De Procurement AI Agent is een AI-tool waarmee je rechtstreeks in het Payhawk-webportaal, de app of Slack (MS Teams binnenkort beschikbaar) aanvragen kunt aanmaken en beheren als je Payhawk-account gekoppeld is aan het communicatiekanaal door een Payhawk Beheerder van je bedrijf. De AI Agent implementeert de belangrijkste functies van het inkoopsysteem van Payhawk naar de dagelijkse workflows van je bedrijf, zodat je aanvragen kunt afhandelen zonder tussen verschillende tools hoeft te switchen.
Medewerkers kunnen aanvragen indienen met behulp van vooraf geconfigureerde aanvraagtypen en de AI Agent begeleidt hen door het proces om ervoor te zorgen dat alles in overeenstemming is met de workflows van je bedrijf. Zodra ze een aanvraag hebben ingediend, ontvangen medewerkers in real time updates over de status ervan, inclusief goedkeuringen, afwijzingen, opmerkingen of vereiste acties, zodat ze op elk gewenst moment de status en geschiedenis van hun aanvraag kunnen controleren.
Als je niet precies weet wat de Procurement AI Agent voor je kan doen, kun je het hem rechtstreeks vragen.
Veelvoorkomende uitdagingen bij inkoopbeheer
Inkoopteams krijgen vaak te maken met problemen bij het inkopen van de goederen en diensten die nodig zijn voor de bedrijfsvoering. De meest voorkomende uitdagingen die de inkoopactiviteiten kunnen verstoren en de bedrijfsprestaties kunnen beĆÆnvloeden, zijn:
Onnauwkeurige gegevensregistratie als gevolg van handmatige gegevensinvoer, wat leidt tot fouten en inefficiƫntie.
Inefficiƫnte handmatige processen voor het afhandelen van inkooptaken, waardoor de werkzaamheden vertraging oplopen.
Gebrek aan controle en zichtbaarheid, met als gevolg niet-goedgekeurde of niet-contractuele aankopen.
Budgetbeperkingen en overbesteding, waardoor de financiƫn onder druk komen te staan en inkoopactiviteiten worden verstoord.
De Procurement AI Agent van Payhawk pakt deze uitdagingen aan door belangrijke inkoopprocessen te automatiseren, zoals het volgen van aanvragen, het verzamelen van facturen en goedkeuringsworkflows. Hierdoor hoeft er minder werk handmatig te worden uitgevoerd en verbeteren de nauwkeurigheid van gegevens en de zichtbaarheid en controle over de hele inkoopcyclus. Zo kunnen teams efficiƫnter werken en weloverwogen beslissingen nemen.
De belangrijkste functies
De Procurement AI Agent helpt processen te stroomlijnen en de efficiƫntie in verschillende gevallen te verbeteren.
Functionaliteit | Mogelijkheid |
Aanvragen en hulp via de chatfunctiein Slack | Medewerkers kunnen aanvragen rechtstreeks aanmaken en indienen in het Payhawk-webportaal, de mobiele app en Slack, met behulp van een begeleide, conversationele interface. De Procurement AI Agent verzamelt alle benodigde informatie, zoals categorie, aangepaste velden of artikeldetails, via chat, geplakte links of geĆ¼ploade afbeeldingen en documenten. Hierdoor kunnen gebruikers binnen hun voorkeurswerkwijze blijven, terwijl alle vereiste gegevens worden vastgelegd voordat de aanvraag wordt ingediend. De Procurement AI Agent kan ook veelgestelde vragen beantwoorden, zoals Wat is de status van de bestelling van mijn laptop? of Wie moet deze aanvraag goedkeuren? Zo kunnen medewerkers snel informatie vinden zonder e-mails of portals door te hoeven spitten. |
Gegevens vastleggen met AI | De geĆÆntegreerde AI haalt gegevens uit afbeeldingen, bestanden, URL's en de chatconversatie zelf, waardoor je gegevens niet meer handmatig hoeft in te voeren en de nauwkeurigheid wordt gewaarborgd, omdat velden van de aanvraag automatisch worden ingevuld. Zo gaat er minder mis en gebruik je een gecentraliseerde, betrouwbare gegevensbron voor inkoop. |
Procesverbetering | Door te chatten met de Agent kunnen aanvragers aanvragen indienen, en geautoriseerde medewerkers kunnen aanvragen goedkeuren, beoordelen, erop reageren of terugsturen naar de aanvrager. Aanvragers kunnen ook aanvragen indienen en goedkeurders kunnen aanvragen rechtstreeks goedkeuren in het Payhawk-webportaal en de mobiele app met de knoppen indienen en goedkeuren, die direct beschikbaar zijn wanneer je chat met de Agent in het product. De Procurement AI Agent stuurt geautomatiseerde herinneringen en statusmeldingen naar goedkeurders en aanvragers, waardoor vertragingen worden voorkomen en naleving van goedkeuringsbeleid wordt gewaarborgd. Zowel in het product als in Slack vat de Procurement Agent ook wijzigingen samen sinds de laatste goedkeuringsstap - bijvoorbeeld als een aanvraag opnieuw is ingediend of teruggegeven aan de aanvrager. |
Zichtbaarheid en controle van uitgaven in real time | Door workflows te automatiseren en gegevens nauwkeurig vast te leggen, verbetert de Procurement AI Agent de zichtbaarheid van bedrijfsuitgaven. Dit helpt bij het detecteren van ongeautoriseerde aanvragen, ondersteunt het bijhouden van budgetten en maakt betere besluitvorming mogelijk dankzij inzichten in real time. |
Budgetoverzicht en uitgavenoptimalisatie | De Procurement AI Agent ondersteunt de budgetcontrole door ervoor te zorgen dat alle inkoopaanvragen op de juiste manier worden gecategoriseerd, goedgekeurd en afgestemd op de bedrijfsprioriteiten. Door integratie met externe en ERP-systemen kunnen teams uitgavenpatronen in de gaten houden, kostenbesparende mogelijkheden identificeren en inkoopstrategieƫn proactief aanpassen. |
Geautomatiseerde functionele pariteit tussen Payhawk platforms | De Procurement AI Agent geeft je toegang tot alle inkoopfuncties van het Payhawk-webportaal en kan worden gebruikt in de Payhawk-app om volledige pariteit van functies op alle platforms te bieden. De AI Agent maakt dit allemaal nog beter. Hij begeleidt je stap voor stap, laat je chatten en interactief communiceren en werkt automatisch alle vereiste velden voor je bij, waardoor je gegevens niet meer handmatig hoeft in te voeren. Je kunt aanvragen beheren, in real time updates ontvangen en naadloos toegang krijgen tot de details van aanvragen, waardoor het proces veel eenvoudiger en intuĆÆtiever wordt. |
Slimme assistentie | Hoewel de Procurement AI Agent dagelijkse "howāto"ā en algemene vragen niet direct kan beantwoorden, verwijst hij je door naar de Payments AI Agent. De Payments AI Agent zal je vervolgens rechtstreeks antwoorden met informatie uit de Payhawk Helpdesk. Als je een actie vraagt die onder een andere Payhawk AI Agent valt, laat de Procurement AI Agent je weten welke agent kan helpen. Die agent stuurt je vervolgens een bericht zodat je de taak kunt afronden. Bijvoorbeeld, als je de Procurement AI Agent vraagt om een reis naar Wenen te boeken, legt hij uit dat de Travel AI Agent verantwoordelijk is voor boekingen. De Travel AI Agent stuurt je daarna een bericht om het gesprek voort te zetten en te helpen met de boeking. Gebruikers hebben direct toegang tot de helpartikelen van Payhawk over alledaagse onderwerpen met betrekking tot vergoedingen en betalingen. |
Hoe de Procurement AI Agent werkt voor inkoopteams
Door de Procurement AI Agent te activeren, kunnen inkoopafdelingen processen op het gebied van inkoop stroomlijnen en in verschillende situaties efficiƫnter werken door middel van:
Updates in real time voor zowel aanvragers als goedkeurders, wat zorgt voor transparantie en snellere besluitvorming gedurende het inkoopproces.
Geautomatiseerde herinneringen via meerdere kanalen, zoals e-mail, reacties, pushmeldingen en chat, om verzoeken en goedkeuringen zonder vertragingen door te laten gaan.
Beter toezicht op de workflow, kortere cyclustijden van het inkoopproces, minimale vertragingen bij goedkeuringen of communicatie met leveranciers en naleving van het inkoopbeleid.
Medewerkers kunnen aanvragen indienen zonder daarvoor een onboarding te doorlopen of over voorkennis van het inkoopproces te beschikken. Ze gaan naar de Procurement AI Agent, geven aan wat ze nodig hebben en de AI Agent leidt ze door elke stap.
Hoe de Procurment AI Agent werkt voor medewerkers
Zowel in het Payhawk-product (webportaal en mobiele app) als in Slack kunnen medewerkers naadloos reageren op slimme Payhawk-herinneringen en het volgende doen:
Gevraagd worden om aanvragen te beoordelen of goed te keuren wanneer ze zijn toegewezen als beoordelaar of goedkeurder.
Aanvragen rechtstreeks in het product of in Slack indienen en goedkeuren door te chatten met de Agent.
Alle vereiste details, zoals categorieƫn en aangepaste velden, invoeren via een conversationele chatflow zonder van app te wisselen.
De AI Agent is alleen beschikbaar in Slack als een Payhawk-beheerder bij jouw bedrijf het communicatiekanaal heeft ingeschakeld in het Payhawk-webportaal via Instellingen > AI Office.
Om de Payhawk-Slack-integratie volledig te benutten, moeten medewerkers zich eerst authenticeren en Slack toegang geven tot hun uitgavengegevens. Voor meer informatie, zie de werknemersgids voor het instellen van de Slack-verbinding.
De Procurement AI Agent activeren
De Procurement AI Agent is splinternieuw en is beschikbaar in zowel de Payhawk-app als het webportaal.
De toegang van medewerkers tot de AI Agent in Slack is afhankelijk van of een Payhawk Beheerder binnen je bedrijf het communicatiekanaal in het Payhawk-webportaal heeft ingeschakeld vanuit instellingen > AI Office.
Verwerking van je gegevens
Meer informatie over hoe Payhawk persoonsgegevens verwerkt voor de Procurement AI Agent, vind je in de volgende documenten:
Wereldwijd privacybeleid - Heeft betrekking op persoonsgegevens waarvoor Payhawk optreedt als Gegevensverantwoordelijke.
Addendum Gegevensverwerking - Heeft betrekking op persoonsgegevens waarvoor Payhawk optreedt als Gegevensverwerker.