Hoe multi-entity accounting te ondersteunen en bedrijfsuitgaven efficiënter te beheren

Boekhoudsoftware voor meerdere entiteiten: hoe onze nieuwe functionaliteiten ondersteunen

Boekhoudsoftware voor meerdere entiteiten helpt je bij het vereenvoudigen van het beheer van en de rapportage over de financiën van verschillende filialen, dochterondernemingen of afzonderlijke entiteiten binnen je organisatie door financiële gegevens te consolideren, nauwkeurige rapportage mogelijk te maken, transacties tussen bedrijven te beheren en naleving van diverse voorschriften te garanderen. Je kunt ook omgaan met verschillende valuta's en wettelijke vereisten, waardoor je uiteindelijk een eenduidig, uitgebreid beeld krijgt van het financiële landschap van de organisatie.

Het beheren van financiën voor meerdere entiteiten kan ingewikkeld zijn. Voordat je je verdiept in boekhoudsoftware voor meerdere entiteiten, moet je ervoor zorgen dat je uitgaven nauwkeurig kunt registreren en categoriseren voor elke locatie, dochteronderneming of entiteit. Elke entiteit is uniek en het verzamelen en bijhouden van nauwkeurige financiële gegevens kan een uitdaging zijn.

Maar met de juiste technologie, waaronder boekhoudsoftware voor meerdere entiteiten en een complete oplossing voor uitgavenbeheer, kun je bedrijfsprocessen stroomlijnen door taken te automatiseren,bestedingscontrole en zichtbaarheid met realtime gegevensanalyse te verbeteren en de cashflow strak te controleren door aankomende transacties en huidige fondsen in hetzelfde dashboard te bekijken.

In deze blog beschrijven we hoe onze nieuwe functies voor meerdere entiteiten je helpt bij het verbeteren van het beheer van meerdere entiteiten:

Entiteitengroepen maken: Maak zelf entiteitengroepen aan in plaats van te vertrouwen op de klantenservice, zodat je direct inzicht hebt in je uitgaven voor meerdere entiteiten.
Voeg nieuwe entiteiten toe aan bestaande groepen: Vergeten een entiteit toe te voegen of een nieuwe te openen? Geen zorgen. Je kunt het later eenvoudig toevoegen aan een bestaande groep.

Vijf grote voordelen van onze software voor bedrijfsuitgavenbeheer

Onze software voor bedrijfsuitgaven is altijd in ontwikkeling. We introduceren regelmatig nieuwe functies om je ervaring met het beheren van meerdere entiteiten te verbeteren, van het stroomlijnen van processen tot het controleren van de cashflow. Hier zijn enkele voordelen van onze multi-entiteitssoftware.

#1: Eén overzicht van uitgaven

Bekijk alle komende uitgaven en huidige fondsen in realtime en filter je weergave op team, entiteit of persoon om te zien wie wat uitgeeft. Ons groepsdashboard geeft je op één plek een overzicht van de uitgaven en cashflow van al je entiteiten. Je kunt uitgavenpatronen herkennen en weloverwogen beslissingen nemen op basis van nauwkeurige gegevens om de uitgaven van je organisatie verder onder controle te houden.

#2: Kasstroomcontrole en realtime waarschuwingen

Krijg een uitgebreid overzicht van de uitgaven van de entiteit via het Group Dashboard om de cashflowcontrole op groepsniveau te verbeteren. Realtime waarschuwingen geven aan wanneer het banksaldo laag is, zodat je het kunt aanvullen voordat de bedrijfsactiviteiten worden onderbroken.

#3: Stroomlijn het hele onkostenproces

Standaardiseer onkostenprocessen voor alle entiteiten om het hele rapportageproces te stroomlijnen. Maak en implementeer onkosteninstellingen en workflows op groepsniveau voor meerdere entiteiten om het bijhouden en beheren van alle onkosten op schaal vanuit één systeem te vereenvoudigen. Je kunt ook geautomatiseerde rapporten instellen voor efficiënte financiële automatisering.

#4: Beveiliging en controle verbeteren

Voeg nieuwe werknemers toe of verwijder ze onmiddellijk uit het uitgavenbeheersysteem voor meerdere entiteiten. Dit vermindert het risico dat ex-werknemers in het systeem achterblijven, wat kan leiden tot inbreuken op de beveiliging en gegevens. Deze en vele andere beveiligingsfuncties worden voortdurend toegevoegd aan ons uitgavenbeheersysteem.

#5: Ondersteuning voor meerdere entiteiten

Krijg 24/7 ondersteuning van ons deskundige team. Of je nu problemen hebt met de synchronisatie van gegevens of medewerkers een opfriscursus nodig hebben voor het digitaal indienen van onkosten, wij staan klaar om te helpen.

Twee nieuwe functies voor het beheren van meerdere entiteiten om je workflows te stroomlijnen

Met onze twee nieuwste functies kunnen klanten zelf entiteitengroepen aanmaken, waardoor ze volledige controle krijgen over het beheer van meerdere entiteiten.

Hoe entiteiten en groepen binnen de organisatie te beheren in twee eenvoudige stappen

Klanten kunnen nu groepsentiteiten aanmaken in plaats van te vertrouwen op ons klantenserviceteam. Dit maakt het aanmaken van groepen eenvoudiger en sneller voor financieel managers.

Beheerders kunnen nu zelf entiteiten binnen groepen maken/toevoegen/wijzigen. Dit betekent dat u financieel inzicht kunt krijgen en uw geldstromen efficiënter kunt uitsplitsen zonder contact op te nemen met het klantenserviceteam. Deze nieuwe functie biedt ook het inzicht dat nodig is om beschikbare fondsen toe te wijzen en te gebruiken en de komende uitgaven te bekijken voor elke entiteit binnen je groep.

Toegang tot al deze informatie vanuit één groepsdashboard maakt groepsbrede planning eenvoudiger. Een nieuwe groep aanmaken is eenvoudig als je de onderstaande stappen volgt:

Stap #1:** Navigeer naar een overzichtspagina van entiteiten nadat je bent ingelogd op het Payhawk portaal.**

Selecteer hier 'registreer een nieuwe groep' uit de dropdown:

Stap #2: Een groep maken/wijzigen

Geef je nieuwe groep een naam, selecteer het land van de bovenliggende entiteit en de geconsolideerde valuta en klik op "opslaan". Nu hoef je alleen nog maar de entiteiten te selecteren die je in je nieuwe groep wilt opnemen:

Dat is het! Je kunt nu alle geselecteerde entiteiten bekijken in dat ene groepsdashboard.

Klanten kunnen nu bestaande entiteiten toevoegen aan een groep vanuit de beheerdersweergave

Misschien wil je bestaande entiteiten toevoegen aan je nieuwe groep - dit is nu mogelijk met onze nieuwste functie. Dus stel dat je een nieuwe groep aanmaakt om alle Europese entiteiten te bekijken, maar je bent vergeten om je Italiaanse vestiging toe te voegen. Je kunt entiteiten achteraf aan uw groep toevoegen wanneer je maar wilt.

Bestaande entiteiten toevoegen aan een groep is eenvoudig:

1. Open vanuit je groepsinstellingen je pagina Entiteiten, waar alle entiteiten in je groep staan vermeld.
2. Nadat je 'entiteit toevoegen' hebt geselecteerd, verschijnt er een klein venster met alle entiteiten waarvan je deel uitmaakt, maar die nog niet in deze groep zijn opgenomen.
3. Selecteer/deselecteer gewoon de entiteiten die je aan je groep wilt toevoegen en klik op 'toevoegen aan groep'.

Zes dingen om te overwegen bij het kiezen van software voor uitgavenbeheer die het beheer van meerdere entiteiten ondersteunt

Het kiezen van de juiste software kan veel tijd en moeite kosten. Er zijn veel opties op de markt, maar hoe weet je welke je moet kiezen? Je hebt software nodig met waardevolle functies voor meerdere entiteiten om je te helpen tijd te besparen, waar nodig kosten te besparen en de manier waarop je de financiën van je activiteiten beheert te verbeteren.

1. Valutaondersteuning voor meerdere entiteiten

Bij Payhawk kun je het beheer van de cashflow tussen verschillende entiteiten en valuta verbeteren met behulp van het Group Dashboard om de beschikbare middelen te vergelijken met de verwachte uitgaven. Je krijgt ook tijdige waarschuwingen voor lage saldi in alle entiteiten en valuta's, zodat je snel actie kunt ondernemen als de fondsen bijna uitgeput zijn.

2. Schaalbaarheid en flexibiliteit

Naarmate je organisatie groeit en je nieuwe entiteiten opent, heb je software nodig die met je meegroeit en waarmee je snel en eenvoudig nieuwe entiteiten kunt toevoegen. Als je op grote schaal nieuwe teamleden aanneemt, moet je software meegroeien en je in staat stellen custom approval workflows rond je complexe organisatiestructuren te bouwen.

3. Zichtbaarheid en controle van uitgaven

Het wordt moeilijk om op competente wijze meerdere entiteiten te beheren als je geen grip hebt op de bedrijfsuitgaven. Het wordt onmogelijk om bij te houden wat je team uitgeeft, wie wat uitgeeft en wat. Ga op zoek naar een oplossing voor uitgavenbeheer die je controle geeft en tegelijkertijd je medewerkers in staat stelt om uitgaven te doen, maar met verantwoordelijkheid.

4. Toonaangevende integraties

Gegevens raken versnipperd en worden onbetrouwbaar als je bedrijfskaarten, onkostenbeheer en ERP- of boekhoudsoftwaresystemen niet met elkaar communiceren. Daarom heb je een technologie nodig die naadloos integreert, gegevens samenbrengt en één enkele bron van waarheid genereert voor alles wat met financiën te maken heeft.

5. Werknemers in bulk toevoegen en verwijderen

Het beheren van financiën over meerdere entiteiten kan betekenen dat er fouten worden gemaakt zonder de juiste software. Je vergeet bijvoorbeeld een ex-werknemer te verwijderen en deze blijft toegang houden tot gevoelige financiële gegevens. Er is geen ruimte voor dit soort fouten. Maar met een bulkfunctie voor toevoegen en verwijderen maak je nooit meer fouten (en maak je het onboarden ook gemakkelijker).

6. Mogelijkheid om processen te standaardiseren

Als je software vindt die de processen voor het maken van verkoopfacturen en inkooporders automatiseert, minimaliseer je menselijke fouten en help je ze te standaardiseren binnen je entiteiten. Dit betekent dat medewerkers weten wat er van hen wordt verwacht en welke benodigdheden ze waarvoor gebruiken. Het standaardiseren van deze processen verbetert ook de efficiëntie en nauwkeurigheid terwijl de tevredenheid van de leverancier toeneemt.

Implementatie en integratie

Onze software-implementatie is ongecompliceerd en omvat het inwerken en instellen. Gedurende het hele proces hebben klanten toegang tot een toegewijd supportteamlid dat vragen beantwoordt en hen helpt om aan de slag te gaan met het nieuwe systeem, inclusief een uitgebreide teamtraining.

Onderdeel van het implementatieproces is de integratie van de huidige systemen om de efficiëntie van alle activiteiten te garanderen. Gebruik onze naadloze boekhoudintegraties, waaronder Exact Online, Microsoft Dynamics 365 Business en NetSuite, om het maandafsluitingsproces te stroomlijnen met behulp van automatisering en realtime afstemming.

Je kunt niet alleen integreren met ERP-systemen. Koppel naadloos andere boekhoudsoftware zoals QuickBooks en Xero en zakenreisoplossing TravelPerk om onkostengegevens te automatiseren en financiële gegevens te synchroniseren.

Casestudie beheer van meerdere entiteiten: State of Play Hospitality

Het bedrijf State of Play Hospitality is gevestigd in Londen en New York en ontwikkelt op technologie gebaseerde concepten voor ervaringsgerichte vrijetijdsbesteding. Met veel locaties en entiteiten in zowel de VS als het VK was het belangrijk voor het team om een eenduidig beeld te krijgen van de bedrijfsuitgaven.

Voordat ze Payhawk gebruikten, vertrouwde het team op systemen die niet integreerden met NetSuite, en hun crediteurenadministratie was onsamenhangend, waardoor ze heen en weer moesten schakelen tussen verschillende tools, wat de productiviteit belemmerde.

Dankzij ons enkele wereldwijde platform kan het bedrijf nu snel en eenvoudig corporate cards, facturen en te vergoeden kosten beheren voor meerdere entiteiten.

David Watson, Group Financial Controller bij State of Play, zegt:

"Zakelijke creditcardtransacties weghalen bij de traditionele banken naar een product dat direct integreert met NetSuite was een game changer! Nu besparen we tijd en nemen we betere beslissingen dankzij volledige zichtbaarheid over onze uitgaven voor meerdere entiteiten."

Samengevat
Het vinden van een technologie die naadloos integreert, multi-entiteitenbeheer ondersteunt en bedrijfsactiviteiten soepeler en zichtbaarder maakt, is essentieel voor elke organisatie met meerdere entiteiten.

Bij Payhawk zijn we er trots op dat we een complete multi-entity spend management oplossing bieden die de efficiëntie verbetert en elk proces met betrekking tot bedrijfsuitgaven en uitgavenbeheer stroomlijnt.

Van ESG-rapportage tot onkostenbeheer en alles daartussenin, we streven er voortdurend naar de beste digitale financiële partner te zijn voor elke multi-entiteit.

Demo plannen.