Der Procurement AI Agent ist ein KI-Konversationstool, mit dem Mitarbeitende Anfragen direkt im Payhawk-Webportal oder in der mobilen App erstellen und verwalten können, oder Slack (MS Teams kommt bald) und verwalten, sofern Ihr Payhawk-Konto von einem Payhawk Administrator in Ihrem Unternehmen mit dem Kommunikationskanal verbunden wurde. Der KI-Agent integriert die wichtigsten Funktionen des Beschaffungssystems von Payhawk in die täglichen Workflows Ihres Unternehmens, sodass Sie Anfragen bearbeiten können, ohne zwischen verschiedenen Tools wechseln zu müssen.
Mitarbeitende können Anfragen mithilfe vorkonfigurierter Art von Anfragen einreichen, und der KI-Agent führt sie durch den Prozess, um sicherzustellen, dass alles mit den Arbeitsabläufen Ihres Unternehmens konform ist. Nach der Einreichung erhalten die Mitarbeitende in Echtzeit Updates zum Status ihrer Anfrage, einschließlich Genehmigungen, Ablehnungen, Kommentaren oder erforderlichen Aktionen, sodass sie den Status und den Verlauf ihrer Anfragen jederzeit überprüfen können.
Wenn Sie nicht genau wissen, was der Procurement AI Agent für Sie tun kann, können Sie ihn direkt fragen.
Gemeinsame Herausforderungen im Beschaffungsmanagement
Beschaffungsteams stehen häufig vor Herausforderungen, wenn sie die für den Geschäftsbetrieb erforderlichen Waren und Dienstleistungen beschaffen. Die häufigsten Herausforderungen, die die Beschaffungsaktivitäten stören und die Geschäftsleistung beeinträchtigen können, sind:
Ungenaue Datenerfassung durch manuelle Dateneingabe, was zu Fehlern und Ineffizienz führt.
Ineffiziente manuelle Verfahren für die Abwicklung von Beschaffungsaufgaben, die den Betrieb verlangsamen.
Mangelnde Kontrolle und Transparenz, was zu nicht genehmigten oder vertragsfremden Einkäufen führt.
Budgetbeschränkungen und überhöhte Ausgaben, die die Finanzen belasten und die Beschaffungsaktivitäten stören.
Der Payhawk Procurement AI Agent bewältigt diese Herausforderungen durch die Automatisierung wichtiger Beschaffungsprozesse wie Anfragenverfolgung, Rechnungserfassung und Genehmigungs-Workflows. Dies reduziert den manuellen Arbeitsaufwand, verbessert die Datengenauigkeit und erhöht die Transparenz und Kontrolle über den gesamten Beschaffungszyklus hinweg, sodass Teams effizienter arbeiten und fundierte Entscheidungen treffen können.
Wichtige Funktionen
Der Procurement AI Agent hilft, Prozesse zu rationalisieren und die Effizienz in verschiedenen Fällen zu verbessern.
Funktion | Fähigkeit |
Gesprächsanfragen und Unterstützungin Slack | Mitarbeitende können Anfragen direkt im Payhawk Webportal, in der mobilen App und in Slack über eine geführte, konversationelle Benutzeroberfläche erstellen und einreichen. Der Procurement AI Agent erfasst alle erforderlichen Informationen, wie Kategorie, benutzerdefinierte Felder oder Artikeldetails, über Chat, eingefügte Links oder hochgeladene Bilder und Dokumente. Dadurch können Benutzer in ihren bevorzugten täglichen Arbeitsabläufen bleiben, während gleichzeitig sichergestellt wird, dass alle erforderlichen Daten vor der Einreichung erfasst werden. Der Procurement AI Agent kann auch häufig gestellte Fragen zu Anfragen beantworten, wie beispielsweise: Wie ist der Status meiner Laptop-Bestellung? oder Wer muss diese Anfrage genehmigen? Dies unterstützt Mitarbeitende dabei, Informationen schnell zu finden, ohne E-Mails oder Portale durchsuchen zu müssen. |
AI-Datenerfassung | Die integrierte KI extrahiert Daten aus Bildern, Dateien, URLs und der Chat-Konversation selbst, wodurch die manuelle Dateneingabe entfällt und die Genauigkeit durch automatisches Ausfüllen der Anfragefelder gewährleistet wird. Dies trägt zur Fehlerreduzierung bei und bietet eine zentralisierte, zuverlässige Datenquelle für die Beschaffung. |
Prozessverbesserung | Durch den Dialog mit dem Agent können Antragsersteller Anfragen einreichen, und autorisierte Mitarbeitende können Anfragen genehmigen, prüfen, kommentieren oder an die Ersteller zurückgeben. Antragsersteller können Anfragen auch direkt im Payhawk Webportal und in der mobilen App über die Schaltflächen Einreichen und Genehmigen einreichen, die beim Chat mit dem Agent im Produkt jederzeit verfügbar sind. Der Procurement AI Agent sendet automatische Erinnerungen und Statusbenachrichtigungen an Genehmiger und Antragsersteller, wodurch Verzögerungen vermieden und die Einhaltung von Genehmigungsrichtlinien sichergestellt werden. Sowohl im Produkt als auch in Slack fasst der Procurement Agent außerdem die Änderungen seit der letzten Genehmigungsstufe zusammen - beispielsweise, wenn eine Anfrage erneut eingereicht oder an den Antragsersteller zurückgegeben wurde. |
Echtzeit-Transparenz und -Überwachung der Ausgaben | Durch die Automatisierung von Workflows und die genaue Datenerfassung verbessert der Procurement AI Agent die Transparenz der Unternehmensausgaben. Dies unterstützt die Erkennung nicht autorisierter Anfragen, erleichtert die Budgetüberwachung und ermöglicht eine verbesserte Entscheidungsfindung durch Echtzeit-Einblicke. |
Budgetüberwachung und Ausgabenoptimierung | Der Procurement AI Agent unterstützt die Budgetkontrolle, indem er sicherstellt, dass alle Beschaffungsanfragen ordnungsgemäß kategorisiert, genehmigt und an den geschäftlichen Prioritäten ausgerichtet sind. Die Integration mit externen Systemen und ERP-Systemen ermöglicht es Teams, Ausgabeverhalten zu überwachen, Möglichkeiten zur Kosteneinsparung zu identifizieren und Beschaffungsstrategien proaktiv anzupassen. |
Automatisierte funktionale Parität zwischen den Payhawk-Plattformen | Der Procurement AI Agent ermöglicht Ihnen den Zugriff auf alle Beschaffungsfunktionen des Payhawk-Webportals und kann in der mobilen Payhawk App verwendet werden, um plattformübergreifende Funktionsgleichheit zu gewährleisten. Die Verwendung des KI-Agenten bietet Ihnen ein verbessertes Erlebnis: Er führt Sie Schritt für Schritt durch den Prozess, ermöglicht Ihnen Chats und Interaktionen im Dialogformat und aktualisiert automatisch alle erforderlichen Felder für Sie, sodass keine manuellen Eingaben mehr erforderlich sind. Sie können Anfragen verwalten, Echtzeit-Updates erhalten und nahtlos auf Anfragedetails zugreifen, was den Prozess wesentlich vereinfacht und intuitiver macht. |
Smart Assistance | Während der Procurement AI Agent alltägliche „How‑to“- und allgemeine Fragen nicht direkt beantworten kann, wird er Sie an den Payments AI Agent weiterleiten. Der Payments AI Agent wird Ihnen dann direkt antworten, indem er Informationen aus dem Payhawk Helpdesk verwendet. Wenn Sie eine Aktion anfordern, die von einem anderen Payhawk AI Agenten ausgeführt wird, informiert Sie der Procurement AI Agent, welcher Agent Sie unterstützen kann. Dieser Agent wird Ihnen anschließend direkt eine Nachricht senden, damit Sie die Aufgabe abschließen können. Zum Beispiel, wenn Sie den Procurement AI Agenten bitten, eine Reise nach Wien zu buchen, erklärt er Ihnen, dass der Travel AI Agent für Reisebuchungen zuständig ist. Der Travel AI Agent wird Ihnen dann eine Nachricht senden, um das Gespräch fortzusetzen und Sie bei der Buchung zu unterstützen. |
Wie der Procurement AI Agent für Beschaffungsteams funktioniert
Durch die Aktivierung des Procurement AI Agent können Beschaffungsteams ihre Einkaufsprozesse optimieren und gleichzeitig die Gesamteffizienz steigern, indem sie:
Echtzeit-Updates für Anfragende und Genehmigende, die Transparenz und schnellere Entscheidungsfindung während des gesamten Beschaffungszyklus gewährleisten.
Automatisierte Erinnerungen über mehrere Kanäle wie E‑Mail, Kommentare, Push‑Benachrichtigungen und Chat, um Anfragen und Genehmigungen ohne Verzögerungen voranzutreiben.
Die Workflow-Überwachung verbessern, die Beschaffungszyklen verkürzen, Verzögerungen bei Genehmigungen oder der Kommunikation mit Lieferanten minimieren und die Einhaltung von Beschaffungsbestimmungen sicherstellen.
Mitarbeitende können Anfragen einreichen, ohne sich zuvor einarbeiten zu müssen oder über Vorkenntnisse des Beschaffungsprozesses zu verfügen. Sie greifen auf den Procurement AI Agent zu, geben an, was sie benötigen, und der AI Agent führt sie durch jeden Schritt.
Wie der Procurement AI Agent für Mitarbeitende funktioniert
Sowohl im Payhawk-Produkt (Webportal und mobile App) als auch in Slack können Mitarbeitende nahtlos auf intelligente Erinnerungen von Payhawk reagieren und Folgendes tun:
Aufgefordert werden, Anfragen zu prüfen oder zu genehmigen, wenn sie als Prüfer oder Genehmiger zugewiesen sind.
Anfragen direkt im Produkt oder in Slack einreichen und genehmigen, indem sie mit dem Agent chatten.
Alle erforderlichen Details, wie Kategorien und benutzerdefinierte Felder, über einen konversationellen Chat-Ablauf eingeben, ohne die App zu wechseln.
Der AI Agent ist nur dann in Slack verfügbar, wenn ein Payhawk-Administrator in Ihrem Unternehmen den Kommunikationskanal im Payhawk-Webportal unter Einstellungen > AI Office aktiviert hat.
Um die Payhawk-Slack-Integration vollständig zu nutzen, müssen sich Mitarbeitende zunächst authentifizieren und Slack Zugriff auf ihre Ausgabendaten gewähren. Weitere Informationen finden Sie im Mitarbeiterleitfaden zur Einrichtung der Slack-Verbindung.
Procurement AI Agent aktivieren
Der Procurement AI Agent ist sofort einsatzbereit und sowohl in der Payhawk App als auch im Webportal enthalten.
Der Zugriff der Mitarbeitenden auf den KI-Agenten in Slack hängt davon ab, ob ein Payhawk-Administrator in Ihrem Unternehmen den Kommunikationskanal im Payhawk-Webportal unter Einstellungen > AI Office aktiviert hat.
Verarbeitung Ihrer Daten
Weitere Informationen darüber, wie Payhawk personenbezogene Daten für die Funktion „Procurement AI Agent” verarbeitet, finden Sie in den folgenden Ressourcen:
Globale Datenschutzrichtlinie - Betrifft personenbezogene Daten, für die Payhawk als Verantwortlicher tätig ist.
Zusatz zur Datenverarbeitung - Betrifft personenbezogene Daten, für die Payhawk als Verarbeiter tätig ist.