Ranking de software para control de gastos empresa de tu organización

¿Cómo gestionan las empresas sus gastos?

En muchas compañías, el control de los gastos todavía se hace de forma manual. Esto significa que los trabajadores guardan las facturas en papel o en PDF, las envían por correo electrónico o, incluso, de forma física para su aprobación y, después, las registran en un excel para gastos de empresa​. Es un método que sobrevive, sobre todo, en organizaciones con estructuras descentralizadas o que aún no han avanzado demasiado en la digitalización de sus procesos, pero que tiene un precio: consume mucho tiempo, multiplica las tareas administrativas, aumenta la probabilidad de errores y no ofrece visibilidad en tiempo real sobre el dinero que entra y sale de la empresa.

En el otro extremo encontramos la gestión digitalizada de los gastos. En este caso, los empleados pueden subir los tickets y las facturas desde una aplicación, los datos se registran de forma automática, las conciliaciones bancarias se hacen en segundo plano y cada operación queda trazada de principio a fin. La diferencia es abismal. Pasas de depender de hojas de Excel y correos internos a contar con información actualizada al instante, lo que te permite tomar decisiones ágiles y precisas.

¿Cómo funciona la gestión de gastos de empresa?

Aterricemos un poco más las diferencias entre la gestión manual y automatizada de los gastos con un ejemplo ficticio. Imagina una cadena de retail con varias tiendas repartidas por toda España. Cada unidad genera gastos de viajes, compras de suministros o pagos a proveedores, y todos esos movimientos deben acabar en el área financiera.

En un modelo manual, el proceso es largo y depende de demasiadas personas. El empleado guarda la factura en papel o en PDF y la envía al departamento de finanzas, normalmente por correo electrónico o incluso en mano. Allí alguien revisa que el documento sea correcto, que tenga la aprobación del responsable y que cumpla con los requisitos fiscales. Una vez validado, el gasto se introduce de forma manual en el ERP o en una hoja de excel para control de gastos empresa, asignando cuentas contables y centros de coste. Finalmente, el justificante se archiva y, más adelante, se concilia a mano con los movimientos del banco. El resultado es un flujo lento, con riesgo de duplicidades y una clara desventaja: la dirección financiera no tiene información fiable hasta que todo el proceso se ha cerrado.

Con la gestión automatizada la historia cambia por completo. El empleado simplemente hace una foto al ticket o sube la factura con una app de control de gastos empresa​. El sistema reconoce los datos gracias a la tecnología OCR y lanza automáticamente una solicitud de aprobación al responsable correspondiente, según las políticas de la empresa. Si todo está correcto, el gasto se registra de inmediato en el ERP con su cuenta y centro de coste ya asignados. Al mismo tiempo, los movimientos bancarios se cruzan en tiempo real con las facturas y recibos, y cada operación queda registrada con trazabilidad total. De esta manera, el área financiera puede generar reportes instantáneos y disponer de una visión consolidada de los gastos en cualquier momento.

La diferencia entre ambos enfoques es clara: mientras el modelo manual retrasa la toma de decisiones y complica la gestión, la digitalización te permite reducir errores, ganar velocidad y contar con datos fiables al instante.

Un buen ejemplo del cambio que supone pasar de lo manual a lo digital es el de Enrique Tomás. Antes de empezar con Payhawk, gestionaban los gastos a través de Excel, lo que, con el crecimiento del equipo, se volvió insostenible. En este sentido, su CFO, Dani Fornesa, explica:

La gente cogió el cambio con muchas ganas porque todo el mundo ganaba en eficiencia y en calidad de vida. Al final, dedicaban unas horas a algo que no aportaba valor, como era el justificar un desplazamiento o una dieta. Ahora, realmente tienen más tiempo de calidad para hacer lo que realmente hacen bien, que es aportar valor a la empresa.

¿Qué pasa con las empresas que usan plantillas de gastos?

Algunas compañías todavía confían en una plantilla Excel para control de gastos de empresa gratis para registrar sus gastos de viaje. Los empleados rellenan el archivo al final de cada desplazamiento y adjuntan los tickets correspondientes. Aunque puede resolver necesidades básicas, este método ralentiza el proceso y genera un importante cuello de botella en finanzas. Con Payhawk, en cambio, los equipos disponen de una aplicación que les permite reportar los gastos en tiempo real y que, además, está certificada por la AEAT. Así eliminas el papel, garantizas la validez legal de cada justificante y agilizas el cierre contable.

¿Por qué es importante llevar un control de gastos en la empresa?

Los datos hablan por sí solos. El 51% de los CFOs considera un reto importante la falta de visibilidad y el 44% el hecho de contar con información deficiente. En un entorno como el actual, donde la función del CFO es cada vez más estratégica, ambos suponen un riesgo enorme.

Los métodos tradicionales ya no están a la altura. Los procesos manuales resultan demasiado rígidos para la complejidad que han alcanzado las empresas de hoy. Cuanto más crece una organización, más personas realizan gastos en distintos equipos, departamentos o incluso ubicaciones geográficas. Pretender controlarlos solo con correos, hojas de cálculo o aprobaciones en papel es prácticamente imposible.

Piensa, por ejemplo, en una empresa SaaS con 200 empleados. De media puede gestionar unas 170 aplicaciones en la nube, repartidas entre diferentes entidades legales y centros de coste. Cada una genera gastos que hay que aprobar, contabilizar y conciliar. Sin una visión en tiempo real de todo ese volumen, el equipo financiero siempre jugará a la defensiva y el flujo de caja quedará expuesto a riesgos evitables.

Aquí es donde entra en juego la gestión integral de gastos apoyada en la inteligencia artificial. No se trata solo de digitalizar tickets o facturas, hablamos de contar con un sistema capaz de gestionar reembolsos, evitar sobregastos y asegurar la precisión de los datos. Funciones como el control integrado de tarjetas o las herramientas de compras P2P te permiten anticiparte a los problemas. En definitiva, se trata de ganar control, eficiencia y visibilidad en un área crítica para la salud financiera de tu empresa.

¿Cuál es la diferencia entre gastos y facturas?

Suele haber cierta confusión sobre este punto, una confusión que puede afectar a la hora de elegir un software. La gestión de gastos abarca el ciclo completo: presupuestos, compras, pagos a proveedores y previsiones. La gestión de facturas, en cambio, es solo una parte del proceso, la que se centra en registrar los gastos ya realizados y en tramitar reembolsos a los trabajadores.

Un software de gestión de facturas puede ayudarte a contabilizar y almacenar estos documentos, pero no te dará una visión global de en qué se está gastando el dinero ni evitará gastos no autorizadas. Con una herramienta integral como Payhawk sí tendrás ese control. Podrás seguir desde la compra más pequeña, como una tarta de cumpleaños para la oficina, hasta contratos de miles de euros. Todo en una única plataforma y con total transparencia.

¿Qué funcionalidades debes buscar en un software para control de gastos?

Una vez ha quedado claro por qué deberías optar por transformar la gestión de gastos de tu organización, centrémonos en qué software para control de gastos​
elegir. Por supuesto, no todas las herramientas son iguales y, si quieres recuperar el control financiero y ganar eficiencia, necesitas una solución que vaya más allá de digitalizar tickets. La clave está en contar con funcionalidades que anticipen los problemas, reduzcan los errores y te den visibilidad total de los gastos en tiempo real. Veamos algunas de ellas.

Aprobaciones previas a los gastos: evita sorpresas desde el principio

Lo que tu equipo necesita es pasar de una gestión de los gastos reactiva a otra proactiva. Por eso, la herramienta debe permitir que los empleados envíen solicitudes de compra antes de realizar el gasto, adjuntando la documentación necesaria, como presupuestos o facturas proforma. A partir de ahí, el responsable autorizado podrá aprobar o rechazar la solicitud siguiendo un flujo de trabajo completamente personalizable. Este sistema se aplica a todo tipo de operaciones, desde el uso de tarjetas corporativas hasta facturas, presupuestos u órdenes de compra. El resultado es que cada gasto queda validado antes de que impacte en el flujo de caja.

Reglas dinámicas para tarjetas: personaliza los límites según el caso

Para garantizar la responsabilidad del gasto, es necesario que tu software te permita crear reglas específicas según las necesidades de cada usuario, equipo o, incluso, toda la empresa. Puedes emitir tarjetas virtuales de un solo uso para compras puntuales, tarjetas prepago para viajes de equipo o establecer límites recurrentes de gasto por categorías de proveedores. Esta flexibilidad no solo evita excesos, sino que garantiza que cada gasto se haga de forma responsable y alineada con la política financiera.

Tarjetas de saldo cero: control absoluto sobre cada euro

Imagina tener tarjetas corporativas que se emiten sin fondos y que solo se activan cuando un responsable aprueba la solicitud. Eso es exactamente lo que te ofrecen las tarjetas de saldo cero. Con ellas, ningún empleado puede gastar por adelantado. El dinero se libera únicamente cuando se valida la operación a través del flujo de aprobación definido. Esto elimina los gastos imprevistos y asegura un cumplimiento estricto de las políticas internas.

Control presupuestario y alertas en tiempo real: detecta problemas al instante

Uno de los grandes riesgos de las empresas es descubrir los sobrecostes cuando ya es demasiado tarde. Por eso, una buena plataforma debe permitir configurar límites presupuestarios por departamento o proyecto y enviar notificaciones automáticas a los responsables en cuanto se alcanza ese umbral. De esta manera, siempre sabes dónde estás gastando más de lo previsto y puedes tomar decisiones rápidas antes de que afecten a la liquidez o a los resultados globales.

Experiencia de usuario centrada en las políticas: guía a los empleados para que elijan la opción correcta

Un gasto no autorizado no siempre es producto de la mala fe. Muchas veces, simplemente, el empleado desconoce la política de la empresa. Para evitarlo, es fundamental que el software incorpore las reglas de gasto en la propia experiencia del usuario, tanto en la versión web como en la aplicación móvil. Así, los empleados solo ven y utilizan las opciones permitidas, lo que elimina la ambigüedad y reduce al mínimo los errores.

Aprobaciones y delegación de funciones en varios niveles: adapta el sistema a tu estructura organizativa

Cada empresa tiene una estructura organizativa distinta y el software debe poder adaptarse a ella. Las mejores plataformas permiten establecer varios niveles de aprobación, asignar responsables diferentes según el tipo de gasto o categoría y separar claramente las funciones. Esto evita que toda la responsabilidad recaiga sobre una sola persona y agiliza la toma de decisiones. Una vez que la solicitud está aprobada, los fondos se transfieren directamente a la tarjeta del empleado, eliminando retrasos innecesarios.

Detección de anomalías en tiempo real (IA): evita fraudes y duplicados

El riesgo de errores o fraudes está siempre presente cuando se gestionan gastos. Por eso, contar con un sistema de inteligencia artificial integrado marca la diferencia. La IA analiza cada transacción en cuestión de segundos, detecta duplicados, valores atípicos o incumplimientos de las políticas y bloquea automáticamente las operaciones sospechosas. De esta manera podrás tener la máxima confianza en la precisión de tus datos de gastos.

Certificación AEAT: olvídate del papel

Por último, una funcionalidad clave es la certificación oficial de la Agencia Tributaria (AEAT). Con ella, puedes almacenar digitalmente los tickets y facturas sin necesidad de guardarlos en papel, cumpliendo todos los requisitos legales. Payhawk, por ejemplo, cuenta con esta certificación, lo que significa que tu empresa puede operar con total tranquilidad y eliminar de una vez por todas el archivo físico de recibos.

7 softwares que te permitirán automatizar la gestión de gastos

Ahora que ya conoces las funcionalidades que todo buen software de gestión de gastos debe tener, la siguiente pregunta es evidente: ¿qué opciones hay en el mercado? La oferta es amplia y no siempre resulta sencillo decidir. Para ayudarte, aquí tienes siete de las herramientas para controlar gastos empresa​ más destacadas.

Payhawk

Con Payhawk puedes gestionar todo lo relacionado con los gastos de tu empresa en una única plataforma: cuentas por pagar, facturas, proveedores, procesos de compra, reembolsos, tarjetas corporativas, presupuestos y mucho más. Además, con el foco puesto en la innovación, Payhawk siempre está lanzando nuevas funciones dirigidas a mejorar la visibilidad y el cumplimiento.

La automatización es uno de los puntos fuertes: la tecnología inteligente de Payhawk se encarga de las tareas más complejas para que tu equipo pueda centrarse en la estrategia. Ya no tendrás que buscar facturas extraviadas, comprobar órdenes de compra o perseguir justificantes de proveedores. En su lugar, disfrutarás de una visibilidad total de los gastos en todas las entidades, con análisis detallados y un control sencillo. El resultado, hasta un 90% menos de trabajo administrativo y la tranquilidad de tener siempre los recibos para la declaración trimestral del IVA.

A continuación, algunas de las funcionalidades más destacadas.

• Flujos de aprobación personalizados, reglas de gasto y centros de coste y tarjetas con saldo cero que solo se activan tras la aprobación.
• Límites presupuestarios dinámicos que se aplican a todas las entidades, para que los responsables vean el impacto antes de aprobar los gastos.
• Comentarios y registros de auditoría integrados en lugar de conversaciones por correo electrónico o Slack, para una total trazabilidad.
• Agentes de IA y tecnología OCR para capturar los datos de los recibos y codificar las facturas, lo que automatiza el 90% del trabajo administrativo.
• Sincronización nativa con el sistema ERP, que registra las transacciones al instante en NetSuite, Business Central, Xero, etc.
• Conciliación automática de tarjetas, cuentas bancarias y cuentas por pagar, detectando duplicados en cuestión de segundos.

Dani Fornesa, CFO de Enrique Tomás, destaca de Payhawk en la entrevista:

A día de hoy recibimos los reportes según lo que tenemos marcado en la plataforma. Analizamos todos los gastos para ver la razonabilidad de cada uno de ellos, de una forma mucho más ágil que antes, de manera que podemos localizar lo que no es correcto de una forma más ágil, a comparación con antes que había que ir ticket a ticket.

SAP Concur

Te permite automatizar la gestión de gastos, viajes y facturas en una única plataforma. Puede integrarse con las principales herramientas – más de 700 partners y más de 250 aplicaciones corporativas.

• Unificar la gestión integral de gastos.
• Mejorar la experiencia del usuario al reservar viajes desde la aplicación móvil de SAP.
• Reservar hoteles, vuelos y vehículos de alquiler a través de la plataforma.
• Automatizar los procesos de gestión de cuentas por pagar para garantizar el pago puntual a los proveedores.

Spendesk

Con ella podrás automatizar, centralizar y controlar al detalle todos los gastos de tu empresa.

• Emitir tarjetas corporativas físicas y virtuales.
• Crear flujos de aprobación automatizados.
• Establecer límites de gasto personalizados para pagos seguros y controlados.
• Procesar de forma eficiente las solicitudes de reembolso de gastos a través de la propia plataforma.
• Acceder a análisis e informes en tiempo real.

Expensify

Solución integral de gestión de gastos que ayuda a las empresas a controlar, gestionar y optimizar todos sus gastos.

• Crear, enviar y aprobar reembolsos de forma automática.
• Emitir tarjetas corporativas a través de la plataforma y establecer límites personalizables para cada una.
• Importar las tarjetas existentes para gestionar todos los gastos en un solo lugar.
• Realizar un seguimiento de los gastos de la empresa en tiempo real.
• Colaborar directamente en cada gasto para minimizar retrasos y confusiones.

Zoho Expenses

Zoho Expenses es una herramienta online de informes de gastos que busca simplificar la gestión para empresas de todos los tamaños.

• Generar informes de gastos.
• Conciliar automáticamente las tarjetas.
• Crear políticas de gasto personalizadas.
• Crear flujos de aprobación a medida.
• Agilizar el registro de datos con la captura automática de recibos.

Okticket

Okticket es una solución SaaS diseñada específicamente para los gastos de viaje corporativos, lo que la convierte en una opción atractiva para empresas con un volumen elevado de desplazamientos. Puede integrarse con los principales ERP y sistemas de RRHH y BI del mercado.

• Capturar gastos en tiempo real.
• Crear límites y campos personalizados.
• Establecer flujos de aprobación personalizados

Airbase

Airbase te proporciona control y visibilidad total sobre todos los gastos de tu empresa que no están relacionados con la nómina.

• Acceder a análisis de gastos en tiempo real
• Automatizar tus procesos de contabilidad y gestión de pagos a proveedores.
• Crear flujos de trabajo complejos y personalizables.
• Generar informes de gastos automáticamente.
• Aplicar automáticamente las políticas de gasto.

¿Cómo elegir el mejor software de gestión de gastos?

Implementar un nuevo programa para control de gastos empresa​ supone un gran cambio para cualquier organización. Aprender a usar una nueva herramienta puede resultar complicado para los empleados, lo que acostumbra a provocar una baja tasa de adopción y, por tanto, procesos fragmentados, despilfarro de recursos y falta de visibilidad. Para que esto no ocurra, es clave preparar el terreno.

Audita tus procesos actuales de gestión de gastos

Dedica un tiempo a analizar cómo estás gestionando ahora mismo los gastos de empresa. Haz una auditoría interna que te permita detectar los puntos débiles de tus flujos de trabajo. Pregúntate: ¿quién realiza las compras? ¿qué se suele comprar? ¿dónde fallan los controles o la comunicación? Este ejercicio es fundamental, porque te da una base real desde la que valorar qué funcionalidades necesitarás. Detectando estas carencias podrás optimizar procesos desde el inicio y aprovechar al máximo las capacidades de la nueva solución.

Evita resistencias involucrando desde el inicio a los responsables del presupuesto

El éxito de cualquier proceso de transformación no depende solo de la tecnología, sino también de las personas que la usarán a diario. Por eso, es clave implicar desde el primer momento a los responsables. Hazles partícipes, escucha sus ideas y comentarios y demuéstrales que su opinión es importante. De esta manera, no solo reducirás la resistencia al cambio y garantizarás una adopción mucho más rápida y natural.

Ejecuta la implementación y la integración por fases

Desplegar un software de golpe puede ser abrumador. La implementación gradual es mucho más efectiva. Empieza con funciones básicas, como la gestión de tarjetas corporativas y la captura de recibos. Así los usuarios se familiarizarán con la herramienta en un entorno controlado. Después, puedes avanzar hacia procesos más complejos como la gestión de las compras y los pagos a proveedores. Este enfoque te asegura una adopción más fluida y evita el rechazo.
Eso sí, si para tu empresa la rapidez en la implementación es fundamental, por ejemplo, porque tu compañía tiene problemas de liquidez o control de caja, con Payhawk puede estar todo en marcha en apenas 15-20 días.

Actualización de políticas y formación

Un nuevo software por sí solo no resolverá tus problemas si las políticas internas no están claras. Aprovecha el momento de la implementación para revisar y actualizar tus políticas de gasto. Explica a los empleados qué está permitido y qué no y organiza sesiones de formación en las que no solo se enseñe el uso de la herramienta, sino también las normas de la empresa. La formación periódica refuerza el mensaje y aporta seguridad a los empleados a la hora de tomar decisiones.

Además, es recomendable que compruebes la facilidad de uso de cada solución. Para ello, consulta reseñas en plataformas como G2 o Capterra, son una fuente valiosa de experiencias reales de otros usuarios.

Mide el ROI continuamente

Una de las preguntas más habituales de cualquier CFO es cómo medir el retorno de la inversión en un software de gestión de gastos. Puede parecer complejo, pero en realidad hay métricas muy claras que puedes usar:

• Recuperación del IVA. Con Payhawk garantizamos la captura de todos los recibos para que no pierdas oportunidades de deducción. Ese IVA recuperado es un beneficio directo para tu empresa.
• Ahorro de tiempo. Al automatizar hasta el 90% de los procesos manuales (introducción de datos, conciliación de recibos, reembolsos, seguimiento de documentación…), tu equipo financiero gana horas que antes perdía en tareas repetitivas. Multiplica esas horas ahorradas por el salario medio por hora y tendrás una cifra clara del retorno.
• Mejora continua. Mide el ROI de forma periódica, porque con el tiempo descubrirás nuevas oportunidades de optimización.

En definitiva, la fórmula es sencilla:
ROI = Horas ahorradas × coste horario medio + IVA recuperado adicional – coste de la suscripción.

¿Cómo empezar con un programa de gestión de gastos?

Una vez elegido el mejor software profesional de gestión de gastos para tu empresa, ponerla en marcha no debería convertirse en un proyecto interminable ni en un obstáculo para el día a día de tu empresa. De hecho, la transición ha de ser rápida, sencilla y con un impacto positivo desde el primer mes.
En el caso de Payhawk, por ejemplo, la implementación está pensada para que tu organización apenas note la diferencia durante el proceso. La importación de datos se hace de manera ágil y las integraciones nativas con diferentes sistemas —ERP, software contable o plataformas de recursos humanos— garantizan que la puesta en marcha interfiera lo mínimo en las operaciones diarias. Así, tu equipo puede seguir trabajando con normalidad mientras adopta la nueva herramienta.

Además, no estarás solo en el proceso. Payhawk cuenta con gestores de implementación que te ofrecen una orientación personalizada desde el inicio. No se trata de una guía genérica, sino de un acompañamiento adaptado a tu negocio, con fases definidas que aseguran que la migración sea progresiva y sin sobresaltos. Esto significa que la gestión de gastos deja de ser un quebradero de cabeza para el equipo financiero y se convierte en una rutina clara y estructurada.
Otra de las ventajas es la flexibilidad para configurar procesos específicos según tus necesidades. Si tu empresa requiere flujos de aprobación personalizados, el equipo de Payhawk te ayuda a diseñarlos e integrarlos directamente en la plataforma. Esto no solo te aporta eficiencia, sino también coherencia en la aplicación de las políticas de gasto.

Y una vez terminada la implementación, no acaba ahí el acompañamiento. El equipo de soporte de Payhawk sigue estando a tu lado para resolver cualquier duda que surja en el día a día. Ya sea un problema puntual con la carga de un ticket, la configuración de una tarjeta corporativa o la generación de un informe, siempre tendrás a alguien al otro lado para ayudarte a mantener el sistema funcionando sin fricciones.

Ahorrar tiempo y reducir costes son dos factores clave para destacar en un mercado tan competitivo como el actual. Confiar en una plataforma inteligente de gestión de gastos te permite alcanzar ambos objetivos. La visibilidad en tiempo real de todas las transacciones te permitirá tomar mejores decisiones. Y podrás controlar exactamente dónde se gasta el dinero de tu empresa, responsabilizar a quién corresponda y aplicar las políticas de forma automática. ¿Necesitas emitir una tarjeta o fijar un límite de gasto? Lo harás en segundos. Solicita una demostración y descubre cómo simplificar el control de gastos con Payhawk.