Die nativen Funktionen der Payhawk Procurement AI Agent werden in Form von Skills und Playbooks bereitgestellt, die über den KI-Chat ausgeführt werden können.
Ein Skill ist eine einzelne, in sich geschlossene Aufgabe. Er führt eine Aufgabe von Anfang bis Ende aus, beispielsweise etwas nachzuschlagen, eine Bestellanfrage zu erstellen oder eine Rechnung einer Bestellanfrage zuzuordnen.
Ein Playbook ist wie ein Rezept. Es verknüpft mehrere Skills zu einem durchgängigen Arbeitsablauf, der auf ein einziges Ziel ausgerichtet ist, z. B. die Bearbeitung einer Erstanfrage oder die dreifache Überprüfung einer Bestellung, bevor diese bezahlt wird.
Neben den Skills und Playbooks, die Payhawk standardmäßig bereitstellt, können Sie Ihre eigenen, individuell auf die Arbeitsweise Ihres Unternehmens zugeschnittenen Playbooks erstellen.
Skills
Die folgende Tabelle listet die vom Procurement AI Agent unterstützten Skills auf, gruppiert nach Bereichen.
Einige Skills, wie beispielsweise das Finden einer Person oder die Abfrage, wie Payhawk funktioniert, stehen allen Agenten zur Verfügung, und auch der Procurement AI Agent kann diese ausführen.
Skill | Funktion |
|---|---|
Anfragen & Bestellaufträge | |
Bestellanfrage auslösen | Wandelt eine in einfacher Sprache formulierte Anfrage in eine entsprechende Anfrage der richtigen Art um und übermittelt diese, sobald Sie dies bestätigen. |
Wo ist meine Anfrage? | Ihre Anfragen, der jeweilige Bearbeitungsstand, wer noch genehmigen muss und die neuesten Kommentare. |
Eine Anfrage anhand eines Angebots oder eines Links vorab ausfüllen | Liest ein hochgeladenes Dokument oder eine eingefügte URL und extrahiert Positionen, Preise und Lieferanten. |
Meine Anfrage zurückrufen, um sie zu ändern | Zieht eine ausstehende Anfrage zurück, damit Sie sie bearbeiten und erneut einreichen können. |
Anfragedetails, Beleg-Hinweise und Rechnungen | Eine Anfrage mit ihren Positionen, Beleg-Hinweisen zum Wareneingang und zugeordneten Rechnungen. |
Gefilterte Anfragesuche | Anfragen nach Lebenszyklusstatus oder Lieferant, mit Beträgen und Rechnungsstatus. |
Ein Dokument an meine Anfrage anhängen | Fügt einer Anfrage ein Angebot, eine Spezifikation, eine Auftragsbestätigung oder eine Rechnung hinzu oder entfernt eines davon. |
Dokumente zu einer Anfrage anzeigen | Die Angebote, Spezifikationen, Bestätigungen und Rechnungen, die einer Anfrage direkt angehängt sind. |
Eine Anfrage kommentieren | Erstellt einen Kommentar zu einer Anfrage und gibt den gesamten Verlauf wieder. |
Die Prüfung einer Anfrage abschließen | Kennzeichnet die Prüfung als abgeschlossen, damit die Anfrage in die Genehmigung übergeht. |
Eine Anfrage in Prüfung bearbeiten | Korrigiert Felder, Kategorisierung und Lieferant, bevor eine Anfrage in die Genehmigung geht. |
Eine offene Anfrage schließen, erneut öffnen oder zurückgeben | Schließt eine erhaltene und berechnete Anfrage, öffnet eine geschlossene erneut oder gibt sie zur Prüfung zurück. |
Anfragende zu ihren Anfragen nachfassen | Veröffentlicht einen Kommentar, in dem die Anfragenden markiert werden, und zwar für bis zu 25 Anfragen gleichzeitig. |
Anfragen mit fehlenden Dokumenten | Anfragen, für die Unterlagen erforderlich sind, denen jedoch keine Anlagen beigefügt sind, gelten als entscheidendes Hindernis für den Abschluss. |
Einen Beleg-Hinweis erfassen | Bestätigt die Lieferung der Artikel, damit die Anfrage in die Rechnungsstellung übergehen kann. |
Eine Rechnung mit einer Anfrage verknüpfen | Hängt eine eingehende Rechnung an ihre Anfrage an, damit der Abgleich erfolgen kann. |
Rechnungen und Ausgaben zu einer Anfrage oder einem Lieferanten | Ausgaben nach Anfrage oder Lieferant gefiltert, mit Fälligkeitsdaten und Bezahlstatus. |
Entität für eine Anfrage auswählen | Bei Personen, die mehreren Entitäten angehören, wird das Konto ausgewählt, in dem eine Anfrage gestellt wurde. |
Einen Anfrageentwurf verwerfen | Löscht einen Anfrageentwurf nach ausdrücklicher Bestätigung. |
Auf eine Anfragenbenachrichtigung reagieren | Erläutert, was passiert ist, wenn eine Anfrage zurückgegeben, abgelehnt, genehmigt oder kommentiert wurde, und bietet den nächsten Schritt an. |
Lieferanten & Abonnements | |
Einen Lieferanten finden | Durchsucht aktive und archivierte Lieferanten nach Namen, Steuernummer, Land und den Entitäten, in denen sie geführt werden. |
Lieferantendetails und Standardkodierungen | Ein Lieferant mit seinem Verlauf, seinen Kontakten sowie der Zuordnung zu Standardkategorien, Steuern und benutzerdefinierten Feldern. |
Lieferanten erstellen, aktualisieren oder ins Archiv verschieben | Erstellt einen Lieferanten, bearbeitet ihn, verschiebt bis zu hundert auf einmal ins Archiv oder reaktiviert sie oder legt die Standardkodierungen fest. |
Das Abonnementverzeichnis prüfen und aufräumen | Wiederkehrende Belastungen mit Frequenz und Durchschnittswert: bestätigt erkannte Positionen, verwirft Fehlalarme und fasst Duplikate zusammen. |
Genehmigungen & Hinweise | |
Anfragen auflisten, die auf meine Genehmigung warten | Die bei Ihnen ausstehenden Bestellanfragen in allen von Ihnen betreuten Entitäten. |
Eine Anfrage genehmigen, ablehnen oder zurückgeben | Fasst die Anfrage zusammen und genehmigt sie anschließend, lehnt sie mit Begründung ab oder gibt sie zur Überarbeitung zurück. |
Budgets | |
Verfügbare und gebundene Beträge pro Budget | Bestellverpflichtungen für jedes Budget, neben den Prognosen und den bereits in Anspruch genommenen Mitteln. |
Ausgabenanalysen & Berichte | |
Fragen zu Ausgaben für Lieferanten und Anfragen | Gesamtzahlen, Trends und Aufschlüsselungen nach Lieferanten oder Anfragen, mit einem Hinweis auf die Aktualität der Daten. |
Playbooks
Die folgende Tabelle listet die vom Procurement AI Agent unterstützten Abläufe auf, nach Bereichen gruppiert.
Playbook | Funktion |
|---|---|
Anfragen & Bestellaufträge | |
Software, Hardware oder Dienstleistungen anfordern | Startet eine Anfrage eines konfigurierten Typs, wobei dieser Typ bereits vorausgewählt ist, und führt anschließend die Erfassung im Chat durch. |
Lieferanten & Abonnements | |
Das Ausgabenprofil eines Lieferanten erstellen | Die Ausgaben und Entwicklung eines Lieferanten über zwölf Monate sowie offene Verpflichtungen, unbezahlte Rechnungen und wiederkehrende Gebühren. |
Doppelte Lieferanten zusammenführen | Findet doppelte Lieferantenstammsätze, verweist Datensätze neu, wo immer möglich, übernimmt die Standardkodierungen und verschiebt den Rest ins Archiv. |