De Procurement AI Agent is een AI-tool waarmee je rechtstreeks in het Payhawk-webportaal, de app of Slack (MS Teams binnenkort beschikbaar) aanvragen kunt aanmaken en beheren als je Payhawk-account gekoppeld is aan het communicatiekanaal door een Payhawk Beheerder van je bedrijf. De AI Agent implementeert de belangrijkste functies van het inkoopsysteem van Payhawk naar de dagelijkse workflows van je bedrijf, zodat je aanvragen kunt afhandelen zonder tussen verschillende tools hoeft te switchen.
Medewerkers kunnen aanvragen indienen met behulp van vooraf geconfigureerde aanvraagtypen en de AI Agent begeleidt hen door het proces om ervoor te zorgen dat alles in overeenstemming is met de workflows van je bedrijf. Zodra ze een aanvraag hebben ingediend, ontvangen medewerkers in real time updates over de status ervan, inclusief goedkeuringen, afwijzingen, opmerkingen of vereiste acties, zodat ze op elk gewenst moment de status en geschiedenis van hun aanvraag kunnen controleren.
Als je niet precies weet wat de Procurement AI Agent voor je kan doen, kun je het hem rechtstreeks vragen.
Veelvoorkomende uitdagingen bij inkoopbeheer
Inkoopteams krijgen vaak te maken met problemen bij het inkopen van de goederen en diensten die nodig zijn voor de bedrijfsvoering. De meest voorkomende uitdagingen die de inkoopactiviteiten kunnen verstoren en de bedrijfsprestaties kunnen beïnvloeden, zijn:
Onnauwkeurige gegevensregistratie als gevolg van handmatige gegevensinvoer, wat leidt tot fouten en inefficiëntie.
Inefficiënte handmatige processen voor het afhandelen van inkooptaken, waardoor de werkzaamheden vertraging oplopen.
Gebrek aan controle en zichtbaarheid, met als gevolg niet-goedgekeurde of niet-contractuele aankopen.
Budgetbeperkingen en overbesteding, waardoor de financiën onder druk komen te staan en inkoopactiviteiten worden verstoord.
De Procurement AI Agent van Payhawk pakt deze uitdagingen aan door belangrijke inkoopprocessen te automatiseren, zoals het volgen van aanvragen, het verzamelen van facturen en goedkeuringsworkflows. Hierdoor hoeft er minder werk handmatig te worden uitgevoerd en verbeteren de nauwkeurigheid van gegevens en de zichtbaarheid en controle over de hele inkoopcyclus. Zo kunnen teams efficiënter werken en weloverwogen beslissingen nemen.
De belangrijkste functies
De Procurement AI Agent helpt processen te stroomlijnen en de efficiëntie in verschillende gevallen te verbeteren.
Functionaliteit | Mogelijkheid |
Aanvragen en hulp via de chatfunctiein Slack | Medewerkers kunnen rechtstreeks in Slack aanvragen opstellen en indienen met behulp van een geleide, conversationele interface. De Procurement AI Agent verzamelt alle benodigde informatie, zoals categorie, aangepaste velden of itemdetails, via chat, links of geüploade afbeeldingen en documenten. Hierdoor kunnen gebruikers zich houden aan het proces van hun dagelijkse workflow en er tegelijkertijd voor zorgen dat alle vereiste gegevens worden vastgelegd voordat ze een aanvraag indienen. De Procurement AI Agent kan ook veelgestelde vragen beantwoorden, zoals Wat is de status van de bestelling van mijn laptop? of Wie moet deze aanvraag goedkeuren? Zo kunnen medewerkers snel informatie vinden zonder e-mails of portals door te hoeven spitten. |
Gegevens vastleggen met AI | De geïntegreerde AI haalt gegevens uit afbeeldingen, bestanden, URL's en de chatconversatie zelf, waardoor je gegevens niet meer handmatig hoeft in te voeren en de nauwkeurigheid wordt gewaarborgd, omdat velden van de aanvraag automatisch worden ingevuld. Zo gaat er minder mis en gebruik je een gecentraliseerde, betrouwbare gegevensbron voor inkoop. |
Procesverbetering | Eigenaars van aanvragen kunnen aanvragen indienen en aangewezen aanvragen direct in Slack goedkeuren, beoordelen, erop reageren of terugsturen naar hun eigenaars zonder dat ze toegang tot Payhawk hoeven hebben. De Procurement AI Agent stuurt geautomatiseerde herinneringen en statusmeldingen naar goedkeurders en de eigenaren van aanvragen, zodat vertragingen worden voorkomen en het goedkeuringsbeleid wordt nageleefd. |
Zichtbaarheid en controle van uitgaven in real time | Door workflows te automatiseren en gegevens nauwkeurig vast te leggen, verbetert de Procurement AI Agent de zichtbaarheid van bedrijfsuitgaven. Dit helpt bij het detecteren van ongeautoriseerde aanvragen, ondersteunt het bijhouden van budgetten en maakt betere besluitvorming mogelijk dankzij inzichten in real time. |
Budgetoverzicht en uitgavenoptimalisatie | De Procurement AI Agent ondersteunt de budgetcontrole door ervoor te zorgen dat alle inkoopaanvragen op de juiste manier worden gecategoriseerd, goedgekeurd en afgestemd op de bedrijfsprioriteiten. Door integratie met externe en ERP-systemen kunnen teams uitgavenpatronen in de gaten houden, kostenbesparende mogelijkheden identificeren en inkoopstrategieën proactief aanpassen. |
Geautomatiseerde functionele pariteit tussen Payhawk platforms | De Procurement AI Agent geeft je toegang tot alle inkoopfuncties van het Payhawk-webportaal en kan worden gebruikt in de Payhawk-app om volledige pariteit van functies op alle platforms te bieden. De AI Agent maakt dit allemaal nog beter. Hij begeleidt je stap voor stap, laat je chatten en interactief communiceren en werkt automatisch alle vereiste velden voor je bij, waardoor je gegevens niet meer handmatig hoeft in te voeren. Je kunt aanvragen beheren, in real time updates ontvangen en naadloos toegang krijgen tot de details van aanvragen, waardoor het proces veel eenvoudiger en intuïtiever wordt. |
Slimme assistentie | Hoewel de Procurement AI Agent dagelijkse "how‑to"‑ en algemene vragen niet direct kan beantwoorden, verwijst hij je door naar de Payments AI Agent. De Payments AI Agent zal je vervolgens rechtstreeks antwoorden met informatie uit de Payhawk Helpdesk. Als je een actie vraagt die onder een andere Payhawk AI Agent valt, laat de Procurement AI Agent je weten welke agent kan helpen. Die agent stuurt je vervolgens een bericht zodat je de taak kunt afronden. Bijvoorbeeld, als je de Procurement AI Agent vraagt om een reis naar Wenen te boeken, legt hij uit dat de Travel AI Agent verantwoordelijk is voor boekingen. De Travel AI Agent stuurt je daarna een bericht om het gesprek voort te zetten en te helpen met de boeking. Gebruikers hebben direct toegang tot de helpartikelen van Payhawk over alledaagse onderwerpen met betrekking tot vergoedingen en betalingen. |
Hoe de Procurement AI Agent werkt voor inkoopteams
Door de Procurement AI Agent te activeren, kunnen inkoopafdelingen processen op het gebied van inkoop stroomlijnen en in verschillende situaties efficiënter werken door middel van:
Updates in real time voor zowel aanvragers als goedkeurders, wat zorgt voor transparantie en snellere besluitvorming gedurende het inkoopproces.
Geautomatiseerde herinneringen via meerdere kanalen - zoals e-mail, reacties, pushmeldingen en Slack - om aanvragen en goedkeuringen zonder vertraging uit te voeren.
Beter toezicht op de workflow, kortere cyclustijden van het inkoopproces, minimale vertragingen bij goedkeuringen of communicatie met leveranciers en naleving van het inkoopbeleid.
Medewerkers kunnen aanvragen indienen zonder daarvoor een onboarding te doorlopen of over voorkennis van het inkoopproces te beschikken. Ze gaan naar de Procurement AI Agent, geven aan wat ze nodig hebben en de AI Agent leidt ze door elke stap.
Hoe de Procurment AI Agent werkt voor medewerkers
Met de integratie tussen Payhawk en Slack kunnen medewerkers naadloos reageren op slimme herinneringen vanuit Payhawk, onkosten indienen en aanvragen goedkeuren als ze deel uitmaken van een goedkeuringsworkflow.
Om optimaal te kunnen profiteren van de integratie, moeten medewerkers zich eerst verifiëren. Pas dan krijgt Slack toegang tot hun onkostengegevens. Meer informatie vind je in de Medewerkershandleiding over het activeren van de koppeling met Slack.
Dankzij de koppeling tussen Payhawk en Slack kunnen medewerkers het volgende doen:
Ze worden gevraagd om aanvragen te beoordelen of goed te keuren wanneer ze zijn toegewezen als beoordelaar of goedkeurder.
Aanvragen indienen en ze direct goedkeuren in chat met behulp van call to action-knoppen zonder te hoeven switchen naar een andere app.
Via een chatfunctie alle vereiste gegevens invoeren, zoals categorieën en aangepaste velden, zonder te hoeven switchen naar een andere app.
De Procurement AI Agent activeren
De Procurement AI Agent is splinternieuw en is beschikbaar in zowel de Payhawk-app als het webportaal.
De toegang van medewerkers tot de AI Agent in Slack is afhankelijk van of een Payhawk Beheerder binnen je bedrijf het communicatiekanaal in het Payhawk-webportaal heeft ingeschakeld vanuit instellingen > AI Office.
Verwerking van je gegevens
Meer informatie over hoe Payhawk persoonsgegevens verwerkt voor de Procurement AI Agent, vind je in de volgende documenten:
Wereldwijd privacybeleid - Heeft betrekking op persoonsgegevens waarvoor Payhawk optreedt als Gegevensverantwoordelijke.
Addendum Gegevensverwerking - Heeft betrekking op persoonsgegevens waarvoor Payhawk optreedt als Gegevensverwerker.