Purchase Orders: Was sind sie und wie funktionieren sie?

Was ist eine Purchase Order (Beschaffungsanfrage)?

Im Geschäftsleben ist eine Beschaffungsanfrage ein Dokument zwischen einem Käufer und einem Verkäufer, in dem die zu erwerbenden Artikel oder Dienstleistungen, deren Mengen und die vereinbarten Preise aufgeführt sind.

Warum sind Beschaffungsanfragen so wichtig? Der Hauptgrund ist, dass sie als rechtliche Aufzeichnung einer Transaktion zwischen einem Käufer und einem Verkäufer dienen und helfen, Missverständnisse oder Fehler zu vermeiden. Durch die Verwendung von Bestellungen (und im weiteren Sinne von Bestellsystemen) können Unternehmen eine klare Kommunikation aufrechterhalten, Fehler vermeiden, eindeutige Prüfpfade führen und die Kontrolle und Transparenz über die gebundenen Unternehmensausgaben verbessern. Darüber hinaus können sie beide Parteien im Falle eines Rechtsstreits schützen.

Welche Schritte umfasst ein Bestellvorgang?

Der erste Schritt beginnt beim Käufer. Er stellt einen Bedarf an Waren oder Dienstleistungen fest. Anschließend erstellt er eine Bestellung mit allen erforderlichen Angaben, z. B. was er kaufen möchte, wie viel er benötigt und wann die Lieferung erfolgen soll.

Der Einkäufer schickt die Bestellung dann an den Lieferanten, der sie prüft und entscheidet, ob er sie annimmt. Sobald die Lieferung erfolgt ist, überprüft der Einkäufer sie anhand der Bestellung, um sicherzustellen, dass alles korrekt ist und er die richtige Leistung für den richtigen Betrag erhalten hat.

Der Prozess ist wie ein Staffellauf, bei dem der Staffelstab, die Bestellung, vom Käufer zum Verkäufer und wieder zurück weitergegeben wird.

Wie funktionieren Beschaffungsanfragen?

Purchase Orders sollten Teil eines nahtlosen Purchase-to-Pay-Prozesses sein. Um dies zu erreichen, können Sie eine Vielzahl von Strategien und Tools einsetzen, priorisieren Sie bei der Wahl Ihrer Procure-to-Pay Lösungen mit Funktionen wie Genehmigungsworkflows, Zahlungen, Automatisierungen und nahtlosen Integrationen.

Ein nahtloser Beschaffungsprozess kann folgendermaßen aussehen:

1. Anfrage: Zunächst reicht ein Mitarbeiter innerhalb des Unternehmens eine Bestellanfrage ein, in der er seinen Bedarf an bestimmten Waren oder Dienstleistungen angibt.
2. Genehmigung: Dann folgt eine Genehmigungsphase, in der das Finanzteam oder die Software die Bestellanforderung prüft und die Ausgaben entsprechend der Ausgabenpolitik des Unternehmens genehmigt (oder ablehnt).
3. Erstellung einer Bestellung (Purchase Order) : Nach der Genehmigung erstellt das Finanzteam oder die Software eine formelle Bestellung, die Details wie Menge, Beschreibung, Preis und Liefererwartungen enthält.
4. Einreichung und Annahme der Bestellung: Das Finanzteam oder die Software sendet die Bestellung dann zur Genehmigung an den Lieferanten. Mit der Annahme verpflichtet sich der Lieferant, die angegebenen Bedingungen zu erfüllen, wodurch im Wesentlichen ein "Bestellvertrag" entsteht.
5. Lieferung und Prüfung: Wie vereinbart, liefert der Lieferant die genannten Waren oder Dienstleistungen. Der Käufer prüft sie dann anhand der zuvor mitgeteilten Spezifikationen, um sicherzustellen, dass alles in Ordnung ist.
6. Rechnungsabgleich und Zahlung: Ist die Prüfung zufriedenstellend, stimmt das System oder ein Teammitglied die Rechnungen mit den entsprechenden Bestellungen ab, bevor eine Zahlung genehmigt wird. Dieser Schritt wird auch als 2- oder 3-Wege-Abgleich bezeichnet.

Der Prozess endet mit der Aktualisierung Ihrer Unternehmensdaten und dem Abschluss nach erfolgreicher Zahlung.

Welche Arten von Beschaffungsanfragen gibt es?

Nicht alle Anfragen im Bestellwesen sind gleich. Je nach den besonderen Anforderungen Ihres Unternehmens und den bereits bestehenden Vereinbarungen mit den Lieferanten gibt es verschiedene Arten:

Standardbestellungen: Diese sind am weitesten verbreitet und werden verwendet, wenn Details wie Preis, Menge, Liefertermin usw. zum Zeitpunkt der Bestellung bekannt sind.
Terminbestellungen: Sie sind ideal für wiederkehrende Geschäfte mit vertrauten Lieferanten, bei denen häufige spezifische Käufe erwartet werden, aber die genauen Einzelheiten der Liefertermine nicht im Voraus bekannt sind.
Rahmenbestellungen: Diese Art ermöglicht Flexibilität bei mehreren Lieferungen im Laufe der Zeit, insbesondere wenn die genauen Mengen und Liefertermine nicht im Voraus bekannt sind.
Kontraktbestellungen: Sie basieren auf Lieferantenverträgen, in denen die Bedingungen, einschließlich Preis und Laufzeit, festgelegt sind, nicht aber die Produkt- oder Dienstleistungsspezifika.
Digitale Bestellungen: Diese haben sich in unserem digitalen Zeitalter aufgrund ihrer Benutzerfreundlichkeit durchgesetzt. Bei dieser Art von Bestellungen werden Software-Tools oder Plattformen zur Erstellung elektronischer Bestellungen verwendet, die den Beschaffungsprozess erheblich rationalisieren können.

Die Kenntnis der verschiedenen Arten von Bestellungen kann Unternehmen dabei helfen, ihren Beschaffungsprozess zu vereinfachen und die manuelle Arbeit zu reduzieren. Dies ist wichtig, um sicherzustellen, dass sie sich auf strategische, wertschöpfende Initiativen konzentrieren können.

Rechtliche Aspekte für Beschaffungsanfragen

Sobald ein Verkäufer eine Bestellung annimmt, wird sie zu einer rechtlich bindenden Vereinbarung. Das ist so, als würde man einen Kaufvertrag für ein Auto unterschreiben; sobald man unterschrieben hat, ist man zur Zahlung verpflichtet.

Unternehmen auf der Lieferantenseite müssen sicherstellen, dass sie ihren Verpflichtungen nachkommen können, bevor sie eine Bestellung annehmen.

Verwaltung von Purchase Orders

Die Verwaltung von Bestellungen ist ein Balanceakt. Sie müssen Bestellungen verfolgen, Aufzeichnungen führen, mit den Lieferanten kommunizieren und dabei stetig kosteneffizient handeln. Es ist wichtig, über ein System zu verfügen, welches Sie dabei unterstützt. Dies kann die Verwendung von Tabellenkalkulationen, Datenbanken oder spezieller Beschaffungs- und Zahlungssoftware sein, von denen einige sogar einen Großteil der anfallenden Arbeit automatisieren können.

Monitoring & Management von Purchase Orders

Wie bereits erwähnt, sind Bestellungen am effektivsten, wenn sie Teil eines umfassenderen, detaillierteren Beschaffungs- oder Procure-to-Pay-Prozesses sind. Daher ist ein einfaches Monitoring und Management von Bestellungen für einen erfolgreichen Beschaffungsprozess entscheidend. Hier sind vier effektive Strategien:

• Nutzen Sie digitale Tools: Automatisieren Sie die Auftragsverfolgung von der Erstellung bis zur Ausführung mit Tools wie cloudbasierten Auftragsverwaltungssystemen.
• Arbeiten Sie strukturiert: Behalten Sie die Ordnung bei, indem Sie jeder Bestellung eine eindeutige fortlaufende Nummer zuweisen
• Effektives Management: Steuern Sie Erwartungen und Fristen effektiv, indem Sie die wichtigsten Schritte dokumentieren, z. B. die voraussichtlichen Versand- oder Liefertermine.
• Dokumentation: Zeichnen Sie den gesamten Schriftverkehr und alle Rückmeldungen im Zusammenhang mit Aufträgen auf.

Strategien zur Dokumentation

Es mag zunächst entmutigend erscheinen, den Überblick über alle Transaktionen im Zusammenhang mit Ihren Bestellungen zu behalten. Aber wenn Sie sich an ein paar wichtige Taktiken halten, wird es viel einfacher:

• Digitalisieren Sie: Bewahren Sie alle Ihre Bestellunterlagen in einem digitalen System auf und nutzen Sie den schnellen Zugriff auf frühere Informationen, wann immer Sie sie brauchen.
• Aktualisieren Sie in Echtzeit: Wann immer eine Bestellung geändert wird, stellen Sie sicher, dass sie sofort aktualisiert wird. So bleiben alle auf dem gleichen Stand.
• Verwenden Sie Checklisten: Erstellen Sie detaillierte Checklisten für jeden Schritt. So wird sichergestellt, dass während des Prozesses nichts Wichtiges übersehen wird.

Zusammengenommen verringern diese Maßnahmen das Risiko der Nichteinhaltung von Vorschriften, erhöhen die Effizienz von Prüfungen und sorgen für Genauigkeit.

Tipps für eine wirksame Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen Einkäufern und Zulieferern

Klare Kommunikation ist das A und O der Zusammenarbeit. Dies gilt insbesondere in der Beschaffung.

Unabhängig davon, wie Sie mit Lieferanten zusammenarbeiten und welche Systeme Sie verwenden, sind die folgenden zwei Punkte unglaublich hilfreich, um gute Beziehungen und positivere Ergebnisse zu gewährleisten.

• Offenheit und Feedback: Die Kommunikation sollte von gegenseitiger Offenheit geprägt sein. An irgendeinem Punkt in der Lieferkette wird es unweigerlich zu Problemen kommen, sei es bei Lieferverzögerungen, Produktionsproblemen usw., und beide Parteien müssen eine offene Kommunikation fördern, damit sie Schritte unternehmen können, um mögliche Auswirkungen zu minimieren.
• Details sind wichtig: Jede Partei sollte die Verantwortlichkeiten der anderen überprüfen, um ein besseres Verständnis zu fördern und Fehler zu vermeiden.

Obwohl die beiden oben genannten Vorschläge zunächst wie eine große Verpflichtung erscheinen mögen, wird die Entwicklung einer effektiven Zusammenarbeit Ihre Geschäftsbeziehungen stärken und Zeit, Geld und Stress sparen.

Bestellsysteme und Purchase Order Tools

Das Ziel dieser digitalen Technologien ist es, den Bestellprozess effizienter zu gestalten. Diese Systeme können Bestellungen nachverfolgen, Aktivitäten automatisieren und Schnittstellen zu anderen Geschäftssystemen wie Buchhaltungs- oder Lagerverwaltungssoftware bereitstellen.

Die Wahl des richtigen Tools ist wie die Wahl des idealen Autos: Sie müssen Ihr Budget, die benötigten Funktionen und die Integrierbarkeit des Tools in Ihr bestehendes System berücksichtigen.

Darauf sollten Sie bei der Auswahl eines Bestellsystems oder -tools achten

Die Wahl der richtigen elektronischen Lösung für Ihr Unternehmen erfordert Zeit und Mühe. Sie sind nicht nur auf der Suche nach effizienten Einkaufsprozessen und Automatisierung, sondern wollen auch ein System, das vollständig mit allen anderen von Ihnen benötigten Funktionen integriert werden kann. Sie möchten nicht unterschiedliche Tools für Firmenkarten, Spesenmanagement und Procure-to-Pay verwenden, da es schnell ineffizient und verwirrend werden kann, wenn Sie Ihre Ausgaben an verschiedenen Stellen bewerten und kontrollieren müssen.

Der Einsatz einer Komplettlösung für das Ausgabenmanagement ist wahrscheinlich die beste Option, und hier sind einige der wichtigsten Funktionen, auf die Sie achten sollten:

• Firmenkarten und Kontrollen, die einfache, aber kontrollierte Zahlungen außerhalb des Bestellsystems ermöglichen.
• Spesenmanagement zur Unterstützung der Quittungserfassung und -verfolgung, Mitarbeitererstattungen und mehr
• Kreditorenbuchhaltung und automatische Genehmigungen für Rechnungen und Lieferantenmanagement außerhalb des Bestellsystems
• Multi-Entity-Management Funktionen wie die Optimierung der Kreditorenbuchhaltung über Gesellschaften hinweg, internationale Zahlungen und ein Gruppen-Dashboard, auf dem Sie jederzeit den Cashflow-Status überprüfen können.
• Integrationen, OCR Technologie und Echtzeitabgleich mit Buchhaltungssoftware oder Enterprise Resource Planning (ERP)-Tools, die einen schnellen, präzisen Monatsabschluss ohne manuelle Dateneingabe ermöglichen.
• Durchsetzung und Einhaltung der Ausgabenrichtlinien Ihres Unternehmens mit integrierten Genehmigungs-Workflows und Kartenkontrollen wie Ausgabenlimits und Kartensperrungen.

Best Practices für das Bestellwesen

Sie haben sich entschlossen, ein Bestellverfahren zu implementieren. Hier sind einige Tipps, die Ihnen dabei helfen werden.

Optimieren Sie zunächst Ihren Prozess. Dies kann die Verwendung von Vorlagen, die Automatisierung von Aufgaben, die Schulung von Mitarbeitern oder die Einführung von Software für die Beschaffung und Bezahlung mit zeitsparender Automatisierung umfassen.

Zweitens sollten Sie mit Ihren Lieferanten günstige Bedingungen aushandeln. Dies könnte bedeuten, dass Sie sich Rabatte für Großeinkäufe sichern oder gute Lieferzeiten vereinbaren.
Schließlich müssen Sie sicherstellen, dass Sie alle einschlägigen Vorschriften und Industrienormen einhalten. Es ist wie beim Autofahren - Sie müssen sich an die Verkehrsregeln halten, um Bußgelder und Unfälle zu vermeiden.

Purchase Order Automatisierung

Wenn Sie in einem großen Unternehmen tätig sind, kann der Gedanke, den Lieferanten zu wechseln, entmutigend sein. Wenn Sie hingegen ein wachsendes Unternehmen sind, vermeiden Sie es vielleicht, einen Bestellprozess zu implementieren. Aber was wäre anders, wenn Sie wüssten, dass Sie Ihren Bestellprozess automatisieren können, damit er mit minimalen Eingriffen reibungslos verläuft?

Das ist das Versprechen des intelligenten Procure-to-Pay mit der Bestellungsautomatisierung. Sie kann Ihnen helfen, Ihre Bestellungen automatisch zu erstellen, zu genehmigen, zu verfolgen und abzustimmen, damit Sie sich auf andere Aufgaben konzentrieren können.

Vorteile der Automatisierung des Beschaffungsprozesses

Durch die Automatisierung des Bestellvorgangs können Sie manuelle Arbeit vermeiden und mehr Zeit für hochwertige Aufgaben aufwenden. Die Zeit, die Sie normalerweise mit der Datenerfassung verbringen, können Sie für strategische Aktivitäten nutzen.

Ohne menschliches Eingreifen sind Rechen- oder Umrechnungsfehler praktisch ausgeschlossen. Dies führt zu einer höheren Genauigkeit und stellt sicher, dass jedes "Bestellbeispiel" korrekt mit seiner Anforderung übereinstimmt.

Ein weiterer bemerkenswerter Vorteil einiger automatisierter Bestellsysteme ist die bessere Sichtbarkeit jeder "Bestellung". Mit einem automatisierten System kann jede Transaktion von Anfang bis Ende in Echtzeit verfolgt werden. Dies führt zu einer verbesserten Entscheidungsfindung aufgrund von sofort verfügbarem Wissen und schnelleren Reaktionszeiten, wenn Probleme auftreten.

Fehlerbehebung bei häufigen Bestellproblemen

Selbst mit den besten Systemen kann es bei Bestellungen zu Problemen kommen. Entscheidend ist, dass Sie über Strategien verfügen, um diese Probleme schnell und wirksam zu lösen. Dazu gehören eine regelmäßige Kommunikation mit den Lieferanten, eine sorgfältige Buchführung und ein klares Verfahren zur Beilegung von Streitigkeiten.

Die häufigsten Fragen und Probleme, die während des Bestellvorgangs auftreten können, sind

1. Falsche Daten: Ein immer wiederkehrendes, fehleranfälliges Problem, wie z.B. falsche Artikelangaben, Mengen, Preise oder Lieferantendetails, das bei der Bearbeitung einer Bestellung auftritt.
2. Verzögerungen: Zeitprobleme wie verspätete Bestellungen, die zu einer verspäteten Lieferung oder einem verspäteten Wareneingang nach den festgelegten Fristen führen.
3. Unstimmigkeiten bei der Genehmigung: Nicht genehmigte oder unvollständige Genehmigungsverfahren, die nicht den etablierten Unternehmensprotokollen entsprechen, die für die Erstellung einer Bestellung unerlässlich sind, sind keine Seltenheit.
4. Lieferantenmanagement: Probleme bei der Einholung korrekter Preise von Lieferanten oder nicht strikte Einhaltung der vereinbarten Vertragsbedingungen.
5. Bestandskontrolle: Eine Überbevorratung in Erwartung einer erhöhten Nachfrage oder eine Unterbevorratung, die zu Produktionsstillständen führt, sind keine unbekannten Probleme, die sich aus einer unsachgemäßen Bestandskontrolle ergeben.

Strategien und Lösungen zur Beilegung von Auftragsdiskrepanzen oder Streitigkeiten im Bestellwesen

Reibungslose Transaktionen sind selten ein Zufallsprodukt, sondern das Ergebnis einer durchdachten Strategie in Verbindung mit bewährten Verfahren.

1. Geben Sie die richtigen Daten ein: Achten Sie darauf, genaue Daten einzugeben, um Fehler zu vermeiden.
2. Bestellungen pünktlich einreichen: Halten Sie sich an Fristen oder nutzen Sie die Automatisierung für schnellere Bestellungen.
3. Genehmigungen einhalten: Befolgen Sie die Genehmigungsregeln, um Fehlkäufe zu vermeiden.
4. Lieferantenbeziehungen aufbauen: Gute Beziehungen zu Lieferanten lösen Probleme und bauen langfristige Beziehungen auf.
5. Automatisierte Bestandskontrollen: Verwenden Sie automatisierte Systeme zur leichteren Bestandskontrolle und zur Vermeidung von Über- und Unterbeständen.

Auch wenn Erfahrung wertvoll ist, können diese Strategien dazu beitragen, häufige Probleme mit Bestellungen zu überwinden.

Ihre nächsten Schritte

Es liegt auf der Hand, dass Bestellungen ein wichtiges Instrument für Unternehmen sind. Sie bieten eine klare Aufzeichnung von Transaktionen, helfen bei der Verwaltung von Einkäufen und bieten rechtlichen Schutz.

Wenn Unternehmen den Bestellprozess verstehen, die richtigen Tools wählen und bewährte Verfahren befolgen, können sie ihre Abläufe rationalisieren, Fehler reduzieren und starke Beziehungen zu Lieferanten aufbauen.

Bei Payhawk ist unsere Procure-to-Pay-Automatisierung Teil einer kompletten Ausgabenmanagementlösung, die Kunden hilft, Zeit und Geld zu sparen und Fehler zu vermeiden. Erfahren Sie hier mehr über Procure-to-Pay-Automatisierung.