Rapprochement des factures fournisseurs : les cinq étapes de la réussite

Adopter une stratégie efficace de rapprochement des factures fournisseurs, c’est gagner en précision dans ses processus financiers et améliorer la ventilation des coûts par projet, pour une gestion des dépenses plus fluide.

Sans stratégie solide de rapprochement des factures fournisseurs, votre équipe Finance devra passer des heures à faire la chasse aux reçus, à corriger des erreurs et à remettre de l’ordre dans les différents documents.

Dans cet article, nous passerons en revue les bonnes pratiques en matière de rapprochement bancaire et partagerons nos stratégies pour accélérer le rapprochement, grâce à plusieurs éléments clés :

1. Communiquer la vision aux principales parties prenantes
2. Comprendre la responsabilité comptable
3. Économiser du temps et des efforts avec l’automatisation des factures fournisseurs
4. Améliorer le contrôle des dépenses avec des données en temps réel
5. Ajouter de la valeur au processus complet à travers l’interaction humaine

1. Communiquer la vision aux principales parties prenantes

L’alignement stratégique est essentiel si vous dirigez un projet de transformation digitale, et cela commence par une communication transparente avec les parties prenantes.

Si vous prévoyez de mettre en œuvre de nouvelles stratégies et un nouveau logiciel de rapprochement des factures, vous devez vous assurer que tous vos partenaires comprennent le projet.

Ne vous contentez pas de diffuser l’information mais tâchez de maintenir une bonne communication, avec des exemples. Vous constaterez que n’importe quel projet visant à revoir votre rapprochement des factures sera bien plus fructueux si tout le monde s’aligne autour d’un objectif commun.

2. Comprendre la responsabilité comptable

Bien souvent, lorsqu’une entreprise passe à l’automatisation de ses factures fournisseurs, elle ne se concentre que sur les aspects fonctionnels sans évaluer qui doit être responsable.

Traiter des milliers de factures en une seconde à l’aide d’un système automatisé, c’est pratique, mais que faire lorsque ces milliers de factures ne sont pas gérées correctement et s’additionnent et se transforment en trou dans le budget ?

Pour mener à bien cette mission, il faut d’abord bien comprendre le traitement automatisé mais également les modalités de reporting, afin de déterminer les responsabilités de chacun et la manière dont chaque facture affecte les budgets.

Une fois que vous savez qui est responsable des dépenses à chaque niveau, vous pouvez alors commencer à penser à l’automatisation des contrôles.

Chez Payhawk, nos workflows d’approbation intégrés vous permettent de concevoir et d’attribuer les approbations directement dans notre plateforme de gestion des dépenses. Vous pouvez les personnaliser pour ajouter un ou plusieurs niveaux d’approbation ou définir des approbations automatiques, selon les montants engagés.

De cette façon, les responsables de budget peuvent prendre des décisions plus avisées sur leurs dépenses et leurs budgets, et l’équipe Finance peut se consacrer à sa mission de contrôle pour mettre en œuvre, suivre et suggérer des optimisations stratégiques.

3. Gagner du temps grâce à l’automatisation des factures fournisseurs

Lorsque les responsabilités sont correctement attribuées, l’objectif est alors de contribuer au développement de l’entreprise. Lorsqu’on examine les processus de comptabilité fournisseurs, on s’aperçoit que ce sont souvent des actions répétitives qui réapparaissent chaque jour, semaine ou mois.

Pourtant, il existe des solutions : n’attendez plus pour choisir un logiciel de factures fournisseurs pour automatiser ces tâches chronophages.

Prenons l’exemple d’un fournisseur régulier qui vous envoie la même facture, formatée de la même manière chaque mois : votre contrôleur financier va, chaque mois lui aussi, recevoir la facture et la traiter selon la même méthode et en appliquant les mêmes règles à chaque fois. Ce processus est répétitif et très manuel, c’est là que l’automatisation prend tout son sens.

Chez Payhawk, notre solution d’automatisation permet aux équipes Finance comme la vôtre de gérer le rapprochement des factures de plusieurs manières, grâce à :

• notre technologie OCR et notre appareil photo IA
• l’automatisation de la collecte des reçus
• la gestion des abonnements
• la gestion des fournisseurs
• les catégories personnalisables

L’automatisation des tâches routinières libère du temps à vos salariés pour se consacrer à des tâches à plus grande valeur ajoutée, ou même pour gérer les imprévus.

4. Améliorer le contrôle des dépenses grâce à des données en temps réel

Avec le bon logiciel, le rapprochement des factures vous permet de gagner en visibilité sur vos dépenses en temps réel, de les réduire et ainsi de participer au développement de l’entreprise.

Andrew Jacobi, VP Finance de State of Play Hospitality et client de Payhawk depuis juillet 2022, explique comment l’analyse des données de dépenses à partir de factures et des dépenses par cartes a permis à son entreprise multi-entités de rester sur les rails.

Au-delà des factures, les contrôles des cartes sont un élément essentiel d’une bonne solution de gestion des dépenses. Découvrez les principaux avantages dans cette vidéo.

• Limites de cartes
• Blocages et gels des cartes
• Workflows d’approbations
• …

5. Ajouter de la valeur à travers l’interaction humaine

Même si nous avons beaucoup parlé d’automatisation, l’humain reste un élément essentiel pour l’équipe Finance. En effet, l’automatisation accélère le rapprochement et le contrôle, laissant ainsi plus de temps à vos salariés pour ajouter de la valeur en corrigeant les erreurs et en s’assurant que les comptes et les règles sont correctement définis en premier lieu.

Le travail effectué par tout service de comptabilité fournisseurs occupé est généralement conforme aux règles de Pareto. En d’autres termes, 80 % du travail (tâches quotidiennes) prendront 20 % du temps, et 20 % (initiatives stratégiques, optimisation des économies, etc.) prendront 80 % du temps.

Pourtant, là où les équipes s’épanouissentn c’est sur ces 20 % de travail qu’il est difficile de déléguer ou qui n’entre pas dans les processus établis.

Libérer le temps de vos salariés leur donne également du temps pour travailler sur la responsabilité des rapports budgétaires en temps réel. Cela signifie que l’entreprise a un bien meilleur service et que les directeurs savent exactement où ils sont.
L’automatisation des factures fournisseurs change la donne

Rationaliser le traitement de ses factures fournisseurs est un projet qui demande une implication et une planification optimales. Être clair sur ce que vous faites et communiquer la vision est la première étape vers un avenir automatisé et un véritable alignement stratégique.

Il est important d’avoir une vue sur les différentes responsabilités afin de vous assurer que tous les problèmes soient rapidement traités par le service et que les directeurs en charge des budgets soient identifiés.

Enfin, assurez-vous de privilégier l’humain pour les missions stratégiques telles que la résolution des problèmes, la planification etc.

L’automatisation de votre comptabilité fournisseurs peut faire une grande différence sur la vitesse de reporting, la réduction des erreurs et la satisfaction de vos fournisseurs.

Vous souhaitez encourager le processus de rapprochement des factures à votre entreprise ? Programmez une démo pour en savoir plus.