• Dans les “Notes de frais”, vous retrouverez les filtres “État d'approbation”, “Employé” et “Type de dépense”
• Dans “Catégorisation”, vous retrouverez les filtres “Catégorie”, “Équipe” et “Projets”
• Dans les “Fournisseurs”, vous retrouverez “Fournisseurs" et “Abonnements”

Cette mise à jour vous permet de mieux gérer vos dépenses : utilisez la barre de recherche pour trouver les informations recherchées ou parcourez la liste de sous-catégories pour sélectionner un filtre de dépenses.

Enregistrer des vues personnalisées

Vous pouvez également enregistrer des vues personnalisées pour sauvegarder les filtres que vous utilisez régulièrement. Vous pouvez même utiliser ces vues personnalisées pour signaler les dépenses qui n’entreraient pas dans la politique en place.
Prenons l’exemple suivant : votre politique en matière de repas limite les dépenses à 50 € par personne. Vous pouvez donc sélectionner les catégories "Repas" et "Montant total supérieur à 50 €" pour obtenir une vue personnalisée et vous assurer que vos équipes n’enfreignent pas la politique.

Vous pouvez ainsi automatiser votre processus de gestion des notes de frais et adopter une démarche proactive de contrôle des dépenses d’entreprise.

Pour créer une vue personnalisée, commencez par appliquer des filtres (Carte, Document non importé) puis cliquez sur le bouton "Enregistrer la vue". Votre vue personnalisée sera alors accessible uniquement sur votre compte utilisateur et vous permettra d’optimiser vos processus de gestion des dépenses.

En bref

Besoin d’un reporting plus précis ? Grâce à nos nouvelles options, filtrez vos frais professionnels par type afin d’optimiser vos dépenses d’entreprise et de gagner en rapidité.

Réalisez des clôtures mensuelles plus efficacement grâce à nos nouveaux filtres de dépenses. Le plus ? Votre équipe financière obtiendra des informations qui lui permettront de prendre des décisions métier plus informées.

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