Cómo mejorar la eficiencia con la gestión de gastos automatizada

Se suele decir que el tiempo es oro. Para las empresas, esto es totalmente cierto. Tu tiempo (y el de tus compañeros) es muy valioso, por eso debes dedicarlo a tareas que resulten productivas para la empresa. Lo mires por donde lo mires, la gestión de gastos manual lleva tiempo. Quizá ya te hayas visto en la situación de enviar informes de gastos a los miembros de tu equipo y tener que esperar a que te envíen la información correspondiente para poder completar un reembolso. O puede que todavía sigas comprobando varias veces los informes de gastos, lo que puede resultar tedioso y dar lugar a errores. La buena noticia es que hay una solución sencilla. Una vez que tu empresa automatice este proceso, ahorrarás tiempo, dinero y esfuerzos.

Primeros pasos hacia la gestión de gastos inteligente

Supongamos que tu empresa ya no envía informes de gastos de un lado a otro ni depende de hojas de cálculo. Puede que ya hayas dado el primer paso y utilices software de gestión de gastos y tarjetas bancarias para empresas. Lamentablemente, en estos casos sigue siendo necesario realizar mucho trabajo manual: hay que iniciar sesión en múltiples plataformas, introducir informes, enviar facturas y cuadrar las cuentas manualmente en distintos sistemas. Los gestores de finanzas afirman que esta manera de trabajar supone dedicar más de una hora al día a controlar los gastos de empresa. Sin embargo, no tiene por qué ser así. La gestión de gastos automatizada elimina las repetitivas tareas manuales, lo que puede ahorrarte horas a lo largo de la semana.

«Desde que hemos empezado a utilizar Payhawk para la gestión de gastos, nos ahorramos unas dos horas al día y hasta dos días para cerrar la contabilidad. Esto libera tiempo para otras tareas más importantes», afirma Magdalena Velikova, clienta de Payhawk y directora de finanzas de AIOPSGROUP.

Aprovecha las oportunidades de gestión de gastos

Érase una vez una empresa que dependía de recibos en papel, hojas de cálculo y correos electrónicos. Después de que sus empleados rellenaran todo el papeleo, los gestores tenían que revisar cada informe para asegurarse de que todo estuviera en orden. Este proceso suponía horas y horas de trabajo comprobando recibos para asegurarse de que se ajustaran a la política de gastos de la empresa. El problema con este método es que recibir, reunir, registrar y comprobar los gastos llevaba mucho tiempo.

Si eres el director de finanzas o el CFO de una gran empresa o una PYME, seguramente hayas tenido (o sigas teniendo) que hacer frente a estos procesos en algún momento de tu carrera. Sin embargo, existen dos motivos de peso por los que la gestión de gastos manual debería ser cosa del pasado:

• Las empresas pierden más de 10 mil millones de euros al año como consecuencia de gastos de empresa mal registrados o sin registrar. Es una gran cantidad de dinero malgastada en gastos innecesarios o, peor aún, ingresos no contabilizados. Un buen ejemplo es la empresa alemana de servicios de automoción ATU: durante su primer año utilizando Payhawk como su software de gestión de gastos (con tarjetas para empresas y sistema de gestión de gastos), ahorraron aproximadamente 2 millones de euros en devoluciones del IVA. Antes de utilizar Payhawk, siempre les faltaban recibos y les costaba recuperar el IVA.
• Además, la gestión de gastos tradicional también requiere mucho tiempo y esfuerzo por parte de los empleados. Implica muchos procesos distintos, lo que dificulta el seguimiento adecuado de los gastos de empresa. Los empleados deben introducir todos los gastos manualmente, y esperar la aprobación de los directores y contables antes de que se les reembolsen.

Estos procesos no solo llevan mucho tiempo, sino que además aumentan el riesgo de que se produzcan errores humanos. Los empleados suelen cometer errores al introducir datos, y la cantidad de tiempo que deben dedicarle puede resultar muy frustrante. Este esfuerzo manual consume un tiempo muy valioso y termina por afectar a la motivación del personal, ya que llevar un registro de los gastos y recibir reembolsos a tiempo puede resultar complicado.

Muchas empresas están optando por aplicaciones de gestión de gastos automatizadas para resolver estos problemas y ahorrar dinero. Pero, ¿cómo funcionan exactamente estos sistemas de gestión de gastos? Y sobre todo, ¿cómo pueden ayudar a tu empresa?

Cómo mejorar la eficiencia con la gestión de gastos automatizada

Tanto si se trata de un pequeño negocio como de una gran empresa, es fundamental llevar un registro de todos los recibos y facturas y asegurarse de que todo esté contabilizado. Además, si tus empleados deben enviar sus gastos, tu misión es proporcionarles la mejor forma de hacerlo.

La gestión de gastos automatizada te ayudará en todos estos aspectos. En Payhawk, funciona de la siguiente manera:

1. Crea una cuenta para cada persona de la empresa que vaya a utilizar una tarjeta Visa para empresas, ya sea física o virtual. Los usuarios de estas tarjetas tendrán acceso a la plataforma y podrán utilizarla para enviar sus gastos.
2. Los empleados informan de sus gastos a través de la plataforma, que emplea un sistema OCR para recopilar todos los datos, crea automáticamente una entrada de gastos en su cuenta y concilia automáticamente el resto de las cuentas.
3. Una vez que el empleado haya enviado los datos, ya no tendrá que hacer nada más. En caso de que tenga que sacar una foto de un recibo y cargarla en el sistema (o cargar una factura), la aplicación de gestión de gastos le enviará un recordatorio automático.

Este proceso permite ahorrar tiempo, ya que los empleados se evitan constantes idas y venidas con el equipo de contabilidad en relación con los gastos y las facturas.

Mejores tarjetas y políticas de gasto

Tus tarjetas de empresa son igual de importantes que tu software de gestión de gastos. En un mundo perfecto, tu solución de gestión de gastos debería incluir tarjetas de empresa, software de gestión de gastos, extracción automática de datos, contabilidad, integraciones ERP y gestión de facturas, entre otros, todo en un mismo sitio (al estilo Payhawk).

Estos son nuestros mejores consejos:

Utilizar tarjetas de empresa en lugar de tarjetas personales

Cuando los empleados utilizan sus propias tarjetas de crédito para gastos de empresa, resulta más complicado saber qué están comprando y dónde lo están comprando. Las tarjetas de empresa suponen una gran ventaja, ya que los empleados no tendrán que utilizar sus tarjetas personales. Además, las tarjetas de empresa permiten supervisar y controlar mejor los gastos, siempre que se utilicen en combinación con una aplicación inteligente de gestión de gastos.

Unificar las políticas entre departamentos

El software de gestión de gastos automatizado te permite crear políticas estándar para todos los empleados, de manera que todos estén en sintonía a la hora de presentar gastos para su reembolso. Esto reduce la confusión entre los empleados y permite que los directores aprueben más rápidamente las solicitudes de gastos o reembolsos, porque saben exactamente lo que esperar de cada departamento.

Crear plantillas basadas en aprobaciones anteriores:

Si hay empleados que siempre suelen tener los mismos gastos (por ejemplo, subalternos que tienen una dieta diaria para gastos), puedes crear plantillas en el sistema en base a gastos anteriores.

Dada la competencia actual en el mercado, tu empresa debe ir siempre un paso por delante. Automatizar la gestión de gastos puede contribuir a ello de dos maneras: 1) proporcionándote una mayor visibilidad para tomar decisiones inteligentes y estratégicas. Y 2) ahorrándote tiempo para aumentar tu productividad. Un buen ejemplo es Essentia Analytics, un cliente de Payhawk que redujo el tiempo necesario para el cierre del mes de diez a cinco días. El equipo de finanzas ahorró tanto tiempo que su analista financiero ha podido dedicar el 50 % de su tiempo a prestar asistencia al equipo comercial.

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