Alternativas a Pleo para la gestión de gastos de empresa

Pleo es una buena opción si quieres simplificar la gestión de gastos. Pero a medida que tu empresa crece y se vuelve más compleja, puede que necesites una solución más flexible. Lo que funcionaba para tu negocio pequeño ya no basta: necesitarás integraciones más avanzadas, soporte al cliente más completo y otras funcionalidades.

Vamos a ver qué alternativas existen y en qué debes fijarte al elegir la solución adecuada.

Pleo en un vistazo: fortalezas y limitaciones

Fortalezas de Pleo

Pleo es ideal para equipos financieros de pequeñas empresas que buscan una solución rápida y centralizada:

• Tarjetas corporativas inteligentes (Mastercard). Asigna tarjetas individuales a cada empleado y establece límites de gasto, manteniendo el control financiero mientras los usuarios pueden operar de forma segura dentro de esos límites.
• Gestión de reembolsos. Los empleados envían gastos realizados con dinero propio a través de la app y reciben el reembolso directo en su cuenta bancaria, agilizando la contabilidad.
• Captura automática de facturas. La tecnología OCR extrae datos clave de facturas (número, fecha, IVA, proveedor, etc.), reduciendo tareas manuales y errores contables.
• Integraciones contables y de negocio. Pleo se conecta con plataformas como Xero o QuickBooks, sistemas de RR. HH. como BambooHR y herramientas de gestión de viajes como TravelPerk.

Limitaciones comunes de Pleo (según reseñas de G2)

A medida que la empresa crece, se necesita mayor personalización y flexibilidad. Aunque Pleo funciona bien para negocios pequeños, las reseñas de G2 destacan algunos problemas:

• Acceso desde diferentes zonas horarias. Algunos usuarios tienen dificultades al iniciar sesión mientras viajan; comentan que “el reenvío de correo nunca funciona”.
• Funcionalidad limitada en el plan inicial. Los planes básicos suelen tener restricciones, pero muchos usuarios mencionan que “no se puede congelar temporalmente una tarjeta ni emitir varias tarjetas virtuales por usuario”.
• Atención al cliente insuficiente. Algunos encuentran difícil hablar con un agente humano o con gestión de cuentas, calificando el servicio como “pésimo”.
• Modelo de precios. Algunos clientes consideran que la estructura de precios no se ajusta a sus necesidades.

Seis alternativas destacadas a Pleo

Cada herramienta tiene sus puntos fuertes. Aunque parece que hay muchas opciones similares, al analizarlas bien se nota que no todas ofrecen la misma experiencia, profundidad de integración ni escalabilidad.

Cada empresa tiene necesidades distintas: lo que para una es imprescindible, para otra puede no serlo. Desde automatización de cuentas por pagar y pagos internacionales hasta gestión multi-entidad e integraciones profundas con ERP, estas son algunas de las mejores alternativas a Pleo:

1. Payhawk | Todo lo relacionado con gastos en un mismo lugar, ideal para equipos financieros de medianas y grandes empresas

   • Funciones principales: automatización avanzada, emisión instantánea de tarjetas físicas y virtuales, IBANs dedicados, funcionalidad multi-entidad y multimoneda, herramientas de colaboración integradas.
   • Ideal para: empresas en crecimiento o multi-entidad que quieren centralizar y automatizar las finanzas.
   • Opiniones: interfaz intuitiva, adopción rápida por finanzas y no finanzas, gestión de tarjetas potente que controla el gasto y empodera a los empleados.

2. Airwallex | Para equipos financieros globales

   • Funciones principales: monederos multimoneda, pagos internacionales (más de 150 países), tarjetas físicas y virtuales.
   • Ideal para: equipos distribuidos o empresas en rápido crecimiento con alta demanda de divisas.
   • Opiniones: destacan las tasas de cambio y la facilidad para emitir tarjetas virtuales.

3. Spendesk | Control de gasto del equipo con tarjetas prepago

   • Funciones principales: tarjetas prepago, aprobaciones de gastos, compras integradas y flujos de facturas.
   • Ideal para: equipos financieros de pymes que quieren estructurar el gasto del equipo.
   • Opiniones: interfaz limpia e intuitiva y onboarding rápido.

4. Rydoo | Reembolsos rápidos y gestión de recibos

   • Funciones principales: gastos en tiempo real, enfoque mobile-first, reservas de viaje integradas y multimoneda.
   • Ideal para: empresas internacionales que priorizan reembolsos rápidos y gestión de recibos.
   • Opiniones: valoran la simplicidad al enviar gastos.

5. Brex | Integraciones profundas y control de gastos para startups de alto crecimiento

   • Funciones principales: reservas de viaje en la app, límites de gasto dinámicos, integración con Slack y soporte 24/7.
   • Ideal para: startups financiadas por VC que usan Slack o WhatsApp intensamente.
   • Opiniones: interfaz intuitiva y seguimiento de gastos rápido y transparente.

6. Tipalti | Automatización completa de cuentas por pagar

   • Funciones principales: automatización integral de finanzas, plataforma global de gastos unificada, asistente Tipalti Pi basado en IA.
   • Ideal para: empresas con empleados, proveedores y contratistas en distintos países.
   • Opiniones: la automatización de cuentas por pagar y gastos ahorra tiempo y agiliza aprobaciones.

5 razones por las que los equipos financieros eligen Payhawk

1. Visibilidad y control multi-entidad y multimoneda.
2. Seguimiento de gastos en tiempo real, cumplimiento de políticas y flujos de presupuesto.
3. Integraciones nativas con NetSuite, Microsoft Dynamics 365, Xero, Exact y más.
4. Captura de facturas y conciliaciones automatizadas con IA.
5. Implementación sencilla, usabilidad de la aplicación, soporte dedicado y escalabilidad.

El caso de Wallapop

Antes de Payhawk, el equipo financiero de Wallapop gestionaba los gastos de manera manual con hojas de cálculo, tickets físicos y un proceso de reembolsos desconectado del ERP, lo que generaba errores, retrasos y pérdida de tiempo para el equipo financiero.

Tras implementar Payhawk, todos los gastos se registran en tiempo real, los tickets se digitalizan al instante, los flujos de aprobación son automáticos y las tarjetas corporativas (físicas y virtuales) se adaptan a cada perfil. Gracias a estas funcionalidades y a la integración con NetSuite, Wallapop ha ganado agilidad, control, visibilidad y eficiencia, liberando al equipo de tareas manuales y permitiéndole centrarse en decisiones estratégicas y análisis de gasto. Descubre la historia completa de Wallapop aquí o si prefieres dar el paso a una solución de gastos como Payhawk, puedes solicitar una llamada con un experto aquí.

Cómo elegir la alternativa a Pleo adecuada para tu empresa

Elegir una alternativa a Pleo puede parecer complicado, pero el objetivo es simple: encontrar una solución que aporte valor real a tus procesos financieros, apoye el crecimiento y se adapte al tamaño y complejidad de tu empresa. Ten en cuenta lo siguiente:

• Soporte para una o varias entidades. Si tienes varias entidades o planeas abrir nuevas, necesitas una solución que ofrezca funcionalidades multi-entity. Esto puede incluir consolidar todos los gastos de las entidades en un único panel (con soporte para Reino Unido, EEE y EE. UU.), gestionar empleados en bloque y controlar presupuestos de todas las entidades desde un mismo lugar.

Si solo tienes una entidad, tus necesidades serán más sencillas y no hace falta pagar por funciones que no usarás.

• Visibilidad y aprobaciones en tiempo real. Fundamental para organizaciones con varios departamentos y empleados gastando dinero de la empresa. Poder ver quién gasta qué en tiempo real garantiza responsabilidad y cumplimiento.

• Integraciones excepcionales con ERP y sistemas de RR. HH. Sin integración fluida, tus datos de gastos se fragmentan y los procesos manuales se multiplican. Elegir un proveedor que se integre sin problemas con los principales ERP, contabilidad y sistemas de RR. HH. significa información centralizada, onboarding más rápido, reembolsos ágiles y decisiones estratégicas más inteligentes.

• Soporte y recursos de onboarding. Tener las mejores funcionalidades no sirve de nada si no puedes acceder a soporte rápido o guías claras. Necesitas resolución de incidencias ágil y un proceso de onboarding dinámico con sesiones de formación y recursos fáciles de seguir.

Checklist de funcionalidades: qué buscar en una herramienta de gestión de gastos

Con tantas funcionalidades disponibles, es fácil perderse. Aquí te mostramos las más relevantes:

Emisión de varias tarjetas por empleado

Útil si un empleado trabaja en distintos proyectos, para mantener los gastos separados y facilitar el seguimiento de presupuestos y objetivos.

Bloqueo y desbloqueo instantáneo de tarjetas

Permite proteger los fondos de la empresa de inmediato ante pérdida de tarjetas o patrones sospechosos de gasto.

Controles de gastos y tarjetas

Desde políticas de gasto personalizadas hasta aprobación automática, necesitas control granular para reducir riesgos, garantizar cumplimiento y aplicar políticas.

Seguimiento de presupuestos

Poder seguir todos los presupuestos desde un único panel, filtrando por departamento, categoría o empleado, y recibir alertas sobre desviaciones o impacto en presupuestos.

Captura móvil de tickets y seguimiento de kilometraje

Tomar una foto del gasto en el momento y dejar que la tecnología OCR extraiga la información importante agiliza todo el proceso. Lo mismo para el kilometraje: solo hay que introducir punto de inicio y fin, y la herramienta calcula el reembolso automáticamente.

Flujos de facturas y cuentas por pagar

La extracción de datos de facturas mediante OCR reduce errores y tareas manuales. Los pasos de aprobación aseguran que las personas correctas validen cada factura antes del pago, y funcionalidades como la triple conciliación verifican que coincidan factura, pedido y nota de gasto.

Gestión de órdenes de compra

Permite que los empleados generen órdenes de compra fácilmente, unificando procesos en todas las entidades y facilitando seguimiento y auditorías.

Integraciones con ERP y RR. HH.

Una buena integración reduce la carga manual, evita duplicidades y facilita la conciliación. Busca soluciones con integraciones nativas o APIs avanzadas para personalizar.

Soporte multi-entity y multi-divisa

Gestión de gastos entre varias entidades y en distintas divisas de forma sencilla y centralizada.

Seguridad

Asegúrate de que la plataforma cuente con certificaciones ISO, SOC y otros estándares clave para proteger tu dinero.

Soporte al cliente excepcional

Un equipo de soporte experto es clave para resolver incidencias rápido y minimizar el impacto operativo. Por ejemplo, Payhawk alcanzó un 100 % de satisfacción en septiembre de 2024.

Nota: Payhawk incluye todas estas funcionalidades y más.

Encontrar una alternativa no tiene por qué ser tedioso

Con tantas opciones, elegir la herramienta adecuada puede ser abrumador. La mejor forma de cortar el ruido: pedir demos y hacer las mismas preguntas a cada proveedor, para comparar alternativas y ver cuál encaja realmente.

La inteligencia artificial también está cambiando el sector. En Payhawk ya la usamos para eliminar tareas repetitivas, dejando al equipo financiero más tiempo para centrarse en la estrategia. Elegir la plataforma adecuada ahora significa evitar soluciones manuales y apostar por herramientas que hacen que las finanzas sean más rápidas e inteligentes.

Comienza por tus requisitos no negociables, prioriza lo más importante y comprueba cómo la herramienta adecuada puede transformar tus flujos de trabajo.

Solicita una demo personalizada y descubre cómo Payhawk puede ofrecerte control, visibilidad y eficiencia en un mismo lugar.

Este artículo se basa en información pública disponible a julio de 2025.