Estrategias para la conciliación de facturas pendientes de pago: los cinco pasos para el éxito

La creación de una estrategia efectiva para la conciliación de facturas pendientes de pago hará que tus procesos financieros sean más precisos, mejorará los desgloses de los costes de los proyectos y garantizará que se puedan cumplimentar todos los informes de gastos necesarios en el momento debido.

¿Y si no dispones de una estrategia sólida para la conciliación de facturas pendientes de pago? Entonces es probable que tanto tú como tu equipo financiero perdáis mucho tiempo buscando recibos, corrigiendo errores y organizándolo todo en el lugar correspondiente.

En esta publicación, vamos a profundizar en algunas estrategias e iniciativas de conciliación de facturas populares, desvelar estrategias adicionales para agilizar la conciliación y estudiar las diferentes formas en las que se puede crear un solo punto de responsabilidad con el fin de fomentar la alineación y conseguir que todo el mundo cuente con la misma información.

También exploraremos los siguientes elementos clave de una estrategia de conciliación eficaz:

1. Comunicación de la visión a los grupos de interés principales
2. Definición clara de las responsabilidades en materia de contabilidad
3. Ahorro de tiempo y esfuerzo gracias a la automatización de cuentas a pagar
4. Mejora del control del gasto con datos en tiempo real
5. Añadir valor a todo el proceso mediante la interacción humana

Paso 1: Comunicación de la visión a los grupos de interés principales

La alineación estratégica es esencial cuando estás dirigiendo un proyecto de transformación digital y comienza con una comunicación a los grupos de interés y una participación efectivas.

Si tienes previsto implementar estrategias o softwares de conciliación de facturas nuevos, debes asegurarte de que todas las partes interesadas comprenden la razón y el modo en que vas a llevarlo a cabo. Asegúrate de que, como dicen los de ventas, «vendes los beneficios, no las características», lo que significa que desvelas las ineficiencias de las antiguas estrategias o herramientas y explicas cómo la nueva va a resolverlas.

Una buena comunicación consiste en que la gente se ponga de tu parte, no solo en transmitir información. E incluso es mejor si puedes mencionar ejemplos específicos de los procesos antiguos.

Descubrirás que cualquier proyecto que vaya a revolucionar la conciliación de facturas tendrá mucho más éxito si todos hacen piña en torno a un objetivo común y todo el equipo comprende la meta que se desea alcanzar.

Paso 2: Definición clara de las responsabilidades en materia de contabilidad

Un error estratégico habitual a la hora de automatizar las cuentas por pagar es centrarse en los aspectos funcionales del procesamiento sin valorar quién se va a hacer responsable.

A modo de ejemplo, está muy bien procesar miles de facturas por segundo utilizando un sistema automatizado, pero ¿qué hacer cuando estos miles de facturas crean un agujero inmenso en el presupuesto?

Un buen proyecto de transformación implica comprender no solo la funcionalidad subyacente al procesamiento automatizado, sino también las líneas jerárquicas, de manera que se obtenga un mapa en el que se vea con claridad quién es responsable de qué y cómo afecta cada factura al presupuesto del negocio global.

Cuando ya sabes quién es el responsable del gasto en cada nivel presupuestario, puedes comenzar a pensar en automatizar los controles.

En Payhawk, nuestros flujos de aprobación integrados te permiten crear y asignar aprobaciones en el propio programa de gestión de gastos. Puedes personalizarlos añadiendo uno, dos o varios niveles de aprobación para los responsables de los presupuestos y los directores de los negocios basándote en diferentes factores, como el importe. También puedes crear aprobaciones automáticas basadas en importes específicos y muchos otros criterios más.

Además, aunque los encargados de los presupuestos pueden tomar decisiones respecto a las aprobaciones de gastos y los presupuestos, tu equipo financiero o contable puede actuar como punto de control principal a la hora de implementar, realizar el seguimiento y sugerir optimizaciones estratégicas.

«Elegimos Payhawk en lugar de Spendesk porque preferíamos la flexibilidad de este programa. Podemos configurar los flujos de aprobación apropiados y elegir las partes que se delegan en los empleados o en el equipo financiero», explica Carolina Einarsson, directora financiera de Essentia Analytics. «No hay duda de que Payhawk ha creado la plataforma perfecta para los líderes financieros y su equipo se ha mostrado atento y receptivo desde el primer momento».

Paso 3: Ahorro de tiempo y esfuerzo gracias a la automatización de cuentas a pagar

Ahora que sabes quién es el responsable, ha llegado el momento de asegurarte de que puede llevar a cabo su trabajo de la forma más eficaz posible con el fin de que el negocio progrese. Si estudias los procesos de cuentas a pagar, descubrirás que gran parte del trabajo se basa en acciones repetitivas que aparecen una y otra vez todos los días, semanas o meses.

También comprobarás que los mejores departamentos de cuentas por pagar tienen reglas, procesos y métodos claramente definidos, por lo que son perfectos para la automatización.

La buena noticia es que puedes utilizar el software de cuentas a pagar para automatizar la mayor parte de estas tareas.

Por ejemplo, puede que haya un proveedor que te envía la misma factura formateada del mismo modo todos los días. Tu controller financiero recibe la factura y la procesa utilizando el mismo método y aplicando las mismas reglas una y otra vez.

Este es exactamente el tipo de tarea idóneo para la automatización, puesto que ya has hecho la parte difícil, que es definir todas las reglas y métodos.

En Payhawk, nuestra automatización ayuda a equipos financieros como el tuyo a gestionar la conciliación de facturas de múltiples formas que ahorran gran cantidad de tiempo, por ejemplo:

• Cámara IA / OCR
• Seguimiento de documentos
• Gestión de suscripciones
• Gestión de proveedores
• Categorización, codificación y campos personalizados

La automatización de las tareas sencillas (o quizá deberíamos decir «rutinarias») incrementa el tiempo que tu equipo puede dedicar a ocuparse de otros asuntos menos habituales, pero que surgen todos los días.

«Desde que implementamos Payhawk, los beneficios han sido espectaculares», afirma Nick Millard, VP de Finanzas del Grupo GDS. «Antes, una persona tenía que dedicar todo su tiempo a recabar los recibos y la información de las facturas, incluir los estados de las tarjetas de crédito en la cuenta de pérdidas y ganancias y gestionar los costes».

«Payhawk nos permite mirar mucho más hacia el futuro. La persona que se encargaba de recabar la información que faltaba, ahora tiene un papel totalmente diferente», continúa Nick. «Puede ser proactiva, hacer un seguimiento de los costes y tener plena visibilidad de los gastos en el momento en que se producen, en lugar de ser reactiva y trabajar siempre un paso por detrás. Y esto nos ha permitido considerar el gasto futuro en vez de estar siempre recurriendo al gasto histórico».

Paso 4: Mejora del control del gasto con datos en tiempo real

Este es el paso en el que puedes incorporar los controles de gasto y el procesamiento automatizado para asegurarte de que estás sacando el máximo partido a tu inversión. Puedes ahorrar un volumen ingente de tiempo y recursos en la conciliación de facturas y dedicar ese tiempo a actividades que generen ingresos. Además, contar con los datos de gasto te permite ver dónde estás gastando en exceso y ahorrar dinero o detectar oportunidades de ahorro.

Con el software apropiado, la conciliación de facturas en tiempo real permite ver el gasto en tiempo real y ofrece la oportunidad de reducir el gasto de tu empresa, lo que facilitará el progreso de tu negocio y el cumplimiento de los presupuestos por parte del equipo.

Tomemos como ejemplo al cliente de Payhawk State of Play. Andrew Jacobi, VP de finanzas para EE. UU. en la compañía de entretenimiento internacional State of Play Hospitality, explica cómo analizar los datos de gastos provenientes de facturas y transacciones con tarjeta puede contribuir a mantener en el curso su negocio multi-entidad.

«Utilizamos los ajustes de categorías personalizables de Payhawk para diferenciar el gasto entre entidades y así poder analizar su rendimiento», señala Andrew. «Creamos campos personalizados que los titulares de nuestras tarjetas utilizan para categorizar su gasto. De este modo, tanto si se trata de categorizar sedes como de categorizar el gasto en el código adecuado del libro mayor, esto resulta extremadamente útil para asignar los gastos».

«Por ejemplo, podemos ver lo que gastamos en DJ durante un período determinado gracias a las facturas que remiten nuestros operadores y categorizamos dichas facturas en la categoría y el código del libro mayor correspondientes que, para nosotros, es la entidad», continúa Andrew. «Al estudiar el gasto, podemos señalar "Teníamos previsto un gasto de 5000 $ para este período, pero hemos gastado 7000 $. ¿Qué ha sucedido?" ¿Dónde hemos gastado en exceso? ¿Hemos incrementado la frecuencia de los DJ? Si es así, ¿deberíamos ajustar el presupuesto del siguiente período?».

Además de las facturas, los controles de las tarjetas son un componente imprescindible de cualquier programa de gestión de gastos que se precie. Echemos un vistazo a los beneficios más destacados del nuestro en el breve video sobre controles de tarjetas, incluidos:

• Límites de tarjetas
• Bloqueos y congelaciones de tarjetas
• Flujos de aprobación

Paso 5: Añadir valor a todo el proceso mediante la interacción humana

Hemos tratado con mucho detalle la automatización y podríamos entender que ahora pensaras que los departamentos de cuentas por pagar del futuro van a poder prescindir de las personas. Pero nada más lejos de la realidad.

En realidad, la automatización acelera la conciliación e incrementa el control, lo que deja más tiempo para que tu equipo añada valor real, ya que resuelve errores y garantiza que las cuentas y las reglas están correctamente configuradas desde el principio.

El trabajo que desempeña cualquier ajetreado departamento de cuentas por pagar suele ajustarse al principio de Pareto. Dicho de otro modo, el 80 % del trabajo (las tareas rutinarias) toman el 20 % del tiempo, y el 20 % (iniciativas estratégicas, optimización del ahorro, etc.) lleva el 80 % del tiempo restante.

Donde las personas destacan es en ese 20 % del trabajo que es difícil de clasificar, es nuevo y requiere establecer reglas o, simplemente, no se ajusta a procesos establecidos.

Liberar de tareas a tu equipo también les brinda la oportunidad de trabajar en la elaboración de informes en tiempo sobre la responsabilidad presupuestaria, lo que significa que la empresa recibe un servicio mucho mejor y los gerentes saben exactamente en qué situación se encuentran.

La automatización de las cuentas por pagar cambia las reglas del juego

Cualquier proyecto de transformación de un departamento de cuentas por pagar requerirá un esfuerzo considerable y una planificación detallada.

No obstante, la naturaleza metódica del trabajo y las reglas definidas que están en vigor lo convierten en el lugar ideal para incorporar métodos automatizados que mejoren los resultados, tanto de la empresa como de sus empleados y proveedores.

Tener claridad respecto a lo que se está haciendo y comunicar la visión es el primer paso hacia un futuro automatizado y una alineación estratégica real.

También es importante disponer de una imagen clara de la responsabilidad en el proceso para garantizar que todos los problemas se resuelvan rápidamente en el departamento y que se identifiquen los directores a cargo de los presupuestos.

Y, finalmente, hay que asegurarse de utilizar humanos para aquellas tareas en las que son buenos, como la resolución de problemas, planificación estratégica y capacitación.

La automatización del proceso de cuentas a pagar puede marcar una diferencia significativa en la rapidez de los informes, la reducción de errores y la felicidad de tus proveedores, así que es algo verdaderamente revolucionario.

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