Le guide pour une bonne gestion des cartes d’entreprise multi-devises

Chez Payhawk, nous ne proposons pas de cartes multi-devises traditionnelles, mais des cartes d’entreprise qui s’adaptent à une gestion des dépenses multi-entités. En voici les avantages :

• Paiements gratuits par carte dans sept devises (y compris GBP, EUR, USD, BGN, RON, DKK et PLN)
• Taux de change compétitifs
• Sécurité de la carte améliorée
• Possibilité de payer en ligne ou hors ligne
• Émission de carte virtuelle ou physique
• Gestion automatisée des dépenses (y compris la saisie et le suivi des reçus)
• Rapprochement en temps réel avec logiciel comptable et ERP
• Contrôles des dépenses intégrés pour une conformité à la politique de dépenses
• Gestion multi-entités et Tableau de bord de groupe
• Et bien plus encore

Lorsque vous dépensez et réconciliez dans plusieurs entités, il est essentiel d’avoir une solution qui simplifie le processus. Comme Eduardo Felipez, Comptable de Gestion chez Heroes, le décrit :

« Nous avons cinq entités, avec environ 300-500 dépenses par mois dans la société mère. Auparavant, il me fallait une journée entière par entité pour examiner, importer et exporter et mettre les dépenses dans le bon format. Avec l'intégration native de Payhawk à NetSuite, je n’y passe plus qu'une heure par jour. C’est une aide considérable. »

Cartes multi-devises pour les entreprises : comment fonctionnent-elles ?

Si votre entreprise évolue dans un contexte international, vous avez sûrement recours à l’envoi ou à la réception de paiements professionnels dans plusieurs devises. Les cartes internationales facilitent grandement les transactions commerciales mondiales car elles convertissent automatiquement les devises lors des transactions.

Alors comment fonctionne une carte multi-devises ? C’est très simple : elle convertit automatiquement les fonds d'une devise à une autre lors de la réalisation et de la réception de transactions commerciales. Les cartes multi-devises s’avèrent être particulièrement pratiques pour les frais de déplacements professionnels et pour les entreprises qui disposent d’entités dans plusieurs pays.

Comment choisir la bonne solution de cartes professionnelles

Choisir une institution financière fiable et digne de confiance est crucial pour l’émission de carte multi-devises. Avant d’arrêter sa décision sur une solution, évaluez d’abord vos besoins commerciaux.

Voici quelques éléments à prendre en compte :

• Dans combien d'entités gérez-vous des dépenses ?
• De quels contrôles de dépenses avez-vous besoin ?
• Votre fournisseur de cartes multi-devises propose-t-il une solution de gestion des dépenses pour une gestion financière plus efficace ?

Une fois que vous avez les réponses à ces questions, tournez-vous vers des fournisseurs qui proposent des cartes professionnelles adaptées à vos besoins. Comparez les taux de change, évaluez l’interface de chaque solution et vérifiez les différentes intégrations disponibles avec votre ERP ou votre logiciel comptable.

Ensuite, assurez-vous que les cartes proposées disposent d’un bon taux d’acceptation à travers le monde, et qu’elles disposent de fonctionnalités utiles pour votre entreprise. Par exemple, si vous souhaitez émettre des cartes virtuelles, informez-vous sur les délais d’émission et de disponibilité de ces cartes. Ou, si vous souhaitez un rapprochement en temps réel, assurez-vous que votre fournisseur propose un appareil photo IA pour la saisie des notes de frais et des interactions ERP natives à des solutions comme NetSuite. Et surtout, portez une attention particulière à la sécurité de vos données.

Prenez le temps d’explorer les différentes options, car trouver un fournisseur qui répond à tous vos besoins vous fera économiser du temps, de l’argent et vous offrira une meilleure visibilité financière.

De quels documents ai-je besoin pour demander une carte multi-devises ?

Pour ouvrir un compte multi-devises, vous aurez besoin des documents et informations suivants :

• Adresse professionnelle,
• Pièce d'identité (propriétaire d'entreprise ou représentant autorisé),
• Documentation juridique prouvant que votre entreprise existe (ex : certificat d’immatriculation de société),
• Certaines institutions financières exigent un business plan ou la raison de votre demande de carte multi-devises, ou parfois aussi, les statuts financiers tels que des relevés bancaires ou des déclarations de revenus pour justifier d’une bonne situation financière.

Limites des cartes multi-devises traditionnelles

Bien qu'il s'agisse d'un moyen pratique pour effectuer des dépenses, les cartes multi-devises présentent un certain nombre de limites :

• Les cartes disposent généralement d’une limite de dépense minimale/maximale
• Vous pourriez être facturé sur les retraits DAB
• Certaines cartes multi-devises facturent des frais de change d'environ 3 %
• Toutes les catégories de fournisseurs ne sont pas prises en charge, comme les négociants en métaux précieux par exemple

Comment configurer les cartes d'entreprise Payhawk et effectuer des dépenses dans plusieurs devises

Même si nous ne proposons pas de carte multi-devises traditionnelle, vous pouvez ouvrir des comptes et émettre des cartes pour des paiements locaux gratuitement dans sept devises (GBP, EUR, USD, BGN, RON, DKK, et PLN). De plus, nos cartes Visa d’entreprise vous permettent d’effectuer des transactions avec plus de 46 millions de commerçants dans le monde entier, en profitant du plus bas niveau de taux de change du secteur.

Associées à une solution de gestion des dépenses innovante, nos cartes permettent aux entreprises de tirer le meilleur parti de leurs paiements transfrontaliers :

• Bénéficiez d’une gestion des dépenses multi-entités sur une seule plateforme
• Effectuez des transactions instantanées dans sept devises prises en charge (GBP, EUR, USD, BGN, RON, et désormais DKK et PLN)
• Configurez des cartes physiques et virtuelles pour vos salariés
• Effectuez des achats professionnels à l’aide d’Apple Pay et de Google Pay
• Intégrez votre ERP en toute transparence ainsi que votre logiciel de gestion comptable (Microsoft, QuickBooks, Xero, et plus)
• Suivez les dépenses en temps réel, définissez des limites de carte et des workflows personnalisés, et gelez les cartes instantanément si besoin

Configurer les cartes Payhawk

La configuration de vos cartes d’entreprise avec Payhawk est simple. Voici le détail des étapes à suivre :

1. Émettez instantanément des cartes professionnelles virtuelles ou faites-vous livrer rapidement vos cartes physiques, où que vous soyez
2. Activez vos cartes et associez votre ou vos compte(s) bancaire(s) à l'application
3. Rechargez votre compte Payhawk en quelques secondes
4. Commencez à utiliser vos cartes !

Monitorer les transactions de toutes les entités

Si vous êtes une entreprise internationale, vous savez que pouvoir surveiller et suivre toutes les transactions commerciales à travers des entités multiples est essentiel. En gérant les entités séparément, vous risquez de n’obtenir qu’une vue partielle des finances de l'entreprise, ce qui vous expose à un manque de contrôle et beaucoup de travail manuel fastidieux.

Grâce à notre solution, vous pouvez monitorer efficacement les soldes, les taux de change et les transactions commerciales en temps réel et sur plusieurs clusters d'entreprises, le tout sur une seule et même plateforme.

La gestion multi-entités en action

Avec Payhawk, le Groupe GDS peut désormais suivre ses dépenses à l'échelle mondiale grâce à nos fonctionnalités de gestion multi-entités.

L’entreprise dispose de bureaux au Royaume-Uni, aux États-Unis et en Europe, et avait besoin de superviser facilement les dépenses dans toutes les entités en temps réel.

« Payhawk était l’une des rares solutions à fonctionner aux États-Unis, au Royaume-Uni et dans d’autres régions, ce qui a été une victoire majeure pour nous » - Nick Millard, VP Finance du Groupe GDS.

Faciliter les transactions internationales

Donnez à vos salariés l'opportunité de mieux gérer leurs dépenses grâce à des règles et des contrôles personnalisables. Avec Payhawk, vous pouvez émettre des cartes physiques et virtuelles. La gestion de ces dernières est facilitée par l’implémentation de workflows d'approbation, de limites de dépenses, de blocages des retraits DAB excessifs, de la possibilité de les geler etc.

Avec nous, il est infiniment plus facile de gérer toutes les dépenses de l’entreprise grâce à un tableau de bord unique, mais vous pouvez également profiter des taux de change les plus bas de l’industrie.

Choisissez Payhawk pour vos cartes d’entreprise

Avec les cartes Payhawk, et grâce à l’ajout récent de la couronne danoise et du zloty polonais, vous pouvez désormais enregistrer vos entités danoises et polonaises pour gérer vos dépenses mondiales.

Programmez une démo pour échanger avec nos experts.