Automatización: la revolución digital de las finanzas

La apremiante necesidad de automatizar los procesos financieros

Según un informe reciente elaborado por The IFP, Spend Management Pulse Report, en colaboración con Payhawk, el principal reto al que se enfrentan las empresas en la gestión de gastos son los errores humanos. Este problema, que afecta al 38 % de las pequeñas empresas y al 24 % de las grandes, puede agotar los recursos, pues la tarea de corregir y volver a presentar notas de gasto incorrectas es un trabajo que lleva horas.

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Sin embargo, los errores humanos no son los únicos que cuestan a las empresas un tiempo y dinero muy valiosos. El informe también señala que el 31 % de las empresas medianas utiliza sistemas ineficaces o anticuados, y que el 28 % carece de visibilidad sobre los datos de gasto en tiempo real.

En lo referente a los desafíos más específicos, los directivos de las empresas más pequeñas, concretamente, aseguran que les supone un gran esfuerzo recopilar los datos de recibos y facturas (38 %) y que pierden demasiado tiempo en la conciliación (30 %), algo que también perjudica al 30% de las empresas de mayor tamaño.

Aunque los retos que afrontan las empresas varían en función del tamaño, todas tienen algo en común: no disponen de procesos eficaces impulsados por la automatización.

La automatización puede aliviar la carga administrativa de los profesionales financieros, reducir los errores humanos y agilizar todos los procesos de gestión de gastos, al tiempo que ofrece un control y visibilidad sin precedentes gracias a la conciliación en tiempo real.

Análisis detallado: la revolución de la automatización y su papel en las finanzas de las empresas

En los últimos años, la automatización ha dado a los profesionales financieros una libertad nunca vista. Las tareas y procesos que antes se realizaban manualmente, ahora están a cargo de la tecnología.

Como responsable de la gestión de gastos, sabrás que controlar los gastos de toda la empresa y de varias entidades puede ser un verdadero quebradero de cabeza. Requiere tiempo, da lugar a errores y puede generar complicaciones en tareas como los reembolsos a los empleados, la gestión de las declaraciones de impuestos y el mantenimiento de registros de gastos actualizados.

Sin un control riguroso de las finanzas, corres el riesgo de perder de vista los gastos, las previsiones empresariales y la gestión de presupuestos. Esto puede dificultar la presentación de informes financieros claros a los accionistas.

La buena noticia es que, hoy en día, las empresas pueden hacer frente a estos retos si cuentan con la solución de gestión de gastos adecuada. A continuación, te detallamos algunas de las ventajas que ofrece la automatización de la gestión de gastos.

La conciliación en tiempo real permite cotejar las entradas de forma automática

Gracias a la conciliación en tiempo real, las entradas de gastos se cotejan automáticamente con las transacciones realizadas a través de una cuenta bancaria o con tarjeta de crédito a medida que se producen.

Con solo atajar unos sencillos retrasos en la conciliación, podrás recuperar el control y la visibilidad sobre tus finanzas, lo cual te permitirá tomar decisiones empresariales inteligentes (y actualizadas) basadas en datos en lugar de conjeturas.

La tecnología OCR extrae automáticamente la información relevante

La tecnología de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) te permite eliminar los procesos manuales de inserción de datos de recibos y facturas: basta con tomar una foto del recibo y la tecnología se encarga de extraer los datos de forma automática.

¿Hay poca luz, el papel está arrugado o la tinta es de mala calidad? Para nuestra cámara impulsada por IA, no supondrá un problema. Simplemente, toma una foto del recibo, observa cómo se extraen los datos, selecciona la categoría de gasto y envíalo.

La recolección automática de recibos ayuda a encontrar rápidamente los recibos que faltan

Puedes reducir el tiempo que dedicas a perseguir los recibos de gastos que faltan mediante avisos y recordatorios por correo electrónico. De este modo, ya no tendrás que pasar horas buscando manualmente la información que falta sobre los gastos o enviando correos electrónicos a determinados empleados. Así, tus compañeros recibirán automáticamente recordatorios para que modifiquen o amplíen las solicitudes de reembolso, agilizando y optimizando el proceso completo de notificación de gastos.

Los procesos automatizados garantizan la puntualidad de las aprobaciones y el cumplimiento de las políticas

Algunas soluciones de gestión de gastos te permiten crear flujos de aprobación personalizados de varios niveles para adaptarlos a la estructura de aprobación de tu organización. Los procesos de aprobación dependen del tipo de gasto, nivel, importe, etc., por lo que establecer flujos de aprobación personalizados te ayuda a satisfacer todos los aspectos de tus necesidades de gasto hasta el más mínimo detalle.

Estos flujos de aprobación automatizados se traducen en reembolsos más rápidos y en una reducción significativa de los gastos no contemplados en las políticas.

En Payhawk, por ejemplo, los responsables designados para la aprobación de los gastos pueden establecer aprobaciones automáticas fuera de la oficina o asignar a un responsable temporal en su ausencia para asegurarse de que no surjan imprevistos en la aprobación ni retrasos en los reembolsos.

Encuentra tu solución en Payhawk

Encontrar un software eficaz puede ser complicado, y ante tantas opciones es normal agobiarse al revaluar la pila tecnológica.

Contar con un socio capaz de ofrecerte un software de gestión de gastos que se integre fácilmente con tus sistemas ERP y de contabilidad significa acceder a una única fuente de verdad para obtener datos precisos sin duplicados. La automatización, a su vez, se encarga de realizar gran cantidad de tareas repetitivas, reduciendo al mínimo los errores humanos.

Los errores humanos son un desafío al que se enfrentan muchas empresas a la hora de gestionar los gastos, algo con lo que la empresa de análisis del comportamiento Essentia Analytics estaba muy familiarizada antes de cambiar a Payhawk.

Siempre estábamos persiguiendo facturas y también teníamos muchos problemas con la inserción de los datos, sobre todo con los de los pagos», explicaba Julian Hall, director de operaciones de Essentia Analytics. «Nos dimos cuenta de que teníamos una gran oportunidad de mejora.

Gracias a la colaboración con Payhawk, Essentia Analytics ha eliminado los problemas relacionados con la inserción de datos y ha mantenido reunidos todos los aspectos de su gestión de gastos corporativos bajo un mismo techo.

La directora financiera Carolina Einarsson contaba lo siguiente: «Para nosotros fue fácil decidirnos por la gestión de gastos de Payhawk, pues vimos en ella un futuro en el que podíamos gestionar entradas de notas de gastos, tarjetas de crédito, aprobaciones, solicitudes de gastos, pago de facturas y reembolsos, todo en uno».

Próximos pasos

¿Te atrae la idea de gestionar los gastos de forma eficaz y eficiente, con controles incorporados y sin errores en la inserción de datos? Descárgate el informe completo sobre gestión de gastos de Payhawk para descubrir cómo afrontan otros profesionales financieros los retos que plantea la gestión de gastos, o bien programa una demo para obtener más información sobre nuestra solución integral.