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En la gestión de gastos corporativos, la conciliación de facturas es clave, aunque a menudo se complica más de lo necesario. Imagina que estás en el equipo financiero de una empresa en crecimiento: llegan muchas facturas, algunas se pagan, otras no, y dedicas demasiado tiempo a averiguar qué falta. Lo que debería ser sencillo, se vuelve un caos. Sin embargo, si se hace bien, puede ahorrar tiempo, dinero y mejorar la relación con los proveedores. Pero ¿por dónde empezar?
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Si estás en este punto, probablemente estés buscando cómo definir una forma clara y estructurada de poner orden: lograr que todos los pagos estén correctamente conciliados y que la conciliación de pagos deje de ser una tarea manual, lenta y propensa a errores.
Para ello, vamos a empezar por ver por qué la creación de una estrategia efectiva para la conciliación de facturas pendientes de pago es clave y cómo ponerla en marcha. También exploraremos cómo la automatización y la inteligencia artificial pueden ayudarte a ganar eficiencia en tu equipo financiero, y descubriremos las herramientas existentes para ello.
Además, repasaremos algunas estrategias e iniciativas de conciliación de facturas populares, procesos para automatizar la conciliación de pagos y formas de mejorar la colaboración y el acceso a la información entre los responsables.
Pero empecemos por el inicio. Existen varias situaciones frecuentes que impiden lograr un pago conciliado de forma fluida, como por ejemplo:
Estos problemas no solo afectan a la conciliación de pagos, sino que también generan retrasos, tensiones con proveedores y una gran pérdida de tiempo para el equipo.
Automatiza la conciliación de pagos en la empresa y toma el control de las cuentas por pagae
Vamos a ver los pasos clave para una conciliación efectiva de facturas pendientes, que van desde la colaboración y coordinación con el equipo, hasta el cómo aprovechar la automatización e IA para agilizar procesos y tareas manuales.
La conciliación de pagos es un proceso transversal que afecta a múltiples equipos. Por eso, el primer paso es alinear a todos los responsables: responsables financieros, equipo contable, responsables de presupuestos y dirección.
Esto es especialmente relevante, cuando te estás planteando implementar estrategias o softwares de conciliación de facturas nuevos. En este caso, al dirigir un proyecto de transformación digital, es importante que trabajes en el proceso de comunicación a los responsables del proyecto, para poder involucrarlos desde un primer momento.
Para ello, debes asegurarte de comunicar los beneficios que traerá este nuevo proceso, incidiendo en cómo impactará positivamente en su día a día y destacando ejemplos específicos de procesos ineficientes para la gestión de pagos. Es importante que todos entiendan el objetivo que se quiere alcanzar.
Uno de los errores más comunes al automatizar las cuentas por pagar es centrarse únicamente en la parte técnica del proceso, sin definir con claridad quién es responsable de cada gasto.
Porque sí, puedes tener un sistema capaz de procesar miles de facturas por segundo, pero ¿qué ocurre si esas facturas generan un gran desajuste presupuestario? Sin una asignación clara de responsabilidades, automatizar solo añade velocidad… al caos.
Una transformación financiera realmente eficaz va más allá de la tecnología. Requiere tener un mapa claro de responsabilidades: saber quién aprueba qué, cómo se valida cada gasto y cómo encaja todo en el presupuesto general del negocio.
Una vez establecida esta estructura, puedes empezar a automatizar los controles con confianza. Por ejemplo, en Payhawk, nuestros flujos de aprobación integrados te permiten configurar y asignar aprobaciones directamente en la plataforma. Puedes personalizarlos con uno o varios niveles, en función del importe o del tipo de gasto, y automatizar las aprobaciones según reglas predefinidas.
Así, los responsables de presupuesto pueden aprobar gastos con autonomía, mientras que el equipo financiero o contable puede actuar como punto de control principal a la hora de implementar, realizar el seguimiento y sugerir optimizaciones estratégicas.
«Elegimos Payhawk en lugar de Spendesk porque preferíamos la flexibilidad de este programa. Podemos configurar los flujos de aprobación apropiados y elegir las partes que se delegan en los empleados o en el equipo financiero», explica Carolina Einarsson, directora financiera de Essentia Analytics. «No hay duda de que Payhawk ha creado la plataforma perfecta para los líderes financieros y su equipo se ha mostrado atento y receptivo desde el primer momento».
Una vez has involucrado a los responsables adecuados, el siguiente paso es asegurarte de que pueden hacer su trabajo de la forma más eficaz posible. Si analizas los procesos de cuentas por pagar, verás que gran parte del trabajo consiste en tareas repetitivas que se repiten día tras día, semana tras semana.
Precisamente por eso, los departamentos de cuentas por pagar suelen tener reglas y procesos bien definidos, lo que los convierte en candidatos perfectos para la automatización. De hecho, muchos equipos ya integran estas normas en un software de cuentas a pagar para automatizar la mayor parte del proceso.
Pongamos un ejemplo: tienes un proveedor que envía la misma factura, con el mismo formato, todos los días. Tu controller la recibe y la gestiona siempre del mismo modo, aplicando las mismas reglas. Este tipo de tarea es ideal para automatizar, porque ya tienes hecho lo más complejo: definir cómo debe funcionar. Para ello, existen soluciones como Payhawk que cuenta con funcionalidades clave que te ayudarán a gestionar la conciliación de facturas de múltiples formas que ahorran gran cantidad de tiempo, por ejemplo:
La automatización de las tareas sencillas o rutinarias, incrementa el tiempo que tu equipo puede dedicar a otras tareas de mayor valor, como el análisis, la planificación y el control financiero.
«Desde que implementamos Payhawk en Grupo GDS, los beneficios han sido espectaculares. Antes, una persona tenía que dedicar todo su tiempo a recabar los recibos y la información de las facturas, incluir los estados de las tarjetas de crédito en la cuenta de pérdidas y ganancias y gestionar los costes. Ahora esta persona tiene un papel totalmente diferente, ya que puede hacer un seguimiento de los costes y tener visibilidad de los gastos en tiempo real, en lugar de ser reactiva y trabajar siempre un paso por detrás. Y esto nos ha permitido considerar el gasto futuro en vez de estar siempre recurriendo al gasto histórico».
Automatiza el pago de tus cuentas a pagar y la conciliación
El siguiente paso es incorporar controles de gasto y automatización para sacar el máximo partido a tu inversión. Al automatizar la conciliación de facturas, puedes ahorrar una gran cantidad de tiempo y recursos que podrás dedicar a tareas más estratégicas o centradas en generar ingresos.
Además, con el software adecuado, la conciliación de facturas en tiempo real te permite tener visibilidad inmediata del gasto, identificar desviaciones presupuestarias y facilitar que el equipo cumpla con el presupuesto. Todo ello contribuye al crecimiento sostenible del negocio.
«En State of Play utilizamos los ajustes de categorías personalizables de Payhawk para diferenciar el gasto entre entidades y así poder analizar su rendimiento. Creamos campos personalizados que los titulares de nuestras tarjetas utilizan para categorizar su gasto. De este modo, tanto si se trata de categorizar sedes como de categorizar el gasto en el código adecuado del libro mayor, esto resulta extremadamente útil para asignar los gastos».
Además de las facturas, los controles de las tarjetas son un componente imprescindible para tomar el control de los gastos y las finanzas de la empresa. Por ejemplo, las tarjetas corporativas de Payhawk incluyen funcionalidades clave para garantizar el control de pagos en la empresa, como:
Si algo debe quedar claro es que la automatización no sustituye a tu equipo: lo potencia. Acelera la conciliación, reduce errores y refuerza el control, liberando tiempo para que las personas se centren en lo que realmente aporta valor. Son ellas quienes configuran correctamente las reglas, validan excepciones y aseguran que todo funcione como debe desde el principio.
Liberar de tareas a tu equipo también les brinda la oportunidad de trabajar en la elaboración de informes en tiempo sobre la responsabilidad presupuestaria, lo que se traduce en un mejor servicio a la empresa y mayor visibilidad del estado de las cuentas.
La conciliación de facturas es un proceso perfecto para la automatización. ¿Por qué? Porque sigue reglas claras, se repite con frecuencia y depende de información que ya existe en los sistemas de la empresa.
Aquí es donde entra en juego la IA.
Con tecnologías como el OCR, el reconocimiento de patrones y la clasificación de gastos automática, puedes:
La combinación de automatización e IA no solo agiliza el proceso, si no que lo hace más inteligente.
Si quieres conocer cómo una solución como Payhawk puede ayudarte a automatizar la conciliación de facturas pendientes en tu empresa, puedes agendar una llamada de 15min con un experto de producto sin compromiso aquí.
Trish Toovey trabaja en los mercados del Reino Unido y Estados Unidos creando contenido para Payhawk. Desde la redacción de anuncios hasta la creación de guiones para vídeos, Trish cuenta con una amplia experiencia en redacción y creación de contenido para los sectores financiero, de la moda y de los viajes.
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