Comment automatiser son process Procure-to-Pay ?

Qu'il s'agisse de suivre les demandes d’achat dans plusieurs systèmes, de faire correspondre les factures entrantes ou de s'assurer que les données sont exactes et respectent les seuils préétablis pour éviter les dépenses excessives, la gestion des Achats (ou Procurement) est parfois l’équivalent d’un labyrinthe pour les équipes Finance et Achats.

Pour remédier à cela, Payhawk propose désormais une solution d’automatisation du Procure-to-Pay.

Notre nouveau système de bons de commande - associé à notre solution automatisée de factures fournisseurs - vous permet de rationaliser vos opérations de Procurement, d'éviter les erreurs humaines, de détecter les écarts, de contrôler les dépenses et d'effectuer vos paiements fournisseurs, le tout sur une seule et même plateforme.

Vous ne savez toujours pas si l'automatisation du Procurement et des factures fournisseurs est faite pour vous ? Découvrez ci-dessous les cinq principaux obstacles à une bonne gestion des Achats et découvrez comment Payhawk peut vous aider à rationaliser vos processus pour réduire le risque d’erreur et garder le contrôle sur vos dépenses d’entreprise.

Les cinq obstacles à une bonne gestion des Achats

Est-ce si grave de ne pas utiliser une solution qui automatise votre processus de Procurement ? En un mot, oui.

Vous risquez de ralentir le processus d'approbation, de provoquer des erreurs et des retards dans le traitement des achats de l'entreprise, et de créer une responsabilité opaque là où vous devriez avoir une transparence totale. Mis bout à bout, ces problèmes ont un impact direct sur votre entreprise, car une mauvaise visibilité des dépenses peut engendrer de mauvaises décisions. L'absence d'automatisation des workflows d’approbation peut quant à elle entraîner des dépenses inconsidérées et une augmentation des coûts.

Par ailleurs, le temps que vous et votre équipe financière consacrez aux tâches manuelles pourrait être mieux utilisé, pour trouver de nouvelles opportunités de réduction des coûts ou mettre en place de nouveaux processus par exemple.

Pour vous convaincre, voici les cinq principaux problèmes auxquels vous vous exposez sans solution de Procure-to-Pay :

1. Des processus inefficaces

S'appuyer sur des processus manuels pour les demandes d'achat, les approbations, les bons de commande et les factures n'est pas un moyen efficace de gérer et de superviser le process de Procurement. Souvent géré par plusieurs systèmes tiers déconnectés, cela rend difficile l'identification des goulots d'étranglement et ne permet pas d’obtenir une visibilité de bout en bout sur les achats de l'entreprise.

Notre solution automatise la majeure partie du processus de Procurement, ce qui supprime donc la saisie manuelle et réduit le risque d’erreur. Voici comment cela fonctionne avec Payhawk.

• Toutes les demandes d'achat sont soumises et organisées dans une base de données centralisée, ce qui vous permet de vérifier leur statut et d’identifier les prochaines étapes.
• Vous pouvez définir des workflows d'approbation personnalisés, en déterminant qui doit approuver les demandes d'achat avant de procéder à l'achat.
• Les personnes responsables de la validation de l’achat sont alors informées via une notification. Une fois que factures entrantes sont téléchargées dans Payhawk, nous les lions automatiquement aux bons de commande correspondants, et le système identifie tout écart entre la quantité livrée et le prix convenu à l'avance.
• Enfin, lorsque vous êtes prêt à payer votre fournisseur, vous pouvez le faire directement sur la plateforme Payhawk.

Par ailleurs, nous prenons en charge les paiements bancaires locaux gratuitement et bénéficions de tarifs avantageux pour les paiements internationaux, ce qui vous permet de payer vos fournisseurs dans différents pays. Avec Payhawk, vous pouvez rationaliser les achats de votre entreprise, de la demande d’achat au paiement, au sein d'une seule et même plateforme.

2. Des dépenses non autorisées

Les dépenses non contrôlées peuvent entraîner des problèmes de trésorerie, rendant impossible les prévisions et la planification des budgets. Vous risquez également de trop dépenser, au point de devoir remanier les budgets et les ressources pour couvrir les dépenses prévues.

Avec Payhawk, vous pouvez contrôler toutes les dépenses grâce à des workflows d'approbation intégrés au processus de Procurement et à l'automatisation des limites et des écarts. Toute dépense ou anomalie dépassant une certaine limite est signalée.

3. Des cycles d'approbation longs et complexes

La recherche manuelle de bons de commande peut entraîner des retards et des goulots d'étranglement inutiles. Dans certains cas, vous pouvez soumettre une demande via une solution tierce telle que Jira, puis obtenir des approbations par e-mail ou Slack, ce qui entraîne des délais pour obtenir les approbations et un manque de transparence sur l'ensemble du processus.

En automatisant le processus d'approbation et en exploitant des workflows d'approbation personnalisés, vous pouvez considérablement accélérer l’ensemble du processus : la bonne personne (ou chaîne de personnes) examine rapidement les demandes tout en conservant une trace de ce qui a été approuvé.

Chez Payhawk, notre plateforme propose des workflows d'approbation et de paiement hautement personnalisables pour résoudre les problèmes ci-dessus. Ces flux vous permettent d'adapter la chaîne d'approbation à votre processus interne et à la structure de votre entreprise, en vous laissant choisir entre des personnes spécifiques, des chefs d'équipe, des responsables de centres de coûts, des responsables de sites ou encore des chefs de projet comme approbateur requis.

Mais ce n'est pas tout. Vous pouvez également créer des workflows d'approbation avancés, exigeant que plusieurs personnes approuvent une dépense ou une demande, de manière séquentielle ou non, avant de la faire passer à l'étape suivante.

4. Des difficultés dans l’identification des écarts de quantité et de montant

Les retards de paiement sont généralement dus à des processus manuels pour le rapprochement des factures fournisseurs, des reçus et des commandes.

Notre solution Procure-to-Pay permet de remédier à cela grâce à des fonctionnalités telles que le rapprochement à 3 facteurs ou encore l’identification automatique des écarts. De cette façon, vous accélérez l’ensemble du processus de saisie et de comparaison des données, et évitez les erreurs.

Notre technologie OCR (reconnaissance optique de caractères) examine les bons de commande, les reçus et les factures et extrait toutes les informations vers Payhawk tout en faisant correspondre les détails de tous les documents.

5. Un manque de rationalisation

Les données doivent être précises et cohérentes d'un service à l'autre, faute de quoi la gestion et l'optimisation du processus Procure-to-Pay deviennent difficiles.

Chez Payhawk, nous standardisons et centralisons tous les processus de dépenses de l'entreprise. De l'automatisation des factures fournisseurs à la rationalisation de la gestion des fournisseurs, nous garantissons à toutes les parties des processus standardisés, générant des résultats cohérents.

Notre solution Procure-to-Pay effectue toutes les tâches lourdes tout au long du processus de gestion des fournisseurs, pour que vous n'ayez pas à le faire.

Les avantages du Procurement avec Payhawk

Chez Payhawk, nous aidons déjà des clients dans plus de 32 pays à optimiser la gestion de leurs dépenses avec l’automatisation des factures fournisseurs, y compris la saisie et la gestion des factures, des workflows d'approbation pour les factures, les paiements internationaux, et plus encore.

Par ailleurs, nous proposons désormais un système de bons de commande qui permet de gagner du temps et d'améliorer le contrôle. En tant qu'utilisateur, vous pouvez :

1. Soumettre des demandes d'achat au sein de la plateforme
2. Mettre en place des workflows d'approbation pour les demandes d'achat
3. Créer des bons de commande après approbation
4. Effectuer des rapprochements à deux ou trois niveaux entre les factures, les bons de commande et les bons de réception.
5. Identifier les écarts dans la quantité de biens ou de services reçus et/ou dans le montant du paiement.

Vous voulez aller plus vite, réduire les erreurs et mieux contrôler vos dépenses ? Grâce à nos fonctionnalités de gestion des factures fournisseurs et à notre système de bons de commande, c'est possible (et tout cela, sur une seule et même plateforme).

Comment fonctionne le Procure-to-Pay avec Payhawk ?

Notre nouvelle fonctionnalité de Procure-to-Pay est très simple à utiliser. Voici les principales étapes du process :

1. Mise en place

Vous pouvez personnaliser la configuration de vos bons de commande, notamment en choisissant un préfixe de commande et un numéro, tout en conservant la même structure pour toutes les bons de commandes. Vous pouvez également définir les "catégories de commandes" pour lesquelles des accusés de réception sont requis et définir des règles d'écart pour les commandes dépassant un certain montant.

2. Création de workflows d'approbation pour les demandes d'achat

Vous pouvez définir des workflows d'approbation en fonction du montant de la demande d'achat, afin de vous assurer que la bonne personne au bon niveau prend les décisions importantes en matière de dépenses. Cela permet de limiter les dépenses inutiles et de maîtriser les coûts.

3. Soumission d'une demande d'achat

L'interface de Payhawk permet aux utilisateurs de soumettre facilement une demande d'achat, en les invitant à joindre le devis pour approbation. Le demandeur a ensuite la possibilité d'examiner toutes les informations relatives à la demande d'achat avant de la soumettre pour approbation.

4. Approbation d'une demande d'achat

L'approbateur reçoit alors la vue ci-dessous de la demande d'achat. Les informations sur le fournisseur sont clairement affichées, ce qui permet de gagner du temps et de ne pas avoir à déchiffrer les détails. L'approbateur peut simplement sélectionner "approuver" ou "refuser".

5. Soumission de la facture pour paiement

Dans chaque fenêtre, l'approbateur et le demandeur peuvent consulter l'historique de la commande, depuis sa création jusqu'à sa soumission et son approbation. Une fois la demande d'achat approuvée et le bon de commande créé, il est temps de télécharger la facture.

6. Lier la facture au bon de commande

Lorsque vous recevez la facture, il vous suffit de cliquer sur "Ajouter une facture" dans le coin supérieur droit de la fenêtre ; vous serez alors invité à sélectionner le numéro du bon de commande correspondant pour le lier correctement.

Des bénéfices qui vont plus loin que l'automatisation des achats

L'automatisation rationalisée et efficace du Procure-to-Pay n'est qu'une des nombreuses cordes à notre arc. Notre solution de gestion des dépenses vous permet d'obtenir bien plus, à commencer par les 7 bénéfices listés ci-dessous :

Optez pour une solution complète

Notre plateforme propose de nombreuses solutions pour optimiser tous vos processus financiers : cartes d'entreprise (de débit ou de crédit), gestion des notes de frais, gestion multi-entités, intégrations ERP… Nous disposons de toutes les fonctionnalités dont vous avez besoin pour superviser les finances et les processus de l'entreprise, contrôler les dépenses et obtenir une visibilité en temps réel.

Dépensez dans le monde entier en toute confiance

Nos cartes Visa facilitent la gestion des dépenses, que ce soit au niveau national ou international : vous pouvez permettre à vos salariés de gérer leurs propres dépenses, selon une politique de dépenses préétablie, où qu'ils se trouvent dans le monde.

Intégrez votre ERP ou votre logiciel comptable

Nous vous permettons d'intégrer facilement vos systèmes ERP et comptables, afin de gagner en visibilité sur toutes vos dépenses. De NetSuite à Microsoft Dynamics en passant par Exact Online, importez tout, des codes fiscaux aux plans comptables, et automatisez les rapprochements bancaires et la récupération de la TVA.

Suivez vos émissions de CO2 avec Payhawk Green

La collecte de données sur l’empreinte carbone de votre entreprise est facilitée par Payhawk Green. En suivant vos émissions de CO2 grâce à notre logiciel, vous pouvez mieux comprendre et mesurer l’impact environnemental de vos dépenses par carte de débit ou de crédit.

Faites le choix d’une solution qui bénéficie de l’agrément d’Établissement de Monnaie Électronique

L’agrément d’Établissement de Monnaie Électronique (EME) signifie que nous pouvons fournir à nos clients des services de monnaie électronique, y compris des comptes IBAN, des cartes de débit et de crédit, des virements bancaires, des opérations de change, ainsi que des services d'initiation de paiement (PIS) et des services d'information sur les comptes (AIS).

Payhawk est membre principal de Visa Europe

En tant que membre principal de Visa Europe, nous pouvons émettre des cartes Visa (de débit ou de crédit) directement, sans l'intervention d'un tiers. Cela permet d'améliorer la fiabilité et l’efficacité du service pour nos clients professionnels.

Conclusion

La gestion manuelle de vos processus de Procurement vous expose à des inefficacités et à des erreurs, ralentissant inutilement vos équipes.

Mais avec un logiciel de gestion des dépenses comme Payhawk, vous pouvez maintenir de bonnes relations avec vos fournisseurs, réduire les dépenses superflues, et obtenir une visibilité sur vos dépenses, en temps réel, à travers de multiples entités.

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