Inkooporders 101: Wat zijn het en hoe werken ze?

Wat is een inkooporder?

Een inkooporder is elke bestelling die je plaats wanneer je wilt kopen. Denk bijvoorbeeld aan de laatste keer dat je in een restaurant was. Je koos waarschijnlijk een gerecht, de ober schreef het op en bracht het vervolgens naar de keuken.

Het bovenstaande is een eenvoudig voorbeeld van een inkooporder in actie. In het bedrijfsleven is een inkooporder een document van een koper aan een verkoper met een gedetailleerde beschrijving van de artikelen of diensten die ze willen kopen, de hoeveelheden en de overeengekomen prijzen. Het lijkt veel op een bestelling in een restaurant, maar dan iets formeler.

Waarom zijn inkooporders belangrijk? De belangrijkste reden is dat ze dienen als een wettelijke registratie van een transactie tussen een koper en een verkoper, waardoor misverstanden of fouten worden voorkomen. Met behulp van inkooporders (en in bredere zin inkoopordersystemen) kunnen organisaties duidelijk communiceren, fouten voorkomen, duidelijke trajecten voor controles bijhouden en de controle en inzicht van vastgelegde bedrijfsuitgaven vergroten. Ze kunnen ook beide partijen beschermen in het geval van een geschil.

Het inkooporderproces begrijpen

Wat zijn de stappen in het inkooporderproces? De eerste stap begint bij de koper. Hij identificeert een behoefte aan goederen of diensten. Vervolgens maakt hij een inkooporder aan met alle benodigde gegevens, zoals wat ze willen kopen, hoeveel ze nodig hebben en de gewenste leverdatum.

De inkoper stuurt de bestelling vervolgens naar de leverancier, die deze beoordeelt en beslist of hij de bestelling accepteert. Zodra de bestelling is geleverd, controleert de koper deze aan de hand van de inkooporder om er zeker van te zijn dat alles klopt en dat hij de juiste dienst voor het juiste bedrag heeft ontvangen.

Het proces lijkt een beetje op een estafette, waarbij het stokje, de inkooporder, wordt doorgegeven van de koper naar de verkoper en weer terug.

Hoe inkooporder werken

Om echt effectief te zijn, moeten inkooporders deel uitmaken van een breder Purchase-to-Pay proces dat ook robuuste goedkeuringen en betalingen ondersteunt. Je kunt verschillende strategieën en tools gebruiken om dit te bereiken, maar sommige zijn natuurlijk uitgebreider dan andere wat betreft functionaliteiten zoals goedkeuringsworkflows, betalingsmethoden, automatisering en meer.

Inkooporders werken het beste binnen inkoopprocessen die het volgende omvatten:

1. Aanvraag: Eerst dient een medewerker binnen de organisatie een aanvraag in voor een aankoop met vermelding van de behoefte aan specifieke goederen of diensten.
   2.** Goedkeuring**: Vervolgens komt er een goedkeuringsfase waarin het financiële team of de software de aanvraag beoordeelt en de uitgave goedkeurt (of weigert) volgens het uitgavenbeleid van je bedrijf.
   3.** Inkooporder aanmaken**: Na goedkeuring maakt het financiële team of de software een formele inkooporder aan met details zoals hoeveelheid, omschrijving, prijs en verwachte levering.
2. Inkooporder indienen en accepteren: Het financiële team of de software stuurt de inkooporder vervolgens ter goedkeuring naar de leverancier. Na acceptatie stemt de leverancier ermee in om aan de gestelde voorwaarden te voldoen, waardoor er in wezen een "inkoopordercontract" ontstaat.
3. Levering en inspectie: Zoals afgesproken levert de leverancier de genoemde goederen of diensten. De koper inspecteert ze dan aan de hand van de eerder gecommuniceerde specificaties om te controleren of alles in orde is.
4. Afstemming van facturen en betaling: Als de controle klopt, zal het systeem of een teamlid de facturen afstemmen met de bijbehorende inkooporders voordat de betaling wordt goedgekeurd. Deze stap wordt ook wel 2- of 3-way matching genoemd.

Het proces eindigt met het bijwerken van je bedrijfsgegevens en het afsluiten van de betaling.

Soorten inkooporders

Niet alle inkooporders zijn hetzelfde. Gebaseerd op de unieke vereisten van je bedrijf en bestaande overeenkomsten met leveranciers, zijn er verschillende soorten:

• Standaard inkooporders: Dit zijn de meest voorkomende en worden gebruikt wanneer details zoals prijs, hoeveelheid, leverdatum, enz. bekend zijn op het moment dat de order wordt geplaatst.
• Plannen van Inkooporders: Ideaal voor terugkerende zaken met bekende leveranciers waar frequente specifieke aankopen verwacht worden, maar exacte details van leveringsdata niet vooraf bekend zijn.
• Raaminkooporders: Dit type biedt flexibiliteit met meerdere leveringen in de loop van de tijd, vooral als de exacte hoeveelheden en leveringsschema's niet van tevoren bekend zijn.
• Contract Inkooporders: Deze zijn gebaseerd op leverancierscontracten die voorwaarden en condities specificeren, inclusief prijs en duur, maar geen specifieke producten of diensten.
• Digitale inkooporders: Deze zijn dominant geworden in ons digitale tijdperk vanwege hun gebruiksgemak - bij dit type worden softwaretools of platforms gebruikt om elektronische inkooporders te genereren, wat het inkoopproces aanzienlijk stroomlijnt.

Inzicht in de verschillende soorten inkooporders helpt bedrijven hun inkoopproces te vereenvoudigen en handmatig werk te verminderen. Dit is van cruciaal belang om ervoor te zorgen dat ze zich kunnen richten op meer strategische initiatieven met toegevoegde waarde.

Juridische aspecten van inkooporders

Eén van de belangrijkste aspecten van inkooporders is dat ze, kort gezegd, een contract zijn en juridische gevolgen kunnen hebben. Zodra een verkoper een inkooporder accepteert, wordt het een wettelijk bindende overeenkomst. Het is alsof je een contract tekent om een auto te kopen; zodra je tekent, ben je verplicht om te betalen.

Bedrijven aan de leverancierskant moeten er zeker van zijn dat ze aan hun verplichtingen kunnen voldoen voordat ze een inkooporder accepteren.

Inkooporders beheren

Bij het beheren van het inkoopproces moet je veel ballen in de lucht houden: bestellingen bijhouden, administratie bijhouden, communiceren met leveranciers, enzovoort. Het is belangrijk om een systeem te hebben dat ervoor zorgt dat alles soepel verloopt. Dit kan het gebruik van spreadsheets, databases of speciale procure-to-pay software inhouden, waarvan sommige zelfs veel van het werk kunnen automatiseren.

Inkooporders volgen en controleren

Zoals eerder vermeld zijn inkooporders het meest effectief als ze deel uitmaken van een breder, meer gedetailleerd inkoop- of procure-to-pay-proces. Daarom is het eenvoudig volgen en bewaken van inkooporders essentieel voor een succesvol inkoopproces. Hier zijn vier effectieve tactieken:

• Ga digitaal: Automatiseer het volgen van bestellingen, van creatie tot uitvoering, met tools zoals cloud-gebaseerde ordermanagementsystemen.
• Zorg voor logica: Handhaaf de orde door unieke opeenvolgende nummers toe te wijzen aan elke inkooporder, wat het gebruik van willekeurige nummers vereenvoudigt.
• Markeer belangrijke mijlpalen: Beheer verwachtingen en deadlines effectief door belangrijke stappen te documenteren, zoals geschatte verzend- of leveringsdata.
• Documenteer uitgebreid: Noteer alle correspondentie en back-up berichten met betrekking tot specifieke orders en de onvermijdelijke meningsverschillen tussen partijen.

Onthoud dat niet elke strategie of oplossing voor elk bedrijf werkt, dus zoek er een die voor jou werkt. Download en vul onze nieuwe gids en checklist ‘Perfectioneer je inkoopproces: Hoe inkooporders het kostenbeheer van aanvraag tot betaling stroomlijnen,’ to assess your current setup and see what you’re missing.

Strategieën voor het bijhouden van exacte gegevens en documentatie

Het kan in het begin ingewikkeld lijken om elke transactie met betrekking tot je inkooporders bij te houden. Maar als u zich aan een paar belangrijke tactieken kunt houden, wordt het een stuk eenvoudiger:

1. Ga digitaal (ja, alweer): Bewaar al je bestelgegevens in een digitaal systeem en profiteer van snelle toegang tot informatie uit het verleden wanneer je die nodig hebt.
2. Werk realtime bij: Als er een wijziging is in een inkooporder, zorg er dan voor dat deze onmiddellijk wordt bijgewerkt. Zo blijft iedereen op dezelfde pagina.
3. Gebruik checklists: Maak gedetailleerde checklists voor elke stap. Deze helpen ervoor te zorgen dat niets belangrijks over het hoofd wordt gezien tijdens het proces.

Samen verminderen deze tactieken het nalevingsrisico, verhogen ze de efficiëntie van audits en behouden ze de nauwkeurigheid.

Tips voor effectieve communicatie en samenwerking tussen inkopers en leveranciers

Duidelijke communicatie bevordert de samenwerking. En dit geldt vooral als het gaat om inkooporders.

Het maakt niet uit hoe je met leveranciers werkt en welke systemen je gebruikt, de volgende twee punten zijn erg nuttig om te zorgen voor goede relaties en meer positieve resultaten.

• Openheid en feedback: De communicatie moet wederzijds open zijn. Het is onvermijdelijk dat er op een bepaald punt in de toeleveringsketen problemen ontstaan, of het nu gaat om vertragingen in de verzending, productieproblemen, etc. Beide partijen moeten open communicatie aanmoedigen zodat conflicten zo veel mogelijk voorkomen worden.
• Details zijn belangrijk: Wanneer de verantwoordelijkheden van de verschillende partijen duidelijk zijn, is er sneller sprake van wederzijds begrip en voorkom je fouten.

Hoewel de bovenstaande twee suggesties in eerste instantie een grote verplichting lijken, zal het ontwikkelen van een effectieve samenwerking je zakelijke relaties versterken en tijd, geld en stress besparen.

Inkoopordersystemen en -hulpmiddelen

Nu we het toch over software hebben, laten we eens kijken naar inkoopordersystemen. Het doel van deze digitale technologieën is om het inkooporder proces efficiënter te maken. Deze systemen houden bestellingen bij, automatiseren activiteiten en intergreren met andere systemen zoals boekhoud- of voorraadbeheersoftware.

Het kiezen van de juiste tool is vergelijkbaar met het kiezen van de ideale auto; je moet rekening houden met je budget, de functies die je nodig hebt en hoe goed de tool zal integreren met je huidige setup.

Belangrijkste kenmerken bij het kiezen van een inkoopordersysteem of -tool

Het kiezen van de juiste digitale oplossing voor je bedrijf kost tijd en moeite. Je bent niet alleen op zoek naar efficiënte inkoopprocessen en automatisering, maar je wilt ook een systeem dat volledig integreert met al je andere systemen. Dus geen aparte tools voor zakelijke kaarten, onkostenbeheer en procure-to-pay, zodat je op verschillende plaatsen moet zoeken om je uitgaven te beoordelen en te controleren. Dit werkt inefficiënt en is foutgevoelig.

Het gebruik van complete software voor uitgavenbeheer is vaak de beste optie. Let op onderstaande functionaliteiten wanneer je hiernaar op zoek gaat:

• Zakelijke kaarten en controles die eenvoudige maar gecontroleerde betalingen mogelijk maken buiten het inkoopordersysteem om
• Uitgavenbeheer ter ondersteuning van het vastleggen en volgen van ontvangstbewijzen, vergoedingen voor medewerkers en meer
• Crediteuren en geautomatiseerde goedkeuringen voor facturen en leveranciersbeheer buiten het inkoopordersysteem om
• Multi-entity management van functionaliteiten zoals het stroomlijnen van crediteurenadministratie tussen entiteiten, internationale betalingen en een groepsdashboard waar u op elk moment de status van de cashflow kunt controleren
• Integraties, OCR, en realtime reconciliatie met boekhoudsoftware of ERP-tools (enterprise resource planning) die een snelle, nauwkeurige maandafsluiting mogelijk maken zonder handmatige invoer van gegevens
• Handhaaf en houd je aan het uitgavenbeleid van je bedrijf met ingebouwde goedkeuringsworkflows en kaartcontroles zoals uitgavenlimieten en kaartbeveiligingen.

Best practices voor inkooporderbeheer

Je hebt besloten om een inkooporderproces te implementeren. Hier zijn een paar tips om er het beste uit te halen.

Ten eerste, stroomlijn je proces om fouten te verminderen en de efficiëntie te verbeteren. Dit kan door het gebruik van sjablonen, het automatiseren van taken, het trainen van personeel of het implementeren van procure-to-pay software met tijdbesparende automatisering.

Ten tweede, onderhandel over gunstige voorwaarden met je leveranciers. Dit kan betekenen dat je kortingen krijgt voor bulk aankopen of dat je goede levertijden afspreekt.

Zorg er ten slotte voor dat je voldoet aan alle relevante voorschriften en industrienormen. Het is net als autorijden: je moet je aan de verkeersregels houden om boetes en ongelukken te voorkomen.

Automatisering van inkooporders

Als je een grote organisatie hebt, lijkt het soms te ingewikkeld om van leverancier te gaan wisselen. En wanneer je een groeiende organisatie hebt, vermijd je misschien het implementeren van een inkooporderproces helemaal. Maar zou het anders zijn als je wist dat je jouw inkooporderproces kunt automatiseren zodat het soepel verloopt met minimale tussenkomst?

Dat is de belofte van intelligente procure-to-pay met automatische inkooporders. Het helpt om inkooporders automatisch aan te maken, goed te keuren, te volgen en te reconciliëren, zodat je je op andere taken kunt richten.

Voordelen van het automatiseren van het inkooporderproces

Door het inkooporderproces te automatiseren, elimineer je handmatig werk en houd je meer over voor andere belangrijke taken. De tijd die je normaal besteedt aan het verzamelen van gegevens kun je besteden aan strategische activiteiten.

Foutreductie is ook een grote winst. Zonder menselijke tussenkomst worden rekenfouten of conversiefouten vrijwel geëlimineerd. Dit resulteert in een hogere nauwkeurigheid en zorgt ervoor dat elk "inkoopordervoorbeeld" exact overeenkomt met de aanvraag.

Een ander opmerkelijk voordeel van sommige geautomatiseerde inkoopordersystemen is het inzicht van elke "inkooporder". Met een geautomatiseerd systeem kan elke transactie van begin tot eind in realtime worden gevolgd. Dit resulteert in betere besluitvorming dankzij direct beschikbare kennis en snellere reactietijden wanneer zich problemen voordoen

Problemen met inkooporders oplossen

Zelfs met de beste systemen kunnen er problemen met inkooporders ontstaan. Je kunt een verkeerde bestelling ontvangen, te maken krijgen met vertragingen of discussies over de prijs. Het belangrijkste is dat je weet hoe je deze problemen snel en effectief oplost. Bijvoorbeeld door regelmatige communicatie met leveranciers, het grondig bijhouden van gegevens en een duidelijk proces voor het oplossen van geschillen.

De meest voorkomende problemen die zich kunnen voordoen tijdens het inkooporderproces zijn:

1. Onjuiste gegevens: Een terugkerend foutgevoelig probleem, zoals onjuiste artikelspecificaties, hoeveelheden, prijzen of leveranciersgegevens, dat optreedt tijdens de verwerking van een inkooporder.
2. Inherente vertraging: Problemen met timing zoals late inkooporders die resulteren in vertraagde levering of ontvangst van goederen na vastgestelde deadlines.
3. Discrepanties in goedkeuring: Niet goedkeurde of onvolledige goedkeurde inkooporders waarbij de gevestigde bedrijfsprotocollen die essentieel zijn voor het maken van een inkooporder niet worden gevolgd.
4. Leveranciersbeheer: Problemen met het verkrijgen van nauwkeurige prijzen van leveranciers of het niet strikt naleven van overeengekomen contractvoorwaarden.
5. Voorraadbeheer: Het aanhouden van te grote voorraden in afwachting van een grotere vraag of het aanhouden van te kleine voorraden met productiestops tot gevolg, zijn geen onbekende problemen die het gevolg zijn van onjuist voorraadbeheer.

Strategieën en oplossingen voor het oplossen van orderafwijkingen of geschillen

Soepele transacties ontstaan zelden per ongeluk, maar zijn het resultaat van een weloverwogen strategie in combinatie met best practices.

1. Zorg dat je de juiste gegevens invoert: Zorg dat je de juiste gegevens invoert om fouten te voorkomen.
2. Dien inkooporders op tijd in: Houd je aan deadlines of gebruik automatisering voor snellere inkooporders.
3. Goedkeuringen opvolgen: Volg goedkeuringsregels om miskopen te voorkomen.
4. Relaties met leveranciers opbouwen: Goede relaties met leveranciers lossen problemen op en bouwen langdurige relaties op.
5. Inventariscontroles automatiseren: Gebruik geautomatiseerde systemen voor eenvoudiger voorraadbeheer en om te grote of te kleine voorraden te voorkomen.

Hoewel ervaring waardevol is, kunnen deze strategieën helpen om veelvoorkomende problemen met inkooporders op te lossen.

De volgende stappen

Uiteraard zijn inkooporders een belangrijk hulpmiddel voor bedrijven. Ze zorgen voor een duidelijke registratie van transacties, helpen aankopen te beheren en bieden juridische bescherming.

Door het inkooporderproces te begrijpen, de juiste tools te kiezen en best practices te volgen, kunnen organisaties hun activiteiten stroomlijnen, fouten verminderen en sterke relaties met leveranciers opbouwen.

Bij Payhawk maakt onze automatisering van procure-to-pay deel uit van een complete oplossing voor uitgavenbeheer waarmee klanten tijd en geld kunnen besparen en fouten kunnen elimineren. Lees hier meer over de automatisering van procure-to-pay.