Der Procurement AI Agent ist ein KI-gestützter Assistent, der Mitarbeitende dabei unterstützt, Anfragen über eine Konversation zu erstellen, zu verwalten und zu verfolgen, ohne zwischen Tools zu wechseln oder auf manuelle Nachverfolgung angewiesen zu sein.
Indem der AI Agent in Alltagssprache formulierte Bedürfnisse in strukturierte Anfragen umwandelt, Details aus Angeboten oder Links extrahiert und Nutzende durch jeden Schritt des Erfassungsprozesses führt, macht er es einfacher, von Anfang an regelkonforme Anfragen zu stellen. Er hält Mitarbeitende außerdem mit Echtzeit-Updates zu Anfragestatus, Genehmigungen, Kommentaren und erforderlichen Aktionen auf dem Laufenden, sodass sie jederzeit sehen können, wo eine Anfrage steht und was als Nächstes passiert.
Über die Erfassung von Anfragen hinaus unterstützt der AI Agent den gesamten Beschaffungsprozess, indem er Teams dabei hilft, Lieferanten zu verwalten, Rechnungen zu verknüpfen, den Wareneingang zu bestätigen und anfragebezogene Ausgaben und Verpflichtungen zu überprüfen. Jede Aktion erfolgt innerhalb der bestehenden Beschaffungsprozesse, Genehmigungsregeln und Budgetkontrollen Ihres Unternehmens, wodurch der Prozess konsistent, regelkonform und prüfbar bleibt.
Wenn Sie nicht genau wissen, was der Procurement AI Agent für Sie tun kann, können Sie ihn direkt fragen.
Gemeinsame Herausforderungen im Beschaffungsmanagement
Beschaffungsteams stehen häufig vor Herausforderungen, wenn sie die für den Geschäftsbetrieb erforderlichen Waren und Dienstleistungen beschaffen. Die häufigsten Herausforderungen, die die Beschaffungsaktivitäten stören und die Geschäftsleistung beeinträchtigen können, sind:
Ungenaue Datenerfassung durch manuelle Dateneingabe, was zu Fehlern und Ineffizienz führt.
Ineffiziente manuelle Verfahren für die Abwicklung von Beschaffungsaufgaben, die den Betrieb verlangsamen.
Mangelnde Kontrolle und Transparenz, was zu nicht genehmigten oder vertragsfremden Einkäufen führt.
Budgetbeschränkungen und überhöhte Ausgaben, die die Finanzen belasten und die Beschaffungsaktivitäten stören.
Der Payhawk Procurement AI Agent bewältigt diese Herausforderungen durch die Automatisierung wichtiger Beschaffungsprozesse wie Anfragenverfolgung, Rechnungserfassung und Genehmigungs-Workflows. Dies reduziert den manuellen Arbeitsaufwand, verbessert die Datengenauigkeit und erhöht die Transparenz und Kontrolle über den gesamten Beschaffungszyklus hinweg, sodass Teams effizienter arbeiten und fundierte Entscheidungen treffen können.
Wie der Procurement AI Agent für Beschaffungsteams funktioniert
Durch die Aktivierung des Procurement AI Agent können Beschaffungsteams ihre Einkaufsprozesse optimieren und gleichzeitig die Gesamteffizienz steigern, indem sie:
Echtzeit-Updates für Anfragende und Genehmigende, die Transparenz und schnellere Entscheidungsfindung während des gesamten Beschaffungszyklus gewährleisten.
Automatisierte Erinnerungen über mehrere Kanäle wie E‑Mail, Kommentare, Push‑Benachrichtigungen und Chat, um Anfragen und Genehmigungen ohne Verzögerungen voranzutreiben.
Die Workflow-Überwachung verbessern, die Beschaffungszyklen verkürzen, Verzögerungen bei Genehmigungen oder der Kommunikation mit Lieferanten minimieren und die Einhaltung von Beschaffungsbestimmungen sicherstellen.
Mitarbeitende können Anfragen einreichen, ohne sich zuvor einarbeiten zu müssen oder über Vorkenntnisse des Beschaffungsprozesses zu verfügen. Sie greifen auf den Procurement AI Agent zu, geben an, was sie benötigen, und der AI Agent führt sie durch jeden Schritt.
Wie der Procurement AI Agent für Mitarbeitende funktioniert
Sowohl im Payhawk-Produkt (Webportal und mobile App) als auch in Slack können Mitarbeitende nahtlos auf intelligente Erinnerungen von Payhawk reagieren und Folgendes tun:
Aufgefordert werden, Anfragen zu prüfen oder zu genehmigen, wenn sie als Prüfer oder Genehmiger zugewiesen sind.
Anfragen direkt im Produkt oder in Slack einreichen und genehmigen, indem sie mit dem Agent chatten.
Alle erforderlichen Details, wie Kategorien und benutzerdefinierte Felder, über einen konversationellen Chat-Ablauf eingeben, ohne die App zu wechseln.
Der AI Agent ist nur dann in Slack verfügbar, wenn ein Payhawk-Administrator in Ihrem Unternehmen den Kommunikationskanal im Payhawk-Webportal unter Einstellungen > AI Office aktiviert hat.
Um die Payhawk-Slack-Integration vollständig zu nutzen, müssen sich Mitarbeitende zunächst authentifizieren und Slack Zugriff auf ihre Ausgabendaten gewähren. Weitere Informationen finden Sie im Mitarbeiterleitfaden zur Einrichtung der Slack-Verbindung.
Procurement AI Agent aktivieren
Der Procurement AI Agent ist sofort einsatzbereit und sowohl in der Payhawk App als auch im Webportal enthalten.
Der Zugriff der Mitarbeitenden auf den KI-Agenten in Slack hängt davon ab, ob ein Payhawk-Administrator in Ihrem Unternehmen den Kommunikationskanal im Payhawk-Webportal unter Einstellungen > AI Office aktiviert hat.
Verarbeitung Ihrer Daten
Weitere Informationen darüber, wie Payhawk personenbezogene Daten für die Funktion „Procurement AI Agent” verarbeitet, finden Sie in den folgenden Ressourcen:
Globale Datenschutzrichtlinie - Betrifft personenbezogene Daten, für die Payhawk als Verantwortlicher tätig ist.
Zusatz zur Datenverarbeitung - Betrifft personenbezogene Daten, für die Payhawk als Verarbeiter tätig ist.