Fehlerfreie Rechnungsabstimmung: Fünf Strategien für erfolgreiche Accounts Payable

Die Entwicklung einer effektiven Strategie zur Abstimmung von Kreditorenrechnungen wird Ihre Finanzprozesse genauer machen, Ihre Projektkostenaufschlüsselung verbessern und sicherstellen, dass Sie alle erforderlichen Ausgabenberichte rechtzeitig fertigstellen können.

Und ohne eine solide Strategie für den Abgleich von Kreditorenrechnungen? Sie und Ihr Finanzteam werden wahrscheinlich Stunden damit verbringen, Belege zu suchen, Fehler zu korrigieren und Dinge wieder an den richtigen Platz zu stellen.

In diesem Beitrag befassen wir uns mit einigen beliebten Strategien und Initiativen für die Rechnungsabstimmung, decken zusätzliche Strategien zur Beschleunigung des Abgleichs auf und zeigen verschiedene Möglichkeiten auf, wie Sie eine zentrale Stelle für die Rechenschaftspflicht schaffen können, um die Abstimmung zu fördern und alle Stakeholder auf dieselbe Seite zu bringen.

Wir untersuchen auch die folgenden Schlüsselelemente einer wirksamen Abstimmungsstrategie:

1. Kommunikation der Vision an die wichtigsten Stakeholder
2. Verständnis der buchhalterischen Rechenschaftspflicht
3. Zeit- und Arbeitsersparnis durch Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung
4. Bessere Ausgabenkontrolle mit Echtzeitdaten
5. Mehrwert für den gesamten Prozess durch menschliche Interaktion

Schritt 1: Kommunikation der Vision an die wichtigsten Stakeholder

Die strategische Ausrichtung ist für die Leitung eines digitalen Transformationsprojekts von entscheidender Bedeutung, und das beginnt mit einer effektiven Kommunikation mit den Stakeholdern und deren Zustimmung.

Wenn Sie planen, neue Strategien oder Software für die Rechnungsabstimmung einzuführen, müssen Sie sicherstellen, dass alle wichtigen Stakeholder das “Warum” und “Wie” verstehen. Achten Sie darauf, dass Sie, wie Verkäufer sagen, „das Brutzeln und nicht das Steak verkaufen”, d. h., dass Sie die Unzulänglichkeiten der alten Strategie oder der alten Instrumente aufzeigen und erklären, wie die neue Strategie helfen wird.

Bei einer guten Kommunikation geht es darum, die Menschen mitzunehmen und nicht nur Informationen weiterzugeben. Und noch besser ist es, wenn Sie direkt auf konkrete Beispiele oder Feedback zu Ihren alten Prozessen zurückgreifen können.

Sie werden feststellen, dass jedes Projekt zur Revolutionierung Ihrer Rechnungsabstimmung viel erfolgreicher sein wird, wenn alle Stakeholder auf ein gemeinsames Ziel ausgerichtet sind und das gesamte Team das letztendliche Ziel versteht.

Schritt 2: Verständnis der buchhalterischen Rechenschaftspflicht

Ein häufiger strategischer Fehler bei der Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung besteht darin, sich auf die funktionalen Aspekte der Verarbeitung zu konzentrieren, ohne zu prüfen, wer dafür verantwortlich sein muss.

Beispiel: Es ist schön und gut, Tausende von Rechnungen pro Sekunde mit einem automatisierten System zu verarbeiten, aber was tun Sie, wenn sich diese Tausende von Rechnungen zu einem großen Loch im Budget summieren?

Ein gutes Transformationsprojekt beinhaltet nicht nur das Verständnis der Funktionalität hinter der automatisierten Verarbeitung, sondern auch der Berichtslinien, die Erstellung einer Karte, wer wofür verantwortlich ist und wie sich jede Rechnung auf die Budgets innerhalb des gesamten Unternehmens auswirkt.

Sobald Sie wissen, wer auf den einzelnen Budgetebenen für die Ausgaben verantwortlich ist, können Sie über eine Automatisierung der Kontrollen nachdenken.

Bei Payhawk ermöglichen unsere integrierten Genehmigungsworkflows die Erstellung und Zuweisung von Genehmigungen direkt in der Ausgabenverwaltungslösung. Sie können dies anpassen, um Budgetverantwortlichen und Geschäftsführern auf der Grundlage von Faktoren wie dem Betrag eine, zwei oder mehrere Genehmigungsstufen zuzuweisen. Und Sie können automatische Genehmigungen auf der Grundlage bestimmter Beträge und mehr einrichten.

Und während die Budgetverantwortlichen Entscheidungen über Ausgabengenehmigungen, Budgets usw. treffen können, fungiert Ihr Finanz- oder Buchhaltungsteam als Hauptkontrollinstanz, wenn es um die Umsetzung, Verfolgung und das Vorschlagen strategischer Optimierungen geht.

“Wir haben uns für Payhawk und nicht für Spendesk entschieden, weil wir die Flexibilität der Lösung bevorzugten. Wir können die richtigen Arbeitsabläufe einrichten und entscheiden, welche Teile an Mitarbeiter und welche an das Finanzteam delegiert werden sollen”, erklärt Carolina Einarsson, Finance Director bei Essentia Analytics. „Payhawk hat eindeutig eine Plattform für Finanzleiter entwickelt, und das Team hat uns von Anfang an unterstützt."

Schritt 3: Zeit- und Arbeitsersparnis durch Accounts Payable Automatisierung

Wenn Sie sich die Prozesse in der Kreditorenbuchhaltung ansehen, werden Sie feststellen, dass ein großer Teil der Arbeit aus sich wiederholenden Vorgängen besteht, die jeden Tag, jede Woche oder jeden Monat wiederkehren.

Die gute Nachricht ist, dass Sie die meisten dieser Vorgänge mit einer Accounts Payable Software automatisieren können.

Sie haben z. B. einen Lieferanten, der Ihnen jeden Tag dieselbe Rechnung in demselben Format schickt. Ihr Controller nimmt dann die Rechnung und bearbeitet sie nach der gleichen Methode und nach den gleichen Regeln. Die obige Aufgabe ist genau die Art von Aufgabe, die sich perfekt für die Automatisierung eignet, weil Sie den wirklich schwierigen Teil, nämlich die Definition aller Regeln und Methoden, bereits erledigt haben.

Payhawk hilft Finanzteams wie dem Ihren, Rechnungsabstimmung auf verschiedene zeitsparende Arten zu verwalten:

• OCR / KI Kamera
• Dokumente einholen
• Abonnementmanagement
• Lieferantenmanagement
• Kategorisierung, Codierung und benutzerdefinierte Felder

Durch die Automatisierung der einfachen (oder sagen wir: „Routine”-) Aufgaben bleibt Ihren Mitarbeitern mehr Zeit für die nicht alltäglichen Dinge, die täglich anfallen.

"Seit wir Payhawk implementiert haben, sind die Vorteile enorm”, sagt Nick Millard, VP of Finance bei der GDS Group. „Vor Payhawk war es die Vollzeitaufgabe einer Person, Quittungen und Rechnungen zu prüfen, Kreditkartenabrechnungen mit der Gewinn- und Verlustrechnung abzugleichen und die Kosten zu verwalten."

"Mit Payhawk können wir uns viel stärker nach vorne orientieren. Die Person, die früher fehlenden Informationen nachging, hat jetzt eine ganz andere Rolle”, fährt Nick fort. „Sie können proaktiv vorgehen, die Kosten verfolgen und sich einen Überblick über die anfallenden Ausgaben verschaffen. Anstatt reaktiv zu sein und immer hinterherzuhinken. Und das hat uns die Möglichkeit gegeben, uns mit künftigen Ausgaben zu befassen, anstatt immer nur über die historischen Ausgaben zu berichten."

Schritt 4: Bessere Ausgabenkontrolle mit Ausgabendaten in Echtzeit

Dies ist der Schritt, bei dem Sie Ausgabenkontrollen und eine automatisierte Verarbeitung einbeziehen können, um sicherzustellen, dass Sie wirklich den größten Nutzen aus Ihrem Geld ziehen. Sie können viel Zeit und Ressourcen bei der Rechnungsabstimmung einsparen und diese Zeit wieder in umsatzfördernde Arbeit investieren. Und Sie können Geld sparen, indem Sie in Ihren Ausgabendaten überhöhte Ausgaben oder Möglichkeiten zur Kosteneinsparung aufspüren.

Mit der richtigen Software bedeutet Echtzeit-Rechnungsabstimmung Echtzeit-Transparenz der Ausgaben. Und die Chance, die Ausgaben des Unternehmens so zu gestalten, dass sie zum Wachstum des Unternehmens beitragen und die Teams ihr Budget einhalten.

Nehmen wir zum Beispiel den Payhawk-Kunden State of Play. Andrew Jacobi, VP der US-Finanzabteilung des internationalen Unterhaltungsunternehmens State of Play Hospitality, erklärt, wie die Auswertung von Ausgabendaten aus Rechnungen und Kartenausgaben dazu beitragen kann, dass das Unternehmen mit mehreren Niederlassungen auf Kurs bleibt.

"Wir verlassen uns wirklich auf die anpassbaren Klasseneinstellungen in Payhawk, um zwischen den Veranstaltungsorten zu unterscheiden, damit wir die Leistung analysieren können”, sagt Andrew. „Wir erstellen die benutzerdefinierten Felder, die unsere Karteninhaber verwenden, um ihre Ausgaben zu kategorisieren. Ob es nun um die Kategorisierung zwischen den Standorten oder um die Zuordnung zum richtigen Hauptbuchcode geht, es ist äußerst hilfreich, wenn es darum geht, wie wir unsere Ausgaben zuordnen."

"So können wir zum Beispiel anhand der von unseren Betreibern eingereichten Rechnungen sehen, was wir in dem betreffenden Zeitraum für DJs ausgegeben haben, und wir haben diese Rechnungen der richtigen Klasse und dem richtigen GL-Code zugeordnet, was für uns ein wichtiger Punkt ist”, fährt Andrew fort. „Wenn wir uns die Ausgaben ansehen, können wir sagen: 'Wir haben 5.000 Dollar für diesen Zeitraum geplant, aber wir haben 7.000 Dollar ausgegeben. Also, was ist passiert? Wurde uns zu viel berechnet? Haben wir die Frequenz der DJs erhöht? Und wenn ja, sollten wir den Haushalt für den nächsten Zeitraum anpassen?"

Neben den Rechnungen sind Kartenkontrollen ein wesentlicher Bestandteil jeder guten Ausgabenverwaltungslösung. Sehen Sie sich die wichtigsten Vorteile unserer Kartenkontrollen in dem kurzen Video an.

Schritt 5: Wertschöpfung durch menschliche Interaktion

Wir haben hier schon viel über Automatisierung berichtet, und man könnte meinen, dass eine Kreditorenbuchhaltung der Zukunft überhaupt keine menschliche Interaktion mehr braucht. Aber nichts könnte weiter von der Wahrheit entfernt sein.

Die Automatisierung beschleunigt in der Tat den Abgleich und die Kontrolle, sodass Ihren Mitarbeitern mehr Zeit bleibt, einen echten Mehrwert zu schaffen, indem sie Fehler beheben und dafür sorgen, dass Konten und Regeln von vornherein richtig eingerichtet werden.

Die Arbeit, die eine viel beschäftigte Kreditorenbuchhaltung erledigt, entspricht in der Regel den Pareto-Regeln. Mit anderen Worten: 80 % der Arbeit (die Routinearbeiten) nehmen 20 % der Zeit in Anspruch, und 20 % (strategische Initiativen, Optimierung der Einsparungen usw.) nehmen 80 % der Zeit in Anspruch.

Der Mensch kommt bei den 20 % der Arbeiten zum Einsatz, die sich nur schwer in eine Schublade stecken lassen, die neu sind und für die Regeln aufgestellt werden müssen oder die einfach nicht in die bestehenden Prozesse passen.

Wenn Ihre Mitarbeiter mehr Zeit haben, können sie auch an der Echtzeit-Berichterstattung über die Budgetverantwortung arbeiten, was bedeutet, dass das Unternehmen einen viel besseren Service erhält und die Manager genau wissen, wo sie stehen.

Die Automatisierung der Accounts Payable ist ein entscheidender Faktor

Jedes Projekt zur Umgestaltung einer Kreditorenbuchhaltung ist mit einem gewissen Aufwand verbunden und erfordert eine gute Planung.

Die methodische Natur der Arbeit und die festgelegten Regeln machen sie jedoch zum idealen Ort für die Einführung automatisierter Methoden, um die Ergebnisse für das Unternehmen, seine Mitarbeiter und Lieferanten gleichermaßen zu verbessern.

Der erste Schritt zu einer automatisierten Zukunft und einer echten strategischen Ausrichtung besteht darin, sich über die eigenen Ziele im Klaren zu sein und eine Vision zu vermitteln. Außerdem ist es wichtig, dass die Verantwortlichkeiten im Prozess klar definiert sind, damit Sie sicherstellen können, dass etwaige Probleme aufseiten der Abteilung schnell gelöst werden und dass die für die Budgets zuständigen Manager ermittelt werden.

Und schließlich sollten Sie sicherstellen, dass Sie Menschen für die Dinge einsetzen, für die sie gut sind, z. B. Problemlösung, strategische Planung und Enablement. Automatisierung Ihrer Kreditorenbuchhaltung kann einen enormen Einfluss auf die Geschwindigkeit der Berichterstattung, die Verringerung von Fehlern und die Zufriedenheit Ihrer Lieferanten haben und ist somit ein echter Wendepunkt.

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