El Agente de IA de Compras es un asistente basado en IA que ayuda a los empleados a crear, gestionar y hacer seguimiento de solicitudes a través de una conversación, sin cambiar de herramienta ni depender de seguimientos manuales.
Al convertir necesidades expresadas en lenguaje natural en solicitudes estructuradas, extraer datos de presupuestos o enlaces y guiar a los usuarios en cada paso del proceso de registro, el Agente de IA facilita crear solicitudes conformes desde el principio. También mantiene informados a los empleados con actualizaciones en tiempo real sobre el estado de las solicitudes, las aprobaciones, los comentarios y las acciones necesarias, de modo que siempre puedan ver en qué punto se encuentra una solicitud y qué ocurre a continuación.
Más allá del registro de solicitudes, el Agente de IA da soporte al flujo de trabajo de compras más amplio ayudando a los equipos a gestionar proveedores, vincular facturas, confirmar la recepción de mercancías y revisar el gasto y los compromisos relacionados con las solicitudes. Cada acción se realiza dentro de los flujos de trabajo de compras, las reglas de aprobación y los controles presupuestarios existentes de tu empresa, lo que mantiene el proceso coherente, conforme y auditable.
Si no estás seguro de lo que el agente del Agente de IA de Compras puede hacer por ti, puedes preguntárselo directamente.
Desafíos habituales en la gestión de compras
Los equipos de compras suelen enfrentarse a dificultades al adquirir los bienes y servicios necesarios para las operaciones del negocio. Los desafíos más comunes que pueden interrumpir las actividades de compras y afectar al rendimiento de la empresa son:
Captura de datos inexacta debido a la introducción manual de información, lo que provoca errores e ineficiencias.
Procesos manuales ineficientes para gestionar las tareas de compras, que ralentizan las operaciones.
Falta de control y visibilidad, lo que da lugar a compras no aprobadas o fuera de contrato.
Limitaciones presupuestarias y gastos excesivos, que tensan las finanzas y afectan a las actividades de compras.
El Agente de IA de Compras de Payhawk aborda estos desafíos automatizando procesos clave de compras, como el seguimiento de solicitudes, la recopilación de facturas y los flujos de aprobación. Esto reduce el trabajo manual, mejora la precisión de los datos y aumenta la visibilidad y el control a lo largo de todo el ciclo de compras, lo que permite a los equipos trabajar de forma más eficiente y tomar decisiones informadas.
Cómo funciona el Agente de IA de Compras para los equipos de Compras
Al activar el Agente de IA de Compras, los equipos de Compras pueden optimizar los procesos de compra y mejorar la eficiencia general mediante:
Actualizaciones en tiempo real tanto para los solicitantes como para los aprobadores, lo que garantiza transparencia y una toma de decisiones más rápida a lo largo de todo el ciclo de compras.
Recordatorios automáticos a través de varios canales, como correo electrónico, comentarios, notificaciones push y chat, para mantener las solicitudes y aprobaciones en movimiento sin retrasos.
Mayor control de los flujos de aprobación, lo que reduce los tiempos del ciclo de compras, minimiza los retrasos en las aprobaciones o en la comunicación con proveedores y garantiza el cumplimiento de las políticas de compras.
Los empleados pueden enviar solicitudes sin necesidad de formación previa ni conocimientos del proceso de compras. Acceden al Agente de IA de Compras, indican lo que necesitan y el Agente de IA los guía en cada paso.
Cómo funciona el Agente de IA de Compras para los empleados
Tanto en el producto de Payhawk (portal web y app móvil) como en Slack, los empleados pueden actuar fácilmente sobre los recordatorios inteligentes de Payhawk y hacer lo siguiente:
Recibir avisos para revisar o aprobar solicitudes cuando son asignados como revisores o aprobadores.
Enviar y aprobar solicitudes directamente en el producto o en Slack chateando con el Agente.
Ingresar todos los detalles requeridos, como categorías y campos personalizados, a través del flujo conversacional sin cambiar de aplicación.
El Agente de IA solo estará disponible en Slack si un Administrador de Payhawk en tu empresa ha activado el canal de comunicación en el portal web de Payhawk desde Configuración > AI Office.
Para aprovechar al máximo la integración Payhawk-Slack, los empleados primero deben autenticarse, otorgando a Slack acceso a sus datos de gastos. Para más información, consulta la guía del empleado para configurar la conexión con Slack.
Activación del Agente de IA de Compras
El Agente de IA de Compras viene listo para usar y está incluido tanto en la aplicación móvil como en el portal web de Payhawk.
El acceso de los empleados al Agente de IA en Slack depende de que un administrador de Payhawk de tu empresa haya habilitado el canal de comunicación en el portal web de Payhawk desde Configuración > Oficina de IA.
Procesamiento de tus datos
Para obtener más información sobre cómo Payhawk procesa los datos personales para la función del Agente de IA de Compras, consulta los siguientes recursos:
Política global de privacidad - Cubre los datos personales para los que Payhawk actúa como responsable del tratamiento.
Acuerdo de procesamiento de datos - Cubre los datos personales para los que Payhawk actúa como encargado del tratamiento.