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Trish Toovey.avif)
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Treffen Sie wichtige Entscheidungen mit klarem Blick auf den Cashflow Ihres Unternehmens. Mit der richtigen Ausgabenmanagement-Lösung gewinnen Sie die volle Kontrolle – und sehen, welche Software wirklich überzeugt.
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Es ist eine erschreckende Zahl: 98 % der CFOs geben zu, dass sie große Entscheidungen nur mit halben Informationen treffen. In der heutigen Finanzwelt, in der die Rolle des CFO strategischer ist als je zuvor, kann das schnell zu einem ernsthaften Problem werden.
Die alten Methoden der Ausgabenverwaltung reichen einfach nicht mehr. Manuelle Prozesse kommen mit der wachsenden Komplexität nicht hinterher. Mit zunehmender Unternehmensgröße tätigen immer mehr Mitarbeitende Ausgaben – oft dezentral, über verschiedene Teams und Standorte hinweg. Den Überblick zu behalten? Ohne die richtigen Werkzeuge praktisch unmöglich.
Betrachten wir ein SaaS-Unternehmen mit 200 Mitarbeitenden. Es ist normal, dass es rund 170 Cloud-Anwendungen verwaltet, verteilt auf mehrere Rechtseinheiten und Kostenstellen – jede einzelne erzeugt Ausgaben, die nachverfolgt, genehmigt und abgeglichen werden müssen. Ohne Echtzeit-Einblick sind Sie ständig im Nachteil – und Ihr Cashflow gerät schnell in Gefahr.
Hier kommt ein umfassendes, KI-gestütztes Ausgabenmanagement ins Spiel. Es hilft nicht nur bei der „nachträglichen Spesenabrechnung“, sondern verhindert Überausgaben und sorgt für Genauigkeit – mit Funktionen wie integrierten Kartenkontrollen, P2P-Tools und mehr.
Oft werden Ausgabensteuerung und Kostenmanagement verwechselt. Beide befassen sich mit Unternehmensgeldern, doch sie sind nicht dasselbe.
Ausgabensteuerung sieht das große Ganze: Budgets, Beschaffung, Zahlungen an Lieferanten, Prognosen – alles in einem.
Kostenmanagement ist enger gefasst. Es geht darum, Ausgaben nachträglich zu erfassen und Mitarbeitende zu erstatten.
Tools, die nur Kostenmanagement abbilden, können Ausgaben zwar erfassen, verhindern aber keine unkontrollierten Ausgaben und zeigen nicht, wohin das Geld sonst fließt. Lösungen wie Payhawk decken alles ab – von Büro-Geburtstagskuchen bis zu SaaS-Verträgen über €100.000 – volle Kontrolle auf einer Plattform.
Worauf sollten Sie bei einer Software zur Ausgabensteuerung achten? Diese sieben Funktionen machen Ihre Ausgabenverwaltung effizienter und sicherer.
Die Freigabe von Ausgaben sollte immer proaktiv erfolgen. Nutzer können Kaufanfragen einreichen und Unterlagen wie Angebote anhängen, während der zuständige Genehmiger diese über einen individuell gestalteten Workflow freigibt.
Die Workflows sollten sich auf Kartengeldanforderungen, Rechnungen, Budgets und komplette Bestellprozesse anwenden lassen.
Individuelle Kartenregeln für Personen, Teams oder das ganze Unternehmen sorgen für regelkonformes Ausgeben. Dynamische Regeln erlauben Einmal- oder Vorab-Karten, wiederkehrende Limits oder Einschränkungen bei Händlern und Lieferanten.
Karten mit einem Guthaben von €0 helfen, Ausgaben noch besser zu kontrollieren. Mittel werden erst nach Genehmigung über den Workflow freigegeben. So behalten Sie volle Transparenz und Compliance.
Wählen Sie ein Tool, das Verantwortliche automatisch benachrichtigt, sobald Ausgabenlimits erreicht werden. So bleiben Budgets für Projekte und Abteilungen im Plan und Sie behalten stets die Kontrolle.
Unternehmen verlieren im Durchschnitt über €60.000 durch unkontrollierte Ausgaben. Ein Grund dafür ist oft fehlende Orientierung der Mitarbeitenden.
Software sollte die Einhaltung von Richtlinien direkt im Web und mobil sicherstellen, sodass nur regelkonforme Optionen sichtbar sind.
Unterschiedliche Genehmiger für verschiedene Ausgabenarten sorgen für reibungslose Prozesse und weniger Verzögerungen.
Mehrere Genehmiger und klare Trennung der Aufgaben reduzieren die Belastung einzelner Personen. Sobald freigegeben, wird das Geld sofort auf die Karte des Mitarbeitenden übertragen.
Viele KI-Lösungen prüfen jede Transaktion und Rechnung innerhalb von Sekunden auf Duplikate, Ausreißer oder Auffälligkeiten. So sind Ihre Ausgabendaten immer zuverlässig und korrekt.
Was gibt es auf dem Markt? Hier ist ein Vergleich von sieben führenden Spend-Control-Software-Anbietern, die Sie kennen sollten.
Mit Payhawk verwalten Sie alle Unternehmensausgaben an einem Ort: Kreditoren, Rechnungen, Lieferanten, Procure-to-Pay, Erstattungen, Firmenkarten, Budgets und mehr.
Wir setzen auf Innovation und entwickeln ständig neue Funktionen, um Transparenz und Compliance zu verbessern. Unsere clevere Technologie übernimmt die zeitaufwendigen Aufgaben, damit Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren können – die Strategie Ihres Unternehmens.
Mit Payhawk gehören das Nachjagen fehlender Belege, das Abgleichen von Rechnungen oder das Prüfen von Lieferanteninformationen der Vergangenheit an. Sie erhalten volle Ausgabentransparenz, detaillierte Einblicke und einfache Verwaltung aller Prozesse. Reduzieren Sie manuelle Arbeit um bis zu 90 %, sichern Sie sich Mehrwertsteuererstattungen und lassen Sie Ihr Finanzteam strategisch arbeiten.
Einige Funktionen von Payhawk:
Kontrolle
Automatisierung
Globale Skalierung
Airbase ist eine umfassende Lösung für das Ausgabenmanagement, die Rechnungsstellung, Ausgabenüberwachung und Budgetkontrolle vereint – ideal für mittelständische Unternehmen mit komplexen Finanzanforderungen.
Sie können:
Expensify ist eine benutzerfreundliche Plattform zur Verwaltung von Spesen und Unternehmensausgaben, die einfache Belegerfassung und Reporting ermöglicht – besonders geeignet für kleine und mittelständische Unternehmen.
Sie können:
Emburse Chrome River ist eine leistungsstarke Lösung für Geschäftsreisen und Ausgabenmanagement mit erweiterten Genehmigungsprozessen und Compliance-Tools – optimal für große, global agierende Unternehmen.
Sie können:
Tipalti ist eine automatisierte Zahlungsplattform, die Ausgabenmanagement, Rechnungsstellung und Zahlungsverarbeitung kombiniert – ideal für Unternehmen mit hohem Transaktionsvolumen.
Sie können:
FreshBooks ist eine cloud-basierte Buchhaltungssoftware mit integrierten Funktionen für Ausgabenverwaltung, Zeiterfassung und Rechnungsstellung – besonders geeignet für kleine Unternehmen und Freelancer.
Sie können:
Wave ist eine kostenlose Buchhaltungssoftware, die Funktionen für Ausgabenverfolgung, Rechnungsstellung und Finanzberichte bietet – ideal für Selbstständige und kleine Unternehmen.
Sie können:
Neue Software ist eine große Veränderung. Ohne gute Einführung kann die Nutzung gering sein, Prozesse fragmentieren, Kosten steigen und Daten werden unklar.
Fünf Tipps für einen erfolgreichen Rollout:
Analysieren Sie aktuelle Abläufe, erkennen Sie Schwachstellen und verbessern Sie Ihre Prozesse von Anfang an.
Binden Sie Stakeholder ein, hören Sie Feedback und zeigen Sie, dass ihre Meinung zählt – das steigert die Akzeptanz.
Führen Sie Funktionen Schritt für Schritt ein, z. B. Karten und Belegerfassung zuerst, dann Procure-to-Pay und Kreditorenbuchhaltung.
Schnelle Einführung schafft Transparenz und sofortige Kontrolle. Bei Payhawk sind Kunden durchschnittlich in 15–20 Tagen live.
Mitarbeiter umfassend schulen, Richtlinien erklären und regelmäßig auffrischen.
Wählen Sie benutzerfreundliche Lösungen: G2- und Capterra-Bewertungen zeigen echte Nutzererfahrungen.
ROI lässt sich auch ohne exakte Zahlen einschätzen. Irina Anichshuk, COO & Partnerships bei Kolleno empfiehlt:
Prüfen Sie, ob die Software echte Probleme löst. Erleichtert sie die Arbeit? Werden Teams schneller, genauer und zufriedener? Das ist ROI.
Weitere Beispiele:
ROI = Gesparte Stunden × Stundensatz + zurückgeforderte MwSt. – Abonnement
Effiziente Ausgabenverwaltung spart Zeit und senkt Kosten. Mit Echtzeit-Einblicken treffen Sie schnelle, fundierte Entscheidungen, behalten die Ausgaben im Blick, halten Teams verantwortlich und setzen Richtlinien automatisch um.
Karte ausgeben? Limit setzen? Sekundenarbeit. Teams können sicher ausgeben, während die Software die Routinearbeit übernimmt. Demo buchen und Payhawk Spend Controls live erleben.
Trish Toovey ist bei Payhawk für die Märkte in Großbritannien und den USA tätig und verantwortet die Erstellung von Inhalten. Mit einem vielseitigen Hintergrund in der Finanz-, Mode- und Reisebranche bringt sie umfassende Erfahrung in der Texterstellung mit. Von Werbetexten bis hin zu Videoskripten deckt sie ein breites Spektrum ab und sorgt dafür, dass die Inhalte zielgerichtet und wirkungsvoll sind.
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