Skills en playbooks die worden ondersteund door de Procurement AI Agent

De ingebouwde mogelijkheden van de Procurement AI Agent van Payhawk worden aangeboden als skills en playbooks, die je via AI-chat kunt uitvoeren.

Een skill is een afzonderlijke taak die van begin tot eind wordt uitgevoerd, zoals iets opzoeken, een inkoopaanvraag indienen of een factuur aan een aanvraag koppelen.

Een playbook is als een recept. Het koppelt verschillende skills tot een volledige workflow die uiteindelijk een bepaald doel bereikt, zoals het verwerken van een intake-aanvraag of het op drie manieren matchen van een inkooporder voordat die wordt betaald.

Naast de skills en playbooks die Payhawk beschikbaar stelt, kun je ook zelf playbooks maken en die afstemmen op de werkwijze van je organisatie.

Skills

In de volgende tabel staan de skills die de Procurement AI Agent ondersteunt, gegroepeerd per categorie.

Een paar skills, zoals het zoeken naar een persoon of vragen hoe Payhawk werkt, worden door alle agents gedeeld en kunnen ook door de Procurement AI Agent worden uitgevoerd.

Skill	Functie
Aanvragen en inkooporders
Dien een inkoopaanvraag in	Een vraag in gewone taal omzetten in een aanvraag van het juiste type en die indienen zodra jij bevestigt.
Waar is mijn aanvraag?	Jouw aanvragen tonen, inclusief de fase waarin ze zitten, wie nog moet goedkeuren en de laatste opmerkingen.
Vul een aanvraag vooraf in vanuit een offerte of link	Een geüpload document of geplakte URL lezen en daar de artikelen, prijzen en leverancier uithalen.
Haal mijn aanvraag terug om die aan te passen	Een lopende aanvraag terughalen, zodat je die kunt bewerken en opnieuw indienen.
Aanvraagdetails, opmerkingen op betalingsbewijzen en facturen	Eén aanvraag met de bijbehorende lijnitems, ontvangstnotities en gekoppelde facturen presenteren.
Gefilterd zoeken naar aanvragen	Aanvragen per status in de levenscyclus of per leverancier, met bedragen en factureringsstatus presenteren.
Voeg een document toe aan mijn aanvraag	Een offerte, specificatie, orderbevestiging of factuur toevoegen aan een aanvraag, of er een verwijderen.
Bekijk documenten bij een aanvraag	De offertes, specificaties, bevestigingen en facturen die bij een aanvraag zijn toegevoegd, direct in beeld brengen.
Reageer op een aanvraag	Een opmerking plaatsen bij een aanvraag en de thread teruglezen.
Maak de beoordeling van een aanvraag af	De beoordeling als afgerond markeren, zodat de aanvraag kan worden goedgekeurd.
Bewerk een aanvraag die wordt beoordeeld	Velden, categorisatie en leverancier corrigeren voordat een aanvraag ter goedkeuring wordt gestuurd.
Sluit, heropen of stuur een open aanvraag terug	Een ontvangen en gefactureerde aanvraag sluiten, een gesloten aanvraag heropenen of die ter beoordeling terugsturen.
Vraag aanvragers naar de status van hun aanvragen	De agent plaatst één opmerking waarin de aanvragers worden getagd, bij maximaal 25 aanvragers tegelijk.
Aanvragen met ontbrekende documenten	Aanvragen vermelden waarvoor documenten verplicht zijn maar waar nog niets is toegevoegd, als blokkade om te sluiten.
Leg een opmerking op betalingsbewijs vast	De levering van de items bevestigen, zodat de aanvraag kan doorgaan naar facturatie.
Koppel een factuur aan een aanvraag	Een inkomende rekening koppelen aan de bijbehorende aanvraag, zodat deze gematcht kan worden.
Rekeningen en uitgaven koppelen aan een aanvraag of leverancier	Uitgaven gefilterd op aanvraag of leverancier, met vervaldatums en betaalstatus.
Kies de entiteit voor een aanvraag	Mensen laten zien die in meerdere entiteiten werken en kiezen in welke entiteit een aanvraag wordt ingediend.
Verwijder een conceptaanvraag	Een conceptaanvraag verwijderen na expliciete bevestiging.
Volg een meldingsbericht over een aanvraag op	Uitleggen wat er is gebeurd als een aanvraag is teruggestuurd, afgewezen, goedgekeurd of becommentarieerd, en de volgende stap aanbieden.
Leveranciers en abonnementen
Zoek een leverancier	Actieve en gearchiveerde leveranciers doorzoeken op naam, met btw-nummer, land en aangeven in welke entiteiten ze bestaan.
Details van leveranciers en standaardcodering	De agent toont één leverancier met bijbehorende geschiedenis, contactpersonen en standaard categorie-, btw- en de codering van zelfgemaakte velden.
Maak een leverancier aan, werk deze bij of archiveer deze	Een leverancier aanmaken, bewerken, archiveren of heractiveren tot honderd tegelijk, of de standaardcodering instellen.
Bevestig en orden het abonnementenregister	Terugkerende kosten met frequentie en uitvoeringstarief tonen. De agent bevestigt gedetecteerde abonnementen, verwijdert foutieve meldingen en voegt dubbele samen.
Goedkeuringen en aandacht
Aanvragen tonen die op mijn goedkeuring wachten	Aangeven welke inkoopaanvragen bij jou openstaan, over alle entiteiten die je beheert.
Keur een aanvraag goed, wijs deze af of stuur hem terug	De aanvraag samenvatten en deze daarna goedkeuren, afwijzen met een reden of terugsturen ter wijziging.
Budgetten
Vastgelegde bedragen per budget	Inkooporderverplichtingen per budget tonen, naast de prognose en het verbruikte deel.
Inzicht in uitgaven en rapportage
Vragen verwerken over uitgaven per leverancier en aanvraag	Opzoeken van totalen, trends en uitsplitsingen per leverancier of aanvraag, met een toelichting over hoe actueel de gegevens zijn.

Playbooks

In de onderstaande tabel staan de playbooks die de Procurement AI Agent ondersteunt, gegroepeerd per onderdeel.

Playbook	Functie
Aanvragen en inkooporders
Vraag software, hardware of diensten aan	Een aanvraag van één vooraf ingesteld type starten met dat type al geselecteerd en daarna de intake doorlopen in de chat.
Leveranciers en abonnementen
Uitgavenprofiel van leverancier	Het uitgavenpatroon en de trend van één leverancier over twaalf maanden weergeven, plus openstaande verplichtingen, onbetaalde rekeningen en terugkerende kosten.
Dubbele leveranciers opschonen	Dubbele leveranciersrecords zoeken, alles opnieuw doorverwijzen wat mogelijk is, de standaardcodering overnemen en de rest in het archief zetten.