Zakelijke betaalkaart of onkostenvergoeding? De voors en tegens.

Bij het maken van een keuze over het beheer van je bedrijfsuitgaven, is het essentieel om je prioriteiten te stellen en een goede risicobeoordeling te maken als het aankomt op elke optie. Daarom hebben wij een vergelijking gemaakt tussen de zakelijke betaalkaart en de onkostenvergoeding, waarbij rekening is gehouden met alle essentiële factoren.

Voordelen van een zakelijke betaalkaart

Betrouwbaarheid

Wanneer een werknemer op zakenreis gaat, dekt het bedrijf alle reiskosten. Als het bedrijf echter vertrouwt op terugbetalingen, moeten werknemers niet alleen verantwoording afleggen voor elke uitgave die ze doen, maar er ook voor zorgen dat ze genoeg geld hebben om hun uitgaven te dekken. Uit recente gegevens blijkt dat bedrijven ruwweg $1.425 uitgeven voor elke werknemer die ze op zakenreis sturen. Dit maakt onkostenvergoedingen onbetrouwbaar, omdat de kans veel groter is dat iemand zonder geld komt te zitten.

Door een zakelijke betaalkaart te gebruiken, kunnen werknemers op het geld van het bedrijf rekenen. Uiteindelijk is het veel handiger als mensen zich geen zorgen hoeven te maken dat ze onvoldoende geld hebben om hun overnachting te betalen.

Tijd

Een ander voordeel van de zakelijke betaalkaart is dat het tijd bespaart die gewoonlijk gaat zitten in het vervelende terugbetalingsproces. Hoe groter het bedrijf, hoe meer tijd het kost om elke onkostennota dubbel te controleren en elke werknemer terug te betalen. Bedrijven kunnen het uitputten van interne middelen voor het verwerken van terugbetalingen en rapportages gemakkelijk vermijden door een zakelijke betaalkaart te introduceren. Zo komen alle declaraties rechtstreeks bij een boekhouder en niet bij de kaarthouder terecht. Door werknemers de mogelijkheid te geven om bedrijfsmiddelen te gebruiken, hoeven de bedrijven de werknemers bovendien helemaal niet meer terug te betalen.

Toezicht op uitgaven

Door zakelijke betaalkaarten uit te geven aan werknemers kunnen bedrijven gemakkelijk de uitgaven volgen. Er zijn bijvoorbeeld bedrijven die virtuele kaarten gebruiken om te betalen in alle grote advertentieplatforms zoals Facebook, Google, Yahoo, Bing en andere. Aangezien werknemers bedrijfsmiddelen gebruiken, kunnen managers gemakkelijk de uitgaven van campagnes bijhouden met een budget en bestedingslimieten op elke kaart. Zie hoe Payhawk klanten ons product gebruiken om hun advertentie uitgaven te beheren.

Waarom houden sommige bedrijven vast aan onkostenvergoeding?

De zakelijke betaalkaart lijkt een aantrekkelijke optie, maar waarom heeft dan niet iedereen een betaalkaart bij zich?

Gebrek aan vertrouwen

Mensen zijn veel meer geneigd iets te vertrouwen dat ze kunnen controleren. De realiteit is dat bedrijven bang zijn om werknemers zakelijke betaalkaarten te laten gebruiken omdat ze er niet op vertrouwen dat mensen zich houden aan het uitgavenbeleid van het bedrijf. Onkostenvergoedingen daarentegen zorgen ervoor dat elke uitgave vooraf wordt goedgekeurd. Payhawk zorgt ervoor dat werknemers zich aan het uitgavenbeleid houden zonder gebruik te maken van onkostenvergoedingen.

Minder kapitaalrisico

Als je bedrijf vertrouwt op onkostenvergoeding, betekent dit dat het veel onwaarschijnlijker is dat het te veel uitgeeft. Als de portemonnee van werknemers de primaire bron van uitgaven is, is het veel onwaarschijnlijker dat ze zich overgeven aan uitgaven of de grens tussen persoonlijke en zakelijke uitgaven overschrijden. Door het gebruik van out of pocket geld vermijd je ook het risico van een gestolen zakelijke betaalkaart, wat een andere bedreiging is voor elk bedrijf. Alleen al voor 2019 bedroeg de waarde van de jaarlijkse "Verloren of Gestolen" fraudeverliezen van Britse debet- en kredietkaarten 100 miljoen GBP. Aan de andere kant, als een werknemer zijn persoonlijke creditcard verliest, zal dit het bedrijf op geen enkele manier schaden.

Het andere kapitaalrisico bij het gebruik van een zakelijke kredietkaart is de accumulatie van schuld en kosten. Als je denkt aan de rente, de jaarlijkse kosten en de kosten voor buitenlandse transacties die de meeste banken in rekening brengen, is dit weer een extra last die bedrijven moeten dragen. Ga na welke verborgen kosten jouw bank je bedrijf kan aanrekenen.

Verantwoordelijkheid

Een van de meest voorkomende fouten die bedrijven maken is het delen van een zakelijke betaalkaart onder verschillende personen. Dit wordt gedaan zodat het bedrijf niet hoeft te betalen voor extra kaarten. Het probleem is dat bedrijven in deze scenario's geen manier hebben om te bewijzen wie de uitgaven doet. Aan de andere kant zijn de out-of-pocket uitgaven altijd afkomstig van een individu, waardoor het onduidelijke aspect van een gedeelde kaart verdwijnt.

Payhawk - Het beste van twee werelden

Gelukkig is er een alternatief dat de voordelen van beide opties combineert.

Met Payhawk heeft je bedrijf toegang tot zakelijke betaalkaarten in combinatie met software voor uitgavenbeheer. Hier is hoe wij in de vergelijking passen:

• Elk van onze kaarten is gekoppeld aan een uitgavenbeleid dat zorgt voor de nodige controlemaatregelen. Overbesteding is geen onderdeel van de vergelijking.
• Payhawk is een betrouwbare optie voor reizigers omdat het individuen in staat stelt om direct geld aan te vragen via onze mobiele applicatie.
• Payhawk bespaart tijd die normaal gesproken wordt besteed aan het maken van onkostendeclaraties, het matchen en het bijhouden van uitgaven.
• Elke kaart wordt uitgegeven aan een medewerker die als enige verantwoordelijk is voor het gebruik ervan. Met Payhawk kun je een extra kaarthouder toevoegen voor slechts 1 euro.
• Wij bieden nog steeds de mogelijkheid om onkosten direct vanuit ons platform te vergoeden.
• Je kunt openstaande facturen automatiseren en aan medewerkers verschuldigde vergoedingen betalen met SEPA-overboekingen rechtstreeks vanuit Payhawk.

Geïnteresseerd in de juiste oplossing voor onkostenbeheer voor jouw bedrijf? Plan een demo met het team.