De Procurement AI Agent is een AI-gestuurde assistent die medewerkers helpt om aanvragen te maken, te beheren en te volgen via een gesprek, zonder te wisselen tussen tools of afhankelijk te zijn van handmatige opvolging.
Door behoeften in gewone taal om te zetten in gestructureerde aanvragen, gegevens uit offertes of links te halen en gebruikers door elke stap van het intakeproces te begeleiden, maakt de AI Agent het eenvoudiger om vanaf het begin compliant aanvragen in te dienen. De agent houdt medewerkers ook op de hoogte met realtime updates over de status van aanvragen, goedkeuringen, opmerkingen en vereiste acties, zodat ze altijd kunnen zien waar een aanvraag staat en wat de volgende stap is.
Naast het indienen van aanvragen ondersteunt de AI Agent de bredere inkoopworkflow door teams te helpen leveranciers te beheren, facturen te koppelen, de ontvangst van goederen te bevestigen en aanvraaggerelateerde uitgaven en verplichtingen te controleren. Elke actie vindt plaats binnen de bestaande inkoopworkflows, goedkeuringsregels en budgetcontroles van uw bedrijf, waardoor het proces consistent, compliant en controleerbaar blijft.
Als je niet precies weet wat de Procurement AI Agent voor je kan doen, kun je het hem rechtstreeks vragen.
Veelvoorkomende uitdagingen bij inkoopbeheer
Inkoopteams krijgen vaak te maken met problemen bij het inkopen van de goederen en diensten die nodig zijn voor de bedrijfsvoering. De meest voorkomende uitdagingen die de inkoopactiviteiten kunnen verstoren en de bedrijfsprestaties kunnen beïnvloeden, zijn:
Onnauwkeurige gegevensregistratie als gevolg van handmatige gegevensinvoer, wat leidt tot fouten en inefficiëntie.
Inefficiënte handmatige processen voor het afhandelen van inkooptaken, waardoor de werkzaamheden vertraging oplopen.
Gebrek aan controle en zichtbaarheid, met als gevolg niet-goedgekeurde of niet-contractuele aankopen.
Budgetbeperkingen en overbesteding, waardoor de financiën onder druk komen te staan en inkoopactiviteiten worden verstoord.
De Procurement AI Agent van Payhawk pakt deze uitdagingen aan door belangrijke inkoopprocessen te automatiseren, zoals het volgen van aanvragen, het verzamelen van facturen en goedkeuringsworkflows. Hierdoor hoeft er minder werk handmatig te worden uitgevoerd en verbeteren de nauwkeurigheid van gegevens en de zichtbaarheid en controle over de hele inkoopcyclus. Zo kunnen teams efficiënter werken en weloverwogen beslissingen nemen.
Hoe de Procurement AI Agent werkt voor inkoopteams
Door de Procurement AI Agent te activeren, kunnen inkoopafdelingen processen op het gebied van inkoop stroomlijnen en in verschillende situaties efficiënter werken door middel van:
Updates in real time voor zowel aanvragers als goedkeurders, wat zorgt voor transparantie en snellere besluitvorming gedurende het inkoopproces.
Geautomatiseerde herinneringen via meerdere kanalen, zoals e-mail, reacties, pushmeldingen en chat, om verzoeken en goedkeuringen zonder vertragingen door te laten gaan.
Beter toezicht op de workflow, kortere cyclustijden van het inkoopproces, minimale vertragingen bij goedkeuringen of communicatie met leveranciers en naleving van het inkoopbeleid.
Medewerkers kunnen aanvragen indienen zonder daarvoor een onboarding te doorlopen of over voorkennis van het inkoopproces te beschikken. Ze gaan naar de Procurement AI Agent, geven aan wat ze nodig hebben en de AI Agent leidt ze door elke stap.
Hoe de Procurment AI Agent werkt voor medewerkers
Zowel in het Payhawk-product (webportaal en mobiele app) als in Slack kunnen medewerkers naadloos reageren op slimme Payhawk-herinneringen en het volgende doen:
Gevraagd worden om aanvragen te beoordelen of goed te keuren wanneer ze zijn toegewezen als beoordelaar of goedkeurder.
Aanvragen rechtstreeks in het product of in Slack indienen en goedkeuren door te chatten met de Agent.
Alle vereiste details, zoals categorieën en aangepaste velden, invoeren via een conversationele chatflow zonder van app te wisselen.
De AI Agent is alleen beschikbaar in Slack als een Payhawk-beheerder bij jouw bedrijf het communicatiekanaal heeft ingeschakeld in het Payhawk-webportaal via Instellingen > AI Office.
Om de Payhawk-Slack-integratie volledig te benutten, moeten medewerkers zich eerst authenticeren en Slack toegang geven tot hun uitgavengegevens. Voor meer informatie, zie de werknemersgids voor het instellen van de Slack-verbinding.
De Procurement AI Agent activeren
De Procurement AI Agent is splinternieuw en is beschikbaar in zowel de Payhawk-app als het webportaal.
De toegang van medewerkers tot de AI Agent in Slack is afhankelijk van of een Payhawk Beheerder binnen je bedrijf het communicatiekanaal in het Payhawk-webportaal heeft ingeschakeld vanuit instellingen > AI Office.
Verwerking van je gegevens
Meer informatie over hoe Payhawk persoonsgegevens verwerkt voor de Procurement AI Agent, vind je in de volgende documenten:
Wereldwijd privacybeleid - Heeft betrekking op persoonsgegevens waarvoor Payhawk optreedt als Gegevensverantwoordelijke.
Addendum Gegevensverwerking - Heeft betrekking op persoonsgegevens waarvoor Payhawk optreedt als Gegevensverwerker.