El Agente de IA de Compras es una herramienta conversacional basada en IA que permite a los empleados crear y gestionar solicitudes directamente en el portal web o la aplicación móvil de Payhawk, o en Slack (MS Teams llega pronto) si un administrador de Payhawk de tu empresa ha conectado tu cuenta al canal de comunicación. El Agente de IA integra las funciones clave del sistema de compras de Payhawk en los flujos de aprobación diarios de tu empresa, para que puedas gestionar solicitudes sin cambiar de herramienta.
Los empleados pueden enviar solicitudes mediante tipos de solicitud preconfigurados, y el Agente de IA los guiará durante todo el proceso para garantizar que se cumplan los flujos de aprobación de la empresa. Una vez enviada la solicitud, los empleados recibirán actualizaciones en tiempo real sobre su estado, incluidas aprobaciones, rechazos, comentarios o cualquier acción necesaria, y podrán consultar en cualquier momento el estado y el historial de sus solicitudes.
Si no estás seguro de lo que el agente del Agente de IA de Compras puede hacer por ti, puedes preguntárselo directamente.
Desafíos habituales en la gestión de compras
Los equipos de compras suelen enfrentarse a dificultades al adquirir los bienes y servicios necesarios para las operaciones del negocio. Los desafíos más comunes que pueden interrumpir las actividades de compras y afectar al rendimiento de la empresa son:
Captura de datos inexacta debido a la introducción manual de información, lo que provoca errores e ineficiencias.
Procesos manuales ineficientes para gestionar las tareas de compras, que ralentizan las operaciones.
Falta de control y visibilidad, lo que da lugar a compras no aprobadas o fuera de contrato.
Limitaciones presupuestarias y gastos excesivos, que tensan las finanzas y afectan a las actividades de compras.
El Agente de IA de Compras de Payhawk aborda estos desafíos automatizando procesos clave de compras, como el seguimiento de solicitudes, la recopilación de facturas y los flujos de aprobación. Esto reduce el trabajo manual, mejora la precisión de los datos y aumenta la visibilidad y el control a lo largo de todo el ciclo de compras, lo que permite a los equipos trabajar de forma más eficiente y tomar decisiones informadas.
Funciones clave
El Agente de IA de Compras ayuda a optimizar los procesos y a mejorar la eficiencia en distintos casos.
Funcionalidad | Capacidad |
Solicitudes y asistencia conversacionalesen Slack | Los empleados pueden crear y enviar solicitudes directamente desde Slack mediante una interfaz conversacional guiada. El Agente de IA de Compras recopila toda la información necesaria, como la categoría, los campos personalizados o los detalles del artículo, a través del chat, enlaces pegados o imágenes y documentos cargados. Esto permite a los usuarios mantenerse dentro de su flujo de aprobación diario y garantiza que se capturen todos los datos necesarios antes del envío. El Agente de IA de Compras también puede responder a preguntas habituales relacionadas con las solicitudes, como ¿Cuál es el estado del pedido de mi portátil? o ¿Quién tiene que aprobar esta solicitud? Esto ayuda a los empleados a encontrar la información rápidamente sin tener que buscar en correos electrónicos o portales. |
Captura de datos con IA | La IA integrada extrae datos de imágenes, archivos, URL y de la propia conversación en el chat, eliminando la necesidad de introducir datos manualmente y garantizando la precisión mediante la cumplimentación automática de los campos de la solicitud. Esto ayuda a reducir errores y proporciona una fuente de datos centralizada y fiable para el área de compras. |
Mejora de procesos | Los solicitantes pueden enviar solicitudes, y los empleados designados pueden aprobarlas, revisarlas, añadir comentarios o devolverlas a sus responsables directamente desde Slack, sin necesidad de acceder a la plataforma de Payhawk. El Agente de IA de Compras envía seguimientos automatizados y notificaciones de estado a los aprobadores y a los solicitantes, lo que ayuda a evitar retrasos y a garantizar el cumplimiento de las políticas de aprobación. |
Visibilidad y control del gasto en tiempo real | Al automatizar los flujos de aprobación y capturar los datos con precisión, el Agente de IA de Compras mejora la visibilidad del gasto de la empresa. Esto ayuda a detectar solicitudes no autorizadas, facilita el seguimiento del presupuesto y permite tomar mejores decisiones gracias a información en tiempo real. |
Control del presupuesto y optimización del gasto | El Agente de IA de Compras ayuda a controlar el presupuesto al garantizar que todas las solicitudes de compras estén correctamente clasificadas, aprobadas y alineadas con las prioridades del negocio. La integración con sistemas externos y ERP permite a los equipos supervisar los patrones de gasto, identificar oportunidades de ahorro de costes y ajustar de forma proactiva las estrategias de aprovisionamiento. |
Paridad funcional automatizada en todas las plataformas de Payhawk | El Agente de IA de Compras te da acceso a todas las funciones de compras disponibles en el portal web de Payhawk y puede utilizarse en la aplicación móvil de Payhawk para ofrecer paridad funcional completa entre plataformas. Al utilizar el Agente de IA, disfrutas de una experiencia mejorada: te guía paso a paso, te permite chatear e interactuar de forma conversacional y actualiza automáticamente todos los campos necesarios, eliminando la necesidad de introducir datos manualmente. Puedes gestionar solicitudes, recibir actualizaciones en tiempo real y acceder a los detalles de cada solicitud sin problemas, lo que hace que el proceso sea mucho más fácil e intuitivo. |
Asistencia inteligente | Aunque el Agente de Compras no puede responder directamente a preguntas de uso diario o generales, te redirigirá al Agente de Pagos. El Agente de Pagost te contestará directamente usando la información del centro de ayuda de Payhawk. Si le pides hacer algo que corresponde a otro Payhawk AI Agente, el Agente de Compras te dirá cuál agente puede ayudarte. Ese agente te enviará un mensaje para que puedas continuar y terminar la tarea. Por ejemplo, si le pides al Agente de Compras que reserve un viaje a Viena, te explicará que el Agente de Viajes se encarga de las reservas. El Agente de Viajes te enviará un mensaje para seguir la conversación y ayudarte con la reserva. Los usuarios tienen acceso instantáneo a los artículos de ayuda de Payhawk para resolver dudas prácticas del día a día. |
Cómo funciona el Agente de IA de Compras para los equipos de Compras
Al activar el Agente de IA de Compras, los equipos de Compras pueden optimizar los procesos de compra y mejorar la eficiencia general mediante:
Actualizaciones en tiempo real tanto para los solicitantes como para los aprobadores, lo que garantiza transparencia y una toma de decisiones más rápida a lo largo de todo el ciclo de compras.
Seguimientos automatizados a través de varios canales, como correo electrónico, comentarios, notificaciones push y Slack, para que las solicitudes y aprobaciones avancen sin retrasos.
Mayor control de los flujos de aprobación, lo que reduce los tiempos del ciclo de compras, minimiza los retrasos en las aprobaciones o en la comunicación con proveedores y garantiza el cumplimiento de las políticas de compras.
Los empleados pueden enviar solicitudes sin necesidad de formación previa ni conocimientos del proceso de compras. Acceden al Agente de IA de Compras, indican lo que necesitan y el Agente de IA los guía en cada paso.
Cómo funciona el Agente de IA de Compras para los empleados
Con la integración entre Payhawk y Slack, los empleados pueden actuar fácilmente sobre los recordatorios inteligentes de Payhawk, enviar gastos y aprobar solicitudes si forman parte de un flujo de aprobación.
Para aprovechar plenamente la integración, los empleados deben autenticarse primero, otorgando a Slack acceso a sus datos de gastos. Para más información, consulta la Guía para empleados sobre cómo configurar la conexión con Slack.
La conexión entre Payhawk y Slack permite a los empleados hacer lo siguiente:
Recibir avisos para revisar o aprobar las solicitudes cuando se les asigna como revisores o aprobadores.
Enviar y aprobar solicitudes directamente desde chat mediante botones de llamada a la acción, sin necesidad de cambiar de aplicación.
Introducir todos los datos obligatorios, como categorías y campos personalizados, mediante un flujo de chat interactivo sin cambiar de aplicación.
Activación del Agente de IA de Compras
El Agente de IA de Compras viene listo para usar y está incluido tanto en la aplicación móvil como en el portal web de Payhawk.
El acceso de los empleados al Agente de IA en Slack depende de que un administrador de Payhawk de tu empresa haya habilitado el canal de comunicación en el portal web de Payhawk desde Configuración > Oficina de IA.
Procesamiento de tus datos
Para obtener más información sobre cómo Payhawk procesa los datos personales para la función del Agente de IA de Compras, consulta los siguientes recursos:
Política global de privacidad - Cubre los datos personales para los que Payhawk actúa como responsable del tratamiento.
Acuerdo de procesamiento de datos - Cubre los datos personales para los que Payhawk actúa como encargado del tratamiento.