Órdenes de compra: ¿Qué son y cómo funcionan?

¿Qué es una orden de compra?

Una orden de compra se produce cada vez que encargas algo que quieres comprar. Por ejemplo, piensa en la última vez que estuviste en un restaurante. Probablemente elegiste un plato, el camarero lo anotó y luego lo llevó a la cocina.

Este es un ejemplo sencillo de una orden de compra en acción. En el ámbito empresarial, una orden de compra es un documento que un comprador envía a un vendedor detallando los artículos o servicios que desea adquirir, las cantidades y los precios acordados. Es muy parecido al pedido de un restaurante, pero un poco más formal.

¿Por qué son importantes las órdenes de compra? La razón principal es que sirven como registro legal de una transacción entre un comprador y un vendedor, ayudando a evitar malentendidos o errores. Mediante las órdenes de compra (y, en términos más generales, los sistemas de órdenes de compra), las organizaciones pueden mantener una comunicación clara, evitar errores, conservar pistas de auditoría claras y aumentar el control y la visibilidad de los gastos corporativos comprometidos. También pueden proteger a ambas partes en caso de litigio.

Comprender el proceso de pedido

¿Cuáles son los pasos a la hora de procesar un pedido? El primer paso comienza con el comprador: este identifica una necesidad de bienes o servicios. A continuación, crean una orden de compra con todos los detalles necesarios, incluido lo que quieren comprar, la cantidad que necesitan y la fecha de entrega deseada.

A continuación, el comprador envía el pedido al proveedor, que lo revisa y decide si lo acepta o no. Una vez entregado el pedido, el comprador lo coteja con la orden de compra para asegurarse de que todo es correcto y de que ha recibido el servicio adecuado por el importe correcto.

El proceso es como una carrera de relevos, en la que el testigo, la orden de compra, pasa del comprador al vendedor y viceversa.

Cómo funcionan las órdenes de compra

Para ser realmente eficaces, las órdenes de compra deben formar parte de un proceso de procure-to-pay más amplio que también admita flujos de aprobaciones y pagos. Puedes utilizar diversas estrategias y herramientas para lograrlo, pero, por supuesto, algunas son más completas que otras en cuanto a funcionalidades como flujos de aprobación, métodos de pago, automatización y mucho más.

Las órdenes de compra funcionan mejor dentro de los procesos de compra que incluyen lo siguiente:

1. Solicitud: En primer lugar, un empleado de la organización presenta una solicitud de compra en la que indica su necesidad de bienes o servicios específicos.
2. Aprobación: A continuación, hay una fase de aprobación en la que el equipo financiero o el software revisan la solicitud y aprueban (o deniegan) el gasto de acuerdo con la política de gastos corporativa.
3. Creación de la orden de compra: Una vez aprobada, el equipo financiero o el software crea una orden de compra formal que incluye detalles como cantidad, descripción, precio y expectativas de entrega.
4. Envío y aceptación de la orden de compra: A continuación, el equipo financiero o el software envían la orden de compra al proveedor para su aprobación. Tras la aceptación, el proveedor se compromete a cumplir los términos y condiciones establecidos, creando esencialmente un "contrato de compra".
5. Entrega e inspección: Según lo acordado, el proveedor entrega dichos bienes o servicios. A continuación, el comprador los inspecciona comparándolos con las especificaciones comunicadas previamente para comprobar que todo está en orden.
6. Conciliación de facturas y pago: Si la revisión es satisfactoria, el sistema o un miembro del equipo conciliará las facturas con las órdenes de compra correspondientes antes de aprobar cualquier pago. Este paso también se conoce como doble o triple conciliación.

El proceso finaliza con la actualización de los registros de la empresa y el cierre tras la finalización satisfactoria del pago.

Tipos de órdenes de compra

No todas las órdenes de compra son iguales. En función de las necesidades específicas de la empresa y de los acuerdos preexistentes con los proveedores, existen varios tipos diferentes:

1. Órdenes de compra estándar: Son las más comunes y se utilizan cuando se conocen detalles como el precio, la cantidad, la fecha de entrega, etc. en el momento de realizar el pedido.
2. Órdenes de compra programadas: Ideales para negocios con proveedores de confianza en los que se esperan compras específicas frecuentes. En estos casos los detalles exactos de las fechas de entrega pueden no conocerse de antemano.
3. Órdenes de compra globales: Este tipo permite flexibilidad con múltiples entregas a lo largo del tiempo, especialmente cuando las cantidades exactas y los plazos de entrega no se conocen de antemano.
4. Órdenes de compra contractuales: Se basan en contratos con proveedores en los que se especifican los términos y condiciones, incluidos el precio y la duración, pero no los detalles del producto o servicio.
5. Órdenes de compra digitales: Se han impuesto en nuestra era digital debido a su facilidad de uso: este tipo implica el uso de herramientas o softwares para generar órdenes de compra electrónicas, lo que puede agilizar considerablemente el proceso de compra.

Comprender los distintos tipos de órdenes de compra puede ayudar a las empresas a simplificar su proceso de adquisición y reducir el trabajo manual. Esto es fundamental para garantizar que puedan centrarse en iniciativas más estratégicas.

Aspectos jurídicos de las órdenes de compra

Uno de los aspectos más críticos de las órdenes de compra es que son, en definitiva, un contrato y pueden tener consecuencias jurídicas. Una vez que el vendedor acepta una orden de compra, se convierte en un acuerdo jurídicamente vinculante. Es como firmar un contrato para comprar un coche; una vez que lo firmas, estás obligado a pagar.

Las empresas proveedoras deben asegurarse de que pueden cumplir sus obligaciones antes de aceptar una orden de compra.

Gestión de las órdenes de compra

La gestión de las órdenes de compra es un ejercicio de equilibrismo. Hay que mantener todas las pelotas en el aire: hacer un seguimiento de los pedidos, mantener registros, comunicarse con los proveedores y mucho más. Es importante disponer de un sistema que garantice que todo funciona correctamente. Esto puede implicar el uso de hojas de cálculo, bases de datos o software de procure-to-pay específico, algunos de los cuales pueden incluso automatizar gran parte del trabajo.

Seguimiento y control de las órdenes de compra

Como hemos mencionado anteriormente, las órdenes de compra son más eficaces cuando forman parte de un proceso de procure-to-pay o de adquisición más amplio y detallado. Por lo tanto, el seguimiento y el control es fundamental para el éxito del proceso de adquisición. He aquí cuatro tácticas eficaces:

Digitalízate: Automatiza el seguimiento de los pedidos con herramientas como los sistemas de gestión basados en la nube.
Garantiza el orden: Mantén el orden asignando números secuenciales únicos a cada orden de compra.
Destaca los hitos clave: Gestiona eficazmente las expectativas y los plazos documentando los pasos clave, como las fechas estimadas de envío o entrega.
Documenta exhaustivamente: Registra toda la correspondencia y los mensajes de relacionados con pedidos concretos y los inevitables desacuerdos entre las partes.

Recuerda que no todas las estrategias o soluciones funcionarán en todas las empresas, así que busca la que más te convenga. Descarga y completa nuestra nueva guía y checklist 'Perfeccionamiento de las compras: Cómo agilizar la gestión de pagos con órdenes de compra (PO),' para evaluar tu configuración actual y ver qué puedes mejorar.

Estrategias para mantener registros y documentación precisos

Llevar un registro de cada transacción asociada a tus órdenes de compra puede parecer desalentador al principio. Pero si puedes seguir unas cuantas tácticas clave, te resultará mucho más fácil:

1. Digitalízate (sí, otra vez): Mantén todos tus registros de pedidos en un sistema digital y aprovecha el acceso rápido a la información anterior siempre que lo necesites.
2. Actualiza en tiempo real: Siempre que se produzca un cambio en un pedido, asegúrate de que se actualiza de forma inmediata. De este modo, todo el mundo estará al tanto de todo.
3. Utiliza listas de comprobación: Crea listas de comprobación detalladas para cada paso. Ayudan a garantizar que no se pasa por alto nada importante durante el proceso.

Juntas, estas técnicas reducen el riesgo de incumplimiento, aumentan la eficacia de las auditorías y mantienen la precisión.

Consejos para una comunicación y colaboración eficaces entre compradores y proveedores

Una comunicación clara mejora la colaboración. Y esto es especialmente cierto cuando se trata de órdenes de compra.

Independientemente de cómo trabajes con los proveedores y de los sistemas que utilices, los dos puntos siguientes son increíblemente útiles para garantizar buenas relaciones y mejores resultados.

• Buena comunicación y retroalimentación: La comunicación debe ser abierta. Inevitablemente, surgirán problemas en algún punto de la cadena de suministro, ya sean retrasos en los envíos, problemas de producción, etc., y ambas partes deben fomentar una comunicación abierta y empática así como una actitud resolutiva.
• Los detalles importan: Cada parte debe revisar las responsabilidades de la otra para promover un mejor entendimiento y evitar errores.

Aunque las dos sugerencias anteriores pueden parecer un gran compromiso al principio, desarrollar una colaboración eficaz reforzará tus relaciones comerciales y te ahorrará tiempo, dinero y estrés.

Softwares de órdenes de compra

Hablemos de softwares. El objetivo de estas tecnologías es hacer más eficaz el proceso de procure-to-pay. Estos sistemas pueden hacer un seguimiento de los pedidos, automatizar actividades e integrarse con otros sistemas empresariales, como softwares contables o softwares de gestión de inventarios.

Elegir la herramienta adecuada es similar a elegir el coche ideal; hay que tener en cuenta el presupuesto, las funciones que se necesitan y lo bien que se integrará la herramienta con la configuración ya establecida en la empresa.

Principales características a tener en cuenta al elegir un software de Órdenes de Compra (PO)

Elegir la solución adecuada para tu empresa requiere tiempo y esfuerzo. No busques solo procesos de compra eficientes y automatización, sino también un sistema que se integre plenamente con otras herramientas. No querrás acabar utilizando varias herramientas para las tarjetas corporativas, la gestión de gastos y el proceso de adquisición (procure-to-pay), ya que tener que buscar en distintos lugares para evaluar y controlar tus gastos puede resultar ineficaz y confuso. Además, puede dar pie a errores y es justamente eso lo que queremos evitar.

El uso de una solución integral de gestión de gastos es probablemente la mejor opción, y aquí están algunas de las características clave:

• Tarjetas corporativas con controles que permitan realizar pagos sencillos pero controlados (no solo para el proceso de adquisición, también para otros gastos de la empresa como los viajes).
• Gestión de gastos para dar soporte a la recolección y el seguimiento de recibos, reembolsos a empleados, etc.
• Gestión de cuentas a pagar y aprobaciones automatizadas para facturas y gestión de proveedores.
• Gestión multi-entidad: Agiliza la gestión de las cuentas a pagar entre entidades, realiza pagos internacionales y mantén el gasto global bajo control gracias a un panel de grupo en el que puedes comprobar el estado del flujo de caja en tiempo real.
• Integraciones, tecnología OCR y conciliación en tiempo real con software de contabilidad o herramientas de planificación de recursos empresariales (ERP) que permiten un cierre de mes rápido y preciso sin introducción manual de datos.
• Aplica y respeta las políticas de gasto de tu empresa con flujos de aprobación y controles de tarjetas integrados, como límites de gasto y congelación de tarjetas.

Mejores prácticas para la gestión de órdenes de compra

Has decidido implementar un proceso de gestión de Órdenes de Compra (PO) y aquí tienes algunos consejos que te ayudarán a sacarle el máximo partido.

En primer lugar, agiliza el proceso para reducir errores y mejorar la eficacia. Esto puede incluir el uso de plantillas, la automatización de tareas, la formación del personal o la implantación de un software de compras que ahorre tiempo.

En segundo lugar, negocia las condiciones más favorables con tus proveedores. Esto podría significar conseguir descuentos por compras al por mayor o acordar buenos plazos de entrega.

Por último, asegúrate de cumplir todos los reglamentos y normas del sector. Es como conducir un coche: hay que obedecer las normas de circulación para evitar multas y accidentes.

Automatización de Órdenes de Compra (PO)

Si perteneces a una gran empresa, la idea de cambiar de proveedor puede resultar desalentadora. Si tienes una empresa en crecimiento, por el contrario, es posible que evites la implementación de un proceso de órdenes de compra o procure-to-pay. Pero, ¿y si pudieras automatizar el proceso de órdenes de compra para que funcionase sin problemas con una intervención manual mínima?

Esa es la promesa de la automatización inteligente de procure-to-pay. Puede ayudarte a crear, aprobar, realizar el seguimiento y conciliar automáticamente tus pedidos de compra, para que puedas centrarte en otras tareas más estratégicas.

Ventajas de la automatización del proceso de procure-to-pay

Al automatizar el proceso de generación de órdenes de compra, puedes eliminar el trabajo manual y dedicar más tiempo a tareas más estratégicas.

La reducción de errores también es una gran ventaja. Sin intervención humana, los errores de cálculo o de conversión quedan prácticamente eliminados. Esto se traduce en un mayor índice de precisión, garantizando que cada “orden de compra" coincida correctamente con su solicitud.

Otra ventaja notable de algunos sistemas automatizados de procesos procure-to-pay es la visibilidad de cada pedido. Con un sistema automatizado, cada transacción puede seguirse de principio a fin en tiempo real. De este modo se mejora la toma de decisiones gracias a la disponibilidad inmediata de los datos y se agilizan los tiempos de respuesta cuando surgen problemas.

Problemas comunes al gestionar órdenes de compra

Incluso con los mejores sistemas o softwares, pueden surgir problemas con las órdenes de compra. Puede recibir un pedido incorrecto, sufrir retrasos o encontrarse con disputas sobre precios. La clave está en disponer de estrategias para resolver estos problemas con rapidez y eficacia. Esto puede incluir una comunicación regular con los proveedores, un registro exhaustivo y un proceso claro de resolución de conflictos.

Los problemas más comunes que pueden surgir durante el proceso son los siguientes:

1. Datos incorrectos: Problema recurrente propenso a errores (especificaciones de artículos, cantidades, precios o detalles de proveedores incorrectos) que se producen durante la tramitación de un pedido.
2. Retrasos: Problemas de calendario, como pedidos de compra tardíos que provocan retrasos en la entrega o la recepción de mercancías después de los plazos establecidos.
3. Discrepancias en la aprobación: Son habituales los procedimientos de aprobación incompletos que no siguen los protocolos establecidos por la empresa, esenciales para la creación de una orden de compra.
4. Gestión de proveedores: Problemas para obtener precios exactos de los proveedores o incumplimiento de las condiciones contractuales acordadas.
5. Control de existencias: El exceso de existencias en previsión de un aumento de la demanda o la falta de existencias que provoca paradas de producción no son problemas desconocidos derivados de un control inadecuado de las existencias.

Estrategias y soluciones para resolver discrepancias o disputas en los pedidos

Los procesos efectivos y rápidos a la hora de generar órdenes de compra, no son fruto del azar. Más bien son el resultado de una estrategia deliberada combinada con las mejores prácticas y softwares.

1. Introduce los datos correctamente: Ten cuidado al introducir los datos para evitar errores. Aunque suene evidente, no siempre es fácil.
2. Envía los pedidos a tiempo: Cumple los plazos o utiliza la automatización para agilizar los pedidos.
3. Cumple las normas de la empresa o los flujos de aprobación: Cumple las normas de aprobación para evitar compras innecesarias.
4. Establece relaciones con los proveedores: Las buenas relaciones con los proveedores resuelven problemas y establecen relaciones a largo plazo.
5. Automatiza los controles de inventario: Utiliza sistemas automatizados para facilitar el control del inventario y evita el exceso y la falta de existencias.

Aunque la experiencia es valiosa, estas estrategias pueden ayudar a superar los retos comunes relacionados con las órdenes de compra.

Próximos pasos

Obviamente, las órdenes de compra son una herramienta importante para las empresas. Proporcionan un registro claro de las transacciones, ayudan a gestionar las compras y ofrecen protección jurídica.
Al comprender el proceso de la orden de compra, elegir las herramientas adecuadas y seguir las mejores prácticas, las organizaciones pueden agilizar las operaciones, reducir los errores y construir relaciones sólidas con los proveedores.

En Payhawk, nuestra automatización del proceso de compra o procure-to-pay forma parte de una solución completa de gestión de gastos que ayuda a los clientes a ahorrar tiempo y dinero y a eliminar errores. Obtén más información sobre la automatización del proceso de compra aquí.